Проверка на риски: подписываем документы без проблем с налоговой и фондами

209
Бухотчетность может подписать доверенное лицо Приказ об и. о. директора не дает права подписывать декларации Учитывать расходы по документам без расшифровки подписи опасно

Подпись является обязательным реквизитом документа, который придает ему юридическую силу (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) и ст. 313 НК РФ). Подписывать те или иные документы вправе лица, наделенные соответствующими полномочиями (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Но в некоторых ситуациях не все так однозначно.

Рассмотрим, к каким негативным налоговым последствиям могут привести нарушения при заполнении этого реквизита в различных документах.

Ситуация первая

Компания включила в расходы для целей налогообложения прибыли стоимость консалтинговых услуг на основании соответствующего договора и акта об оказании услуг.

Когда возникает риск

Если в акте отсутствует расшифровка подписей генерального директора и главного бухгалтера компании-исполнителя.

Напомним, что документ является первичным для целей налогообложения прибыли только в том случае, если он содержит все обязательные по закону реквизиты (ст. 9 Закона о бухучете). Одним из таких реквизитов является расшифровка подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление. Следовательно, компания не вправе подтверждать расход документом (п. 1 ст. 252 НК РФ), в котором отсутствует расшифровка подписи ответственных лиц.

Напомним, что до вступления в силу Закона о бухучете указанный реквизит не был обязательным элементом первичного документа. Поэтому при возникновении подобных споров суды занимали противоположные позиции. Так, некоторые арбитры соглашались с налоговиками, что документом без расшифровки подписи подтвердить расход компания не вправе (постановления ФАС Уральского от 13.08.12 № Ф09-7003/12, Поволжского от 31.01.12 № А55-3382/2011, Восточно-Сибирского от 03.10.11 № А78-6877/2010 и Центрального от 09.08.11 № А23-4653/10А-21-219 округов).

Однако большинство судов поддерживало налогоплательщиков, указывая, что отсутствие подписи ответственного лица является несущественным недостатком оформления «первички» и учесть расходы на основании такого документа можно (постановления ФАС Центрального от 19.06.13 № А54-3390/2012, Московского от 24.06.11 № КА-А40/5868-11, Северо-Западного от 26.09.11 № А13-7842/2010 и Западно-Сибирского от 06.05.11 № А45-12997/2010 округов).

Таким образом, если документ без расшифровки подписи был оформлен до 1 января 2013 года, у компании есть шанс в суде отстоять право учесть спорный расход.

Ситуация вторая

Компания заявила вычет НДС на основании счета-фактуры, полученного от контрагента.

Когда возникает риск

Если в счете-фактуре отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера. О том, можно ли заявить вычет по счету-фактуре, в котором вовсе отсутствует подпись главбуха, читайте комментарий эксперта ниже.

Комментарий РНК

Ирина Клементьева, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Нередко в штате организации-продавца отсутствует главный бухгалтер. В этом случае суды соглашаются, что в счете-фактуре может отсутствовать подпись такого сотрудника (постановления ФАС Северо-Кавказского от 15.04.11 № А20-939/2010, Восточно-Сибирского от 12.04.11 № А19-11133/08 и Уральского от 05.05.08 № Ф09-3199/08-С2 округов).

При этом ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 23.04.10 № А53-3903/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 09.09.10 № ВАС-11441/10) согласился, что налогоплательщик в рассматриваемой ситуации правомерно дополнил счет-фактуру сведениями о том, что соответствующая должность в компании не предусмотрена

 Некоторые суды не против вычета НДС по счету-фактуре с факсимиле

УФНС России по г. Москве в письме от 14.06.07 № 19-11/055846 отметило, что в состав реквизита «Подпись» счета-фактуры включается как личная подпись сотрудника, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Следовательно, НДС, указанный в счете-фактуре, в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, компания не вправе заявить к вычету. Аналогичные выводы содержит письмо Минфина России от 05.04.04 № 04-03-1/54.

Некоторые суды соглашаются с такой позицией налогового и финансового ведомств. Поскольку при отсутствии расшифровки невозможно точно установить лиц, ответственных за подписание счетов-фактур. Получается, что такой счет-фактура содержит неполную информацию и не является документом, дающим покупателю право на вычет НДС (постановления ФАС Уральского округа от 14.11.12 № Ф09-10584/12 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 04.04.13 № ВАС-3073/13) и от 19.08.11 № Ф09-5181/11).

Но есть и другая точка зрения. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 25.10.12 № А26-9024/2011 пришел к выводу, что отсутствие расшифровки подписей в счете-фактуре не является существенным недочетом в оформлении этого документа. В связи с чем заявленный компанией спорный вычет является правомерным. Аналогичные выводы содержат постановления ФАС Центрального от 28.12.11 № А64-1317/2010 и Северо-Кавказского от 12.05.11 № А53-10830/2010 округов.

Отметим, что Минфин России также указывал, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ и письмо от 02.07.13 № 03-07-09/25296).

Ситуация третья

Налоговую декларацию подписал сотрудник, который на время командировки генерального директора компании исполняет его обязанности на основании внутреннего приказа.

Когда возникает риск

Если на сотрудника не оформлена доверенность на представительство в отношениях с налоговыми органами.

Без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки только единоличный исполнительный орган общества — генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Уполномоченный представитель компании может действовать на основании доверенности, выданной в установленном гражданским законодательством порядке (п. 3 ст. 29 НК РФ).

 «Первичку» безопаснее подписать квалифицированной ЭЦП

Минфин России в письме от 25.09.12 № 03-02-07/1-227 подтвердил, что без доверенности (только на основании приказа) сотрудник не вправе действовать от имени общества. В том числе и подписывать налоговые декларации.

В рассматриваемой ситуации велика вероятность, что инспекторы посчитают, что декларация подписана неуполномоченным лицом, и привлекут компанию к ответственности (ст. 119 НК РФ).

Ситуация четвертая

Компания выплачивает работнице пособие по беременности и родам.

Когда возникает риск

Если трудовой договор с работницей директор подписал во время своего отпуска.

Фактически во время отпуска работник освобожден от исполнения трудовых обязанностей (п. 1 ст. 91, ст. 106 и 114 ТК РФ). Следовательно, находясь в отпуске, руководитель не может подписать трудовой договор с работником. Такие выводы контролеров из фондов послужили одним из аргументов при отказе компании в возмещении выплат пособия по беременности и родам в деле, которое рассмотрел ФАС Северо-Западного округа. Чиновники посчитали, что компания искусственно создала ситуацию по заключению спорного трудового договора с целью получения указанного возмещения.

Однако суд пришел к выводу, что генеральный директор не передавал свои полномочия и фактически исполнял обязанности руководителя организации во время отпуска (постановление от 11.03.14 № А21-5135/2013). Значит, спорный трудовой договор действительно был заключен и работница имеет право на спорное пособие, а компания-работодатель, в свою очередь, на зачет его суммы.

Отметим, что во время отпуска руководитель вправе подписывать и хозяйственные договоры. Судебная практика свидетельствует о том, что сделку нельзя признать недействительной только по той причине, что директор подписал договор во время отпуска (постановления Президиума ВАС РФ от 09.02.99 № 6164/98, Московского от 24.05.10 № КА-А41/5089-10, Поволжского от 14.01.10 № А12-6003/2009 и Северо-Кавказского от 12.01.10 № А32-408/2009 округов, Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.11 № 05АП-1431/2011). Это важно учитывать при возникновении налоговых споров в связи с претензиями о неосновательном обогащении из-за признания сделок недействительными.

Ситуация пятая

Компания подписала налоговую декларацию при помощи факсимиле.

Когда возникает риск

В любом случае.

 Во время отпуска гендиректор также вправе подписывать документы

Налогоплательщик или его представитель самостоятельно подписывает налоговую декларацию (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не уточняет, что подпись можно проставить при помощи факсимиле. Контролеры на местах указывают, что такие действия компании неправомерны. И суды, как правило, с проверяющими соглашаются (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 № А56-66090/2010 и Волго-Вятского от 11.04.08 № А11-2499/2007-К2-24/126 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 02.06.08 № 6600/08) округов).

Отметим, что проставлять факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах также рискованно. Финансовое и налоговое ведомства, а также ряд судей выступают против таких подписей (письма Минфина России от 01.06.10 № 03-07-09/33 и УФНС России по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, ФАС Северо-Западного от 22.02.13 № А52-1727/2012 и от 13.09.13 № А42-3909/2012, Восточно-Сибирского от 29.04.13 № А19-11729/2012 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 26.08.13 № ВАС-10799/13) и Центрального от 28.03.13 № А68-2818/12 округов).

Но некоторые суды все же подтверждают право на вычет НДС на основании счета-фактуры, подписанного факсимильной подписью (постановления ФАС Московского от 07.03.12 № А40-128912/10-127-739 и Северо-Западного от 21.04.11 № А13-8617/2008 округов).

Случай из практики, когда компании удалось доказать правомерность подписать документы факсимиле, читайте в следующей статье этого номера.

Ситуация шестая

Организация представила в налоговый орган бухгалтерскую отчетность, подписанную по доверенности.

Риска не возникает

Подписать отчетность могут лица, уполномоченные законом, учредительными документами компании или решениями органов управления компании (письмо ФНС России от 26.06.13 № ЕД-4-3/11569@). При этом если устав компании не содержит ограничений, то руководитель может передать свои полномочия на основании доверенности, в том числе и на подписание бухгалтерской (финансовой) отчетности. Эту позицию налоговое ведомство согласовало с Минфином России и рекомендовало для использования в работе контролерам на местах.

Ранее финансисты уже высказывали аналогичное мнение — закон не содержит ограничений для передачи руководителем прав на подписание бухгалтерской (финансовой) отчетности этой компании иному лицу на основании доверенности (письмо от 30.04.13 № 07-01-10/15212).

Ситуация седьмая

Компания включила в налоговые расходы стоимость услуг на основании соответствующих электронных первичных документов.

Когда возникает риск

Если «первичка» подписана простой или неквалифицированной электронной подписью.

Минфин России считает, что электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, являются идентичными бумагам, подписанным ответственным лицом собственноручно, только в том случае, если это установлено федеральным законодательством. В настоящее время Налоговый кодекс таких указаний не содержит. Следовательно, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли «первичку» необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью (письма от 12.04.13 № 03-03-07/12250, от 23.01.13 № 03-03-06/1/24, от 25.12.12 № 03-03-06/2/139, от 20.12.12 № 03-03-06/1/710 и от 31.07.12 № 03-03-06/2/85).

Однако налоговое ведомство приравнивает электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, к бумажным документам с собственноручной подписью ответственного лица. Но только в том случае, если между компаниями заключено соглашение об электронном документообороте, которое содержит соответствующее условие (письма от 17.01.14 № ПА-4-6/489, от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@). Подробнее об этом читайте ниже.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

В статье «Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь» мы привели образец такого соглашения и рассказали об основных нюансах электронного документооборота, которые важно знать компаниям

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль