Какие реквизиты акта по форме № ОС-1 безопаснее оставить в самостоятельно разработанном документе

2389
Поскольку с 1 января 2013 года не облагается налогом на имущество движимое имущество, принятое на учет с этой даты, компании, вероятно, станут чаще приобретать основные средства. И соответственно оформлять первичный документ — акт ввода в эксплуатацию. Форму этого документа организация вправе разработать самостоятельно

Право компании самостоятельно разрабатывать форму любого первичного документа в целях бухгалтерского учета, в том числе акта ввода в эксплуатацию основного средства, содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). По сравнению с прежней редакцией из нового закона убрали обязанность организаций использовать только унифицированные формы. Для простоты ведения учета организация вправе взять за основуформу № ОС-1, убрав или добавив нужные ей реквизиты (см. образец ниже).

Форма самостоятельно разработанного акта ввода в эксплуатацию утверждается в приложении к учетной политике компании или приказом руководителя (п. 4 ПБУ 1/2008)1.

1. Безопаснее, если на каждом акте ввода в эксплуатацию основного средства проставлена отметка руководителя компании «Утверждаю», его подпись и печать организации. Несмотря на то что самостоятельно разработанную форму акта ввода в эксплуатацию компания утверждает отдельным документом (приложением к учетной политике или приказом руководителя), безопаснее, если на каждом таком документе будет проставляться отдельная отметка о его утверждении директором компании, а также его подпись и печать организации. Это дополнительно подтвердит, что первичный документ отражен в налоговом учете компании и имеет юридическую силу.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 31.01.11 № КА-А40/17548-10 указал следующее. Согласно пункту 38Методических указаний по бухучету основных средств (утв. приказом Минфина России от 13.10. 03 № 91н) принятие основных средств к учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный объект. То есть суд распространил правовые последствия на документ, поскольку тот был утвержден директором компании. В этом деле компании удалось отстоять вычет НДС в отношении введенных в эксплуатацию объектов строительства.

Таким образом, в форме акта ввода основного средства в эксплуатацию безопаснее оставить реквизит «Утверждаю».

2. Реальность приобретения основного средства дополнительно подтвердит реквизит в документе «Основание для составления акта». В качестве такого основания обычно указывают договор, приказ или распоряжение директора. Для компании наличие такого реквизита позволит быстро сориентироваться в своих внутренних документах. И в случае возникновения претензий со стороны налоговиков оперативно пояснить, что, к примеру, спорная сделка по приобретению основного средства подтверждается отдельным договором.

3. Указание в акте кода по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) обоснует размер амортизационных отчислений. В налоговом учете срок полезного использования и сумма амортизации зависят от амортизационной группы согласно Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1. В этойклассификации используются коды групп объектов по ОКОФ (к примеру, код группы специальной мебели, в том числе для торговых предприятий, — 16 3612000). А вот расшифровки кодов по конкретным объектам, которые включаются в эту группу кодов, даны в ОКОФ (к примеру, 16 3612336 — стеллажи). Правильное указание кода конкретного актива позволит в споре с налоговиками обосновать выбор группы амортизации в целях налогового учета.

Например, в одном из дел компания для сварочного аппарата установила срок полезного использования 36 месяцев. Однако налоговики указали, что объект необходимо было отразить под кодом 14 2922060 «Оборудование для пайки и сварочное», который согласно Классификации основных средств относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования от пяти до семи лет включительно.

Суд поддержал налогоплательщика, указав, что именно аппарат для контактной сварки полиэтиленовой пленки не назван в Классификации основных средств, поэтому компания вправе установить срок полезного использования объекта исходя из технических условий, документально зафиксировав это в соответствующем акте (постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.12 № А65-30918/2011).

Что касается бухгалтерского учета, то здесь срок полезного использования и суммы амортизационных отчислений зависят только от решения компании (п. 20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). Обычно их устанавливают на том же уровне, что и в налоговом учете.

4. Наименование объекта целесообразнее указывать так, как он будет отражаться в учете, а не по названию от производителя. Такой реквизит упрощает работу как бухгалтеру компании, так и проверяющим. Так, если название имущества содержит одинаковое наименование в первичных документах и в учете, например в бухгалтерской программе, то его проще идентифицировать пользователям. Сложные названия основных средств (с указанием русских и латинских букв) целесообразнее указывать справочно.

5. Отметка о месте нахождения объекта в момент приема-передачи объекта подтвердит реальность приобретения ОС, а также обоснует нюансы с переходом права собственности на него. Графа «Место нахождения объекта в момент передачи» может сыграть роль в ситуациях, когда отгрузка и поступление товара на склад покупателя имеют значительные временные разницы. В частности, при решении спорного вопроса о возникновении базы по НДС в зависимости от условия перехода права собственности на имущество, указанное в договоре (ст. 39 и 146 НК РФ).

Кроме того, нередко налоговики отказывают в вычете НДС по причине отсутствия сведений о месте нахождения объекта в момент приема-передачи и доказывать свою правоту компаниям приходится уже в суде (постановление ФАС Московского округа от 04.05.12 № А40-87365/11-75-372). Указание таких данных в акте ввода в эксплуатацию ОС снизит возможные риски споров с налоговыми органами.

Какие реквизиты акта по форме № ОС-1 безопаснее оставить в самостоятельно разработанном документе

6. Реквизит «Сведения о состоянии основного средства на дату передачи у предыдущего собственника» обоснует срок полезного использования, который компания устанавливает с учетом времени эксплуатации у бывшего собственника.Указание данных предыдущего собственника о том, к какой амортизационной группе относился объект, важно, так как НК РФ обязывает организацию-покупателя относить приобретенное имущество к той же амортизационной группе (п. 12 ст. 258 НК РФ). Поэтому отсутствие такого реквизита может привести к спорам с налоговиками.

Кроме того, в случае если организация приобрела у предыдущего собственника имущество без остаточного срока эксплуатации, то организация-покупатель вправе самостоятельно рассчитать срок его полезного использования (абз. 2 п. 7 ст. 258 НК РФ). По мнению налоговиков, сделать это можно исходя из технических условий и рекомендаций компаний-изготовителей, технических характеристик объекта и его способности приносить доход (письмо УФНС России по г. Москве от 15.06.10 № 16-15/062760@).

7. Данные о первоначальной стоимости ОС, способе начисления амортизации и ее ежемесячной норме чаще всего вызывают споры с проверяющими. В этом разделе документа компании отражают первоначальную стоимость основного средства, сформированную как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В отношении каких расходов чаще всего возникают разницы при формировании первоначальной стоимости ОС в бухгалтерском и налоговом учете, читайте в РНК, 2013, № 3, с. 92.

8. В документе безопаснее предусмотреть, что готовность объекта к эксплуатации устанавливается специальной комиссией.Для случаев, когда компания не планирует сразу вводить приобретенный объект в эксплуатацию, безопаснее в акте указать, что прием и проверка технического состояния основного средства осуществляются комиссией. Ее члены устанавливают, соответствует ли основное средство производственным условиям, нуждается ли в технической доработке и т. п. Такие сведения в документе обоснуют момент ввода в эксплуатацию основного средства и начисление по нему амортизации.

9. Указание в акте лица, ответственного за хранение имущества, снизит риски финансовых потерь при утрате или порче основного средства. Как правило, таким лицом в компании выступает кладовщик. Этот сотрудник контролирует наличие и исправность имущества организации. Кроме того, он обычно несет материальную ответственность за сохранность объектов.

10. Отметка бухгалтера о присвоении объекту ОС инвентарного номера позволит идентифицировать имущество при проведении выездной проверки. Практика показывает, что налоговики обращают пристальное внимание на инвентарные номера основных средств при попытке найти неучтенные объекты компании.

Если, к примеру, в инвентаризационной описи инспекторы не укажут такие сведения, то суд может прийти к выводу о том, что нет возможности установить, наличие каких конкретно объектов имущества выявили проверяющие (к примеру, решение Арбитражного суда Челябинской области от 21.12.09 № А76-38433/2009-47-691)

1 О том, в каком виде утвердить формы первичных документов с целью применения собственных форм, читайте в РНК, 2013, № 3, с. 58.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль