Какие сведения безопаснее отразить в положении об обеспечении сотрудников форменной одеждой

102
Многие компании в целях соблюдения дресс-кода и поддержания корпоративного имиджа приобретают работникам форменную одежду. Во избежание рисков налоговых доначислений целесообразно разработать положение об обеспечении работников форменной одеждой, в котором закрепить порядок хранения, выдачи и возврата такой одежды

Сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работодатель обязан выдавать спецодежду (ст. 212 и 221 ТК РФ). На практике часто путают спецодежду и форменную одежду. Последняя не призвана защищать работников от неблагоприятных факторов. Она демонстрирует потребителям принадлежность работника к конкретной организации (письма Минфина России от 01.11.05 № 03-03-04/2/99 и от 02.04.09 № 03-03-06/1/207).

При этом обязанность для работодателя выдать форменную одежду сотрудникам может быть обусловлена требованиями законодательства. Например, работники ведомственной охраны исполняют должностные обязанности исключительно в форменной одежде (ст. 6 Федерального закона от 14.04.99 № 77-ФЗ «О ведомственной охране»).

Однако на практике зачастую компании выдают персоналу форменную одежду по своей инициативе в целях соблюдения корпоративного дресс-кода, поддержания имиджа фирмы и узнаваемости на рынке. В этом случае порядок, нормы и условия выдачи форменной одежды целесообразно закрепить в самостоятельно разработанном положении о предоставлении форменной одежды (см. образец ниже). Такой внутренний документ компании не только подтвердит обоснованность расходов на приобретение униформы, но и поможет избежать претензий налоговиков.

1. Указание в положении основания выдачи форменной одежды, а также ее номенклатуры и должности работника подтвердит экономическую обоснованность расходов на ее приобретение. В первую очередь важно помнить, что все расходы компании должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Московские налоговики со ссылкой на письмо Минфина России от 02.04.09 № 03-03-06/1/207 отмечают, что расходы на приобретение форменной одежды компания вправе учесть для целей налогообложения прибыли при условии, что такая одежда свидетельствует о принадлежности сотрудников к этой организации. А также при условии, что обязанность работодателя обеспечить сотрудников форменной одеждой закреплена в трудовом договоре (письмо от 18.12.09 № 16-15/133972).

2. Указание в положении цели выдачи форменной одежды обоснует порядок учета расходов на ее приобретение. Минфин России и налоговая служба позволяют учесть расходы на приобретение форменной одежды при налогообложении прибыли. Однако порядок учета таких расходов зависит от многих факторов. Так, в письмах от 18.02.08 № 03-03-06/1/102 и от 25.06.07 № 03-03-06/1/394 финансовое ведомство указало, что к расходам на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ) относится стоимость одежды, которая передается в собственность работников. Удалось найти решение суда, в котором столичные арбитры согласились с правомерностью включения в материальные расходы стоимости женских колготок, являющихся частью форменной одежды официанток (постановление ФАС Московского округа от 02.08.06 № КА-А40/6794-06).

Позднее финансовое ведомство признало правомерным включение в состав материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) стоимости форменной одежды и обуви, свидетельствующих о принадлежности работников к конкретной организации. Причем такая одежда не остается в собственности работников, а передается им во временное пользование (письмо Минфина России от 05.07.11 № 03-03-06/2/109). Аналогичное мнение высказали и столичные налоговики в письмах от 27.12.07 № 20-12/124753 и от 05.07.07 № 20-12/064121.

На практике есть мнение, что затраты на приобретение форменной одежды с логотипом можно отнести к ненормируемым рекламным расходам. Однако Минфин России выступает против такого подхода, поскольку форменная одежда не может распространять информацию о видах деятельности организации, ее целях и задачах. Кроме того, форменная одежда предназначается для работников, обслуживающих клиентов компании, которые в процессе работы общаются с достаточно ограниченным числом граждан (от 24.08.05 № 03-03-04/2/51).

Какие сведения безопаснее отразить в положении об обеспечении сотрудников форменной одеждой

Кстати

Порча или утеря форменной одежды влечет для сотрудника материальную ответственность

В случае порчи или утраты по вине работника форменной одежды, полученной им во временное пользование, наступает материальная ответственность по статье 233 ТК РФ. По правилам статьи 238 ТК РФ виновный сотрудник возмещает работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб в виде стоимости испорченной или утраченной вещи.

Такая стоимость определяется исходя из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба. При этом стоимость одежды не может быть ниже ее стоимости по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа (ст. 246 ТК РФ)

Однако ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 13.01.05 № А43-1729/2004-32-152 признал правомерным учет спорных расходов в составе рекламных. Суд установил, что работники надевали форменную одежду с логотипом во время акций по дегустации напитков, чем вызывали интерес потребителя к продукции компании. Следовательно, затраты на изготовление одежды связаны с оформлением витрин, выставок-продаж, экспозиции и являются ненормируемыми расходами на рекламу.

3. Указание в положении срока службы форменной одежды подтвердит отсутствие необходимости начисления амортизации. По правилам пункта 1 статьи 256 НК РФ к амортизируемому относится собственное имущество налогоплательщика стоимостью свыше 40 000 руб., которое он использует для извлечения дохода в течение 12 месяцев и больше. На практике компании иногда приобретают дорогостоящие элементы форменной одежды (например, аксессуары для руководителя или топ-менеджеров). В этом случае отражение в положении срока службы форменной одежды подтвердит правомерность единовременного списания ее стоимости.

4. Отражение в положении даты возврата форменной одежды подтвердит отсутствие объекта обложения НДС и НДФЛ. Если работодатель передает форменную одежду в собственность работнику, такая передача облагается НДС как безвозмездная реализация (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и письмо Минфина России от 22.04.05 № 03-04-11/87). При этом налог рассчитывается исходя из рыночных цен (ст. 154 НК РФ). Таким образом, если в положении о предоставлении форменной одежды отразить факт возврата одежды, компания сможет подтвердить отсутствие безвозмездной передачи и соответственно объекта обложения НДС.

Кроме того, если компания передает одежду во временное пользование работнику, у последнего не возникает дохода в натуральной форме, облагаемого НДФЛ. Такие выводы Минфин России сделал в письме от 09.02.07 № 03-04-06-02/19. Не возникает в этом случае и объекта обложения страховыми взносами (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС» и ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», письмо ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

5. Закрепив в положении условия хранения одежды, компания обоснует дополнительные расходы, связанные с таким хранением. В частности, необходимость хранения форменной одежды обоснует расходы компании на аренду складских помещений (п. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, в положении целесообразно указать специальные условия хранения (температурный режим, влажность), которые необходимы для отдельных видов одежды. В этом случае компания снизит риски претензий контролеров по вопросу включения в налоговые расходы стоимости коммунальных услуг, обогревателей, кондиционеров, увлажнителей воздуха и т. д.

6. Указание в положении ФИО сотрудников, которым передана спецодежда безвозвратно, поможет идентифицировать лицо, с доходов которого удерживается НДФЛ. Финансовое ведомство в письме от 09.02.07 № 03-04-06-02/19 разъяснило, что, если одежда передается работнику безвозвратно, у него возникает налогооблагаемый доход в натуральной форме. В этом случае определить, кто именно из работников получил доход, поможет положение о предоставлении форменной одежды, в котором наряду с указанием предмета одежды будет проставлена фамилия и подпись сотрудника, получившего ее.

Косвенно это подтверждает один из трудовых споров, в котором работодатель не смог доказать правомерность удержания из заработной платы работника стоимости форменного костюма, не возвращенного сотрудником при увольнении (см. врезку выше). Поскольку работодатель не представил доказательств, что конкретному работнику выдавалась спорная форменная одежда (апелляционное определение Тюменского областного суда от 01.10.12 № 33-4447/2012). Возможно, при наличии соответствующей подписи работника в положении о предоставлении форменной одежды подобных претензий можно было избежать.

Тест Облагается ли НДФЛ стоимость форменной одежды, выданной работнику, при условии, что после окончания срока службы форма сдается на склад для утилизации? Да Нет Если компания передает работнику форменную одежду во временное пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, то стоимость такой одежды доходом работника не является и не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.07 № 03-04-06-02/19, постановление ФАС Московского округа от 05.04.06 № КА-А40/942-06).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль