Когда компания может отказаться представлять документы по требованию инспекции, а когда не может

494
Практика истребования документов выявила много неясностей такой процедуры. Часть из них суды трактуют в пользу налогоплательщиков, а часть — в пользу инспекций

Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которые инспекторы могут истребовать в ходе выездной проверки (см. врезку справа). В нем использована расплывчатая формулировка: «необходимые для проверки документы» (абз. 2 п. 12 ст. 89 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Фактически такая норма дает право инспекторам требовать любые бумаги. Единственное ограничение — они должны относиться к тем налогам и периоду, которые указаны в решении по выездной проверке (п. 2 ст. 89 НК РФ).

В ряде случаев налоговики не вправе требовать представления документов

У судов нет единого мнения, приостанавливается ли срок истребования документов при приостановлении выездной проверки. Если проверка уже приостановлена, то инспекторы не имеют права выставлять требование о представлении документов (п. 9 ст. 89 НК РФ). Однако на практике распространена ситуация, когда приостановление проверки происходит в течение 10 дней после выставления требования. Нужно ли в такой ситуации подавать документы в указанный в требовании срок, или можно дождаться возобновления проверки?

Безопаснее представить копии документов именно в течение 10 дней. К примеру, Минфин России считает, что Налоговым кодексом не предусмотрено приостановление течения срока исполнения указанного требования (письмо от 03.07.08 № 03-02-07/1-246). К тому же документы могут быть представлены непосредственно в инспекцию. Ведь в период приостановления не допускаются действия инспекторов именно на территории налогоплательщика. А представление документов в инспекцию не нарушает положений пункта 9 статьи 89 НК РФ.

Да и судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Одни суды солидарны с Минфином России (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 № А75-9865/2010). Другие считают, что в период приостановления проверки налогоплательщик не обязан представлять истребованные документы (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.07.11 № А78-343/2011).

Когда действует запрет на представление документов повторно. Такой запрет установлен пунктом 5 статьи 93 и пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ и относится только к документам, представленным в инспекцию:

— после 1 января 2010 года — по требованию, выставленному в рамках выездной и камеральной проверок (п. 15 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 № 137-ФЗ);

— после 1 января 2011 года — по требованию, выставленному в рамках «встречной» проверки контрагента (п. 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.10 № 229-ФЗ).

Отметим, повторно налоговики могут затребовать документы, если они представлялись ранее для «встречной» проверки, представлялись подлинники документов с последующим возвратом или документы были утрачены инспекцией вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Однако неясно, действует ли запрет на повторное истребование документов, которые передавались в инспекцию до указанных дат. Налоговики придерживаются позиции, что запрет применяется только к тем документам, которые представлены после этих дат (п. 3 письма ФНС России от 03.09.10 № АС-37-2/10613@). Если документы поданы ранее, то их можно запросить повторно.

Есть и другая точка зрения. Например, в постановлении ФАС Центрального округа от 14.12.10 № А68-3284/10-135/18 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.04.11 № ВАС-3735/11) сказано, что с 1 января 2010 года налоговые органы не вправе истребовать ранее представленные документы. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского от 25.01.11 № КА-А40/17535-10 и Поволжского от 09.08.11 № А55-27123/2010 округов.

Компаниям, которые рассматривают возможность отказа от повторной подачи документов, нужно проанализировать риски. Ведь, кроме наложения штрафов, инспекторы могут, к примеру, произвести выемку документов (п. 14 ст. 89 НК РФ), определить сумму налогов расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Если требование, направленное по почте, не получено налогоплательщиком. Нередко инспекторы направляют требования по адресу (например, юридическому), по которому компания фактически не находится. В результате налогоплательщик не получает требование, а инспекция привлекает его к ответственности по статье 126 НК РФ и может отказать в возмещении НДС.

При таких обстоятельствах одни суды считают, что действия инспекции неправомерны (постановления ФАС Северо-Кавказского от 18.09.09 № А53-19396/2008 и Московского от 19.10.10 № КА-А40/12520-10 округов). Другие суды говорят о том, что налогоплательщики должны самостоятельно обеспечить своевременное получение корреспонденции (постановления ФАС Московского от 22.12.09 № КА-А40/14170-09 и Поволжского от 24.03.09 № А12-9659/2008 округов).

Справка

Основания и сроки истребования документов

Инспекторы могут истребовать документы у налогоплательщика:

— в рамках проведения камеральной (в строго определенных случаях) и выездной проверок (ст. 93 НК РФ), срок представления — 10 рабочих дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ);

— при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ), срок представления — 10 рабочих дней со дня вручения требования;

— при проведении так называемой «встречной» проверки контрагента или иного лица, в отношении которого налогоплательщик располагает документами (ст. 93.1 НК РФ). В этом случае налоговики имеют право не только истребовать документы, но и запросить информацию о сделке вне рамок проверки контрагента или иного лица (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Срок представления —5 рабочих дней со дня получения требования. Если документов у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Сроки исчисляются в рабочих днях в соответствии с пунктом 6 статьи 6.1 НК РФ

Если требование получено незадолго до окончания камеральной или выездной проверки или в день ее завершения. Такие случаи распространены на практике. По мнению судов, в подобной ситуации требование исполнению не подлежит (постановления ФАС Московского от 22.03.11 № КА-А41/1283-11, Волго-Вятского от 27.02.12 № А29-164/2011, Северо-Кавказского от 07.10.11 № А53-23465/2010 и Западно-Сибирского от 13.07.09 № Ф04-4038/2009(10171-А03-42) округов). Суды считают, что проверяющие не должны проводить анализ документов по окончании сроков проверки.

Однако налоговики могут обосновать свои требования тем, что проанализировали они эти документы в оригиналах в ходе проверки (что чаще всего и происходит), а копии они требуют, как правило, для подтверждения нарушений. По мнению Минфина России, в такой ситуации налогоплательщик должен выполнить требование, поскольку Налоговый кодекс не предусматривает оснований для оставления требования без исполнения (письма от 13.02.08 № 03-02-07/1-58 и от 17.01.08 № 03-02-07/1-19). Кроме того, выставлять требования за день или за несколько дней до завершения проверки не запрещено.

Оштрафовать по обезличенному требованию достаточно сложно

В ходе выездной проверки инспекторы, как правило, сначала выставляют требование на представление копий документов без указания реквизитов и количества, например регистров налогового и бухгалтерского учета, книг покупок и книг продаж, договоров, актов, накладных, счетов-фактур за три проверяемых года.

Обычно по данному требованию компании представляют оригиналы документов для проверки на территории налогоплательщика. Переписывать в этом случае каждый документ не обязательно. Можно указать общее количество документов с разделением по их видам.

Если же компания не исполнит такое требование, оштрафовать ее на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ налоговики не вправе. Даже если они определят количество непредставленных документов расчетным путем или исходя из количества фактически представленных с опозданием документов. По мнению судов, инспекция обязана указывать наименование и количество запрашиваемых документов (постановления Президиума ВАС РФ от 08.04.08 № 15333/07, ФАС Московского от 01.08.11 № КА-А40/7907-11 и Северо-Кавказского от 09.06.11 № А63-1749/2010 округов).

Однако есть и другое мнение. Виды документов, подтверждающих финансово-хозяйственную деятельность, и обязательные требования к их оформлению установлены действующим законодательством и не могут быть неизвестны налогоплательщику. Поэтому некоторые суды признают обоснованными санкции, взимаемые в случае выставления требования без указания реквизитов и количе-ства документов (постановления ФАС Московского от 12.10.09 № КА-А40/10665-09 и Западно-Сибирского от 01.07.09 № Ф04-3216/2009(7623-А03-37) округов).

По мнению судов, компания вправе в ходе проверки передавать оригиналы документов

По общему правилу в ответ на требование представить документы в ходе проверки налогоплательщик должен подготовить их заверенные копии. А при необходимости налоговики могут ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Предположим, компания решила сэкономить время и не делать копии, а своевременно представила подлинники документов. Многие суды в этом случае считают, что компания исполнила обязанность по представлению документов и ее не должны привлекать к ответственности (постановления ФАС Московского от 25.08.11 № КА-А40/9135-11 и Уральского от 04.02.08 № Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 25.04.08 № 5565/08) округов). Ведь Налоговый кодекс не запрещает представление документов в виде подлинников.

Однако если компания представит подлинники непосредственно в инспекцию, то у нее могут возникнуть проблемы с возвратом документов, так как ни Налоговый кодекс, ни иные нормативно-правовые акты не регулируют сроки и порядок такой процедуры. Суды считают, что подлинники документов должны быть возвращены налогоплательщику по окончании проверки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.01.12 № А13-974/2011). Но фактически это остается на усмотрение инспекции.

Копии документов проще сшивать в пачки по 100—200 штук в каждой

Копии документов, представляемые в инспекцию, заверяются подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ и приказ ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338@). Руководитель может уполномочить другое лицо на заверение копий документов на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подшитые документы обязательно нумеруются. Учитывая, что количество запрошенных документов обычно составляет сотни и тысячи копий, налоговые юристы рекомендуют прошивать однотипные документы по 100—200 штук.

Однако при этом необходимо обеспечить возможность свободного прочтения всех реквизитов документа и копирования каждого листа, а также учитывать риск расшивки пачки документов при работе с ней. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие ее, листом бумаги. На этом листе нужно указать количество копий документов, например «прошито, пронумеровано 100 листов».

Каждую копию в пачке придется заверить отдельно. У многих возникает вопрос: нужно ли заверять каждую копию документа, или достаточно прошить несколько копий, последовательно пронумеровать все листы и заверить документы в целом, указав общее количество листов в прошитой пачке?

Минфин России считает, что каждую копию нужно заверять отдельно (письмо от 24.10.11 № 03-02-07/1-374). Дело в том, что печать и подпись уполномоченного должностного лица придают юридическую силу копии конкретного документа, а не подшивке документов (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). Эта позиция подтверждается арбитражной практикой (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09 оставлено в силе определением ВАС РФ от 17.02.10 № ВАС-946/10).

Представить в электронном виде можно пока лишь некоторые документы

Порядок представления в инспекцию документов в электронном виде установлен приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@ (см. врезку на с. 78). Налогоплательщик вправе направить документы в электронном виде, только если они составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).

На сегодняшний день, кроме форматов деклараций и документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий (требования, акты, решения и др.), ФНС России утвердила лишь форматы:

— документов, применяемых при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, — счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, дополнительного листа книги покупок, книги продаж, дополнительного листа книги продаж (приказ ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@);

— товарной накладной по форме № ТОРГ-12 (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@);

— акта приемки-сдачи работ и услуг (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@).

Кстати

Какие документы можно составлять в электронном виде

Согласно официальной позиции Минфина России к налоговому учету может приниматься документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью — до 1 июля 2012 года).

Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», письма Минфина России от 03.11.11 № 03-07-11/297 и от 15.09.11 № 03-02-08/96).

Соглашением между участниками электронного взаимодействия может быть предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). По мнению ФНС России, в таком случае документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, также принимается к налоговому учету (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@)

Следовательно, на сегодняшний день налогоплательщик может представить по требованию инспекции в электронном виде только указанные документы. Конечно, при условии, что они подписаны соответствующей электронной подписью.

Допустим, истребуемый документ составлен в электронном виде, но не по установленным форматам. Такой документ представляется в инспекцию на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии. Причем в нем должна содержаться отметка о подписании документа соответствующей электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 и от 03.11.11 № 03-07-11/297).

Передача документов подтверждается отметкой инспекции на описи

Каких-то особых правил по передаче документов налоговым законодательством не предусмотрено. Говорится лишь о том, что истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это касается и тех лиц, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

В то же время оформить передачу документов нужно так, чтобы в случае возникновения споров у налогоплательщика были соответствующие доказательства. Так, передавая документы, можно составить их подробную опись и указать в ней:

— общее количество документов и содержащихся в них страниц;

— наименование каждого документа и период, к которому он относится;

— номер и дату требования налоговиков, хотя эту информацию можно указать и в отдельном сопроводительном письме.

На описи или на сопроводительном письме нужно получить отметку инспекции с указанием даты, подтверждающую принятие документов. Если налогоплательщик составит максимально подробную опись и получит такую отметку, то он избавится от доказывания факта представления документов в указанный срок и в необходимом количестве. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 04.09.09 № КА-А40/8715-09 суд учел, что при наличии описи налоговики не смогли доказать факт непредставления отдельных документов, и признал привлечение налогоплательщика к ответственности неправомерным.

За отказ представить дополнительные сведения или объяснения штраф не предусмотрен

Зачастую налоговики запрашивают не только конкретные первичные документы и регистры учета, но и дополнительные сведения или объяснения. Оформлять их приходится в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др. Подобные требования инспекторов незаконны, ведь названные сведения не являются регистрами налогового учета, которые должен вести налогоплательщик, или документами, которыми он должен обладать.

 Однако в большинстве случаев подать такие сведения в интересах компании, поэтому многие налогоплательщики их представляют. Хотя отказ от представления подобных сведений, а также их несвоевременная подача не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности на основании статьи 126 НК РФ (постановления ФАС Московского от 09.03.10 № КА-А40/1571-10 и Центрального от 27.10.09 № А48-973/2009 округов).

Решение о продлении срока представления документов инспекция выносит на свое усмотрение

Чтобы уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, отправляет письменное уведомление. В нем указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера или руководителя.

Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении. Об этом в течение двух дней выносится отдельное решение (приложение 4 к приказу ФНС России от 06.03.07 № ММ-3-06/106@). В Налоговом кодексе не отражены обстоятельства, которые должна учитывать инспекция при принятии решения, и его результат остается на усмотрение инспекции. Имеются лишь разъяснения Минфина России (письмо от 05.08.08 № 03-02-07/1-336), что при вынесении решения налоговый орган учитывает:

— причины, по которым документы не могут быть представлены в срок;

— объем запрашиваемых документов;

— частичное представление документов по данному требованию;

— сроки, в которые документы могут быть представлены.

 Однако и в этих разъяснениях сказано, что налоговики самостоятельно определяют, на какой срок возможно продление рассматриваемого срока. Поэтому направление такого уведомления не избавляет налогоплательщика от необходимости немедленного сбора документов.

Отказ в продлении срока можно обжаловать в суде и таким образом избежать ответственности, предусмотренной статьей 126 НК РФ, или смягчить ее. Например, суды могут поддержать налогоплательщика, если решение об отказе не содержит оснований и мотивов и объем запрашиваемых документов значителен (постановления ФАС Московского от 23.05.11 № КА-А40/3854-11 и Северо-Западного от 12.11.10 № А44-152/2010 округов)

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Покупали ли вы б.у. активы?

  • Да 60.71%
  • Нет 39.29%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль