6-НДФЛ: подробная инструкция по заполнению с примерами

6-НДФЛ — новая и самая сложная для бухгалтера форма отчетности. Хоть и состоит всего из двух коротких разделов. Даже налоговая служба уже три раза меняла контрольные соотношения для заполнения 6-НДФЛ, при помощи которых проверяет 6-НДФЛ.

Чтобы упростить вашу работу, мы подготовили эту инструкцию по заполнению 6-НДФЛ. В ней учли все разъяснения налоговиков и проблемы, с которыми сталкивались наши читатели.

Обновление! В конце статьи мы разместили видео-подсказки, как заполнять 6-НДФЛ по отдельным выплатам, в которых бухгалтеры допускают больше всего ошибок.

Чтобы быстрее найти ответ на свой вопрос, используйте рубрикатор:

Когда нужно сдавать 6-НДФЛ

Если вы в 2016 году хотя бы один раз начисляли или выплачивали доходы физическим лицам, то начиная с этого момента обязаны ежеквартально до конца года отчитываться по форме 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). В расчете 6-НДФЛ вы укажете доходы физических лиц, налоговые вычеты, а также суммы НДФЛ. Показатели при заполнении 6-НДФЛ определяйте не по каждому сотруднику отдельно, а по организации в целом. Форма и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ (далее — Порядок заполнения) утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

См. Налоговики требуют пояснить неуплату НДФЛ, или Как обосновать расхождения>>>

Отчетными периодами для формы 6-НДФЛ являются 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Если в течение отчетного периода вы не начисляли и не выплачивали заработную плату работникам, форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями в налоговую инспекцию не отправляйте. Ведь этот расчет сдают налоговые агенты. А если выплат физическим лицам в течение отчетного периода не было, обязанности налогового агента у вас не возникло (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ). К такому выводу пришли специалисты ФНС России в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901. Не представляйте расчет и в ситуации, когда нет наемных работников.

В каких случаях компании сдают нулевую форму 6-НДФЛ, посмотрите в видео-инструции от Елены Воробьевой.

Налоговую инспекцию о причинах несдачи расчета информировать не обязательно. Обязательного требования на этот счет в законодательстве нет. Но чтобы подстраховаться, можно написать письмо в инспекцию в произвольном виде. И в нем указать причину, почему не сдаете расчет. Основания могут быть следующими: нет работников, не было выплат в течение отчетного периода, отсутствует деятельность. Образец письма дан ниже.

Чем опасна форма 6-НДФЛ? Эту форму уже прозвали "самодонос" - иначе ее не назовешь. Теперь налоговики мониторят все нарушения по НДФЛ и выплате зарплаты. Из-за обидной ошибки или опечатки компаниям рассылают требования объяснить расхождения и приглашения на комиссии. Одновременно "подозрительные" сведения отправляют в отдел предпроверочного анализа, который готовит план выездных проверок. Чтобы печальные налоговые последствия не коснулись вашу компанию, заполняйте отчет с помощью готовых образцов и советов журнала "Российский налоговый курьер". Оформите подписку и готовьте отчетность быстро и безопасно. Поторопитесь, пока действует акция>>>

6 ндфл инструкция

Возможна такая ситуация — в 1-м полугодии вы не платили доходы сотрудникам и форму 6-НДФЛ не подавали. А вот в 3 квартале выплаты появились. Значит, у вас возникла обязанность налогового агента по НДФЛ. Поэтому нужно будет заполнить форму 6-НДФЛ за 9 месяцев и за весь год.

См. Минфин снова требует НДФЛ с оплаты проезда и жилья подрядчикам>>>

Если вы выдали доходы 25 физическим лицам или больше, 6-НДФЛ сдавайте в ИФНС в электронном виде. На бумаге можно отчитаться, только если за период вы выплатили доходы не более 24 сотрудникам (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Представляйте 6-НДФЛ в ту налоговую инспекцию, где состоите на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если у вашей компании есть обособленные подразделения, отчеты подавайте в несколько инспекций. В форму 6-НДФЛ, которую сдаете в налоговую инспекцию по месту нахождения фирмы, включайте доходы и налоги работников головной организации. А выплаты сотрудникам каждого подразделения указывайте в отдельных расчетах (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ). И поставьте в них КПП и ОКТМО подразделений (письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@).

Если кто-то занят и в подразделении, и в головном офисе, то включайте его доходы и налог в разные расчеты в зависимости от отработанного времени. Доходы и налог за время труда в обособленном подразделении включите в расчет 6-НДФЛ по этому подразделению. А выплаты за работу в головном офисе и НДФЛ с них заносите в форму 6-НДФЛ по головной организации (письма Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55 и ФНС России от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344).

Теперь переходим непосредственно к заполнению формы 6-НДФЛ. Инструкция поможет сделать это быстро и без ошибок. А подробные примеры подскажут, как заполнять все строки.

См. При обналичке НДФЛ начисляют со всей суммы, а не только полученных процентов>>>

Как заполнить форму 6-НДФЛ за 9 месяцев

Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев состоит из двух разделов и титульного листа. На титульном листе вы укажете название вашей организации и прочие реквизиты. По строке «Отчетный период (код)» укажите код отчетного периода в соответствии с приложением № 1 к Порядку заполнения. При сдаче расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев код отчетного периода будет 33. Напомним, что срок сдачи отчета за 9 месяцев — не позднее 31 октября 2016 года.

См. Семь заблуждений при расчете НДФЛ и взносов, если в штате есть иностранцы>>>

В разделе 1 отразите общие суммы доходов, вычетов, рассчитанного, удержанного и неудержанного налога. И записывайте показатели по всем сотрудникам вашей организации нарастающим итогом с начала календарного года (п. 3.1 Порядка заполнения). Так что в разделе 1 отчета за 9 месяцев вы запишете суммы доходов, вычетов и налога за январь — сентябрь включительно. Если же вы выдали в 2016 году прошлогоднюю зарплату, в разделе 1 ее не отражайте (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

В разделе 2 отчета 6 НДФЛ за 9 месяцев вы отражаете в отдельных блоках выплаты, удержанный налог. Также указываете даты начисления и выплаты дохода и крайние сроки уплаты НДФЛ. Причем показатели в разделе 2 вы записываете только за три последних месяца (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@). И в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев будут выплаты с июля по сентябрь включительно.

Таким образом, показатели разделов 1 и 2 в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев совпадать не будут. А определять эти показатели вы будете по-разному в зависимости от того, в каком месяце вы выдаете заработную плату. Поэтому далее рассмотрим отдельно две ситуации.

Что будет, если сдать форму 6-НДФЛ не вовремя

Если вы опоздаете с отчетом 6-НДФЛ, вам грозит штраф 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки. Например, если вы представите форму за 9 месяцев в ноябре, штраф будет равен 1000 руб. Административный штраф от 300 до 500 руб. за опоздание с отчетом также грозит руководителю организации (ст. 15.6 КоАП РФ).

Если вы задержите расчет еще более чем на 10 рабочих дней, инспекция вправе заблокировать ваш расчетный счет (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Как считать штрафы за ошибки в отчетности по НДФЛ

Штрафы за ошибки в отчетности по НДФЛ действуют с начала года. Но налоговикам понадобилось больше полугода, чтобы решить, как они будут штрафовать компании за ошибки и опоздание с отчетностью по НДФЛ.

За какие именно ошибки оштрафуют, а также во сколько обойдется опоздание с расчетом? ФНС подробно ответила на эти вопросы в письме от 09.08.16 № ГД-4-11/14515. Разъяснения налоговая служба довела до сведений инспекций на местах, поэтому они будут руководствоваться ими в работе.

Компаниям важно знать, как и за что налоговики будут считать штраф, если она ошиблась при сдаче отчетности по НДФЛ. Есть пять нарушений, за которые возможен штраф или блокировка счета. Подробнее - в статье "ФНС рассказала, как считать штрафы за ошибки в отчетности по НДФЛ".

Какие схемы ухода от налогов и взносов будут видны в форме 6-НДФЛ

Новая отчетность затронула способы экономии на налогах с участием физических лиц. Рассмотрим, какие из них стали рискованней, а на какие форма не повлияла.

Задерживать перечисление НДФЛ стало рискованнее

Из-за отсутствия декларации по НДФЛ налоговые агенты могли не перечислять налог фактически годами (см. врезку ниже). Новая форма поможет инспекторам своевременно выявить такие нарушения.

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ. Срок — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но без декларации на лицевых счетах не отображалась информация о долгах. Налоговые агенты могли использовать удержанные у физлиц средства в собственных интересах до тех пор, пока нарушения не выявляла выездная проверка.

Выездные проверки по НДФЛ — редкость. И планово чаще всего их проводят в отношении налоговых агентов, у которых выплаты в пользу физлиц значительны. Таких компаний не более 0,5% от всех организаций в стране. Сигналом к проверке рядовых налоговых агентов могло послужить, например, обращение работника за налоговым вычетом. В этом случае удавалось установить факт неперечисления в бюджет удержанного налога.

Но до тех пор, пока налоговый агент не попал в поле зрения инспекторов, он безнаказанно использовал суммы НДФЛ в составе своих оборотных средств. А перед выездной проверкой компания могла быстро погасить задолженность перед бюджетом, чтобы избежать штрафа. Теперь налоговые агенты фактически декларируют и доходы, с которых нужно удерживать налог, и сумму удержанного налога.

Какие еще нарушения найдут налоговики с помощью вашей формы 6-НДФЛ, читайте в статье "Какие схемы ухода от налогов и взносов будут видны в форме 6-НДФЛ".

9 ошибок, которые главбуху важно быстро исправить в 6-НДФЛ

Налоговики активно взялись за ее проверку. За недостоверные сведения в отчетности компанию вправе оштрафовать на 500 руб. по статье 126.1 НК РФ. Но ошибки больше опасны тем, что из-за нестыковок налоговики могут начислить пени, запросить пояснения или включить компанию в план проверок по НДФЛ.

Выгоднее самостоятельно проверить сданный отчет на ошибки и при необходимости его уточнить. Это освободит от штрафа, поможет списать пени, а заодно обезопасит от лишних пояснений и ревизий. Есть девять ошибок, которые безопаснее исправить до того, как их найдут инспекторы. Вы найдете их в статье "Ошибки, которые главбуху важно быстро исправить в 6-НДФЛ".

6-НДФЛ за 9 месяцев: вы выдаете заработную плату в месяце, когда начислили

В разделе 1 отразите выплаты, начисленные с января по сентябрь включительно, вычеты и НДФЛ за этот период. Если доходы ваших сотрудников облагаются НДФЛ по разным ставкам, по каждой налоговой ставке составьте отдельный раздел 1. Строки 060—090 в такой ситуации заполняйте только в первом разделе 1. Укажите в них данные по всей фирме.

В строке 010 поставьте налоговую ставку — 13% или иную. В строке 020 запишите вознаграждения работникам, которые облагаются НДФЛ полностью или частично. Сюда относятся подарки и материальная помощь в размере менее 4000 руб., с которых вы не начислили НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если вы выплачивали участникам или акционерам дивиденды, поставьте их сумму в строке 025.

В строке 030 6-НДФЛ за 9 месяцев запишите сумму предоставленных с января по сентябрь налоговых вычетов. Сюда относятся стандартные, имущественные, социальные вычеты, а также необлагаемые суммы подарков, материальной помощи и т. п.

См. Нерезидент стал резидентом или наоборот: пошаговый алгоритм действий по НДФЛ>>>

Посмотрите, как правильно заполнить 6-НДФЛ. В строке 040 отразите начисленный со всех доходов налог. Если вы все правильно заполнили и рассчитали, должно выполняться такое соотношение:

Формула

6 НДФЛ за 9 месяцев

В строке 045 запишите НДФЛ с дивидендов, если вы их начисляли.

Если у вас работают иностранцы по патенту, в строке 050 укажите сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с их доходов. Эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного налога (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).

В строке 060 укажите общее количество получателей дохода. В строке 070 — удержанный налог. Поскольку вы выдаете зарплату в том же месяце, когда начислили, показатели строк 040 и 070 в идеале должны совпадать. Расхождения возможны, если вы выплатили какой-то доход, но налог с него не удержали. Например, в сентябре выдали подарок, а денег до конца месяца сотруднику не выплачивали. Тогда сумму неудержанного налога с облагаемой стоимости подарка запишите в строке 080 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев.

См. Пять аргументов, которые убедят суд снизить штраф за «опоздавшую» платежку по НДФЛ>>>

НДФЛ с начисленных, но не выплаченных доходов в строке 080 не ставьте (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). В строке 090 запишите сумму налога, которую вы вернули работникам с января по сентябрь включительно.

Пример

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев, если заработную плату выдали до конца месяца

ООО «Салют» применяет упрощенную систему. В организации 10 сотрудников. С января по сентябрь включительно никого не принимали и не увольняли. Иностранных работников нет. За период с января по сентябрь 2016 года в организации начислялась только зарплата, других выплат работникам не было. Данные о заработной плате показаны в таблице. Все суммы были начислены и выданы до конца сентября 2016 года. Со всех доходов удержали НДФЛ.

Покажем, как бухгалтер ООО «Салют» заполнит раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Таблица. Данные о зарплате ООО «Салют» за 9 месяцев 2016 года

6 ндфл инструкция

Данные о зарплате ООО «Салют» за 9 месяцев 2016 года Как рассчитывать, удерживать и платить НДФЛ в 2016 году Данные о выданной зарплате ООО «Салют» за июль — сентябрь 2016 года Данные о зарплате ООО «Салют» за 9 месяцев 2016 года

В строке 010 бухгалтер поставит ставку налога 13%. В строке 020 раздела 1 он запишет общую сумму дохода за 9 месяцев — 3 050 400 руб. А в строке 030 будет сумма вычетов — 126 000 руб.

Весь начисленный НДФЛ удержан до конца сентября, поэтому в строках 040 и 070 бухгалтер запишет налог с заработной платы — 380 172 руб. В строке 060 будет количество получателей дохода — 10. Заполненный раздел 1 показан ниже. Посмотрите, как правильно заполнить 6-НДФЛ.

6-НДФЛ заполнение

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев отразите выданную зарплату за июль, август и сентябрь, а также прочие выплаты работникам за 3 квартал 2016 года.

См. Инспекторы наказывают компании за досрочное перечисление НДФЛ>>>

Если вы выдаете заработную плату всем работникам в один и тот же день, в разделе 2 формы 6-НДФЛ заполните по одному блоку на заработную плату за каждый месяц. В самостоятельный блок вы включаете данные о доходах, в отношении которых у вас одинаковые даты, когда (п. 4.1 и 4.2 Порядка заполнения и письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312):

В строке 100 укажите последнее число месяца, за который начислена зарплата. Считается, что именно в этот день сотрудниками получен доход в виде заработной платы (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В строке 110 запишите дату, когда вы фактически выдали сотрудникам вторую часть заработной платы за этот месяц и удержали НДФЛ.

В строке 120 укажите крайний срок уплаты налога по такой выплате, установленный законодательством. Это следующий день после выдачи второй части зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

А в строки 130 и 140 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев занесите общие суммы зарплаты за месяц и удержанный с нее налог. Обратите внимание, что в строках 130 каждого блока вы записываете начисленные суммы дохода, не уменьшая их на НДФЛ (п. 4.2 инструкции по заполнению 6-НДФЛ).

Отдельно выданный аванс по зарплате в разделе 2 не показывайте. Ведь на дату аванса доход в виде заработной платы еще не считается полученным. И НДФЛ с аванса вы не удерживали (письмо ФНС России от 29.04.2016 № БС-4-11/7893). А как определить нужные даты для раздела 2, мы указали в таблице далее.

Таблица

6-НДФЛ за 9 месяцев

Если вы выдаете зарплату до конца месяца, столкнетесь с такой ситуацией. Дата, когда налог удержан (строка 110), окажется раньше дня, когда доход получен (строка 100). По мнению налоговиков, ошибки в этом нет (письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106).

См. Беспроцентный заем: три ловушки при расчете НДФЛ с матвыгоды>>>

Пример

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев, если заработную плату выдали до конца месяца

ООО «Салют» выплачивает зарплату работникам в последний рабочий день месяца. Данные о выданной зарплате за июль — сентябрь показаны в таблице.

Таблица

6-НДФЛ как заполнить

Покажем, как бухгалтер ООО «Салют» заполнит раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев.

В разделе 2 бухгалтер отразит выплаты за июль — сентябрь 2016 года. Заработную плату за каждый месяц он покажет в отдельных блоках. В строках 100 этих блоков он запишет последние дни каждого месяца — 31.07.2016, 31.08.2016 и 30.09.2016. В строках 110 будут даты выдачи второй части заработной платы. А в строках 120 — сроки уплаты НДФЛ, следующие рабочие дни после выплаты дохода. В строках 130 и 140 будут суммы начисленной заработной платы и удержанного НДФЛ. Заполненный раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев показан ниже.

См. Какую платежку по НДФЛ налоговики примут без нареканий>>>

Образец

заполняем 6-НДФЛ за 9 месяцев

6-НДФЛ за 9 месяцев: вы выдаете заработную плату в следующем месяце

В разделе 1 укажите данные о начисленных выплатах за январь — сентябрь 2016 года. В строке 020 поставьте сумму выплат, а в строке 030 — предоставленные работникам вычеты. В строке 040 запишите весь начисленный НДФЛ с зарплаты за 9 месяцев 2016 года. А по строке 070 вы покажете только НДФЛ с зарплаты, выданной не позднее 30 сентября. Поэтому налог с сентябрьской зарплаты, выплаченной в октябре, сюда не войдет.

Из-за того, что вы выдаете заработную плату в следующем месяце, показатели строк 040 и 070 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев у вас будут различаться.

В строку 080 НДФЛ с заработной платы за сентябрь не записывайте (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). 30 сентября вы еще не выдали заработную плату, обязанности удержать налог у вас не возникло. Поэтому в строке 080 укажите только неудержанный НДФЛ с выданной зарплаты и прочих доходов.

См. Быстрый помощник подскажет бухгалтеру, когда удержать и перечислить НДФЛ в бюджет>>>

В строке 090 поставьте сумму излишне удержанного налога, который вы вернули работникам в этом году.

Пример

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев, если заработную плату выдали в следующем месяце

В ООО «Агат» с января по сентябрь включительно работало 12 сотрудников. Иностранцев среди работников нет. За период с января по сентябрь 2016 года в организации начислялась только заработная плата, других доходов у сотрудникам не выплачивали. Данные о заработной плате показаны в таблице на странице справа. Вторую часть заработной платы за сентябрь выдали 5 октября.

Покажем, как бухгалтер ООО «Агат» заполнит раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Таблица. Данные о зарплате ООО «Салют» за 9 месяцев 2016 года

6-НДФЛ

В строке 020 бухгалтер поставит сумму начисленных выплат — 4 104 000 руб., в строке 030 — вычеты, равные 151 200 руб. В строке 040 — исчисленный НДФЛ — 513 864 руб. В строке 070 бухгалтер запишет налог с зарплаты за январь — август 2016 года. Поскольку до конца отчетного периода зарплата за сентябрь еще не выдана, налог с нее не удержан. И записывать в строке 070 отчета за 9 месяцев его не нужно. Показатель в строке 070 будет равен 456 404 руб. (513 864 руб. – 57 460 руб.).

В строке 080 бухгалтер поставит прочерк. Заполненный фрагмент раздела 1 показан далее.

Образец

6-НДФЛ - как заполнить

В разделе 2 запишите выплаты за июль — сентябрь 2016 года. Сюда войдет и заработная плата за июнь, которую вы выдали в июле. В блоке для июньской заработной платы в строке 100 укажите 30.06.2016, то есть последний день месяца, за который начислена зарплата. В строке 110 будет дата фактической выплаты второй части заработка. А в строке 120 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев — следующий рабочий день после выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Дата в строке 100 относится ко II кварталу, но никаких ошибок в вашем отчете не будет, поскольку деньги вы выплатили в III квартале.

В таком же порядке отразите зарплату за предыдущие месяцы, если вы оплату труда задержали и выдали деньги только в III квартале. В строке 100 тогда будет последний день месяца, за который начислена зарплата. В строке 110 — даты выплаты.

См. ФНС уточнила, как отразить в 6-НДФЛ налог с переходящих выплат>>>

После этого занесите в раздел 2 остальные суммы, выплаченные в июле, августе и сентябре 2016 года. А вот заработную плату за сентябрь, выданную в октябре, в разделе 2 не показывайте. Эту выплату вы отразите уже в следующем отчете — за весь 2016 год.

Как заполнить 6-НДФЛ, если зарплату только начисляли, а не выплачивали

Если вы начисляли заработную плату и прочие доходы работникам за январь — сентябрь 2016 года, общую сумму этих доходов покажите в строке 020 раздела 1. В строке 030 будут предоставленные вычеты, а в строке 040 — исчисленный НДФЛ с доходов.

Если же вы ничего сотрудникам не выплачивали до 30 сентября включительно, в строке 070 поставьте 0. В строке 080 также будет 0, поскольку обязанность удержать НДФЛ у вас еще не возникла. В разделе 2 в таком случае поставьте прочерки. Ведь в этом разделе вы отражаете выплаченные доходы за три последних месяца. Зарплату вы запишете в разделе 2 следующего отчета, после того как выдадите деньги сотрудникам (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194).

Если же вы вообще ничего не начисляли с начала года, можете сдать форму 6-НДФЛ с прочерками. Инспекция обязана будет принять «нулевой» расчет (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).

Или же вы вправе не сдавать отчет 6-НДФЛ. Но в таком случае направьте в инспекцию письмо о том, что не являетесь налоговым агентом. Составьте письмо в свободной форме. Укажите, что вы не сдаете отчеты 6-НДФЛ, так как не являетесь налоговым агентом.

Пример

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев, если заработную плату выдали в следующем месяце

ООО «Алмаз» выдает заработную плату не позднее 10-го числа следующего месяца. Заработок за июнь организация выплатила 8 июля. Начисленная за этот месяц сумма составляет 300 000 руб., удержанный НДФЛ с нее — 38 454 руб.

Кроме того, организация задержала работникам заработную плату за май, выдала ее вторую часть лишь 1 июля. Начисленная сумма майской зарплаты — 290 000 руб., удержанный НДФЛ — 37 154 руб.

Покажем, как бухгалтер отразит зарплату за май и июнь в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Майскую и июньскую заработную плату бухгалтер отразит в разделе 2 формы 6-НДФЛ в разных блоках. Ведь у этих выплат разные даты, когда доход получен, налог удержан и его следует перечислить в бюджет.

Зарплата за май. Строка 100 — 31.05.2016, строка 110 — 01.07.2016, строка 120 — 04.07.2016. Так как 2 июля была суббота, крайний срок уплаты налога перенесен на 4 июля, понедельник (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). В строках 130 и 140 будет 290 000 руб. и 37 154 руб.

Зарплата за июнь. Строка 100 — 30.06.2016, строка 110 — 08.07.2016, строка 120 — 11.07.2016. В строках 130 и 140 бухгалтер ООО «Алмаз» запишет 300 000 руб. и 38 454 руб.

Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ смотрите ниже.

6-НДФЛ

Как заполнить форму 6-НДФЛ за год

Вы обязаны отчитаться по форме 6-НДФЛ за год, если в течение года хотя бы раз начисляли или выплачивали доходы физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Например, ваша организация работала только в 1-м полугодии. Соответственно в январе — июне начисляла и выдавала работникам заработную плату. А после этого заказов не было, ничего не продавалось. И все сотрудники находятся в неоплачиваемых отпусках. В таком случае нужно сдавать формы 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, 9 месяцев и весь 2016 год. То есть отчитываться необходимо, несмотря на то что в IV квартале вы ничего не начисляли и не платили. Ведь форма сдается не за квартал, а за период с начала отчетного года.

За год вы заполняете ту же форму 6-НДФЛ (приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450), по которой вы отчитывались за предыдущие периоды. Срок сдачи годового отчета 6-НДФЛ за 2016 год — не позднее 3 апреля 2017 года. Поскольку 1 апреля — суббота, крайний срок переносится на ближайший рабочий день (п. 2 ст. 230 и п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

См. Ответ на запрос «РНК». Три правила, как без штрафа исправить ошибки в 2-НДФЛ>>>

Годовую форму 6-НДФЛ за год составляйте так же, как и квартальные отчеты. Включайте в нее доходы, вычеты, начисленный и удержанный налог по всем сотрудникам. Но за год вы сдаете еще и справки 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Справки на всех сотрудников с признаком 1 вы также представляете не позднее 3 апреля. И налоговики будут сверять данные отчетов 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Поэтому перед тем, как приступить к годовой отчетности, проверьте ваши налоговые регистры по НДФЛ. Выясните, все ли данные о доходах и налоге за 2016 год вы внесли в регистры. Вы должны были вести налоговые регистры (карточки) по НДФЛ в течение года по каждому работнику и прочему лицу, которому выплачивали доход (п. 1 ст. 230 НК РФ). Напомним, что форму этих регистров вы выбираете сами. Но в них предусмотрите все обязательные реквизиты. Какие именно, указано в таблице ниже.

Таблица. Какую информацию заносить в налоговую карточку по НДФЛ

как правильно заполнить 6-НДФЛ

Теперь о том, как заполнить отчет 6-НДФЛ за 2016 год. На титульном листе, как обычно, укажите ваши данные. В строке «отчетный период» укажите код 34. А разделы 1 и 2 формы 6-НДФЛ за год заполняйте в зависимости от того, когда вы выдаете заработную плату работникам. В месяце, когда начислили, или уже в следующем. Рассмотрим оба варианта.

Какую информацию заносить в налоговую карточку по НДФЛ * Коды для доходов и вычетов по НДФЛ посмотрите в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Данные о доходах работников ООО «Самоцвет» за 2016 год

См. Сложные ситуации, которые возникают при расчете детских вычетов по НДФЛ>>>

6-НДФЛ за год: вы выдаете заработную плату в месяце, когда начислили

В разделе 1 формы 6-НДФЛ запишите показатели, которые определите за период с января по декабрь включительно (п. 3.1 инструкции к 6-НДФЛ).

В строке 020 запишите все начисленные за 2016 год доходы. Не забудьте, что полностью не облагаемые суммы в отчете 6-НДФЛ показывать не нужно. Так, не отражайте в форме 6-НДФЛ пособия по беременности и родам или по рождению ребенка. А те доходы, которые частично облагаются налогом, записывайте в строке 020 полностью (п. 28 ст. 217 НК РФ). Например, вы выдали сотруднику материальную помощь в 6000 руб. и начислили налог только со сверхлимитной суммы в 2000 руб. (6000 руб. – 4000 руб.). В таком случае включите в показатель по строке 020 полную сумму выплаты 6000 руб.

В строке 030 отчета укажите предоставленные за весь год вычеты работникам. Не забудьте, что стандартные вычеты на детей в 2016 году полагаются до месяца, в котором доход сотрудника превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если обнаружите, что кому-то предоставили стандартный вычет при сверхлимитных доходах, пересчитайте вычет и сумму налога.

В строке 040 отразите начисленный налог со всех доходов за 2016 год. Если у вас работают иностранцы, в строке 050 поставьте сумму зачтенных авансовых платежей иностранных работников, имеющих патент.

Что нужно сделать, чтобы зачесть авансы иностранцев в счет НДФЛ

Если ваш сотрудник-иностранец работает по патенту и перечислил авансовые платежи, вы можете зачесть эти платежи в счет НДФЛ (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). То есть не удерживать с сотрудника налог в пределах суммы его авансов. Поясним, что для этого сделать.

Пусть ваш работник напишет заявление с просьбой уменьшить его НДФЛ на сумму авансовых платежей. Заявление он составит в произвольной форме на имя директора фирмы. И приложит к нему квитанции на платежи.

Далее вы подаете в налоговую инспекцию заявление, чтобы инспекторы подтвердили право фирмы уменьшить НДФЛ на платежи. Заявление составьте по форме, утвержденной приказом ФНС России от 13.11.2015 № ММВ-7-11/512@. Инспекторы должны вам выдать соответствующее уведомление. Оно выдается сроком на один налоговый период на каждого иностранца отдельно.

После того как вы получили уведомление, перечисленные иностранцем авансы засчитывайте в счет уплаты НДФЛ. Имейте в виду, налог с доходов иностранцев на патенте начисляется по ставке 13% (абз. 3 п. 3 ст. 224 НК РФ).

В строке 060 будет количество физлиц, которым вы выдали облагаемые НДФЛ доходы в 2016 году.

В строке 070 поставьте сумму удержанного налога. Поскольку вы выдали декабрьскую зарплату до конца года, НДФЛ с нее также войдет в показатель по строке 070.

См. Проверяем форму 6-НДФЛ с учетом новых контрольных соотношений>>>

Если вы не смогли удержать налог на доходы физлиц с каких-то выданных работникам доходов, поставьте его в строке 080. Обратите внимание: если в вашей форме 6-НДФЛ заполнена строка 080, вы должны подать справки 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ). В них вы отразите доходы сотрудников, с которых не удержали налог. Еще в справках 2-НДФЛ с признаком 2 укажите сумму неудержанного налога. Срок сдачи справок с признаком 2 — не позднее 1 марта 2017 года. Будьте внимательны, сумма неудержанного налога во всех справках должна совпадать с показателем по строке 080 годовой формы 6-НДФЛ.

В строке 090 запишите сумму излишне удержанного налога, которую вы вернули работникам в течение 2016 года.

См. Из-за каких погрешностей в «первичке» инспекторы снимут подотчетные расходы и доначислят НДФЛ>>>

Пример

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за год, если зарплату выдали до конца месяца

ООО «Самоцвет» применяет упрощенную систему. В течение года в организации постоянно было 11 сотрудников, в том числе 1 иностранный работник, имеющий патент. Данные о начисленных доходах работников показаны в таблице ниже.

Таблица. Данные о доходах работников ООО «Самоцвет» за 2016 год

заполняем 6-НДФЛ

Все суммы выданы до конца декабря 2016 года. НДФЛ удержан со всех доходов.

Покажем, как бухгалтер ООО «Самоцвет» заполнит раздел 1 формы 6-НДФЛ за 2016 год.

В строке 010 будет ставка налога 13%. В строке 020 — общая сумма доходов — 4 800 450 руб., в строке 030 — сумма вычетов — 172 200 руб. В строке 040 бухгалтер поставит начисленный налог с доходов — 601 673 руб. В строке 050 — зачтенные авансовые платежи иностранца, равные 50 400 руб. Эту сумму налога бухгалтер не удерживал из доходов иностранного работника, тот сам заплатил ее в бюджет. Поэтому в строке 070 будет показатель 551 273 руб. (601 673 руб. – 50 400 руб.). В строке 060 — количество получателей дохода, равное 11. В строках 080 и 090 бухгалтер поставит прочерки. Заполненный раздел 1 показан выше. Посмотрите, как правильно заполнить 6-НДФЛ.

Образец

6-НДФЛ за год

В разделе 2 вы запишете все выплаченные доходы за последние три месяца года, то есть за октябрь — декабрь. Сюда вы запишете в отдельном блоке и декабрьскую зарплату, выплаченную в 2016 году. В строке 100 укажите дату начисления — 31.12.2016. В строке 110 будет дата выплаты, в строке 120 — следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК РФ). В строках 130 и 140 отразите начисленную сумму и удержанный налог.

Пример

Как отразить зарплату, выданную в декабре, в разделе 2 формы 6-НДФЛ за год

Начисленная заработная плата за декабрь в ООО «Самоцвет» составила 410 000 руб. Рассчитанный НДФЛ — 52 936 руб. Удержанный налог за минусом фиксированных авансовых платежей иностранца составил 48 736 руб. (52 936 руб. – 4200 руб.). Вторую часть зарплаты выдали 30 декабря 2016 года.

Покажем инструкцию по 6-НДФЛ, как бухгалтер ООО «Самоцвет» отразит декабрьскую зарплату в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 2016 год.

Зарплату за декабрь бухгалтер ООО «Самоцвет» показал в отдельном блоке раздела 2 формы 6-НДФЛ за 2016 год. В строке 100 он поставит 31.12.2016, в строке 110 — дату выплаты — 30.12.2016. В строке 120 будет первый рабочий день 2017 года — 09.01.2017. Поскольку 31 декабря 2016 года — срок уплаты налога — воскресенье.

В строках 130 и 140 бухгалтер запишет 410 000 руб. и 48 736 руб. Фрагмент раздела 2 показан далее.

Образец

6-НДФЛ заполняем за год

6-НДФЛ за год: вы выдаете заработную плату в следующем месяце

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за год вы отразите все показатели за январь — декабрь 2016 года. В строке 020 будут начисленные физическим лицам суммы, в строке 030 — вычеты, в строке 040 — рассчитанный со всех доходов налог. В строке 070 запишите налог, удержанный с доходов, выданных до конца года. Из-за того, что вы выдали декабрьскую заработную плату в следующем году, показатели строк 040 и 070 у вас будут различаться. То есть налог с заработной платы за декабрь, выплаченной в январе, не войдет в показатель строки 070 формы 6-НДФЛ за год. В строке 080 НДФЛ с зарплаты также отражать не нужно. В этой строке вы запишете налог с выплаченных доходов, который вы не смогли удержать до конца года. Удерживать с физических лиц его будет налоговая инспекция. Ведь вы подадите не позднее 1 марта на лиц, с которых не удержали налог, справки 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Пример

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за год, если заработную плату выдали в следующем месяце (инструкция)

В ООО «Аметист» 5 работников, иностранцев нет. Зарплата выдается не позднее 10-го числа следующего месяца. Общая сумма начисленных доходов за 2016 год — 1 610 000 руб., вычеты — 14 000 руб. Рассчитанный НДФЛ — 207 480 руб. Со всех выплаченных доходов удержан НДФЛ.

Вторую часть зарплаты за декабрь ООО «Аметист» выдало 9 января 2017 года. Начисленная сумма за декабрь — 130 000 руб., НДФЛ с нее — 16 900 руб. Покажем, как бухгалтер ООО «Аметист» заполнит раздел 1 формы 6-НДФЛ за 2016 год.

В строке 020 бухгалтер укажет все начисленные доходы — 1 610 000 руб. В строке 030 будут вычеты — 14 000 руб., в строке 040 — НДФЛ со всех доходов — 207 480 руб.

В строке 050 будет прочерк, в строке 060 — 5 человек. А в строке 070 бухгалтер запишет НДФЛ только с выданных доходов. То есть налог с декабрьской зарплаты и с невыплаченных дивидендов сюда не войдет. Показатель в строке 070 равен 190 580 руб. (207 480 руб. – 16 900 руб.). В строках 080 и 090 будут прочерки. Заполненный раздел 1 смотрите ниже.

Образец

как заполнить 6-НДФЛ за год

В разделе 2 отчета за год будут выплаченные доходы за период с октября по декабрь 2016 года включительно. Кроме прочего, запишите здесь сентябрьскую зарплату, выданную в октябре. А вот зарплату за декабрь и прочие доходы, которые вы начислили, но не выплатили до конца декабря, в раздел 2 не вносите. Эти суммы вы отразите уже в отчете за 2017 год.

Как заполнить форму 6-НДФЛ, если изменился налоговый статус работника

Если в конце года изменился налоговый статус физлица, заполните годовую форму 6-НДФЛ после того, как пересчитаете налог с начала года. Напомним, налоговым резидентом по НДФЛ признается физлицо, которое находится в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Так что если у вас работают иностранцы или сотрудники, которые часто выезжают за границу, в конце года проверьте, есть ли у них статус налогового резидента по НДФЛ. При этом доходы резидентов облагаются по ставке 13%, а нерезидентов — по ставке 30% (ст. 224 НК РФ).

И если сотрудник, бывший нерезидентом, к концу года стал резидентом, пересчитайте налог с его доходов за год по ставке 13%. И внесите данные о его доходах и налоге в раздел 1 формы 6-НДФЛ со ставкой 13%. В таком случае раздел 1 со ставкой 30% не заполняйте, если у вас нет других сотрудников-нерезидентов.

Если, наоборот, сотрудник к концу года стал нерезидентом, пересчитайте налог с его доходов по ставке 30%. И вычеты ему не предоставляйте. В таком случае данные о его выплатах и налоге за весь год запишите в разделе 1 формы 6-НДФЛсо ставкой 30%. А в раздел 1 со ставкой 13% сведения о его доходах и налоге не включайте.

Пример

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за год, если заработную плату выдают в следующем месяце

ООО «Марс» выплачивает заработную плату не позднее 5-го числа следующего месяца. Зарплату за сентябрь организация выдала 5 октября. Начисленная сумма — 120 000 руб., НДФЛ — 15 600 руб.

Покажем инструкцию к 6-НДФЛ, как бухгалтер отразит заработную плату за сентябрь в разделе 2 формы 6-НДФЛ за год.

Бухгалтер ООО «Марс» отразит выданную заработную плату за сентябрь в отдельном блоке в разделе 2 формы 6-НДФЛ за год. Строка 100 — 30.09.2016, строка 110 — 05.10.2016, строка 120 — 06.10.2016. В строках 130 и 140 бухгалтер ООО «Марс» укажет 120 000 руб. и 15 600 руб.

Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ смотрите ниже.

Образец

6-НДФЛ за год, заполнение

Как проверить показатели формы 6-НДФЛ за год

Заполненный расчет 6-НДФЛ за год не торопитесь сразу отвозить или пересылать в налоговую инспекцию. Вначале проверьте все его показатели. Дело в том, что, если ошибку в форме 6-НДФЛ найдет налоговый инспектор, вас оштрафуют на 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ).

Так что вначале еще раз пересмотрите инструкцию к 6-НДФЛ и сверьте данные отчета с показателями налоговых регистров по всем физлицам. Выясните, не забыли ли вы отразить какие-то доходы и вычеты. Дальше сверьте показатели отчета 6-НДФЛ за год и справок 2-НДФЛ с признаками 1 и 2. Для этого вы можете воспользоваться контрольными соотношениями, данными в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852. По ним отчет будут проверять инспекторы. А для вашего удобства мы свели эти соотношения в таблицу.

Таблица. Как проверить, правильно ли вы заполнили отчет 6-НДФЛ за год

6-НДФЛ за год инструкция

6-НДФЛ за год подробная инструкция

6-НДФЛ за год

Видео-подсказки: заполняем 6-НДФЛ по отдельным выплатам без ошибок

Бухгалтеры часто ошибаются, когда заполняют 6-НДФЛ с отпускными, если нужно отразить социальные или имущественные вычеты, материальную выгоду и пр. Лектор Оксана Курбангалеева на ежегодном Практикуме бухгалтера журнала "Российский налоговый курьер", который прошел в Москве 23 сентября, рассказала, как заполнять 6-НДФЛ, чтобы не допустить ошибок.

На практикум мы пригласили практикующих лекторов, которые как никто знают ежедневные проблемы бухгалтеров. Успели осветить самые спорные моменты по 6-НДФЛ, НДС, налогу на прибыль, налоговым проверкам и налоговой оптимизации.

Большинство наших слушателей вышли из зала с полной прострации — трудно сразу осознать и уложить в голове, как теперь работать по новым правилам и сдавать отчеты за 3 квартал. Не все бухгалтеры смогли лично посетить мероприятие, поэтому мы решили дарить полную видеозапись с практикума при подписке на «Российский налоговый курьер».

Оплатите подписку по специальному счету или по карте, и мы вышлем Вам видео на почту и презентацию лекторов с подробными слайдами и примерами.

Чем отличается 6-НДФЛ за 9 месяцев от полугодия: Титульный лист + Раздел 1

Чем отличается 6-НДФЛ за 9 месяцев от полугодия: Раздел 2

Как отразить зарплату

Стандартные вычеты

Имущественные вычеты

Отпускные


Опрос

Какие премии вы платите:

  • годовую 39.22%
  • к юбилеям и праздникам 33.33%
  • за результаты работы 60.29%
  • некурящим и неболеющим 4.9%
  • за переход из других компаний 1.96%
  • бонусы руководителям 18.14%
  • другое 19.12%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль