Как правильно заполнить бланк авансового отчета

3582
Авансовый отчет — один из документов, который применяется практически в любой компании. Поэтому вопрос о том, как правильно заполнить авансовый отчет всегда актуален, и особенно он важен для тех, кто сталкивается с этим бланком впервые.

Как известно, авансовый отчет необходим для того, чтобы оправдать хозяйственные расходы работников, на которые ими загодя получены денежные средства. Сотрудник, получивший деньги подотчет подтверждает целевое расходование средств, предоставляя не только авансовый отчет, но и прилагая соответствующие платежные документы (например, чеки).

Обратимся к  Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от  22.09.93 № 40 (далее — Порядок). В нем мы найдем правила,  которые необходимо соблюдать при выдаче сотрудникам подотчетных сумм.

В частности, получать подотчет денежные средства могут не все работники организации, а только те, кто включен в соответствующий список. Срок, на  который выдаются подотчетные средства, устанавливает руководитель организации, как  и размер аванса (ч. 1 п. 11 Порядка). При этом сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах в течение трех рабочих дней со дня, когда закончится срок, на который деньги были выданы либо в течение трех дней после возвращения из командировки (ч. 3 п. 11 Порядка).

Согласно части 4 пункта 11 Порядка запрещается выдавать деньги подотчет тем работникам, которые не отчитались за ранее выданные авансы. Кроме  того недопустима передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому (ч. 5 п. 11 Порядка).

Теперь перейдем непосредственно к оформлению бланка авансового отчета. В  альбоме унифицированных форм содержится бланк авансового отчета № АО-1. Его форма введена с 1 января 2002 года Постановлением Госкомстата России от  01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации№ АО-1 “Авансовый отчет”».

В пункте 2 упомянутого постановления содержится указание на то, что указанный бланк должен применяться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Как заполнять авансовый отчет подотчетнику

Некоторые графы документа заполняет подотчетное лицо, часть — бухгалтер. Вначале уделим внимание первому. На  оборотной стороне формы подотчетник вписывает реквизиты тех документов, которые подтверждают осуществленные им затраты. Для этого есть графы 2, 3 и 4. В них указывается дата оправдательного документа, его номер и наименование. Для отражения суммы расходов по отчету в рублях предназначена графа 5 оборотной стороны авансового отчета. Суммы в валюте указываются в графах 5 и 6 по курсу соответственно. На всякий случай обращаем внимание, что следующие графы (7, 8 и 9) подотчетное лицо не заполняет.

От сотрудника, получившего подотчетные суммы, требуется приложить к  авансовому отчету те самые оправдательные документы, реквизиты которых он  указал в форме, чтобы произведенные расходы можно было учесть при налогообложении прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под таблицей на оборотной стороне формы есть строка для подписи подотчетного лица и расшифровки подписи, которая конечно же должна быть заполнена.

Действия бухгалтера

Как видим, подотчетное лицо заполняет лишь незначительную часть формы, вписать остальные сведения — прерогатива бухгалтер. Он оформляет оставшиеся графы оборотной стороны бланка и полностью — лицевую сторону формы АО-1.

Прежде всего, авансовому отчету присваивается номер и проставляется дата его заполнения, а также указывается наименование организации.

Затем бухгалтеру необходимо отразить такие сведения как наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетник, его фамилию и  инициалы, должность, табельный номер и, наконец, назначение аванса. Это могут быть хозяйственные расходы, расходы на командировку и многое другое.

Идем далее. Лицевая сторона бланка авансового отчета состоит из двух таблиц. Одна из них предназначена для отражения информации о денежных средствах. Другая содержит записи бухгалтерского учета. Если у подотчетного лица на момент получения очередной авансируемой суммы оставался неиспользованный остаток, который он не сдал в кассу, сумма остатка должна быть указана в соответствующей ячейке этой таблицы. Тоже касается и суммы перерасхода – если таковая имеется, она также отражается в положенной ячейке. Далее следует информация о текущем авансе: сумме полученных средств в рублях и (или) валюте, сумме произведенного расхода и, наконец, выводится сумма остатка или перерасхода подотчетных средств.

После этого бухгалтеру необходимо заполнить правую таблицу лицевой стороны формы. Для этого он должен соотнести суммы, израсходованные подотчетником и  отраженные им на оборотной стороне авансового отчета, со счетами бухгалтерского учета и разнести их по дебету и кредиту.

Не забудьте, что на оборотной стороне есть ряд граф, которые также заполняет бухгалтер, ибо именно он относит израсходованные подотчетником суммы на те или иные бухгалтерские счета.  А именно – в графу 7 — суммы расходов, принятых к учету, в графу 8 — суммы расходов, принятых к учету, но выданные в валюте, в  графу 9 — счета (субсчета) бухучета, которые корреспондируются по дебету с  данными суммами.

Вернемся к лицевой стороне формы. Под таблицами есть несколько строк для заполнения. Так, бухгалтеру нужно отметить сколько оправдательных документов прилагается к форме АО-1, указать прописью сумму израсходованных средств к  утверждению руководителем, а также отразить сумму остатка или перерасхода в  соответствующей строке. Безусловно, документ должен быть подписан бухгалтером, занимающимся данным авансовым отчетом и главным бухгалтером организации. Напомним, что остаток денежных средств, если таковой имеется, подотчетное лицо сдает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

В нижней части авансового отчета, которая именуется распиской, бухгалтер подтверждает, что данный отчет и оправдательные документы к нему приняты к  проверке.  Эта часть документа отрывная – она передается подтчетному лицу после принятия АО-1 к проверке.

И в завершение, чтобы закончит оформление данного документа, в верхнем правом углу лицевой стороны формы должен поставить свою резолюцию руководитель организации. Он утверждает сумму расходов и ставит свою подпись.  

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль