Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

997
Как показал опрос, наиболее важным для компании с налоговой точки зрения является положение об оплате труда, подтверждающее расходы на выплату разного рода премий. На втором месте — табель учета рабочего времени, обосновывающий многосменный режим работы ОС и правомерность учета доплат за сверхурочную работу

Наряду с ведением бухгалтерского и налогового учета, компании оформляют большое количество кадровых документов. Практика показывает, что наличие или отсутствие таких документов зачастую играет значительную роль в налоговых спорах с инспекцией. Редакция РНК подготовила рейтинг ситуаций, в которых тот или иной кадровый документ повлиял на налоговые последствия для компании. Мы отобрали наиболее распространенные документы.

Далее редакция обратилась к аудиторам и налоговым консультантам с просьбой прокомментировать влияние отобранных документов на налогообложение компаний и проранжировать рассмотренные ситуации — когда составление того или иного документа позволит компании максимально снизить налоговые риски (список экспертов представлен во врезке справа). По итогам опроса мы вывели средний балл и составили рейтинг. Результаты балльной оценки экспертов представлены в гистограмме на с. 109.

1. Положение об оплате труда и премировании подтверждает расходы на выплату разного рода премий

Трудовое законодательство позволяет работодателю устанавливать различные системы премирования работников (ст. 191 ТК РФ). Как правило, работодатель не включает в трудовой договор с конкретным работником условие о начислении премий, а ссылается на общее положение о премировании в целом по компании. По мнению Минфина России, премии, выплаченные работникам на основании положения о премировании, компания вправе учесть при налогообложении прибыли. Главное, чтобы трудовой договор с работником содержал отсылку на такое положение (письма от 22.08.06 № 03-03-05/17 и от 05.02.08 № 03-03-06/1/81). Аналогичной точки зрения придерживаются и налоговые органы (письма ФНС России от 01.04.11 № КЕ-4-3/5165, УФНС России по г. Москве от 14.02.07 № 20-12/013749б).

Как указала Мария Лисицына, специалист по налогообложению, выплачиваемые на основании трудового договора или локального нормативного акта стимулирующие и компенсационные выплаты работникам организация вправе учесть в налоговых расходах. При условии, что такие расходы соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

С.Б. Соловьев, консультант аудиторской компании

Сергей Соловьев, консультант аудиторской компании, указал, что налогоплательщику целесообразнее установить порядок премирования сотрудников в положении об оплате труда. Поскольку при необходимости его легко можно изменить, а также удобно использовать при возникновении споров с налоговиками. Так, в постановлениях ФАС Московского от 24.02.10 № КА-А40/450-10-1,2 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 19.04.10 № ВАС-4861/10) и Уральского от 15.07.09 № Ф09-4836/09-С3 округов налогоплательщики отстояли право на учет в налоговых расходах премий, выплаченных на основании внутреннего положения о премировании.

2. Табель учета рабочего времени подтверждает многосменный режим работы основного средства

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 259.3 НК РФ в случае, если ОС используется для работы в условиях агрессивной среды или повышенной сменности, при амортизации такого объекта компания вправе применить специальный коэффициент (не выше 2). При этом Сергей Рюмин, управляющий партнер, отметил, что работу в режиме повышенной сменности компания вправе подтвердить любыми документами. Так как НК РФ перечень таких документов не устанавливает.

Елена Деева, ведущий аудитор, рекомендует подтвердить правомерность применения повышающего коэффициента амортизации производственного оборудования в том числе табелем учета рабочего времени. Ведь именно этот документ докажет многосменную работу сотрудников, эксплуатирующих такие основные средства. Это подтверждают и столичные налоговики в письмах от 20.06.12 № 16-15/053957@, от 25.04.11 № 16-12/040322@ и от 04.03.05 № 20-12/14523.

Аналогичную позицию занимают и суды. Так, налогоплательщикам удалось отстоять право ускоренной амортизации спорных основных средств в постановлениях ФАС Московского от 12.11.10 № КА-А40/13642-10, Северо-Кавказского от 03.04.08 № Ф08-1625/08-595А и Уральского от 03.03.08 № Ф09-801/08-С3 округов. Аргументы судов — документами, подтверждающими право на применение специального коэффициента, являются:

— приказ руководителя организации о работе в многосменном режиме;
— распорядительный документ руководителя организации о применении специального коэффициента в отношении конкретных основных средств;
— табель учета рабочего времени сотрудников, использующих оборудование;
— журнал учета работы машин;
— иные документы, подтверждающие использование основных средств в многосменном режиме.

Эксперты

Благодарим за содействие в подготовке материала

Анну Бортникову, первого аудитора

Елену Дееву, ведущего аудитора

Марию Лисицыну, специалиста по налогообложению

Елену Мелконян, советника государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Сергея Рюмина, управляющего партнера московской компании

Сергея Соловьева, консультанта аудиторской компании

Дениса Скрябина, юриста

3. Табель учета рабочего времени обоснует расходы в виде доплат за сверхурочную работу, работу в ночное время и в выходной день, а также за вредные и опасные условия труда

Сверхурочная работа сотрудников оплачивается в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ). Кроме того, работодатель обязан доплачивать работникам, которые вышли на работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ) или в выходной день (ст. 153 ТК РФ), а также выполняют трудовые обязанности во вредных и опасных условиях труда (ст. 147 ТК РФ). По общему правилу эти затраты организация учитывает при налогообложении прибыли в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Подтвердить режим работы таких сотрудников компания может в том числе и табелем учета рабочего времени.

При этом Минфин России позволяет включать в налоговые расходы доплату за сверхурочную работу даже в том случае, если она превышает 4 часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год, что является нарушением статьи 99 Трудового кодекса РФ (письма от 23.05.13 № 03-03-06/1/18410 и от 22.05.07 № 03-03-06/1/278, см. также врезку на с. 112). Финансовое ведомство разъясняет, что в соответствии со статьей 152 ТК РФ сверхурочная работа должна оплачиваться в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения к сверхурочным работам, установленный в статье 99 ТК РФ. Следовательно, затраты на оплату труда сотрудников, работающих сверхурочно, относятся к расходам на оплату труда. Аналогичные выводы содержатся в постановлении ФАС Поволжского округа от 08.09.06 № А55-28161/05.

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

Е.Н. Деева, ведущий аудитор

Вместе с тем Елена Деева указала и на другое дело, в котором суд согласился с доначислениями налоговиков. Инспекция установила, что данные в расчетно-платежных ведомостях не совпадали со сведениями табеля учета рабочего времени, в связи с чем пришла к выводу, что расходы на оплату труда начислены работникам за неотработанное время. В результате ФАС Северо-Западного округа признал спорные расходы на оплату труда в повышенном размере необоснованными (постановление от 15.05.09 № А44-109/2008).

4. Табель учета рабочего времени подтверждает резидентство сотрудников, что важно при определении ставки удержания НДФЛ

В связи со спецификой деятельности часть рабочего времени сотрудники фирмы могут находиться за пределами РФ. В этом случае возникает необходимость определения резидентства таких сотрудников. Ведь от того, является ли физлицо резидентом РФ, зависит налоговая ставка по НДФЛ, по которой компания удерживает налог с выплаченных ему доходов.

Как указала Мария Лисицына, конкретный перечень документов, которые подтверждали бы налоговый статус налогоплательщика, ни НК РФ, ни какие-либо иные нормативные документы не устанавливают. Поэтому такое подтверждение возможно на основании любых документов, которые позволят установить количество календарных дней пребывания физического лица на территории РФ в течение предшествующих 12 последовательных месяцев.

По мнению Минфина России, одним из таких документов является табель учета рабочего времени (письма от 28.06.12 № 03-04-06/6-183, от 26.04.12 № 03-04-05/6-557, от 16.03.12 № 03-04-06/6-64 и от 28.09.11 № 03-04-06/6-240). Согласны с финансовым ведомством и налоговики (письма ФНС России от 22.01.13 № ЕД-3-3/150@ и от 05.03.13 № ЕД-3-3/743@, УФНС России по г. Москве от 11.07.06 № 28-11/60721).

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

Судебная практика также свидетельствует о том, что для подтверждения налогового статуса работника компания вправе представить в инспекцию табель учета рабочего времени (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.10 № 09АП-14022/2010-АК, оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 19.10.10 № КА-А40/12034-10). Более того, по словам Сер-гея Рюмина, такой документ пригодится при зачете НДФЛ налоговым агентом в связи с приобретением физлицом статуса налогового резидента РФ, а также в случае возврата налога инспекцией (письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.12 № 20-14/074684@).

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

С.М. Рюмин, управляющий партнер

5. Командировочное удостоверение подтверждает срок командировки и расходы, понесенные сотрудником во время ее проведения

Согласно пункту 7 постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» на основании решения работодателя сотруднику оформляется командировочное удостоверение, которое подтверждает срок его пребывания в командировке.

Расходы, понесенные во время командировки, налогоплательщик учитывает в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако такие расходы целесообразно подтвердить документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Одним из подтверждающих документов, по мнению ФНС России, является командировочное удостоверение (письмо от 25.11.09 № МН-22-3/890).

Важно помнить, что в командировочном удостоверении закрепляется срок командировки. Следовательно, таким документом компания может обосновать расходы в виде суточных, которые начисляются за каждый день нахождения работника в командировке. При этом, по мнению Минфина, компания может не представлять иные подтверждающие документы — например, товарные и кассовые чеки, квитанции и бланки строгой отчетности (письма Минфина России от 11.11.11 № 03-03-06/1/741 и от 24.11.09 № 03-03-06/1/770).

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

Е.В. Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

6. Заявление о предоставлении отпуска подтверждает расходы на выплату отпускных

В настоящее время на практике распространены фиктивные графики отпусков, когда официально по документам работник значится в отпуске, а фактически продолжает выполнять свои трудовые обязанности. В этом случае зачастую в табеле учета рабочего времени проставляется отметка, что сотрудник был в отпуске, однако заявление на отпуск с личной подписью сотрудника отсутствует. В этом случае есть риск, что компании не удастся учесть сумму отпускных в налоговых расходах.

По мнению Елены Мелконян, советника государственной гражданской службы РФ 1-го класса, во избежание споров с налоговиками в части учета отпускных затрат в налоговых расходах достаточно иметь подписанный работником и утвержденный работодателем ежегодный график отпусков. Составление такого документа обязательно для работодателя в силу статьи 123 ТК РФ. При этом Минфин России подтверждает, что на основании пункта 7 статьи 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда компания вправе учесть выплаты за период отпуска, предусмотренного графиком отпусков (письмо от 03.12.10 № 03-03-06/2/206). Соответственно при отсутствии подписанного работником заявления у компании не должно быть проблем с учетом отпускных выплат, если указанный отпуск предусмотрен графиком отпусков.

7. Табель учета рабочего времени позволит определить доход в натуральной форме в случае осуществления бесплатной доставки сотрудников до офиса

На практике нередко в силу специфики места расположения офиса компания осуществляет бесплатную перевозку сотрудников до места работы. По мнению Минфина России, стоимость такой доставки признается доходом работников, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ (письмо от 12.10.11 № 03-04-05/6-728). При этом, для того чтобы исчислить НДФЛ с дохода, полученного каждым работником в натуральной форме, необходимо определить размер такого дохода. Президиум ВАС РФ в пункте 8 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с взиманием подоходного налога, приведенного в информационном письме от 21.06.99 № 42, указал, что доход в натуральной форме облагается НДФЛ лишь в том случае, если его размер может быть определен применительно к конкретному физическому лицу. Минфин России также неоднократно указывал, что в целях налогообложения организация должна персонифицировать доход, полученный каждым из сотрудников (письма от 18.05.06 № 03-05-01-04/128 и от 18.05.06 № 03-05-01-04/110). Как правило, налоговую базу по каждому сотруднику определяют на основе общей стоимости проезда исходя из данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 17.07.07 № 03-04-06-01/247).

Однако важно помнить, что необходимость начислить НДФЛ на стоимость доставки работников до офиса возникает не всегда. Так, Минфин России в письме от 06.03.13 № 03-04-06/6715 указал, что если доставка работников обусловлена удаленностью места нахождения организации от маршрутов общественного транспорта и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, то оплата проезда работников организации не признается их экономической выгодой. Соответственно объекта обложения НДФЛ не возникает. Аналогичные выводы содержат письма финансового ведомства от 20.10.11 № 03-03-06/1/680 и от 17.07.07 № 03-04-06-01/247. Суды также поддерживают чиновников в этом вопросе (постановления ФАС Северо-Западного от 18.02.08 № А21-3559/2007, Восточно-Сибирского от 15.07.08 № А19-13528/07-30-Ф02-3200/08 и Уральского от 01.07.08 № Ф09-4583/08-С2 округов).

8. График отпусков подтверждает размер и обоснованность расходов на выплату отпускных

В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом для организации. Елена Деева указала, что график отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет бухгалтерам рассчитать и распределить расходы по оплате труда в течение года. Кроме того, при отсутствии утвержденного графика отпусков работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.11.08 № Ф08-6874/2008).

По мнению Минфина России, отпускные выплаты учитываются при налогообложении прибыли на основании пункта 7 статьи 255 НК РФ независимо от периода возникновения у работника права на отпуск. При этом такой отпуск должен быть предусмотрен утвержденным в компании графиком отпусков или соглашением между работником и работодателем (письмо от 03.12.10 № 03-03-06/2/206).

Кроме того, финансовое ведомство не против уменьшения налогооблагаемой прибыли и на прошлогодние отпуска, которые в соответствии с графиком или внутренним соглашением перенесены на текущий период (письмо от 13.05.10 № 03-03-06/4/55).

Наличие графика отпусков обезопасит компанию при включении в налоговые расходы сумм компенсации за неиспользованный отпуск. Так, ФАС Московского округа рассмотрел дело, в котором инспекция отказала в признании «отпускных» расходов. Аргументы налоговиков — выплата компенсации за неиспользованный отпуск каждого работника подтверждается табелями учета рабочего времени, графиком отпусков, заявлениями работников о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, приказами о вызове работников из отпуска. Указанные документы организация проверяющим не предоставила.

Однако суд поддержал налогоплательщика, поскольку количество использованных (неиспользованных) дней отпуска определяется на основании личной карточки работника, представленной в инспекцию. Следовательно, при отсутствии среди прочих документов графика отпусков компания правомерно учла при налогообложении прибыли компенсацию за неиспользованный отпуск прошлого периода (постановление ФАС Московского округа от 09.07.10 № КА-А40/6678-10).

9. Штатное расписание обоснует расходы компании на привлечение сторонних специалистов

Нередко собственных трудовых ресурсов компании недостаточно для выполнения определенной работы и организация обращается к сторонним специалистам, обладающим необходимыми знаниями и навыками.

По мнению столичных налоговиков, расходы на оплату услуг по предоставлению работников при соблюдении требований статьи 252 НК РФ уменьшают базу по налогу на прибыль (письмо от 02.09.05 № 20-12/62487.1). Минфин России соглашается с мнением налоговиков, уточняя при этом, что спорные расходы уменьшают базу по налогу на прибыль при условии, что в штате организации отсутствуют указанные специалисты (письма от 05.04.07 № 03-03-06/1/222 и от 06.12.06 № 03-03-04/2/257). Некоторые суды поддерживают налоговое и финансовое ведомства (постановления ФАС Поволжского от 04.10.12 № А65-21503/2011, Западно-Сибирского от 13.08.10 № А27-25068/2009 и Северо-Кавказского от 27.05.10 № А53-16012/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 04.10.10 № ВАС-13023/10) округов).

Буква закона

Административная ответственность за незаконное привлечение сотрудников к сверхурочной работе

Изучив табель учета рабочего времени, трудовая инспекция может установить нарушения трудового законодательства. В частности, превышение установленных статьей 99 ТК РФ ограничений по привлечению работника к сверхурочной работе (свыше 120 часов в год) или привлечение к работе в ночное время лиц, для которых такая работа запрещена, например беременные женщины или несовершеннолетние (ст. 96 ТК РФ).

За несоблюдение трудового законодательства статья 5.27 КоАП РФ устанавливает штраф:

— для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;

— для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности до 90 дней;

— для организаций — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности до 90 дней

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

Д.В. Скрябин, юрист

Однако, по мнению Дениса Скрябина, юриста, наличие в штате организации соответствующего отдела или конкретных работников, занятых на аналогичных должностях, не препятствует налогоплательщику привлекать иных специалистов. Ведь согласно главе 25 НК РФ возможность отнесения затрат в налоговые расходы не зависит от наличия или отсутствия в штатном расписании организации соответствующих служб или работников (постановления Президиума ВАС РФ от 18.03.08 № 14616/07, ФАС Московского округа от 09.11.12 № А40-14280/12-107-69, от 03.04.12 № А40-23728/08-108-75 и от 09.02.12 № А40-131877/10-114-778).

10. Табель учета рабочего времени подтвердит расходы на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудников в производственных целях

Зачастую работники используют для выполнения своих трудовых функций личное имущество (мобильный телефон, автомобиль, персональный компьютер и пр.). В этом случае на основании статьи 188 ТК РФ работодатель выплачивает работникам компенсацию.

Для того чтобы учесть такую компенсацию в налоговых расходах, по мнению Елены Деевой, важно показать, что организация действительно использует указанное имущество в своей деятельности, и подтвердить это документально (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом, как указал Сергей Рюмин, важно учитывать, что компенсация выплачивается только за то время, когда работник фактически использует собственное имущество в служебных целях. Соответственно за время нахождения работника в отпуске, командировке, отсутствия на работе вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личное имущество не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776). Одним из документов, которым компания сможет подтвердить фактическое исполнение работником своих трудовых обязанностей с использованием личного имущества, является табель учета рабочего времени.

Елена Мелконян напомнила, что если организация использует в производственных целях автомобиль работника, то, помимо табеля учета рабочего времени, целесообразно в качестве подтверждающих документов представить путевые листы, товарно-транспортные накладные, а также записи с навигационных приборов, которыми желательно оснастить авто. Однако если сведения, содержащиеся в путевых листах, отличаются от указанных в табеле учета рабочего времени, организации грозит ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного суда РФ от 31.07.09 № 18-АД09-8).

11. Табель учета рабочего времени поможет определить доход каждого работника при предоставлении ему бесплатного питания

Как отметила Елена Деева, одним из составляющих соцпакета является предоставление работникам бесплатного питания. В этом случае, как и при осуществлении бесплатной доставки до офиса, по мнению Минфина России, у сотрудников возникает доход в натуральной форме (письмо от 19.06.07 № 03-11-04/2/167).

В письме от 18.04.12 № 03-04-06/6-117 финансовое ведомство указало, что если организация осуществляет питание своих сотрудников по типу «шведский стол», то доход каждого работника рассчитывают на основе данных табеля учета рабочего времени и общей стоимости предоставленного питания. Такую позицию Минфина России поддержал ФАС Поволжского округа в постановлении от 22.06.09 № А55-14976/2008.

При этом, если работодатель не может четко определить количество продуктов питания, приобретенных организацией для конкретного работника, оценить экономическую выгоду, полученную сотрудником, невозможно. Следовательно, и дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (постановления ФАС Уральского от 20.08.09 № Ф09-5950/09-С2 и Дальневосточного от 15.06.09 № Ф03-2484/2009 округов). Но организация должна предпринять все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды, получаемой сотрудниками (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715).

Однако, как отметил Сергей Рюмин, присутствие на работе вовсе не означает, что сотрудник питался за счет работодателя или что работники, отработавшие разное время, съели одинаковое количество пищи. Соответственно доход, полученный каждым работником, все равно определить сложно, так же как и объект обложения НДФЛ. Некоторые суды соглашаются с такой точкой зрения (постановления ФАС Северо-Западного от 21.02.08 № А56-30516/2006 и Северо-Кавказского от 12.03.08 № Ф08-478/08-265А округов).

12. Приказ о приеме на работу при отсутствии трудового договора подтверждает обоснованность расходов на оплату труда

Рейтинг кадровых документов, которые оказывают существенное влияние на налоговые последствия для компании

М.М. Лисицына, специалист по налогообложению

Случается, что у компании отсутствует трудовой договор с работником (если он утерян, утрачен при чрезвычайном происшествии или по какой-то причине не оформлен). В этом случае, по мнению Марии Лисицыной, существует риск возникновения споров с налоговиками в отношении правомерности учета расходов на оплату труда сотрудников, с которыми трудовые договоры не заключены.

По общему правилу договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. При этом работодатель обязан оформить договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Таким образом, по мнению Сергея Соловьева, консультанта аудиторской компании, в целом отсутствие договора не влияет на возникновение прав и обязанностей у работника и работодателя. Но в то же время не отменяет обязанности составления письменного договора в ограниченный срок. Так, в одном из дел, несмотря на отсутствие трудового договора с сотрудницей, ФАС Северо-Западного округа указал, что на основании статей 67 и 68 ТК РФ трудовой договор считается заключенным с даты, когда сотрудница приступила к исполнению трудовых обязанностей. В результате суд пришел к выводу, что компания начисляла работнице именно зарплату и соответствующие затраты правомерно учитывала в налоговых расходах (постановление от 23.04.10 № А13-5979/2009).

На практике суды обычно поддерживают налогоплательщиков и указывают, что расходы на оплату труда, помимо трудовых договоров, подтверждают и иные документы — штатное расписание, должностная инструкция, приказы о приеме на работу и об увольнении, расчетные листки по заработной плате (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 10.10.07 № А33-15270/06-Ф02-6504/07 и Северо-Западного от 11.10.07 № А42-5270/2006 округов).

Более того, расходы на оплату труда сотрудников, с которыми не заключался трудовой договор, подтверждают свидетельские показания работника или протокол допроса руководителя организации-работодателя (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.10 № А13-5979/2009).

13. Личная карточка работника подтверждает расходы организации на приобретение средств индивидуальной защиты

Согласно статье 212 ТК РФ в рамках обеспечения безопасных условий труда работодатель выдает своим сотрудникам средства индивидуальной защиты (СИЗ). В первую очередь СИЗ выдаются сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (ст. 221 ТК РФ).

В связи с тем что обязанность работодателя выдавать сотрудникам СИЗ закреплена трудовым законодательством, расходы на приобретение СИЗ учитываются в составе материальных затрат (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ и письмо Минфина России от 16.02.12 № 03-03-06/4/8). При этом, по мнению финансового ведомства, опасные условия труда подтверждаются аттестацией рабочих мест (письма от 16.02.12 № 03-03-06/4/8 и от 16.03.11№ 03-03-06/1/143).

Как правило, организация ведет учет выданных, а также возвращенных работниками на склад после носки СИЗ с помощью личной карточки работников. Более того, с помощью такого документа компании удобно отследить сроки, на которые выдаются СИЗ, и в случае необходимости приобрести новые. Таким образом, в некоторых компаниях личная карточка при наличии аттестации рабочих мест служит документом, обосновывающим необходимость не только приобретения новых СИЗ, но и их списания.

14. Правила внутреннего трудового распорядка обоснуют расходы на оплату сотовой связи для работников

Зачастую компании оплачивают сотрудникам мобильную связь. Такие затраты в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ относятся к прочим расходам. В качестве документов, подтверждающих обоснованность таких расходов, по мнению Минфина России, компании необходимо иметь (письмо от 19.01.09 № 03-03-07/2):

— утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи.

Девятый арбитражный апелляционный суд также посчитал правомерным включение в налоговые расходы стоимости мобильной связи сотрудников, поскольку обязанность предоставить некоторым работникам корпоративную мобильную связь была предусмотрена в том числе правилами внутреннего трудового распорядка (постановление от 04.06.13 № 09АП-15089/2013).

Кроме того, иногда налоговики отказывают в признании расходов на оплату услуг мобильной связи в случае, если из отчетов оператора видно, что звонки работников осуществлялись во внерабочее время. В этом случае подтвердить обоснованность расходов компания может правилами внутреннего трудового распорядка, которые предусматривают, что отдельные сотрудники должны быть на связи круглосуточно или даже во время нахождения в отпуске, в том числе вне рамок рабочего времени (руководитель, главный бухгалтер, курьер). Это подтверждает Минфин России в письме от 07.12.05 № 03-03-04/1/418

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль