«Два экземпляра “первички” могут подписать разные уполномоченные на то лица»

130
«Два экземпляра “первички” могут подписать разные уполномоченные на то лица»
Т.А. Новикова, аттестованный аудитор и налоговый консультант, генеральный директор аудиторской фирмы, доцент МГУУ Правительства Москвы, канд. экон. наук

 

Автор ряда методических пособий по налогу на прибыль, НДС, упрощенной системе налогообложения, а также по методике налогового учета. Успешно сочетает преподавательскую деятельность с непрерывной практической деятельностью в области аудита

— Законодательство о бухучете позволяет самостоятельно разработать первичные документы. На всю ли «первичку» распространяется это правило?

— Действительно, Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установил, что для отражения хозяйственных операций в бухучете организация вправе самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы. К фактам хозяйственной жизни относятся практически все операции, которые фиксируются в учете: приобретение ОС, ТМЦ, работ, услуг, списание материалов в производство, начисление оплаты труда, оприходование и выдача денежных средств на расчетный счет и в кассу, реализация товаров, работ, услуг и т. д. И для отражения каждой операции необходимо составить документ. Такие документы могут быть как внешние, которые организация получает от контрагентов, так и внутренние, которые компания оформляет с учетом специфики деятельности.

Но Минфин России назвал документы, которые по-прежнему составляются в соответствии со строго регламентированным порядком. Так, в информационном сообщении № ПЗ-10/2012 финансовое ведомство разъясняет следующее:

«<…> После 31 декабря 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства РФ. В частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории РФ, утвержденным Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П».

Таким образом, порядок оформления документов, регулирующих кассовые операции и операции по банковским счетам, по-прежнему регулируется указанными выше документами.

Напомню, что при разработке форм иных документов все равно необходимо руководствоваться положениями статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. В ней сказано, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события; подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Безусловно, организация имеет право в «первичку» включать дополнительные реквизиты, которые необходимы для раскрытия факта ее хозяйственной жизни.

Несмотря на то что Закон № 402-ФЗ не устанавливает иных требований к реквизитам первичных учетных документов, есть ряд нормативных документов, в которых указывается на соблюдение перечня реквизитов для отдельных видов документов. Так, для подтверждения заключения договора перевозки груза грузоотправителю необходимо оформлять транспортную накладную по установленной унифицированной форме. Требования к реквизитам такой транспортной накладной содержатся в постановлении Правительства РФ от 15.04.11 № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».

Важно также упомянуть о приказе Минтранса России от 18.09.08 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». На наличие и правильность оформления данного документа часто обращают внимание налоговые органы при проверке обоснованности и документального подтверждения расходов на ГСМ.

— Скажите, отсутствие каких первичных документов на практике чаще всего вызывает претензии налоговиков?

— Для целей исчисления налога на прибыль первичный документ подтверждает расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Следовательно, из-за отсутствия документов или необходимых в них реквизитов компания рискует не подтвердить расход для целей налогообложения прибыли. Соответственно она неправильно рассчитает сумму налога и у нее может возникнуть налоговая недоимка.

Нередко отсутствие первичных документов ставит под сомнение и сам факт реальности сделки. Так, при отсутствии надлежаще оформленной транспортной накладной налоговики могут усомниться в реальности поставки товара. Суды в большинстве случаев поддерживают компании, которые в доказательство реальности операции и фактически понесенных расходов представляют иные документы. Но налогоплательщику безопаснее оформлять транспортные накладные при осуществлении и учете расходов на перевозку. Напомню, обязанность оформлять транспортные накладные возлагается на грузоотправителя.

Отмечу, что в последнее время достаточно большое количество споров связано с отсутствием обязательных реквизитов или их неверным заполнением в ранее установленных унифицированных формах первичных документов. К таким нарушениям относятся: отсутствие наименования должности и расшифровки подписи ответственного лица, неполное указание наименования расхода (хозяйственной операции), неправильное отражение реквизитов исполнителя.

Часто эти нарушения допускаются формально. Например, бухгалтер пропускает ту или иную строку при заполнении документа. Но указанное нарушение может привести к тому, что налоговики откажут в признании расходов по сделке.

— Какими внутренними документами компаниям на практике удается подтвердить или обосновать налоговые расходы (к примеру, пояснительная записка, коллективный договор)?

— Если информации, указанной в «первичке», недостаточно, обосновать расходы могут и иные локальные акты, в частности: коллективный договор; положение о премировании; положение о командировках; положение о разъездном характере работ; протоколы заседаний руководителя с указанием проведения необходимых работ (учета необходимых расходов); пояснительные записки, которые составляют работники организации о необходимости осуществления расходов; приказы и распоряжения руководителя; сметы на представительские расходы и др.

Напомню, что название документа роли не играет. Важна суть, отраженная в документе, — он должен обосновать необходимость проведения расходов для осуществления нормальной деятельности организации и получения прибыли.

— Возникают ли у компании риски, если два экземпляра документа подписаны разными лицами, у которых есть на то полномочия?

Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет подписывать первичные документы лицам, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицам, ответственным за оформление свершившегося события. При этом закон не указывает, нужно ли подписывать все экземпляры документов одному и тому же уполномоченному на то лицу.

На мой взгляд, если в компании несколько лиц ответственны за совершение хозяйственной операции, они имеют право подписывать первичные документы. При этом тот факт, что различные экземпляры подписаны разными лицами, не должен признаваться нарушением. Главное, чтобы такие полномочия им были предоставлены приказом или доверенностью и эти лица были ответственны за информацию, указанную в документах.

— Как вы относитесь к введению универсального передаточного документа? Выгодно ли такое нововведение компаниям?

— ФНС России в письме от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» предложила форму унифицированного документа, который в одном документе сочетает в себе накладную, акт выполненных работ (услуг), транспортную накладную и счет-фактуру.

Конечно, это удобно для организации, поскольку значительно уменьшает документооборот, сокращает риск возникновения ошибок при составлении двух документов по одной операции, а также уменьшает количество подписываемых документов. Использовать такой документ может любая организация, прописав порядок его применения в своей учетной политике.

— Какова перспектива электронного обмена «первичкой»?

— В настоящее время, когда активно развивается рынок интернет-технологий, для средних и крупных компаний электронный документооборот становится перспективным и необходимым. Объем документооборота крупных компаний достигает такого размера, что распечатывать все документы иногда физически не представляется возможным. А тем более хранить их на бумажных носителях.

Кроме того, оформление электронной «первички» ускоряет ее передачу контрагенту, подтверждает ее действительность (реальность) при заверении электронной цифровой подписью, облегчает процедуры споров и предоставления доказательной базы налоговым органам при осуществлении встречных проверок и подтверждения реальности расходов. Поэтому, я думаю, данное направление более чем перспективно. Однако переход к электронному документообороту должен осуществляться постепенно и каждая организация самостоятельно должна определить для себя необходимость его введения.

— А как правильно хранить документы, в том числе полученные в электронном виде?

— Электронные документы необходимо хранить на электронных носителях. При этом нужно обеспечить защиту от несанкционированного доступа к информации. Конечно, это задача программистов организации и внутренней службы безопасности и контроля. Документы, оформленные на бумаге, компания хранит в архивных папках. При этом также важно обеспечить сохранность таких документов и их защиту от несанкционированного доступа. Для этого целесообразно разработать политику документооборота, в частности, назначить лицо, ответственное за хранение, организацию выдачи и возврата документов (документы должны выдаваться с отметкой о выдаче и за подписью лица, получившего документ).

— Каковы налоговые риски, если компания уничтожит «первичку» по истечении срока хранения?

— Законодательство о бухучете обязывает компанию хранить документы в течение пяти лет. По окончании этого срока они могут быть уничтожены на основании описи и за подписью ответственных лиц. На мой взгляд, если организация уничтожила документы, срок хранения которых истек, у нее отсутствуют налоговые риски. Если же ей потребуются какие-то сведения для внутреннего учета, она всегда может попросить у контрагента копию «первички».

Беседовала Алина Смехова, корреспондент журнала «Российский налоговый курьер»

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие премии вы платите:

  • годовую 40.22%
  • к юбилеям и праздникам 35.75%
  • за результаты работы 59.78%
  • некурящим и неболеющим 4.47%
  • за переход из других компаний 2.23%
  • бонусы руководителям 17.88%
  • другое 20.11%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль