Как деловая и служебная переписка помогает компаниям оспорить в суде налоговые доначисления

273
Суды охотно верят переписке, даже если в договоре это не прописано Интернет-переписка главбуха с учредителем спасла компании расходы Как безопаснее переписываться с контрагентами по «электронке»

Практика показывает, что при разрешении налоговых споров суды все чаще принимают во внимание такой вид доказательств, как переписка. Это может быть деловое общение партнеров по электронной почте, почтовые письма производителей в адрес продавцов и посредников, а также переписка налогоплательщиков с контролерами, в том числе и посредством СМС-cообщений.

Представление в суд такого доказательства, как правило, помогает компаниям доказать реальность спорной сделки, обосновать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС (например, постановления ФАС Волго-Вятского от 16.12.13 № А79-14012/2012 и Поволжского от 24.12.13 № А12-5913/2013 округов). Кроме того, деловая переписка часто помогает доказать необходимость в привлечении посредника, учет объекта в составе товара, а не ОС, определенный объем товаров, момент перехода права собственности и другие факты, важные в целях налогообложения.

Причем суды зачастую сами обращаются к деловой переписке. И если компания ее не представит, то могут поддержать налоговиков (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.04.13 № А75-3810/2012).

Гражданский кодекс призывает оценивать суть договора исходя не только из его положений, но и из предшествующей его заключению переписки

Контролеры и налогоплательщики зачастую по-разному толкуют те или иные условия договора. Отсюда возникают споры, которые приводят к доначислениям. Однако оценивать налоговые последствия сделки только исходя из положений договора, прямо прописанных в договоре, не совсем корректно.

Дело в том, что при толковании условий договора суд принимает во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Но при возникновении каких-либо неясностей в отдельных формулировках суд сопоставляет их с другими условиями и смыслом договора в целом. И если такое сопоставление не позволяет определить содержание договора, то принимаются во внимание все обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся в отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон. Об этом прямо сказано в статье 431 Гражданского кодекса.

Суды помнят об этом правиле и часто ссылаются на него, вынося решение в пользу налогоплательщиков. В частности, если речь идет об установлении реальности сделки (например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.04.13 № А19-17726/2012 и от 12.04.13 № А19-18231/2012). Таким образом, имея в наличии переписку с контрагентом, раскрывающую детали заключения контракта, у компании больше шансов доказать свою правоту (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.14 № А72-12341/2012).

При этом важно помнить, что отсутствие переписки с партнером может стать одним из аргументов налоговиков. Так, в одном из дел, которое рассматривал ФАС Московского округа, инспекторы заявили, что между налогоплательщиком и его контрагентом отсутствовали реальные хозяйственные отношения, так как первый не смог показать проверяющим спецификации к договору, товарно-транспортные накладные, а также переписку с контрагентом. Суду таких доводов оказалось мало, и он поддержал компанию (постановление ФАС Московского округа от 11.11.13 № А40-149516/12).

 Заключая дорогостоящую сделку, безопаснее сохранять переписку с партнерами о согласовании ее условий

Однако на практике были случаи, когда суд согласился с контролерами, в том числе указав следующее:

«Необходимость заключения договора именно с данным контрагентом или документов, подтверждающих существование реальных хозяйственных отношений с указанным контрагентом (переписка, телефонограммы и др.), налогоплательщик не представил».

В результате суд пришел к выводу, что доначисление налогов, пеней и штрафов правомерно (постановление ФАС Поволжского округа от 25.02.14 № А57-9047/2013).

Мнение редакции: иметь в наличии деловую переписку с контрагентом для компании выгодно в любом случае. Это позволит подтвердить как намерение, так и факт заключения спорного договора. Особенно это касается крупных партнеров, сделки с которыми привлекают повышенный интерес налоговых органов.

Переписка с изготовителем товаров подтвердит необходимость в привлечении посредника

Анализ судебных споров за 2012—2014 годы показал, что налогоплательщики все чаще стали заручаться письмами от производителей продукции, а также сохранять переписку с изготовителем товаров в случае, если приобретают их не напрямую, а через посредника.

К посредническим сделкам налоговики в большинстве случаев относятся с повышенным вниманием, зачастую усматривая в них схемы ухода от налогообложения. В связи с этим переписка с изготовителем о том, что товар поставляется не напрямую, а через агента, существенно повысит шансы компании при отстаивании своей правоты в суде. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19.03.14 № А40-54826/13в отметил следующее:

«Подробная переписка, касающаяся условий поставки, передача коммерческого предложения свидетельствуют об инициативе передачи функций по поставке оборудования на компанию ООО «СпецТехИнвест», исходящей именно от руководства дочерней компании».

В результате суд пришел к выводу, что налоговики ошибочно обвинили компанию в намеренном сотрудничестве с посредником и завышении расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

В другом деле организации также удалось отстоять правомерность расходов, представив в суд письмо производителя техники о том, что ее технико-экономические показатели действительно могут быть улучшены путем проведения определенных работ. В частности, на запрос налогового органа производитель вагонов ответил, что замена ряда деталей, узлов и агрегатов на более современные может способствовать увеличению сроков межремонтных пробегов, что, несомненно, выгодно покупателю.

В результате суд решил, что расходы на ремонт недавно приобретенной техники компания правомерно учла при налогообложении прибыли и приняла к вычету соответствующую сумму НДС (постановление ФАС Московского округа от 07.03.14 № А40-154006/12).

Мнение редакции: приобретая товар не напрямую у изготовителя, а через посредника, целесообразно заручиться перепиской о том, что, к примеру, производитель прямые поставки не осуществляет (например, по причине небольших объемов). Особенно это актуально в случае, если стоимость продукции у посредника существенно выше.

Переписка с контрагентом подтвердит намерение перепродать недвижимость в будущем и учет ее в качестве товара, а не ОС

 Располагая перепиской с контрагентом, раскрывающей детали заключения контракта, у компании больше шансов доказать свою правоту

Учет приобретенного объекта в качестве основного средства или товара зависит о того, в каких целях компания планирует его использовать. Присваивать статус товара выгодно в плане оптимизации налога на имущество (постановления ФАС Московского от 27.10.10 № КА-А40/11434-10-2, Поволжского от 27.01.09 № А65-9168/2008 и от 20.02.12 № А55-6362/2011 округов). Ведь он платится только со стоимости объектов, признаваемых в бухгалтерском учете основными средствами (п. 1 ст. 374 НК РФ). Практика показывает, что намерения организации в отношении объекта поможет подтвердить деловая переписка.

В настоящее время суды принимают такое доказательство в качестве надлежащего. Так, в одном из дел, которое рассматривал ФАС Волго-Вятского округа, компания представила переписку с двумя своими партнерами, из которой следовало, что они имели намерение приобрести в будущем спорные объекты недвижимости.

В результате суд пришел к выводу, что спорное имущество не обладало признаками основного средства, так как изначально было предназначено для дальнейшей перепродажи (постановление от 21.03.13 № А17-2944/2012).

Случай из практики

Представив в суд переписку с контролерами, пенсионер доказал, что он уже не предприниматель

На практике был случай, когда пенсионеру доначислили налоги и страховые взносы только на том основании, что он не подал заявление о снятии с учета в качестве ИП. По мнению налоговиков и контролеров из фондов, гражданин продолжал осуществлять предпринимательскую деятельность, поэтому обязан был осуществлять обязательные платежи в бюджет.

Однако пенсионер представил в суд переписку с Управлением Пенсионного фонда и налоговым органом. Из нее следовало, что предприниматель сообщал контролирующим органам о том, что ограничен в возможности свободного передвижения по состоянию здоровья, что он проживает в селе, где ограничено транспортное сообщение и отсутствует нотариус. Также предприниматель в переписке указал, что является инвалидом, в связи с чем считает себя освобожденным от уплаты государственной пошлины.

В результате указанные в переписке сведения суд расценил в качестве обстоятельств исключительного характера, которые не позволили предпринимателю своевременно обратиться с заявлением о снятии его с учета в качестве ИП.

Кроме того, суд пришел к выводу, что контролеры не представили доказательств осуществления предпринимательской деятельности, а также получения доходов, помимо пенсии (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.01.13 № А46-16939/2011)

Мнение редакции: приобретая дорогостоящий объект, особенно недвижимость, рискованно присваивать ему статус товара. Поступая так, целесообразно заранее запастись документами, подтверждающими намерение компании продать недвижимость в будущем, в том числе письмами с потенциальными покупателями.

Интернет-переписка главбуха с учредителем компании доказала факт несения расходов на ремонт

Практика показывает, что, отказывая в признании расходов, налоговики зачастую ссылаются на недостаточное документальное подтверждение. Однако суды в этом плане более лояльны и оценивают ситуацию в комплексе.

Удалось найти решение, в котором суд назвал в числе документов, подтверждающих факт несения затрат, интернет-переписку бывшего главного бухгалтера организации с учредителем (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.12 № А11-6321/2011).

В этом деле суд, исследуя такую переписку, пришел к интересному выводу о том, что «налоговым законодательством не установлен перечень документов, которыми должны подтверждаться расходы на ремонт». В результате общение бывшего сотрудника с учредителем помогло компании отстоять правомерность учета затрат при исчислении налога на прибыль.

Мнение редакции: в рассматриваемой ситуации доказательство в виде интернет-переписки главного бухгалтера с учредителем компании не значительно повышает шансы компании отстоять право учесть расходы. Описываемое судебное решение, вынесенное в пользу налогоплательщика, скорее всего, носит единичный характер. Нет гарантий, что другой суд решит, что недостаточность документального подтверждения компенсирует разговор сотрудника с учредителем по «электронке».

Переписка правоохранительных органов и налоговой подтвердит утрату «первички» и незаконность доначислений при отсутствии документов

 Контролеры представили в суд переписку ИП с одним из контрагентов, чтобы доказать неправомерность применения ЕНВД

Если налоговая проверка компании производится совместно с правоохранительными органами, не исключено, что изъятые бумаги могут передаваться от ведомства к ведомству. В результате нередко бумаги налогоплательщика теряются. Последствия — компанию могут привлечь к ответственности, не подтвердив налоговое правонарушение соответствующими документами, что нарушает положения пункта 8 статьи 101 НК РФ.

Анализ арбитражной практики показал: в этом случае суды однозначно приходят к выводу, что при отсутствии ссылок на документы и сведения, подтверждающие правонарушение, величина доначислений может быть искажена, что нарушает закон.

Вопрос в том, как компании подтвердить факт утраты бумаг именно по вине проверяющих. В одном из дел это удалось сделать с помощью переписки налоговиков с правоохранительными органами и проверяемой компанией. Из нее следовало, что инспекторы проанализировали первичные документы, на основании этих бумаг произвели доначисления и передали их полицейским. После чего документы неожиданно пропали. В результате суд пришел к выводу, что налоговики определили налоговые обязательства компании не на основании первичных документов, и отменил доначисления (постановление ФАС Поволжского округа от 17.12.13 № А12-9017/2012).

ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 21.05.13 № А78-4063/2012 также пришел к выводу, что при отсутствии утерянных документов налоговики не вправе были определять налоговые обязательства компании расчетным способом. Даже несмотря на то, что факт ознакомления с «первичкой» подтверждала служебная переписка инспекции с УВД по г. Чите.

Мнение редакции: если у компании были изъяты документы, то важно знать, какие именно документы и в каком ведомстве (инспекции или полиции) они находятся. Конечно, маловероятно, что проверяющие будут информировать организацию о передаче друг другу тех или иных бумаг. Но практика показывает, что часто по запросу налогоплательщика они все-таки сообщают о местонахождении документов.

Изучив переписку с контрагентом, налоговики могут доказать, что компания осуществляла оптовые поставки, а не торговала в розницу

Деловая переписка с контрагентом может обернуться для компании негативными налоговыми последствиями. Пример — дело, которое рассмотрел ФАС Дальневосточного округа (постановление от 15.02.12 № Ф03-60/2012). В нем налоговикам удалось доказать, что предприниматель фактически осуществлял оптовые поставки, а не торговал в розницу. Следовательно, неправомерно уплачивал ЕНВД. В результате инспекторы доначислили НДС, НДФЛ, ЕСН, а также пени и штрафы.

В качестве доказательства своей правоты контролеры привели переписку ИП с одним из его контрагентов. Изучив ее, суд пришел к выводу, что спорные отношения содержат существенные условия договора поставки, а не розничной купли-продажи.

Мнение редакции: общаясь с контрагентом по почте как до заключения договора, так и во время его исполнения, важно учитывать, что такая переписка может попасть в руки контролеров. Поэтому безопаснее вести диалог обдуманно.

Отправляя письма компании по «электронке» или через СМС-сообщения, инспекторы доказывают, что это исчерпывающие меры для приглашения в инспекцию

Общение с инспекцией также нужно вести с осторожностью. Все чаще контролеры фиксируют такую переписку в своих целях. Например, доказывают, что предприняли все исчерпывающие меры для того, чтобы сообщить налогоплательщику о времени и месте рассмотрения материалов проверки.

Так, в одном из дел инспекторы представили в суд подробное описание своего общения с проверяемой компанией. В частности, контролеры несколько раз отправляли по почте заказным письмом уведомление о рассмотрении материалов проверки и соответствующие телеграммы по юридическому адресу общества, по месту жительства его руководителя и других лиц, в отношении которых у инспекции были сведения о наличии у них доверенности на получение корреспонденции. Однако отправленная корреспонденция возвращалась на почту.

 Факт утраты документов можно доказать перепиской налоговиков с правоохранительными органами

При этом суд обратил внимание на два факта. Во-первых, «Общество в период рассмотрения материалов проверки и само вело активную переписку с налоговым органом по иным вопросам, не касающимся выездной налоговой проверки». Во-вторых, налоговики отправляли несколько СМС-сообщений, по некоторым из них приходили отчеты о доставке, по другим — сообщения о сбое такой доставки. Кроме того, суд отметил (постановление ФАС Центрального округа от 11.07.13 № А36-4941/2012):

«По этим же телефонам налоговый орган при посредничестве общества “Ростелеком” пытался дозвониться Обществу 02.05.2012, 03.05.2012 и 05.05.2012, однако, как сообщило общество “Ростелеком”, телефоны абонента были отключены или на звонки никто не отвечал.
02.05.2012 Инспекцией с электронного адреса i482100@r48.nalog.ru отправлено сообщение о рассмотрении материалов проверки на e-mail tdemh@yandex.ru, указанный в бланках Общества».

В результате суд пришел к выводу о том, что налоговики приняли исчерпывающие меры для извещения проверяемой компании о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки. Следовательно, компания намеренно уклонялась от получения уведомления.

Это интересно

Компания может оспорить доначисления, если о рассмотрении материалов проверки ее не уведомили

Инспекторы обязаны известить компанию о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки (абз. 1 п. 2 ст. 101 НК РФ). Факт извещения налогоплательщика о проведении рассмотрения необходимо подтвердить (абз. 3 п. 2 ст. 101 НК РФ).

Если инспекторы не известили компанию о времени и месте рассмотрения материалов проверки или известили ее ненадлежащим образом, у налогоплательщика есть высокие шансы оспорить решение, вынесенное по результатам проверки. Это подтверждает судебная практика (например, постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.08 № 12566/07).

В частности, суды отменяют доначисления, если:

— извещение вручено сотруднику, не имеющему полномочий на представление интересов компании (постановление ФАС Московского округа от 07.06.12 № А41-5559/11);
— в уведомлении отсутствует подпись инспектора (постановление ФАС Московского округа от 03.09.10 № КА-А40/9047-10);
— рассмотрение назначено ранее шестидневного срока с момента отправки письма (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.02.11 № А29-2860/2010)

Мнение редакции: если на почту компании приходят сообщения из инспекции, в том числе приглашения на рассмотрение материалов проверки, то впоследствии заявлять в суде, что налоговики ее не уведомили, рискованно. Практика показывает, что суды принимают во внимание даже уведомления, направленные в адрес компании посредством СМС-сообщений.

Как правильно вести деловую переписку, чтобы суд принял ее в качестве надлежащего доказательства

Чтобы было больше шансов убедить суд принять в качестве надлежащего доказательства деловую переписку, целесообразно придерживаться следующих правил.

Во-первых, важно позаботиться о реквизитах письма или сообщения. Это поможет доказать дату и время общения. Иначе суд может заявить, что переписка носит формальный характер и не содрежит конкретных обстоятельств, важных при рассмотрении спора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А70-2439/2013).

Во-вторых, в случае заключения дорогостоящей сделки безопаснее сохранять переписку с партнерами о согласовании ее условий. Так, в одном из дел суд принял в качестве доказательства реальности сделки предварительную и последующую переписку между обществом и его контрагентами. Из нее следовало, что договоры поставки являются технически сложными и дорогостоящими (цена сделок составляла 175 млн. руб. и около 570 млн. руб.), что делает возможным его приобретение только на основании предварительного заказа (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.08.13 № А45-29254/2012).

В-третьих, компания в рамках внутреннего документооборота может вести дневник деловой переписки. В нем указывать дату общения, наименование адресата, излагать краткое содержание делового письма (например, проект договора или письмо-уведомление) и решение по нему.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Покупали ли вы б.у. активы?

  • Да 41.4%
  • Нет 58.6%
результаты

Рассылка



© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль