Компания не смогла удержать НДФЛ? Не страшно, нужно лишь сообщить об этом в инспекцию

277
В заголовочной части справки 2-НДФЛ ставится признак 2 В разделе 3 справки указывают лишь те доходы, с которых не удержан НДФЛ Доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, отражают в одной справке

Не всегда организация, выплачивающая доход работнику и тем более стороннему физическому лицу, может удержать у него всю сумму НДФЛ, исчисленного с этого дохода. Чаще всего сложности возникают при выдаче зарплаты в натуральной форме, вручении дорогостоящего подарка или приза (см. врезку ниже).

В подобных ситуациях компания не вправе уплачивать НДФЛ за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ). Она лишь обязана своевременно уведомить инспекцию и самого гражданина о том, что не смогла удержать НДФЛ, и сообщить им сумму неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). На этом ее обязанности как налогового агента считаются исполненными (письма Минфина России от 12.03.13 № 03-04-06/7337, от 05.04.10 № 03-04-06/10-62 и от 09.02.10 № 03-04-06/10-12, ФНС России от 22.11.13 № БС-4-11/20951). Все дальнейшее взаимодействие по уплате НДФЛ происходит напрямую между получателем дохода и налоговиками, то есть уже без участия налогового агента.

Итак, если в 2013 году при выплате дохода физическому лицу компания не смогла удержать НДФЛ, она обязана письменно уведомить об этом инспекцию и самого гражданина не позднее 31 января 2014 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Посмотрим, на какие нюансы необходимо при этом обратить внимание.

При подаче в инспекцию сведений на бумаге или флеш-карте организация дополнительно оформляет реестр в двух экземплярах

  Ни при каких обстоятельствах уплата НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается

Чтобы проинформировать инспекцию и получателя дохода о том, что НДФЛ не был полностью удержан, компания направляет каждому из них справку по форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@). Порядок ее представления установлен приказом этого же ведомства от 16.09.11 № ММВ-7-3/576@ (далее — Порядок).

Для физического лица справку 2-НДФЛ оформляют на бумаге. Обычно ее подписывает главный бухгалтер или иное уполномоченное на то лицо и заверяет оттиском печати организации.

В инспекцию сведения о не полностью удержанном НДФЛ компания может представить одним из трех способов (п. 1, 3 и 6 Порядка):

— в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя;
— на электронных носителях (флеш-картах, дискетах, дисках CD или DVD);
— на бумаге. Этим способом могут воспользоваться только те налоговые агенты, которые в течение 2013 года выплатили доходы не более чем 10 физическим лицам (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если организация подает в инспекцию справки 2-НДФЛ на бумажном или электронном носителе, ей дополнительно необходимо составить на бумаге реестр сведений о доходах физических лиц за 2013 год в двух экземплярах (п. 6 и 15 Порядка). Форма реестра приведена в приложении № 1 к Порядку. Реестры нужны как при личной сдаче сведений о доходах, так и при направлении их в инспекцию по почте.

  Сведения о доходах за 2013 год необходимо повторно подать и на тех физических лиц, в отношении которых организация уведомит налоговиков о неудержанном НДФЛ

Один экземпляр реестра остается в налоговом органе. Второй экземпляр вместе с протоколом приема сведений о доходах физических лиц налоговики выдают представителю организации, если сведения подавались лично, или высылают по почте (п. 13 и 19 Порядка).

Отличительной особенностью сведений о невозможности удержать налог является код 2 в поле «Признак» справки 2-НДФЛ

В целом справка о невозможности удержать НДФЛ заполняется по тем же правилам, которыми руководствуются при подготовке сведений о доходах, выплаченных физическим лицам в течение календарного года. Напомним, что за 2013 год эти сведения необходимо будет представить в инспекцию не позднее 1 апреля 2014 года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Причем их нужно повторно подать и на тех физических лиц, в отношении которых организация в течение января 2014 года уведомит налоговиков о не полностью удержанном НДФЛ (письма Минфина России от 29.12.11 № 03-04-06/6-363 и от 27.10.11 № 03-04-06/8-290).

Справка

Наиболее распространенные ситуации, когда организация не может удержать у получателя НДФЛ

Налоговый агент действительно не имеет возможности удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет в следующих случаях:

— при выплате физическому лицу зарплаты или иного дохода в натуральной форме и отсутствии выплат ему в денежной форме в том же календарном году;
— перерасчете начислений уволившемуся сотруднику;
— вручении работникам и другим гражданам подарков;
— проведении лотерей и бонусных программ с розыгрышем и вручением призов или денежных выигрышей;
— получении физическим лицом дохода в виде материальной выгоды от экономии на уплате процентов по займу, предоставленному налоговым агентом на льготных условиях;
— увольнении сотрудника, имеющего задолженность перед работодателем по подотчетным суммам;
— перерасчете НДФЛ по ставке 30% в связи с утратой работником статуса налогового резидента РФ;
— выплате физическому лицу денежных средств на основании решения суда, в котором взыскиваемая с компании сумма указана без разделения на сумму, причитающуюся гражданину, и сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению в бюджет;
— оплате за сотрудника туристической путевки, питания, коммунальных и иных услуг

Отметим, что оформление справки 2-НДФЛ в случае извещения инспекции о невозможности удержать налог имеет следующие особенности:

— в заголовочной части справки в поле «Признак» ставят цифру 2. Если справка 2-НДФЛ подается в срок не позднее 1 апреля согласно пункту 2 статьи 230 НК РФ, в этом поле указывают цифру 1;
— в разделе 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%» отражают только те доходы, с которых налоговый агент не смог удержать НДФЛ в течение налогового периода;
— в пункте 5.1 «Общая сумма дохода» указывают общую сумму только тех доходов, с которых не был удержан налог. Эти доходы отражены в разделе 3 справки;
— пункты 5.4 «Сумма налога удержанная», 5.5 «Сумма налога перечисленная» и 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» не заполняются;
— в пункте 5.7 справки отражают сумму НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать при выплате доходов физическому лицу.

На каждого гражданина составляют только одну справку, даже если НДФЛ не был удержан с доходов, облагаемых по разным ставкам

Начиная с 2012 года все доходы физического лица, полученные им в течение календарного года от конкретного налогового агента, отражаются в одной справке 2-НДФЛ. При этом не имеет значения, по одинаковым или разным ставкам НДФЛ они облагаются (разд. I Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@).

Таким образом, если в 2013 году компания не удержала у работника НДФЛ с доходов, облагаемых по разным ставкам (например, по ставкам 9, 13 и 35%), до конца января 2014 года она обязана представить в инспекцию общую справку 2-НДФЛ по всем его доходам, с которых не был удержан этот налог. Особенность заключается лишь в том, что в отношении каждой ставки НДФЛ организация последовательно заполняет разделы 3—5 справки. Соответствующую ставку налога она указывает в заголовке раздела 3.

Отсутствие достоверных сведений о получателе дохода не освобождает от обязанности уведомить инспекцию о неудержанном налоге

  Даже если в справке 2-НДФЛ указан ИНН физического лица, налоговым агентам безопаснее отражать в ней все персональные данные об этом лице

В справке 2-НДФЛ необходимо указать целый ряд данных о получателе дохода: его ФИО, дату рождения, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес места жительства. Нередко налоговые агенты просто не располагают такими сведениями, как, в частности, в случае выдачи приза и выигрыша в лотерее.

Бывает и так, что персональные данные, необходимые для заполнения справки, со временем меняются. Например, бухгалтеру известно, что уволившаяся сотрудница, при выплате дохода которой не смогли удержать НДФЛ, вышла замуж и сменила фамилию и место проживания. Однако ее новая фамилия и адрес неизвестны. Несмотря на это, организация обязана представить в инспекцию справку 2-НДФЛ на бывшую работницу. Очевидно, что в ней придется указать ее прежние фамилию и адрес. Как только компания получит данные о ее новой фамилии и месте жительства, она вправе подать в инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ.

По мнению московских налоговиков, если в справке о доходах указан ИНН физического лица, то такие реквизиты, как паспортные данные, дата рождения и адрес места жительства, можно не заполнять (письмо УМНС России по г. Москве от 23.12.02 № 27-08н/62778). Но этим разъяснениям уже больше 11 лет, и ни в каком нормативном документе аналогичное правило так и не было прописано. Поэтому налоговым агентам безопаснее указывать в справке 2-НДФЛ все известные им персональные данные о получателе дохода даже при наличии в ней ИНН.

За каждого работника, по доходам которого организация не представила справку 2-НДФЛ, ее могут оштрафовать на 200 руб.

Если впоследствии выяснится, что компания не уведомила инспекцию о невозможности удержать НДФЛ или нарушила срок для подачи этих сведений, налоговики вправе оштрафовать ее из расчета 200 руб. за каждую непредставленную справку 2-НДФЛ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Кроме того, они могут привлечь руководителя организации или иное должностное лицо к административной ответственности в виде штрафа в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

ФНС России также считает, что с налогового агента, который не сообщил о не полностью удержанном НДФЛ и не утратил возможности удержать этот налог у работника, можно взыскать еще и пени (письмо от 22.11.13 № БС-4-11/20951). Однако Пленум ВАС РФ рекомендует судам исходить из того, что по общему правилу пени за несвоевременное перечисление налога можно взыскать с налогового агента, только если он удержал этот налог у налогоплательщика, но своевременно не перечислил в бюджет (п. 2 постановления от 30.07.13 № 57). Получается, что начисление пеней в подобной ситуации суды признают неправомерным.

Отметим, что налоговики не вправе приостанавливать операции по банковским счетам налогового агента, который своевременно не сообщил им о невозможности удержать НДФЛ. Ведь такое основание для блокировки счетов НК РФ не предусмотрено. Аналогичного мнения придерживаются и суды (постановления ФАС Московского округа от 14.02.08 № КА-А40/235-08 и от 10.01.08 № КА-А40/12282-07).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль