Как долго хранить документы

32718
Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного...

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Этот документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, и его действие распространяется на организации любой формы собственности. Перечень начал действовать с 1 октября 2010 года. До этой даты необходимо было руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года.

Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов). К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, удержание и уплату налогов (сборов). В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в статье 17 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней говорится, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.

Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Обратите внимание: сроки хранения, установленные в Перечне, исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п. 1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (Закон № 402-ФЗ).

Вид документов

Срок хранения

Норма законодательства

Бухгалтерская отчетность

Годовая бухгалтерская отчетность*

Не менее 10 лет

Статья 351 Перечня 

Сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская отчетность*

Не менее 10 лет**

Квартальная бухгалтерская отчетность*

Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет

Месячная бухгалтерская отчетность*

Не менее 1 года, а при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) или другим стандартам

Не менее 10 лет**

Статья 358 Перечня

Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности

Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 408 Перечня

Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним

Не менее 10 лет**

Статья 353 Перечня

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности

Не менее 5 лет

Статья 359 Перечня

Налоговые декларации (расчеты)

Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов и сборов

Не менее 5 лет

Статья 392 Перечня

Налоговые карточки по учету доходов физических лиц и НДФЛ (форма 1-НДФЛ)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Статья 394 Перечня

Сведения о доходах физических лиц

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет

Статья 396 Перечня

Реестры сведений о доходах физических лиц

Не менее 75 лет

Статья 397 Перечня

Реестры расчета земельного налога

Не менее 5 лет

Статья 389 Перечня

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

Не менее 5 лет

Статья 398 Перечня

Отчетность по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет

Статья 395 Перечня

Документы по персонифицированному учету работников в системе обязательного пенсионного страхования (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости и др.)

Не менее 5 лет

Статья 898 Перечня

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица

Не менее 75 лет

Статья 905 Перечня

Статистическая отчетность

Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

Не менее 10 лет

Статья 467 Перечня

Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

Не менее 10 лет

Статья 467 Перечня

Полугодовые и квартальные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых — не менее 10 лет

Месячные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

Не менее 1 года, а при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — не менее 10 лет

Единовременные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

Не менее 10 лет

Полугодовые, годовые (сводные годовые) и с большей периодичностью статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

Не менее 5 лет

Статья 469 Перечня

Квартальные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

Не менее 3 лет

Месячные и единовременные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

Не менее 1 года

Документы о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.)

Не менее 5 лет

Статья 473 Перечня

Внутренняя отчетность

Документы об итогах деятельности организации

Не менее 10 лет

Статья 468 Перечня

Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений

Не менее 1 года

Статья 474 Перечня

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — не менее 10 лет

Статья 475 Перечня

Индивидуальные отчеты работников

Не менее 1 года

Статья 476 Перечня

Документы по лицензированию

Лицензии, их дубликаты и заверенные копии

Не менее 10 лет**

Статья 97 Перечня

Документы по лицензированию (заявления, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии актов проверок и др.)

Не менее 5 лет после окончания срока действия лицензии

Статья 96 Перечня

Документы по аккредитации и аттестации

Свидетельства о государственной аккредитации (аттестации)

Не менее 10 лет**

Статья 105 Перечня

Документы по аккредитации (аттестации)

Не менее 5 лет после окончания срока действия аккредитации (аттестации)

Статья 104 Перечня

Документы по сертификации

Сертификаты соответствия

Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата

Статья 111 Перечня

Документы по сертификации (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, протоколы исследований и испытаний, экспертные заключения, доказательные материалы и др.)

Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата

Статья 110 Перечня

Договоры добровольного подтверждения соответствия

Не менее 10 лет после окончания срока действия договора

Статья 114 Перечня

Документы учетной политики и регистры учета

Документы учетной политики:
— рабочий план счетов;
— формы первичных учетных документов и др.

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Статья 360 Перечня и пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

Регистры бухгалтерского учета:
— главная книга;
— журналы-ордера;
— мемориальные ордера;
— журналы операций по счетам;
— оборотные и накопительные ведомости;
— разработочные таблицы;
— реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.

Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии (например, налоговой проверки за соответствующие периоды)

Статья 361 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

Книги, журналы и карточки учета поступления валюты

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 459 Перечня

Книги, журналы и карточки учета ценных бумаг

Не менее 10 лет**

Книги, журналы, карточки учета и регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества (в том числе акций)

Не менее 10 лет**

Книги, журналы и карточки учета договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения)

Книги, журналы и карточки учета основных средств (зданий, сооружений)

Не менее 5 лет после ликвидации основного средства (при условии проведения проверки или ревизии)

Книги, журналы и карточки учета иного имущества и обязательств

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета договоров и актов
о приеме-передаче имущества

Не менее 10 лет**

Книги, журналы и карточки учета по расчетам с юридическими лицами

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета погашенных векселей на уплату налогов

Не менее 5 лет после погашения налога (при условии проведения проверки или ревизии)

Книги, журналы и карточки учета хозяйственного имущества (материальных ценностей)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета реализации товаров (работ, услуг), облагаемых и не облагаемых НДС

Не менее 5 лет с даты последней записи (при условии проведения проверки или ревизии)

Статья 459 Перечня

Вспомогательные и контрольные книги, журналы и карточки учета (транспортные, грузовые, весовые и др.)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета расчетов с подотчетными лицами

Не менее 5 лет

Книги, журналы и карточки учета исполнительных листов

Не менее 5 лет

Книги, журналы и карточки учета сумм доходов работников и сумм НДФЛ

Не менее 5 лет

Книги, журналы и карточки учета депонированной заработной платы

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета доверенностей

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Книги, журналы и карточки учета покупок и продаж

Не менее 4 лет

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе:
— кассовые документы и книги;
— банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков и переводные требования;
— акты о приеме, сдаче, списании имущества и товарно-материальных ценностей;
— квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др.

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 362 Перечня 

Документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции (накладные, наряды, требования, распоряжения и др.)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 762 Перечня

Документы об учете движения материалов (сырья), продукции, оборудования на складах и базах организации (карточки учета, требования, наряды, лимитно-заборные карты, кладовые и амбарные книги и др.)

Не менее 5 лет после списания
товарно-материальных ценностей (при условии проведения проверки или ревизии)

Статья 765 Перечня

Книги учета и списания тары

Не менее 1 года

Статья 769 Перечня

Путевые листы

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные или опасные условия труда, — не менее 75 лет

Статья 842 Перечня и пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152

Документы о недостачах, растратах и хищениях (справки, акты, обязательства, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 410 Перечня

Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене (акты, распоряжения, заявления и др.)

Не менее 5 лет

Статья 387 Перечня

Документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)

Счета-фактуры

Не менее 4 лет

Статья 368 Перечня

Книги покупок, книги продаж

Не менее полных 5 лет с даты последней записи

Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283 НК РФ

Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога, уплачиваемого при применении УСН

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 5 статьи 346.6 НК РФ

Документы по расчету налоговой базы за налоговый период по различным налогам (списки объектов налогообложения, перечни льгот, пояснения, расчеты и др.)

Не менее 5 лет

Статья 400 Перечня

Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН

Не менее 10 лет

Статья 401 Перечня

Документы об уплате налогов (сборов)

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним (расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 382 Перечня

Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты (или отказе в отсрочке) по налогам, акцизным и другим сборам (расчеты, заявления, решения, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 384 Перечня

Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг (акты сверок, справки и др.)

Не менее 5 лет

Статья 385 Перечня

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

Не менее 5 лет после погашения налогов

Статья 386 Перечня

Документы о проведении проверок (ревизий) и их результатах

Документы о проведении в организации проверок и ревизий (за исключением проверок, указанных в статье 402 Перечня)

Не менее 10 лет, а по внутренним проверкам — не менее 5 лет

Статьи 173 и 174 Перечня

Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок (ревизий)

Не менее 5 лет

Статья 178 Перечня

Документы о проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организации, включая налоговые проверки и проверки (ревизии) кассы (протоколы, акты, справки, переписка и др.)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 402 Перечня

Договоры (контракты, соглашения) и документы к ним

Договоры банковского счета

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 337 Перечня

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства

Не менее 5 лет после полного исполнения обязательств (списания задолженностей по обязательству или иным основаниям)

Статья 340 Перечня

Заявки на получение кредитов

Не менее 1 года после погашения кредита

Статья 343 Перечня

Договоры подряда с юридическими лицами

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 440 Перечня

Договоры поручения, проката, найма, мены

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статьи 441, 444, 445 и 446 Перечня

Договоры об оказании аудиторских услуг

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 407 Перечня

Договоры об оказании юридических услуг

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 191 Перечня

Договоры об информационном обслуживании

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 533 Перечня

Договоры о размещении и выпуске рекламы

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 544 Перечня

Договоры возмездного оказания услуг работникам (услуг по обучению, консультационных, информационных и других услуг)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 443 Перечня

Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 447 Перечня

Документы по страховой деятельности (заявления, заключения страховщика, переписка и др.)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 448 Перечня

Договоры по лизингу имущества организации

Не менее 10 лет**

Статья 449 Перечня

Документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты, переписка и др.)

Не менее 10 лет

Статья 450 Перечня

Договоры по залогу имущества организации

Не менее 10 лет после окончания срока действия договора

Статья 451 Перечня

Документы по залогу имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписка и др.)

Не менее 10 лет после окончания срока действия договора

Статья 452 Перечня

Договоры хранения (складского хранения)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 764 Перечня

Договоры ренты

Не менее 10 лет**

Статья 442 Перечня

Договоры с архивными учреждениями и иными организациями о депозитарном хранении документов, о приеме-передаче документов на постоянное хранение

Не менее 10 лет

Статья 254 Перечня

Договоры доверительного управления имуществом

Не менее 10 лет**

Статья 123 Перечня

Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и другого имущества и документы к ним

Не менее 10 лет**

Статья 797 Перечня

Договоры купли-продажи (дарения) жилых помещений работникам организации

Не менее 10 лет**

Статья 940 Перечня

Иные виды договоров (контрактов, соглашений)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения)

Статья 436 Перечня

Паспорта сделок

Не менее 10 лет**

Статья 453 Перечня

Протоколы разногласий по договорам (контрактам, соглашениям)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 437 Перечня

Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям (акты, справки, счета)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 456 Перечня

Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в аренду (пользование, распоряжение) от юридических и физических лиц

Не менее 10 лет**

Статья 801 Перечня

Паспорта зданий и сооружений

Не менее 5 лет после ликвидации здания или сооружения

Статья 802 Перечня

Паспорта оборудования

Не менее 5 лет после списания оборудования

Статья 803 Перечня

Паспорта транспортных средств

До списания транспортного средства

Статья 836 Перечня

Иные документы к договорам, контрактам, соглашениям (расчеты, заключения, справки, переписка и др.)

Не менее 5 лет после окончания срока действия договора

Статья 455 Перечня

Документы по текущей хозяйственной деятельности

Приказы и распоряжения по основной (профильной) деятельности организации и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)

Не менее 10 лет**, а документы, присланные для сведения, — не менее 1 года

Статья 19 Перечня

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (справки, сводки, информация, доклады, сведения и др.)

Не менее 5 лет

Документы о выполнении приказов и распоряжений (справки, доклады, отчеты, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 21 Перечня

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

Не менее 5 лет после замены новым

Статья 380 Перечня

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 412 Перечня

Бизнес-планы и документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.)

Не менее 10 лет

Статья 271 Перечня

Гарантийные письма

Не менее 5 лет после окончания срока гарантии

Статья 377 Перечня

Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка и др.)

Не менее 5 лет после проведения взаиморасчета

Статья 366 Перечня

Документы о валютных операциях (заявления, поручения, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 371 Перечня

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 379 Перечня

Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (заявки, справки, расчеты и др.)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 435 Перечня

Документы об определении суммы амортизации основных средств (акты, расчеты, ведомости, заключения, протоколы и др.)

Не менее 10 лет**

Статья 429 Перечня

Документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.)

Не менее 10 лет после продажи

Статья 430 Перечня

Переписка по основным (профильным) направлениям деятельности организации:
— с вышестоящей организацией;
— подведомственными (дочерними) организациями;
— другими организациями

Не менее 5 лет

Статьи 33, 34 и 35 Перечня

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг связи и других административно‑хозяйственных расходах, предоставлении мест в гостиницах и др.

Не менее 1 года

Статья 367 Перечня

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

Не менее 5 лет

Статья 434 Перечня

Переписка о сроках и размере арендной платы

Не менее 5 лет

Статья 370 Перечня

Переписка о выдаче и возврате ссуд

Не менее 5 лет после погашения ссуды

Статья 378 Перечня

Переписка о наложенных на организацию взысканиях и штрафах

Не менее 5 лет

Статья 409 Перечня

Заказы на бланки документов учета и отчетности (например, на изготовление бланков строгой отчетности)

Не менее 1 года

Статья 463 Перечня

Документы по инвентаризации и переоценке имущества

Документы об инвентаризации товарно-материальных ценностей и движимого имущества (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 427 Перечня

Документы об инвентаризации иных активов и обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.)

Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии)**

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Не менее 10 лет**

Статья 428 Перечня

Документы о переоценке основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения и др.)

Не менее 10 лет**

Статья 429 Перечня

Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)

Документация, связанная с приобретением ККТ, ее регистрацией, вводом в эксплуатацию, технической поддержкой, эксплуатацией и выводом из эксплуатации

Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ

Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.07 № 470)

Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации

Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ

Документы по кадрам и оплате труда

Штатное расписание организации и изменения к нему

Не менее 10 лет**

Статья 71 Перечня

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

Не менее 75 лет

Статья 74 Перечня

Правила внутреннего (служебного) распорядка организации

Не менее 1 года после замены новыми

Статья 773 Перечня

Положение об оплате труда и премировании работников

Не менее 10 лет

Статья 411 Перечня

Нормы выработки и расценок

Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми

Статья 589 Перечня

Должностные инструкции работников

Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет

Статья 77 Перечня

Коллективные договоры

Не менее 10 лет**

Статья 576 Перечня

Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

Не менее 75 лет

Статья 656 Перечня

Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников

Не менее 75 лет

Статья 657 Перечня

Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета)

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Статья 456 Перечня

Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами

Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Статья 457 Перечня

Образцы подписей материально ответственных лиц

Не менее 5 лет

Статья 458 Перечня

Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)

Не менее 5 лет

Статья 19 Перечня

Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)

Не менее 5 лет

Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)

Не менее 5 лет

Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:
— о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;
— аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);
— изменении фамилии;
— поощрении и награждении;
— оплате труда, премировании и различных выплатах;
— всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;
— отпусках по уходу за ребенком;
отпусках без сохранения заработной платы;
— длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
— командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Не менее 75 лет

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет

Статья 586 Перечня

Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет

Статья 583 Перечня

Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда

Не менее 75 лет

Статья 636 Перечня

Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки)

Не менее 5 лет

Статья 600 Перечня

Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Статья 412 Перечня

Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Переписка о выплате заработной платы

Не менее 5 лет

Статья 414 Перечня

Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи

Не менее 5 лет

Статья 415 Перечня

Листки нетрудоспособности

Не менее 5 лет

Статья 896 Перечня

Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 417 Перечня

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

Не менее 75 лет

Статья 658 Перечня

Лицевые карточки (лицевые счета) работников

Не менее 75 лет

Статья 413 Перечня

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

Не менее 5 лет

Статья 416 Перечня

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.)

До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет

Статья 664 Перечня

Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

Не менее 75 лет

Статья 695 Перечня

Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Не менее 5 лет

Графики предоставления отпусков

Не менее 1 года

Статья 693 Перечня

Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников

Не менее 5 лет

Статья 563 Перечня

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.)

Не менее 3 лет

Статья 663 Перечня

Документы по служебным командировкам

Командировочные удостоверения

Не менее 5 лет после возвращения из командировки, а для работников, командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — не менее 75 лет

Статья 668 Перечня

Служебные задания на командировки, отчеты о командировках и другие документы о командировании работников

Не менее 5 лет, а по долгосрочным зарубежным командировкам — не менее 10 лет

Статья 669 Перечня

Документы по охране труда

Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда

Не менее 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет

Статья 602 Перечня

Журналы, книги учета профилактических работ и инструктажа по технике безопасности

Не менее 10 лет

Статья 626 Перечня

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

Не менее 5 лет

Журналы проведения инструктажа по пожарной безопасности

Не менее 3 лет

Статья 870 Перечня

Акты и предписания по технике безопасности и документы об их выполнении (справки, докладные записки, отчеты и др.)

Не менее 5 лет

Статья 603 Перечня

Документы, подтверждающие наличие тяжелых, вредных или опасных условий труда (акты, заключения, справки и др.)

Не менее 75 лет

Статья 617 Перечня

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда

Не менее 75 лет

Статья 613 Перечня

Табели и наряды работников тяжелых, вредных или опасных профессий

Не менее 75 лет

Статья 615 Перечня

Документы об обеспечении работников специальной одеждой, обувью и специальным питанием (акты, заключения и др.)

Не менее 3 лет, а при отсутствии других документов о тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет

Статья 637 Перечня

Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды, обуви и специального питания

Не менее 1 года

Статья 639 Перечня

Книги, журналы регистрации несчастных случаев и учета аварий

Не менее 10 лет**

Статья 630 Перечня

Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки)

Не менее 75 лет

Статья 632 Перечня

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Не менее 75 лет

Статья 622 Перечня

Иные документы

Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности)

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Статья 757 Перечня

Документы о благотворительной деятельности (акты
приема-передачи вещей, обязательства, отчеты и др.)

Не менее 10 лет

Статья 921 Перечня

Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности (счета, справки, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Статья 369 Перечня

* Под бухгалтерской отчетностью в Перечне понимаются бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании полученных средств, приложения к указанным документам и др. (ст. 351 Перечня).
** В случае ликвидации (в том числе в результате банкротства) организации, документы которой не поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы, указанные архивы могут принять у нее документы, сроки временного хранения которых еще не истекли.
Для этого ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации должна заключить соответствующий договор с государственным или муниципальным архивом, которому будут передаваться документы (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).


Срочно из редакции!

Сегодня подписка на журнал всего за 9 999 руб. Подпишитесь по самой низкой цене этого года. Срок действия предложения ограничен. Подписаться >>>


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль