Минфин выпустил ряд писем о том, как подтверждать представительские, командировочные и арендные расходы

124
По расходам на аренду достаточно договора и акта передачи Представительские расходы подтвердит отчет о мероприятии Безопаснее иметь документ об оплате электронного билета

Налоговый кодекс не содержит конкретного перечня документов, с помощью которых организация может подтвердить те или иные расходы. В нем лишь говорится, что на все расходы, учтенные при расчете налога на прибыль, у компании должны быть бумаги, оформленные в соответствии с законодательством РФ, а если расходы осуществлены на территории иностранного государства — документы, составленные в соответствии с обычаями делового оборота этой страны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Минфин России уже не раз высказывался о составе подтверждающих документов по разным видам расходов. Но похоже, вопросы по-прежнему остаются. Только за последние четыре месяца ведомство выпустило целый ряд писем, посвященных документальному подтверждению представительских, командировочных, арендных и иных расходов. И по некоторым видам расходов перечень обязательных документов сократился.

По мнению Минфина, для подтверждения расходов на аренду акты об оказании услуг необходимы, только если их составление предусмотрено договором

В марте 2014 года Минфин России в очередной раз перечислил документы, необходимые организации для подтверждения расходов на аренду нежилого помещения. У арендатора должны быть договор аренды помещения и акт передачи имущества арендатору (письмо от 24.03.14 № 03-03-06/1/12764). Однако если договором аренды предусмотрено оформление актов об оказании услуг по аренде, необходимы еще и эти документы.

Получается, чтобы не составлять ежемесячные акты, в договоре аренды целесообразно прописать, что стороны их не оформляют. Как вариант можно указать, что акты об оказании арендных услуг составляются один раз в год — по итогам каждого календарного года.

Впрочем, раньше Минфин России неоднократно разъяснял, что для документального подтверждения расходов в виде арендной платы ежемесячное подписание актов об оказании услуг не требуется (письма от 16.11.11 № 03-03-06/1/763, от 13.10.11 № 03-03-06/4/118, от 06.10.08 № 03-03-06/1/559 и от 09.11.06 № 03-03-04/1/742).

Вместе с тем в более раннем письме чиновники пришли к выводу, что ежемесячные акты все-таки нужны (письмо Минфина России от 07.06.06 № 03-03-04/1/505). Однако указанное письмо является единичным, и впоследствии ведомство больше не высказывало приведенную в нем точку зрения. Таким образом, ежемесячные акты об оказании арендных услуг не являются обязательными документами для подтверждения расходов на аренду помещения или иного имущества. Но лишь при условии, что их составление не предусмотрено договором аренды.

Для подтверждения представительских расходов Минфин считает достаточным составление одного внутреннего документа — отчета

  Безопаснее прописать в договоре аренды, что ежемесячные акты об оказании услуг не составляются

На протяжении нескольких лет Минфин России разъяснял, что для подтверждения расходов на представительские мероприятия у организации должен быть целый пакет документов. В него чиновники включали (письма от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 № 03-03-06/1/807):

— приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
— смету представительских расходов;
— отчет или акт о состоявшемся представительском мероприятии с указанием его целей и достигнутых результатов, а также общей суммы фактических расходов на его проведение;
— первичные документы, подтверждающие приобретение товаров, работ и услуг, необходимых для представительских целей (товарные накладные, акты о выполнении работ или оказании услуг, товарные и кассовые чеки, договоры, заявки, наряд-заказы, счета и т. п.).

В апреле 2014 года Минфин России указал, что представительские расходы можно подтвердить одним отчетом о проведении мероприятия. Главное, чтобы этот документ был утвержден руководителем организации (письмо от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288). Никаких других требований к оформлению такого отчета ведомство не приводит. Значит, каждая организация вправе разработать и применять удобную именно для нее форму этого документа (подробнее см. ниже).

Обратите внимание

Что отразить в отчете о мероприятии

Минфин России не уточняет, что конкретно необходимо указать в отчете о представительских расходах, если для их подтверждения организация решила ограничиться составлением лишь этого документа. Отметим, что отчет следовало оформлять и раньше, до появления письма Минфина России от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288. Тогда ведомство разъясняло, что в нем следовало отразить (письма от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 № 03-03-06/1/807):

— цель представительского мероприятия;
— результаты его проведения;
— общую сумму расходов;
— иные существенные сведения о состоявшемся представительском мероприятии.

В дополнение к перечисленным сведениям столичные налоговики требовали, чтобы в отчете о представительском мероприятии были также указаны (письма УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115, от 22.12.06 № 21-11/113019@ и от 06.10.06 № 20-12/89121.2):

— дата и место его проведения;
— программа мероприятия;
— состав участников с обеих сторон (списки приглашенной делегации и лиц, участвующих в мероприятии от принимающей стороны).

Чтобы у налоговиков не возникло претензий к оформлению отчета о представительском мероприятии и учету расходов на его проведение, безопаснее отражать в нем все перечисленные сведения

 «Первичка» о приобретении товаров и услуг в представительских целях попрежнему необходима

Впрочем, отчет о представительском мероприятии заменяет лишь приказ, смету и акт. Первичные документы о приобретении товаров, работ и услуг, использованных для представительских целей, по-прежнему необходимы (письмо Минфина России от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288):

«<…> Все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами».

Отметим также, что письмо Минфина России от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288 выпущено в рамках работы по совершенствованию налогового администрирования. Одна из ее задач заключается в сокращении количества документов, необходимых для подтверждения представительских расходов (п. 10 разд. IV Плана мероприятий, утв. распоряжением Правительства РФ от 10.02.14 № 162-р).

Чтобы подтвердить расходы на проезд по электронному авиабилету, нужны два документа, а по железнодорожному е-билету достаточно одного

Минфин России уже не раз разъяснял, как подтвердить расходы на приобретение электронного железнодорожного или авиабилета для работника, направленного в служебную командировку (подробнее см. ниже). Тем не менее с начала 2014 года ведомство выпустило как минимум еще шесть писем по этому же вопросу.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

Практика показывает, что при отражении в налоговом учете командировочных расходов вопросы и споры с налоговиками возникают не только по поводу их документального подтверждения. Нередко работники совмещают командировку с очередным отпуском либо вынуждены добираться до места назначения с пересадками из-за отсутствия прямого транспортного сообщения или в связи с неблагоприятными погодными условиями. Бывает, что билеты уже куплены, а командировку отменили или перенесли на более поздний срок. Может ли организация в указанных ситуациях признать расходы на проезд сотрудников? Ответ на этот вопрос вы найдете в статье «Что говорит Минфин России об учете расходов на проезд сотрудников в командировку»

Чиновники по-прежнему считают, что для подтверждения расходов на авиаперелет по электронному билету организации необходимы два документа (письма Минфина России от 26.03.14 № 02-07-10/13424 , от 04.02.14 № 03-03-06/1/4391 и от 14.01.14 № 03-03-10/438н1):

— маршрут/квитанция электронного авиабилета, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанная на бумажном носителе. В этом документе должны быть указаны сведения о пассажире (его ФИО и реквизиты документа, удостоверяющего личность), стоимость проезда, пункты отправления и назначения и другая информация, приведенная в приложении к приказу Минтранса России от 08.11.06 № 134;
— посадочный талон, подтверждающий факт перелета лица, указанного в электронном авиабилете, по заявленному в нем маршруту.

Если командированный работник пользовался железнодорожным транспортом, расходы на приобретение электронного билета достаточно подтвердить одним документом — контрольным купоном к этому билету (письма Минфина России от 14.04.14 № 03-03-07/16777, от 02.04.14 № 03-03-РЗ/14597, от 14.01.14 № 03-03-10/438 и от 12.04.13 № 03-03-07/12256).

Контрольный купон представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Он формируется в электронном виде и направляется пассажиру по интернету. Реквизиты, которые должен содержать этот документ, приведены в приложении к приказу Минтранса России от 21.08.12 № 322.

Организации безопаснее получить от работника документ об оплате приобретенного электронного билета

Чаще всего Минфин России указывает, что для целей налогового учета при наличии у компании контрольного купона железнодорожного электронного билета либо маршрута/квитанции электронного авиабилета и посадочного талона к нему дополнительных документов, подтверждающих оплату этого билета, не требуется. Именно такие разъяснения приведены в двух письмах финансового ведомства, выпущенных в январе 2014 года (письма Минфина России от 29.01.14 № 03-03-07/3271 и от 14.01.14 № 03-03-10/438).

Аналогичную точку зрения Минфин России высказывал и раньше (письма от 05.11.13 № 03-03-06/4/47090 и от 29.08.13 № 03-03-07/35554):

«<…> В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется».

Дело в том, что маршрут/квитанция электронного авиабилета и контрольный купон железнодорожного электронного билета являются документами строгой отчетности. Их применяют организации и предприниматели для осуществления наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.12 № 322 и п. 2 приказа этого же ведомства от 08.11.06 № 134).

  По некоторым видам расходов Минфин сократил перечень обязательных подтверждающих документов

Однако в марте 2014 года чиновники пришли к выводу, что документы, подтверждающие оплату работником электронного билета, все-таки необходимы (письмо Минфина России от 26.03.14 № 02-07-10/13424).

Отметим, что аналогичные разъяснения ведомство приводило и несколько лет назад — в 2011 и 2012 годах (письма Минфина России от 11.10.12 № 03-03-07/46 , от 01.12.11 № 03-03-07/58 и от 19.10.11 № 03-03-07/44). Правда, в указанных письмах речь шла не о командировочных расходах, а о компенсации сотруднику расходов на проезд к месту проведения отпуска или об оплате стоимости проезда к месту работы вахтовым методом. Но это обстоятельство не имеет принципиального значения.

Получается, организации безопаснее получить от работника документ об оплате приобретенного электронного билета, например чек ККТ или электронного терминала, слип либо банковскую выписку (в случае проведения платежа с помощью банковской карты).

Впрочем, письмо Минфина России от 26.03.14 № 02-07-10/13424, содержащее требование о подтверждении факта оплаты электронного билета, не включено в перечень разъяснений, обязательных для применения налоговыми органами. В отличие от него письмо от 14.01.14 № 03-03-10/438, в котором Минфин России считает необязательным приложение к авансовому отчету документа об оплате электронного билета, включено в указанный перечень и размещено на сайте ФНС России в одноименном разделе.

Инспекторы обязаны руководствоваться разъяснениями, размещенными в этом разделе сайта налогового ведомства (письмо ФНС России от 23.09.11 № ЕД-4-3/15678@). Следовательно, в случае возникновения разногласий с проверяющими организация вправе настаивать на применении именно того письма Минфина России, в котором говорится, что для подтверждения расходов на приобретение электронного железнодорожного или авиабилета дополнительных документов о его оплате не требуется.

1 ФНС России направила это письмо в нижестоящие инспекции для использования в работе (письмом от 05.02.14 № ГД-4-3/1897). Кроме того, включила его в перечень разъяснений, обязательных для налоговых органов, и разместила на своем сайте в одноименном разделе.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Покупали ли вы б.у. активы?

  • Да 58.33%
  • Нет 41.67%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль