Российский налоговый курьер

Когда компания может отказаться представлять документы по требованию инспекции, а когда не может

  • 1 мая 2012
  • 513

Практика истребования документов выявила много неясностей такой процедуры. Часть из них суды трактуют в пользу налогоплательщиков, а часть — в пользу инспекций

Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которые инспекторы могут истребовать в ходе выездной проверки (см. врезку справа). В нем использована расплывчатая формулировка: «необходимые для проверки документы» (абз. 2 п. 12 ст. 89 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Фактически такая норма дает право инспекторам требовать любые бумаги. Единственное ограничение — они должны относиться к тем налогам и периоду, которые указаны в решении по выездной проверке (п. 2 ст. 89 НК РФ).

В ряде случаев налоговики не вправе требовать представления документов

У судов нет единого мнения, приостанавливается ли срок истребования документов при приостановлении выездной проверки. Если проверка уже приостановлена, то инспекторы не имеют права выставлять требование о представлении документов (п. 9 ст. 89 НК РФ). Однако на практике распространена ситуация, когда приостановление проверки происходит в течение 10 дней после выставления требования. Нужно ли в такой ситуации подавать документы в указанный в требовании срок, или можно дождаться возобновления проверки?

Безопаснее представить копии документов именно в течение 10 дней. К примеру, Минфин России считает, что Налоговым кодексом не предусмотрено приостановление течения срока исполнения указанного требования (письмо от 03.07.08 № 03-02-07/1-246). К тому же документы могут быть представлены непосредственно в инспекцию. Ведь в период приостановления не допускаются действия инспекторов именно на территории налогоплательщика. А представление документов в инспекцию не нарушает положений пункта 9 статьи 89 НК РФ.

Да и судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Одни суды солидарны с Минфином России (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 № А75-9865/2010). Другие считают, что в период приостановления проверки налогоплательщик не обязан представлять истребованные документы (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.07.11 № А78-343/2011).

Когда действует запрет на представление документов повторно. Такой запрет установлен пунктом 5 статьи 93 и пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ и относится только к документам, представленным в инспекцию:

— после 1 января 2010 года — по требованию, выставленному в рамках выездной и камеральной проверок (п. 15 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 № 137-ФЗ);

— после 1 января 2011 года — по требованию, выставленному в рамках «встречной» проверки контрагента (п. 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.10 № 229-ФЗ).

Отметим, повторно налоговики могут затребовать документы, если они представлялись ранее для «встречной» проверки, представлялись подлинники документов с последующим возвратом или документы были утрачены инспекцией вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Однако неясно, действует ли запрет на повторное истребование документов, которые передавались в инспекцию до указанных дат. Налоговики придерживаются позиции, что запрет применяется только к тем документам, которые представлены после этих дат (п. 3 письма ФНС России от 03.09.10 № АС-37-2/10613@). Если документы поданы ранее, то их можно запросить повторно.

Есть и другая точка зрения. Например, в постановлении ФАС Центрального округа от 14.12.10 № А68-3284/10-135/18 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.04.11 № ВАС-3735/11) сказано, что с 1 января 2010 года налоговые органы не вправе истребовать ранее представленные документы. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского от 25.01.11 № КА-А40/17535-10 и Поволжского от 09.08.11 № А55-27123/2010 округов.

Компаниям, которые рассматривают возможность отказа от повторной подачи документов, нужно проанализировать риски. Ведь, кроме наложения штрафов, инспекторы могут, к примеру, произвести выемку документов (п. 14 ст. 89 НК РФ), определить сумму налогов расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Если требование, направленное по почте, не получено налогоплательщиком. Нередко инспекторы направляют требования по адресу (например, юридическому), по которому компания фактически не находится. В результате налогоплательщик не получает требование, а инспекция привлекает его к ответственности по статье 126 НК РФ и может отказать в возмещении НДС.

При таких обстоятельствах одни суды считают, что действия инспекции неправомерны (постановления ФАС Северо-Кавказского от 18.09.09 № А53-19396/2008 и Московского от 19.10.10 № КА-А40/12520-10 округов). Другие суды говорят о том, что налогоплательщики должны самостоятельно обеспечить своевременное получение корреспонденции (постановления ФАС Московского от 22.12.09 № КА-А40/14170-09 и Поволжского от 24.03.09 № А12-9659/2008 округов).

Справка

Основания и сроки истребования документов

Инспекторы могут истребовать документы у налогоплательщика:

— в рамках проведения камеральной (в строго определенных случаях) и выездной проверок (ст. 93 НК РФ), срок представления — 10 рабочих дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ);

— при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ), срок представления — 10 рабочих дней со дня вручения требования;

— при проведении так называемой «встречной» проверки контрагента или иного лица, в отношении которого налогоплательщик располагает документами (ст. 93.1 НК РФ). В этом случае налоговики имеют право не только истребовать документы, но и запросить информацию о сделке вне рамок проверки контрагента или иного лица (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Срок представления —5 рабочих дней со дня получения требования. Если документов у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Сроки исчисляются в рабочих днях в соответствии с пунктом 6 статьи 6.1 НК РФ

Если требование получено незадолго до окончания камеральной или выездной проверки или в день ее завершения. Такие случаи распространены на практике. По мнению судов, в подобной ситуации требование исполнению не подлежит (постановления ФАС Московского от 22.03.11 № КА-А41/1283-11, Волго-Вятского от 27.02.12 № А29-164/2011, Северо-Кавказского от 07.10.11 № А53-23465/2010 и Западно-Сибирского от 13.07.09 № Ф04-4038/2009(10171-А03-42) округов). Суды считают, что проверяющие не должны проводить анализ документов по окончании сроков проверки.

Однако налоговики могут обосновать свои требования тем, что проанализировали они эти документы в оригиналах в ходе проверки (что чаще всего и происходит), а копии они требуют, как правило, для подтверждения нарушений. По мнению Минфина России, в такой ситуации налогоплательщик должен выполнить требование, поскольку Налоговый кодекс не предусматривает оснований для оставления требования без исполнения (письма от 13.02.08 № 03-02-07/1-58 и от 17.01.08 № 03-02-07/1-19). Кроме того, выставлять требования за день или за несколько дней до завершения проверки не запрещено.

Оштрафовать по обезличенному требованию достаточно сложно

В ходе выездной проверки инспекторы, как правило, сначала выставляют требование на представление копий документов без указания реквизитов и количества, например регистров налогового и бухгалтерского учета, книг покупок и книг продаж, договоров, актов, накладных, счетов-фактур за три проверяемых года.

Обычно по данному требованию компании представляют оригиналы документов для проверки на территории налогоплательщика. Переписывать в этом случае каждый документ не обязательно. Можно указать общее количество документов с разделением по их видам.

Если же компания не исполнит такое требование, оштрафовать ее на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ налоговики не вправе. Даже если они определят количество непредставленных документов расчетным путем или исходя из количества фактически представленных с опозданием документов. По мнению судов, инспекция обязана указывать наименование и количество запрашиваемых документов (постановления Президиума ВАС РФ от 08.04.08 № 15333/07, ФАС Московского от 01.08.11 № КА-А40/7907-11 и Северо-Кавказского от 09.06.11 № А63-1749/2010 округов).

Однако есть и другое мнение. Виды документов, подтверждающих финансово-хозяйственную деятельность, и обязательные требования к их оформлению установлены действующим законодательством и не могут быть неизвестны налогоплательщику. Поэтому некоторые суды признают обоснованными санкции, взимаемые в случае выставления требования без указания реквизитов и количе-ства документов (постановления ФАС Московского от 12.10.09 № КА-А40/10665-09 и Западно-Сибирского от 01.07.09 № Ф04-3216/2009(7623-А03-37) округов).

По мнению судов, компания вправе в ходе проверки передавать оригиналы документов

По общему правилу в ответ на требование представить документы в ходе проверки налогоплательщик должен подготовить их заверенные копии. А при необходимости налоговики могут ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Предположим, компания решила сэкономить время и не делать копии, а своевременно представила подлинники документов. Многие суды в этом случае считают, что компания исполнила обязанность по представлению документов и ее не должны привлекать к ответственности (постановления ФАС Московского от 25.08.11 № КА-А40/9135-11 и Уральского от 04.02.08 № Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 25.04.08 № 5565/08) округов). Ведь Налоговый кодекс не запрещает представление документов в виде подлинников.

Однако если компания представит подлинники непосредственно в инспекцию, то у нее могут возникнуть проблемы с возвратом документов, так как ни Налоговый кодекс, ни иные нормативно-правовые акты не регулируют сроки и порядок такой процедуры. Суды считают, что подлинники документов должны быть возвращены налогоплательщику по окончании проверки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.01.12 № А13-974/2011). Но фактически это остается на усмотрение инспекции.

Копии документов проще сшивать в пачки по 100—200 штук в каждой

Копии документов, представляемые в инспекцию, заверяются подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ и приказ ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338@). Руководитель может уполномочить другое лицо на заверение копий документов на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подшитые документы обязательно нумеруются. Учитывая, что количество запрошенных документов обычно составляет сотни и тысячи копий, налоговые юристы рекомендуют прошивать однотипные документы по 100—200 штук.

Однако при этом необходимо обеспечить возможность свободного прочтения всех реквизитов документа и копирования каждого листа, а также учитывать риск расшивки пачки документов при работе с ней. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие ее, листом бумаги. На этом листе нужно указать количество копий документов, например «прошито, пронумеровано 100 листов».

Каждую копию в пачке придется заверить отдельно. У многих возникает вопрос: нужно ли заверять каждую копию документа, или достаточно прошить несколько копий, последовательно пронумеровать все листы и заверить документы в целом, указав общее количество листов в прошитой пачке?

Минфин России считает, что каждую копию нужно заверять отдельно (письмо от 24.10.11 № 03-02-07/1-374). Дело в том, что печать и подпись уполномоченного должностного лица придают юридическую силу копии конкретного документа, а не подшивке документов (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). Эта позиция подтверждается арбитражной практикой (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09 оставлено в силе определением ВАС РФ от 17.02.10 № ВАС-946/10).

Представить в электронном виде можно пока лишь некоторые документы

Порядок представления в инспекцию документов в электронном виде установлен приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@ (см. врезку на с. 78). Налогоплательщик вправе направить документы в электронном виде, только если они составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).

На сегодняшний день, кроме форматов деклараций и документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий (требования, акты, решения и др.), ФНС России утвердила лишь форматы:

— документов, применяемых при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, — счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, дополнительного листа книги покупок, книги продаж, дополнительного листа книги продаж (приказ ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@);

— товарной накладной по форме № ТОРГ-12 (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@);

— акта приемки-сдачи работ и услуг (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@).

Кстати

Какие документы можно составлять в электронном виде

Согласно официальной позиции Минфина России к налоговому учету может приниматься документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью — до 1 июля 2012 года).

Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», письма Минфина России от 03.11.11 № 03-07-11/297 и от 15.09.11 № 03-02-08/96).

Соглашением между участниками электронного взаимодействия может быть предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). По мнению ФНС России, в таком случае документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, также принимается к налоговому учету (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@)

Следовательно, на сегодняшний день налогоплательщик может представить по требованию инспекции в электронном виде только указанные документы. Конечно, при условии, что они подписаны соответствующей электронной подписью.

Допустим, истребуемый документ составлен в электронном виде, но не по установленным форматам. Такой документ представляется в инспекцию на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии. Причем в нем должна содержаться отметка о подписании документа соответствующей электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 и от 03.11.11 № 03-07-11/297).

Передача документов подтверждается отметкой инспекции на описи

Каких-то особых правил по передаче документов налоговым законодательством не предусмотрено. Говорится лишь о том, что истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это касается и тех лиц, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

В то же время оформить передачу документов нужно так, чтобы в случае возникновения споров у налогоплательщика были соответствующие доказательства. Так, передавая документы, можно составить их подробную опись и указать в ней:

— общее количество документов и содержащихся в них страниц;

— наименование каждого документа и период, к которому он относится;

— номер и дату требования налоговиков, хотя эту информацию можно указать и в отдельном сопроводительном письме.

На описи или на сопроводительном письме нужно получить отметку инспекции с указанием даты, подтверждающую принятие документов. Если налогоплательщик составит максимально подробную опись и получит такую отметку, то он избавится от доказывания факта представления документов в указанный срок и в необходимом количестве. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 04.09.09 № КА-А40/8715-09 суд учел, что при наличии описи налоговики не смогли доказать факт непредставления отдельных документов, и признал привлечение налогоплательщика к ответственности неправомерным.

За отказ представить дополнительные сведения или объяснения штраф не предусмотрен

Зачастую налоговики запрашивают не только конкретные первичные документы и регистры учета, но и дополнительные сведения или объяснения. Оформлять их приходится в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др. Подобные требования инспекторов незаконны, ведь названные сведения не являются регистрами налогового учета, которые должен вести налогоплательщик, или документами, которыми он должен обладать.

 Однако в большинстве случаев подать такие сведения в интересах компании, поэтому многие налогоплательщики их представляют. Хотя отказ от представления подобных сведений, а также их несвоевременная подача не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности на основании статьи 126 НК РФ (постановления ФАС Московского от 09.03.10 № КА-А40/1571-10 и Центрального от 27.10.09 № А48-973/2009 округов).

Решение о продлении срока представления документов инспекция выносит на свое усмотрение

Чтобы уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, отправляет письменное уведомление. В нем указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера или руководителя.

Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении. Об этом в течение двух дней выносится отдельное решение (приложение 4 к приказу ФНС России от 06.03.07 № ММ-3-06/106@). В Налоговом кодексе не отражены обстоятельства, которые должна учитывать инспекция при принятии решения, и его результат остается на усмотрение инспекции. Имеются лишь разъяснения Минфина России (письмо от 05.08.08 № 03-02-07/1-336), что при вынесении решения налоговый орган учитывает:

— причины, по которым документы не могут быть представлены в срок;

— объем запрашиваемых документов;

— частичное представление документов по данному требованию;

— сроки, в которые документы могут быть представлены.

 Однако и в этих разъяснениях сказано, что налоговики самостоятельно определяют, на какой срок возможно продление рассматриваемого срока. Поэтому направление такого уведомления не избавляет налогоплательщика от необходимости немедленного сбора документов.

Отказ в продлении срока можно обжаловать в суде и таким образом избежать ответственности, предусмотренной статьей 126 НК РФ, или смягчить ее. Например, суды могут поддержать налогоплательщика, если решение об отказе не содержит оснований и мотивов и объем запрашиваемых документов значителен (постановления ФАС Московского от 23.05.11 № КА-А40/3854-11 и Северо-Западного от 12.11.10 № А44-152/2010 округов)

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.