Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется

102
Отправить электронный счет-фактуру можно из программы бухгалтера Зачастую достаточно лишь нажать пару кнопок Документы при электронном обмене формируются автоматически

У бухгалтера может сложиться впечатление, что процесс электронного обмена очень сложен. Дело в том, что в Порядке выставления и получения электронных счетов-фактур, утвержденном приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н (далее — Порядок), такая процедура прописана в 23 пунктах (а подпунктов еще больше).

Но как выяснилось, электронный обмен бумагами доступен каждому бухгалтеру, конечно, при условии наличия соответствующего программного обеспечения. В статье предусмотрены следующие обозначения:

— учетная программа — автоматическая бухгалтерская программа;
— программа ЭО — специальное программное обеспечение, которое позволяет обмениваться электронными документами;
— оператор ЭДО — компания-участник электронного обмена, которая разрабатывает и устанавливает в компании программы ЭО.

Есть два способа отправить электронный счет-фактуру, и оба не требуют специальной подготовки бухгалтера

Выбор способа зависит от того, какие программные продукты есть в распоряжении бухгалтера.

У бухгалтера установлена учетная программа и программа ЭО

В этом случае документ сначала формируется в учетной программе, а затем загружается в программу ЭО (см. скриншот 1 ниже).

Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется

В частности, сначала бухгалтер формирует счет-фактуру в учетной программе, далее выгружает ее из этой программы и сохраняет на компьютере. После этого запускает программу ЭО и загружает в нее сохраненный документ. После чего остается нажать кнопку «подписать и отправить».

У бухгалтера установлена программа ЭО, но нет учетной программы

Эта ситуация распространена в мелких компаниях или у ИП. Но задача бухгалтера в этом случае не усложняется. У него есть возможность сформировать счет-фактуру сразу в программе ЭО и затем уже отправить.

У бухгалтера установлена только учетная программа, но нет программы ЭО

Многие учетные программы в настоящее время позволяют отправлять и принимать счета-фактуры без установки дополнительных программ. Плюс в том, что бухгалтеру не придется осваивать какие-то новые программы, можно продолжать работать в привычном интерфейсе (см. скриншот 2 ниже).

Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется

Кроме того, отправка электронного счета-фактуры сразу из учетной программы экономит время работника, поскольку сформированный документ не нужно будет выгружать и загружать из одной программы в другую. Такой счет-фактура сразу будет направлен покупателю, который также в один клик сможет его принять к учету.

Выставить или получить электронный счет-фактуру можно одним нажатием кнопки, остальное сделает сама программа ЭО

  Процедуру отправки электронного счета-фактуры может освоить любой бухгалтер

Все 23 операции, приведенные в Порядке, по сути, выполняются одним нажатием кнопки (например, «Подписать и отправить») либо вообще не требуют вмешательства бухгалтера (например, проверка электронной подписи или сохранение документа).

В целом все сводится к тому, что продавец формирует электронный счет-фактуру и направляет его покупателю через оператора ЭДО. Получив от продавца счет-фактуру, оператор ЭДО перенаправляет документ покупателю.

Кстати

ЭЦП можно получить в удостоверяющем центре или оформить у оператора ЭДО

Осуществлять электронный обмен документами можно через операторов ЭДО, которые ФНС России включила в специальный реестр доверенных операторов электронного документооборота.

Кроме того, функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей возложены на удостоверяющие центры (юридические лица и индивидуальные предприниматели), получившие аккредитацию (подп. 7, 8 ст. 2 от 06.04.11 Закона № 63-ФЗ). Список удостоверяющих центров размещен на сайте, а проверить их аккредитацию можно на сайте Минкомсвязи России

Дату выставления и получения счета-фактуры фиксирует оператор ЭДО, что упрощает работу бухгалтера

Оператор ЭДО, получив электронный счет-фактуру, фиксирует дату и время его получения в специальном документе — подтверждении. Этот документ оператор ЭДО направляет продавцу. Это важно, поскольку дата поступления счета-фактуры оператору считается датой выставления электронного счета-фактуры (п. 1.10 Порядка).

Когда оператор передает счет-фактуру покупателю, он фиксирует дату и время отправки в подтверждении, которое также направляет покупателю. Опять же, дата передачи счета-фактуры покупателю, указанная в подтверждении, считается датой получения электронного счета-фактуры.

Таким образом, все описанные действия совершает оператор ЭДО. А бухгалтер лишь ожидает поступления от него подтверждающих сведений (см. врезку «Совет от РНК»).

Совет от РНК

На ЭДО лучше переводить весь документооборот компании

Перевод в электронный формат только части документов (например, только счетов-фактур) невыгоден компании. Поскольку значительный обмен документами будет по-прежнему происходить по старинке (накладные, акты).

Поэтому целесообразно переводить в электронный формат сразу весь документооборот. В таком случае компания может значительно сэкономить на пересылке документов почтой или доставке курьером. Более того, налоговое ведомство подготовило и утвердило рекомендуемые электронные форматы первичных документов, в частности акта приемки-сдачи работ (оказания услуг) и накладной по форме № ТОРГ-12 (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@3).

Компания может воспользоваться такими формами ведомства или разработать свои

Бухгалтеру остается только сохранить документ и уведомить оператора о его получении

Компания-продавец делает это следующим образом. При получении подтверждения от оператора ЭДО об отправке счета-фактуры она формирует в ответ извещение о его получении, подписывает это извещение ЭЦП и передает оператору.

  Отправить счет-фактуру можно сразу из учетной программы бухгалтера — это будет быстрее и понятнее

У компании-покупателя процесс немного другой. Она получает электронный счет-фактуру и подтверждение оператора с датой его отправки. В ответ покупатель формирует два извещения (о получении счета-фактуры и о получении подтверждения). Далее подписывает их ЭЦП и передает оператору. Таким образом, извещение о получении подтверждения предназначено для оператора ЭДО, а извещение о получении счета-фактуры передается через оператора продавцу.

Такие служебные документы, как извещение и подтверждение, формируются, направляются оператору и сохраняются в системе пользователя автоматически. Информацию о каждой стадии электронной передачи бухгалтер может увидеть в статусе направленного счета-фактуры.

Продавец и покупатель общаются не напрямую, а через оператора ЭДО

Оператор ЭДО каждый раз, получив документ от участника электронного обмена, сообщает ему о получении документа и дальнейших действиях. А участник сообщает оператору ЭДО о том, что его подтверждение или извещение он также получил.

Несмотря на наличие таких кажущихся сложных посреднических отношений, весь обмен служебными сообщениями (подтверждениями) происходит автоматически. В реальности бухгалтеру нужно только направить счет-фактуру контрагенту и ожидать завершения электронной передачи.

Возможность обмена электронными счетами-фактурами прописать в учетной политике несложно, но очень важно

Чтобы обмен электронными счетами-фактурами стал юридически значимым для компании, важно предусмотреть такую возможность в учетной политике (см. врезку «Кстати»). Это позволит избежать возможных претензий налоговиков.

Еще одним обязательным условием для обмена электронными счетами-фактурами является заключение соглашения между контрагентами об электронном обмене (п. 1.4 Порядка).

Чтобы избежать придирок контролеров, такое соглашение целесообразно заключить в письменном виде. При этом договоренность сторон об электронном обмене не запрещает им использовать бумажный порядок.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль