Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов

218
Неправильное заполнение авансового отчета может привести к тому, что инспекторы не примут указанные в нем расходы. На какие реквизиты при принятии отчета нужно обратить особое внимание?

Авансовый отчет вошел в тройку лидеров первичных документов, к которым налоговики при проверках предъявляют претензии (см. РНК, 2012, № 13-14, с. 62). Не затрагивая претензии по командировочным расходам, которые занимают отдельную тему, рассмотрим, какие ошибки допускают компании при заполнении авансового отчета на покупку товаров или материалов.

1. Удаление обязательных реквизитов. Некоторые организации самостоятельно дополняют унифицированную форму авансового отчета № АО-1 . Минфин России не возражает против этого ( письмо от 08.07.11 № 03-03-06/1/414 ).

Однако чиновники подчеркивают, что вносить дополнительные строки разрешается, а вот удалять отдельные реквизиты строго запрещено. В случае такого удаления, которое нередко допускается при составлении собственной формы, затраты, произведенные работником, инспекторы вычеркнут из состава налоговых расходов. Основание — ненадлежащее документальное подтверждение (письма Минфина России от 19.11.09 № 03-03-06/1/764 и ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890 ).

Суды, скорее всего, примут сторону налогового органа. Такие выводы можно сделать из постановлений, вынесенных по спорам, связанным с удалением обязательных реквизитов из других первичных документов (постановления ФАС Московского от 25.04.11 № А40-35952/10-112-219 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 16.08.11 № ВАС-10673/11 ), Восточно-Сибирского от 25.04.11 № А19-16712/10 и Северо-Западного от 15.03.11 № А13-19351/2009 округов).

Однако есть решения арбитров в пользу налогоплательщиков. Некоторые суды указывают, что нарушение порядка заполнения первичных документов не опровергает реальности хозяйственных операций, соответственно такие документы могут подтвердить расходы организации. К примеру, постановления ФАС Северо-Западного от 16.03.12 № А26-3924/2011 , от 02.06.11 № А13-7090/2010 , от 31.03.11 № А52-4759/2009 и от 10.03.11 № А56-5540/2010 , Восточно-Сибирского от 27.09.11 № А33-13342/2010 и Западно-Сибирского от 14.10.10 № А81-1578/2008 округов.

2. Авансовый отчет не утвержден руководителем организации. Согласно указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 ) отчет должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. В случае отсутствия подписей документ признается недействительным. Соответственно компания не вправе принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях судов Северо-Кавказского от 04.05.08 № А32-19569/2007-3/361 и Восточно-Сибирского от 21.02.08 № А33-1947/07 округов. Одним из доводов, приведенных арбитрами, являлось то, что расходы по авансовому отчету признаются на дату его утверждения ( подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов

Однако такая позиция не бесспорна. Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги, то, исходя из пункта 2 статьи 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать ( постановление ФАС Уральского округа от 10.12.09 № Ф09-9824/09-С3 ).

3. Сотрудник поздно предоставил отчет. Сотрудник, который получил денежные средства под отчет, должен представить отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы эти средства. Такое требование установлено в пункте 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций (утверждено ЦБ РФ 12.10.11 № 373-П ). Непредставление сотрудником авансового отчета в установленный срок является нарушением кассовой дисциплины.

Однако налоговики не вправе привлечь за это компанию к административной ответственности. Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в статье 15.1 КоАП РФ, и непредставление авансового отчета там не упомянуто.

Отметим, что при выявлении этого нарушения инспекторы, вероятно, будут настаивать на уплате НДФЛ с выданной суммы денежных средств. Но суды, скорее всего, примут сторону налогоплательщика, исключив подотчетную сумму из налоговой базы работника по НДФЛ (постановления ФАС Московского округа от 16.06.10 № А40-125078/09-126-900 и от 11.11.09 № А41-7052/09 ).

4. В авансовом отчете нет перечня документов, подтверждающих оплату расходов. Такими документами служат контрольно-кассовые чеки и приходно-кассовые ордера. При их отсутствии авансовый отчет не может являться надлежащим доказательством осуществления расходов. Суды придерживаются аналогичного мнения (постановления ФАС Дальневосточного от 08.09.10 № А04-8105/2009 и Волго-Вятского от 02.06.10 № А28-7022/2008-201/9 округов).

Кроме того, суды иногда соглашаются с тем, что суммы, выданные подотчетному лицу, в этом случае следует расценивать как доход, облагаемый НДФЛ ( постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.09 № А55-1433/2009 , решение Арбитражного суда г. Москвы от 24.04.08 № А40-2763/08-107-11 (оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 17.10.08 № КА-А40/9830-08 )).

Однако некоторые суды поддерживают налогоплательщиков, указывая, что подотчетные суммы не являются доходом работника. Для начисления налога проверяющие должны доказать факт использования полученных денежных средств работником в личных целях (постановление ФАС Волго-Вятского от 03.02.12 № А82-3116/2011 , Уральского от 01.06.10 № А47-6503/2009 и Северо-Западного от 10.07.08 № А56-4753/2007 округов).

5. В чеке, прилагаемом к авансовому отчету, указана только итоговая сумма приобретенных товаров. Если документ, подтверждающий расходы работника, не содержит перечня приобретенных им товаров, то расходы по такому авансовому отчету налоговики могут не признать. По мнению инспекторов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

Хотя некоторые суды указывают на то, что отсутствие расшифровки приобретенных товаров не является причиной для исключения таких затрат из числа налоговых расходов (постановления ФАС Поволжского округа от 02.10.08 № А55-911/2008 и от 03.02.06 № А55-14012/05-32 )

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Покупали ли вы б.у. активы?

  • Да 61.11%
  • Нет 38.89%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль