Расходы на содержание служебного транспорта: налоговый учет

3654
Сегодня трудно найти организацию, не имеющую служебного транспорта. Эксплуатация автомобиля предполагает расходы на покупку топлива, техосмотр, мойку, парковку. Рассмотрим, как признать и документально подтвердить данные затраты в налоговом учете.

В главе 25 Налогового кодекса предусмотрена специальная норма, согласно которой затраты на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Она содержится в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако в данном подпункте не раскрывается, что подразумевается под служебным транспортом для целей налогообложения и под затратами на его содержание. Поэтому у налогоплательщиков нередко возникают вопросы о возможности признания отдельных видов затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли, а также о применении той или иной нормы 25-й главы Кодекса.

Какую норму применить

Не вызывает сомнений утверждение, что расходы на приобретение топлива признаются в налоговом учете. Но не всегда для целей налогообложения прибыли их можно квалифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Например, затраты на покупку топлива для техники и грузовых автомобилей, используемых в организациях для обеспечения производственного процесса, являются материальными расходами и учитываются в соответствии со статьей 254 НК РФ. Они могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Свой выбор с учетом положений статей 318—319 Кодекса налогоплательщику следует зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения.

Практически у каждой организации есть легковые автомобили, которые эксплуатируются в производственных или управленческих целях. В частности, на служебном транспорте руководство фирмы ездит на деловые встречи или в госорганы, бухгалтер в банк. Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для служебных автомобилей считаются косвенными и учитываются в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Расходы на мойку автомобиля, его ремонт, парковку, аренду (если автомобиль арендован) и другие аналогичные затраты также уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Однако не во всех случаях они отражаются в налоговом учете как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Так, затраты на ремонт учитываются по правилам 260-й статьи Налогового кодекса. Они рассматриваются как прочие расходы организации и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены, в размере фактических затрат. Доходы налогоплательщика уменьшают и затраты на ремонт арендуемых транспортных средств. Причем в договоре (соглашении) между арендатором и арендодателем не должна предусматриваться обязанность последнего возмещать такие затраты.

Сумма арендной платы, уплачиваемая по договору аренды автомобиля, признается в налоговом учете на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. И не важно, у кого арендуется автомобиль — у физического или у юридического лица.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта является открытым. В целях налогообложения прибыли можно учесть и иные виды расходов, связанные с содержанием служебного транспорта, если они экономически обоснованны и документально подтверждены. К примеру, расходы на техосмотр экономически обоснованны, поскольку без прохождения этой процедуры невозможна эксплуатация транспорта. Организация и проведение государственного технического осмотра транспортных средств регламентируются приказом МВД России от 15.03.99 № 190.

Затраты на мойку автомобиля в специализированных помещениях также экономически обоснованны (см. письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530). В налоговом учете они отражаются в составе расходов на содержание служебного транспорта, то есть согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. К экономически обоснованным затратам, которые включаются в расходы на основании этой нормы, относится и оплата стоянки.

Нередко организации используют служебный транспорт для доставки сотрудников к месту работы и обратно. Причем такое условие указывается в трудовых и (или) коллективном договорах. Можно ли признать в налоговом учете расходы на содержание транспорта в этом случае?

По мнению Минфина России, ответ на вопрос зависит от того, могут ли сотрудники добраться до офиса общественным транспортом. Если такая возможность есть, то затраты по доставке работников в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Эти разъяснения приведены в письме финансового ведомства от 04.12.2006 № 03-03-05/21. В этом же письме сказано, что данные расходы организация вправе признать в налоговом учете, если они обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены в трудовых (коллективных) договорах. Дело в том, что такие исключения из общего запрета на признание расходов по оплате проезда и доставке сотрудников содержатся в пункте 26 статьи 270 НК РФ. Причем, исходя из буквального прочтения данной нормы, два указанных исключения являются самостоятельными основаниями, позволяющими признать расходы на доставку сотрудников.

Тем не менее Минфин России не принял во внимание факт включения в трудовые (коллективный) договоры обязанности по доставке сотрудников. Видимо, основной причиной для вывода, заявленного в письме, послужила экономическая необоснованность затрат на доставку при наличии маршрутов городского транспорта. Хотя, по мнению автора, для подтверждения оправданности затрат возможность добраться до офиса на общественном транспорте не всегда является определяющей. Если трудовые и (или) коллективные договоры содержат соответствующую запись, то у организации есть основания для признания в налоговом учете таких расходов.

Каким документом подтвердить

Прежде чем рассматривать особенности оформления отдельных видов затрат, остановимся на общих правилах документального подтверждения расходов. О том, какие затраты являются документально подтвержденными, говорится в 252-й статье Налогового кодекса. Это расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, или документами, косвенно подтверждающими произведенные затраты.

В статье 313 НК РФ установлено, что данные налогового учета подтверждаются:

  • первичными учетными документами (включая справку бухгалтера);
  • аналитическими регистрами налогового учета;
  • расчетом налоговой базы.

Для целей налогообложения прибыли термин «первичные учетные документы» используется в том значении, которое определено в законодательстве о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции организация обязана оформлять оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Эти документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В документах, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, обязательно указываются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы, составленные исходя из этих требований, являются подтверждающими для налогового учета. Таким образом, все затраты, о которых речь шла выше, должны быть подтверждены документами, удовлетворяющими указанным требованиям.

Расходы на ГСМ

Наиболее распространенный способ покупки организациями бензина — приобретение на АЗС талонов или топливных карт, которые бывают «рублевыми» или «литровыми». По договорам, заключенным с АЗС, право собственности на топливо переходит в момент заправки автомобиля водителем или оплаты и передачи талонов покупателю. В последнем случае затраты признаются в налоговом учете только после фактического использования талонов (карт).

По итогам месяца АЗС передает организации акт о количестве отпущенного топлива. Акт вместе с документами на оплату бензина будет подтверждать факт приобретения топлива.

При покупке бензина за наличные подтверждающими документами служат кассовый чек и авансовый отчет, которые водитель передает в бухгалтерию.

В Положении по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденном постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 30.07.93 № 745, установлены реквизиты, которые должен иметь кассовый чек. Перечислим их:

  • наименование организации (индивидуального предпринимателя);
  • идентификационный номер организации (индивидуального предпринимателя);
  • заводской номер ККМ;
  • порядковый номер чека;
  • дата и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима.

В письме Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ от 28.11.94 № АО-7-272 этот перечень расширен. В пункте 35 приложения № 3 к письму разъяснено, что кассовый чек, в частности, содержит информацию о сумме покупки, марке и количестве отпущенных нефтепродуктов. В противном случае к кассовому чеку должен прилагаться товарный чек с указанием цены и вида топлива. При отсутствии в чеках обязательных реквизитов или невозможности их прочтения они не могут служить оправдательными документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.

Обратите внимание: в некоторых моделях ККТ используется метод термопечати, который формирует неустойчивые оттиски платежных документов. Со временем краска на таких чеках выцветает и информация становится недоступной. В результате при проведении налоговой проверки организация не сможет документально подтвердить произведенные расходы. Чтобы этого не произошло, целесообразно иметь товарные чеки с соответствующими реквизитами или сделать копии таких чеков. Копия документа заверяется подписью руководителя организации и (или) иного уполномоченного лица. Кроме того, на копии ставится печать организации.

Напомним, что обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщики обязаны в течение четырех лет. Такая норма прописана в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Все документы, о которых говорилось выше, свидетельствуют лишь о количестве приобретенного топлива. В свою очередь экономическую обоснованность и производственную направленность затрат подтверждает путевой лист. Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организаций1 утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 (далее — постановление № 78). Согласно пункту 2 данного постановления эту форму первичного документа применяют организации всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств2. Аналогичные разъяснения приведены и в письме Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.

Другой не менее важный вопрос касается регулярности составления путевых листов. В постановлении № 78 сказано, что путевые листы составляются ежедневно или посменно. На более длительный срок этот документ выдается в случае командировки водителя. Эти требования распространяются на все организации, эксплуатирующие автотранспорт.

В письме от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал позицию, что первичные документы оформляются с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат. Главное, чтобы используемая периодичность составления путевых листов позволила организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. В этом письме финансовое ведомство признало возможным оформлять путевые листы ежемесячно.

В путевом листе обязательно указывают маршрут следования автомобиля, подтверждающий служебный характер поездки, все пункты следования и километраж.

Обязательно ли в путевых листах перечислять конкретные пункты следования служебного автомобиля? По мнению финансового ведомства, это необходимо (см. письмо от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). Аналогичная позиция высказана Федеральной службой государственной статистики в письме от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Отсутствие сведений о маршруте следования не позволяет судить об использовании автомобиля именно в служебных целях. Значит, подобная информация обязательна, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Однако какие-либо четкие указания по данному вопросу отсутствуют. Такие записи в путевом листе, как «поездки по городу» или «по заданию руководителя организации», допустимы. Правда, если у проверяющих возникнут сомнения в экономической обоснованности затрат, подтвержденных путевыми листами с подобными формулировками, отстаивать свою точку зрения налогоплательщику придется в суде. Поэтому во избежание разногласий в путевых листах надо указывать максимально полную информацию.

Кроме того, при использовании общей формулировки сложнее подтвердить обоснованность расхода топлива. В Налоговом кодексе такой вид затрат не отнесен к нормируемым. Между тем при решении вопроса об оправданности расходов на горючее нужно учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Минтрансом России 29.04.2003 (Р 3112194-0366-03). Указанные нормы обязаны применять только предприятия, которые входят в систему Минтранса России. Для остальных организаций они служат лишь ориентиром. А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов, можно воспользоваться данными из технической документации завода-изготовителя (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223).

Чтобы признать в налоговом учете фактические затраты на покупку ГСМ, организация утверждает собственные нормативы. Причем она вправе зафиксировать отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Оформляют их как самостоятельный документ или приложение к учетной политике. Для обоснования таких нормативов организация может сделать контрольные замеры.

Пример

В собственности ООО «РК-Ресурс», расположенного в Москве, находится легковой автомобиль AUDI A8 2.8, который используется для поездок по городу. Организация не относится к категории автотранспортных предприятий. Однако для учета служебных поездок она использует форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78. Такое положение ООО «РК-Ресурс» зафиксировало в учетной политике.

В качестве приложения к учетной политике для целей налогообложения организация утвердила предельные размеры расходов топлива по каждому виду эксплуатируемого автомобиля. Соответствующие показатели основаны на контрольных замерах, произведенных в зимний, осенне-весенний и летний периоды. В отношении AUDI A8 установлено, что обоснованным считается расход топлива, не превышающий 13 л на 100 км пробега в осенне-весенний или летний период.

Водитель 23 марта 2007 года по поручению руководства фирмы отвез PR-менеджера компании на Павелецкий вокзал (сотрудник был направлен в командировку), бухгалтера в банк, а начальника отдела маркетинга на деловую встречу.

На поездки по городу было израсходовано 10,5 л бензина А-95. Всего в течение дня было пройдено 87 км. Фактический расход топлива находится в пределах, максимально возможных для признания в налоговом учете. Поэтому для целей налогообложения прибыли организация имеет право включить в состав прочих расходов сумму фактических затрат на приобретение топлива.

Образец заполнения путевого листа, переданного водителем в бухгалтерию, смотрите в приложении к статье.

Помыли автомобиль — не забудьте указать в документах его марку и номер

Как уже отмечалось, Минфин России подтвердил, что расходы на мойку служебного автомобиля экономически обоснованны. Но признать их в налоговом учете можно, если в подтверждающих документах указаны марка и государственный регистрационный номер. Информация о марке и государственном регистрационном номере автомобиля обычно отражается в акте об оказании услуг по мойке автомобиля. Акт вместе с платежными документами на оплату данных услуг является документальным подтверждением соответствующих расходов.

Мойку служебного автомобиля, как правило, оплачивает водитель наличными денежными средствами, полученными под отчет. Вместе с остальными документами подтверждает эти расходы и авансовый отчет.

Если акт не заполняется, документом, подтверждающим факт оказания услуг в отношении служебного автомобиля, служит товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины.

Расходы на оплату парковки автомобиля

Выполняя служебные задания, водителям приходится пользоваться услугами городских платных парковок. Водители грузовых автомобилей, осуществляющие междугородние перевозки товаров, как правило, останавливаются на платных автостоянках. Расходы за парковку также рассматриваются как затраты, связанные с содержанием служебного транспорта, и признаются на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404.

Рассмотрим, какие документы помогут обосновать подобные расходы. Обычно парковку автомобиля водитель оплачивает наличными. В бухгалтерию он передает авансовый отчет и документ, подтверждающий оплату парковки. Таким документом является кассовый чек или квитанция за парковку автомобилей.

По общему правилу наличные денежные расчеты ведутся с применением контрольно-кассовой техники. Это установлено в пункте 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Автостоянки, использующие ККТ, обязаны выдавать водителю кассовый чек, который служит подтверждением оплаты парковки или стоянки.

По аналогии с расходами на мойку автомобиля рекомендуем к кассовому чеку приложить еще и товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины. Он будет служить подтверждением того, что услуга оказана именно в отношении служебного транспорта.

Квитанция за парковку автомобилей — это бланк строгой отчетности, который заменяет кассовый чек. В пункте 2 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ для организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги населению, сделано исключение, позволяющее вместо кассовых чеков выдавать бланки строгой отчетности.

Порядок утверждения таких бланков урегулирован Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение), утвержденным постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171.

Форма квитанции за парковку автомобилей утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38, то есть до введения в действие Положения. В пункте 2 постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 определено, что ранее установленные формы бланков строгой отчетности могут применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, но не позднее 1 сентября 2007 года.

Принимая от водителя квитанцию за парковку машины, бухгалтеру следует проверить полноту заполнения всех реквизитов этого документа. Прежде всего нужно обратить внимание на то, указаны ли марка и номерной знак служебного автомобиля.

Компенсация за использование работником личного легкового автомобиля

Бывает, что для выполнения служебных заданий сотрудники используют личный автомобиль, получая за это компенсацию от фирмы. Такой механизм взаимоотношений работодателя и сотрудника прописан в статье 188 Трудового кодекса. В ней установлено, что выплачиваемая сумма предусматривает не только компенсацию использования, а также износа личного имущества, но и возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией. Применительно к выплатам за использование личного транспорта эта формулировка означает, что компенсация должна покрывать расходы на бензин и другие ГСМ.

Размеры компенсации устанавливаются по соглашению сторон3 и фиксируются в локальном нормативном акте организации, например в приказе руководителя. Однако для целей налогообложения прибыли такие выплаты можно учесть в составе прочих расходов лишь в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Норма компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см установлена в размере 1200 руб. в месяц. Признаваемая величина компенсации за использование более мощных автомобилей, у которых объем двигателя превышает указанный показатель, ограничена 1500 руб. в месяц. Сверхнормативные расходы на выплату компенсации не учитываются для целей исчисления налога на прибыль. Так сказано в пункте 38 статьи 270 Налогового кодекса.

Чтобы получить компенсацию, работник передает в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Если автомобиль эксплуатируется по доверенности, то дополнительно представляется ее копия. Тот факт, что у сотрудника нет права собственности на автомобиль, никоим образом не влияет на порядок выплаты компенсации и возможность ее признания в налоговом учете.

Сотруднику, использующему личный автомобиль в интересах работодателя, следует вести учет служебных поездок в путевых листах или ином документе, утвержденном организацией для подобных целей. Это будет служить подтверждением производственной направленности расходов организации в виде выплаченной компенсации.

На основании пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ). Однако для целей исчисления НДФЛ и ЕСН такие нормы не установлены. По мнению Минфина России, изложенному в письме от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192, использование в этих целях норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, не противоречит положениям пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. Таким образом, сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику, в пределах норм, утвержденных указанным постановлением Правительства РФ, не облагается НДФЛ и ЕСН на основании пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ.

Сумма компенсации за использование личного транспорта, превышающая утвержденные нормы, также не облагается ЕСН. Ведь согласно пункту 3 статьи 236 НК РФ у налогоплательщиков-организаций выплаты, поименованные в пункте 1 данной статьи, не облагаются ЕСН, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Как сказано в пункте 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, объект и база для начисления страховых взносов соответствуют объекту налогообложения и налоговой базе по ЕСН, установленным в 24-й главе НК РФ.

1: Индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги по перевозке, следует применять форму, которая утверждена приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68.

2: Минфин России в письмах от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 разъяснил, что предприятия, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, который подтверждает расходы. Этот документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

3: Условия и порядок выплаты компенсации работникам бюджетных учреждений и организаций за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены в письме Минфина России от 21.07.92 № 57.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Покупали ли вы б.у. активы?

  • Да 42.21%
  • Нет 57.79%
результаты

Рассылка



© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 9 371 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Российский налоговый курьер» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, приказов, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по налогам и взносам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль