Минфин России против учета расходов на поиск персонала, если нужного специалиста не нашли

1379

Проще оформить с кадровым агентством договор на информационные услуги

Рискованно включать в расходы бонус специалисту за смену работодателя

Целесообразно сохранять резюме кандидатов, предложенных агентством

Каждая организация сталкивается с проблемой поиска кадров. Большинство ищет необходимых специалистов собственными силами. Однако если вакансию нужно закрыть в сжатые сроки, приходится удваивать усилия, например, обращаться в кадровые агентства. Налоговики нередко исключают расходы на оплату услуг такого агентства, если в структуре организации есть отдел кадров или специалист по работе с персоналом. Похоже, Минфин России не согласен с таким подходом. Проанализируем разъяснения ведомства по этому и другим вопросам, связанным с отражением затрат на поиск персонала.

 

Минфин России против учета расходов на поиск персонала, если нужного специалиста не нашли

Наличие у компании отдела кадров не препятствует учету расходов на услуги кадрового агентства, но повышает риск того, что налоговики их исключат

При расчете налога на прибыль организация может признать расходы по набору работников, в том числе расходы на услуги специализированных компаний по поиску персонала (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). На первый взгляд кажется, что эта норма Налогового кодекса позволяет организациям одновременно учитывать расходы и на функционирование собственной кадровой службы, и на оплату услуг кадровых агентств по подбору персонала.

Однако писем Минфина России, которые бы подтверждали или, наоборот, опровергали этот вывод, найти не удалось. В принципе ведомство считает, что даже при наличии штатных работников расходы на оплату услуг сторонних специалистов того же профиля можно признать в налоговом учете. Такой вывод следует, например, из письма Минфина России, посвященного учету расходов на оплату юридических услуг при наличии в компании собственной юридической службы (письмо от 16.07.08 № 03-03-06/1/83). Аналогичный подход можно распространить и на другие виды услуг, в частности на услуги кадровых агентств.

Впрочем, в отношении тех же юридических услуг ведомство несколькими годами ранее отмечало, что организация вправе признать расходы на сторонних юристов, только если оказанные ими услуги не дублируют обязанностей, возложенных на собственный юридический отдел (письма Минфина России от 06.12.06 № 03-03-04/2/257, от 31.05.04 № 04-02-05/3/42 и от 08.10.03 № 04-02-05/3/78). Поэтому не исключено, что налоговики на местах все-таки откажут компании в учете расходов на оплату услуг кадрового агентства, если в ее штате есть специалист или подразделение по подбору персонала, выполняющие аналогичные функции.

Подчеркнем, что о дублировании функций штатных работников и кадрового агентства можно говорить только при наличии в организации сотрудников, в должностные обязанности которых входит именно поиск персонала (см. врезку ниже). Если отдел кадров занимается лишь ведением кадрового делопроизводства, расходы на подбор специалистов силами кадрового агентства являются экономически оправданными. Подтвердить, что поиск персонала не входит в обязанности отдела кадров или инспектора по кадрам, можно с помощью положения об этом отделе, должностных инструкций и других внутренних документов.

По мнению Минфина, не следует признавать расходы на услуги кадрового агентства, если никого из предложенных кандидатов на работу не приняли

Если отдел кадров компании занимается лишь кадровым учетом, расходы на услуги кадрового агентства являются обоснованными

Нередко кадровое агентство также не может найти подходящего специалиста на вакансию, особенно если на поиск ему было отведено слишком мало времени. Бывает и так, что ни один из кандидатов, предложенных агентством, не подошел организации-заказчику, хотя формально соответствовал оговоренным требованиям.

Минфин России считает, что в подобных случаях организация не может учесть расходы на оплату услуг кадрового агентства (письма от 04.09.08 № 03-03-06/1/504 , от 01.06.06 № 03-03-04/1/497 и от 28.02.03 № 04-02-05/2/10):

“ <…> Если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то указанные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения.

Ведомство исходит из того, что эти расходы не привели к положительному результату, то есть не являются обоснованными (см. врезку). Впрочем, некоторые кадровые агентства заключают договор не на подбор персонала, а на оказание информационных услуг. При грамотном документальном оформлении у заказчика обычно не возникает проблем с признанием расходов по таким договорам (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ). Хотя в этом случае есть риск, что кадровое агентство вообще никого не найдет, а будет лишь предоставлять резюме соискателей, найденные в интернете.

Точка зрения налоговиков

Как подтвердить расходы на оплату услуг кадрового агентства

Нам не удалось найти писем Минфина России, в которых были бы перечислены документы, с помощью которых организация может подтвердить расходы на поиск персонала. Такая информация содержится лишь в письме московских налоговиков. По их мнению, организации-заказчику необходимо иметь (письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.12 № 16-15/064754@):

— договор с кадровым агентством;

— акт об оказании услуг по поиску персонала;

— заявки с указанием количества и квалификации запрашиваемых работников.

Кроме того, целесообразно сохранять резюме или анкеты кандидатов, предложенных кадровым агентством, в том числе и отклоненных заказчиком. Также может пригодиться штатное расписание организации-заказчика, свидетельствующее о наличии у нее вакансий на дату заключения договора с кадровым агентством, или копии заявлений об увольнении сотрудников

Минфин считает, что объявления о наличии вакансий — это не реклама, значит, расходы на их размещение нормировать не нужно

Ведомство неоднократно указывало, что объявления о наборе персонала, публикуемые в печатных изданиях, не являются рекламными, даже если содержат подробные сведения о работодателе и его товарах или видах деятельности (письма Минфина России от 23.09.11 № 03-03-06/1/585 и от 28.02.03 № 04-02-05/2/10). Ведь такие объявления не соответствуют понятию рекламы, прежде всего из-за того, что адресованы конкретному кругу лиц — тем, кто ищет работу или планирует сменить ее в будущем (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.06 № 38-ФЗ «О рекламе»).

Более того, вакансия в принципе не может рассматриваться как объект рекламирования. Таковым может быть только товар, его изготовитель или продавец, логотип либо мероприятие (в том числе спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари), на привлечение внимания к которым направлена реклама.

Таким образом, Минфин России предлагает отражать расходы, связанные с размещением в печати платных объявлений о наборе персонала, именно как расходы по набору работников, то есть не нормировать их (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Отнесение таких расходов к рекламным, например, если кандидата на вакансию не нашли и не стали рисковать с их учетом в составе расходов на поиск персонала, приведет к тому, что налоговики все равно исключат эти расходы из рекламных.

Минфин не разрешает признавать в налоговом учете расходы на переманивание специалистов у другого работодателя

Некоторые компании готовы заплатить за то, чтобы нужный им квалифицированный специалист, работающий в тот период в другой организации, перешел именно к ним. Подобную выплату обычно оформляют как разовую премию или бонус за смену работодателя.

Выплату специалисту премии за переход от другого работодателя целесообразно отложить хотя бы до конца первого месяца его работы на новом месте

Минфин России считает, что организация, выплатившая такую премию или бонус, не может признать ее при расчете налога на прибыль (письмо от 16.11.06 № 03-03-04/2/246):

“ <…> Расходы, связанные с выплатой премии (бонуса) вновь принятому сотруднику до начала его деятельности в банке (не за результаты работы, а для стимуляции специалиста к смене работодателя), по нашему мнению, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли организаций.

По мнению ведомства, в расходы можно включить лишь те премии, которые начислены за производственные результаты, профессиональное мастерство, высокие достижения в работе и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ). Премия, стимулирующая сотрудника лишь к смене работодателя, фактически выплачивается ему авансом за будущие результаты работы, которые в итоге, возможно, и не будут достигнуты.

Получается, что выплату такой премии или бонуса целесообразно отложить хотя бы до конца первого месяца работы нового сотрудника. Понятно, что работник на это вряд ли согласится. Тем не менее, если оформить такую премию как выплату за производственные результаты, у организации больше шансов на то, чтобы признать ее в налоговом учете.

Рискованно включать в расходы стоимость проезда иногороднего кандидата к месту проведения собеседования

Многие компании открывают свои представительства в других городах и регионах. Как правило, кандидатов на должность руководителя такого подразделения приглашают на собеседование в головной офис. Нередко отбор работников такого уровня проходит в несколько этапов, то есть претендентам приходится несколько раз приезжать на собеседование в город, где расположена головная компания. Обычно расходы на их проезд и проживание оплачивает или компенсирует приглашающая сторона. Может ли она признать эти расходы при расчете налога на прибыль?

Минфин России не дает однозначного ответа на этот вопрос, хотя его неоднократно спрашивали именно об этом (письма от 28.10.10 № 03-03-06/1/669 и от 19.08.10 № 03-03-06/1/562). Ведомство ограничилось лишь общими фразами о том, что расходы по набору работников можно учесть, если они обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 и подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Из этого можно сделать вывод, что признавать расходы на проезд и проживание иногородних соискателей рискованно. Впрочем, очевидно, что подобные расходы обусловлены необходимостью найма персонала требуемой квалификации в конкретном регионе, то есть являются для компании обоснованными. Однако, если организация все-таки учтет подобные затраты, налоговики, скорее всего, исключат их и пересчитают налог на прибыль.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

В отличие от Минфина России суды исходят из того, что налоговые органы не вправе оценивать расходы налогоплательщика с точки зрения их экономической эффективности, целесообразности, рациональности и полученного результата (определения Конституционного суда РФ от 04.06.07 № 320-О-П и 366-О-П). В частности, они указывают, что для признания расходов на командировку не важно, достигнут ли желаемый результат от такой поездки. Главное, чтобы эта командировка в принципе была связана с деятельностью организации, направленной на получение дохода.

Подробнее о других спорах, в которых суд разрешил компании признать расходы, несмотря на отсутствие положительного результата, читайте на сайте в статье «Как суды и инспекторы относятся к учету расходов, которые не принесли положительного экономического эффекта»

Если компания компенсирует кандидату стоимость проезда к месту проведения собеседования, с этой суммы она обязана удержать НДФЛ

Минфин России убежден, что в случае компенсации или оплаты потенциальным работодателем стоимости проезда и проживания соискателя у последнего образуется доход, облагаемый НДФЛ (письма от 28.10.10 № 03-03-06/1/669, от 19.08.10 № 03-03-06/1/562 и от 06.08.10 № 03-04-06/6-170). Ведь хотя кандидат и приезжал на собеседование в головной офис по инициативе организации, он при этом преследовал еще и собственные цели, поскольку стремился устроиться на работу (письмо Минфина России от 06.08.10 № 03-04-06/6-170):

Целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым организация оплачивает проезд и проживание в месте проведения собеседования

“ <…> Ссылка на то, что приглашение на собеседование осуществляется исключительно в интересах организации, является необоснованной, поскольку такое собеседование проводится и в интересах физического лица, претендующего на поступление на работу в данную организацию.

Такой доход считается полученным соискателем в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Тем не менее компания обязана определить сумму этого дохода, рассчитать с нее НДФЛ, удержать налог и перечислить его в бюджет (п. 1, 4 и 6 ст. 226 НК РФ). У нее не возникнет с этим сложностей, если речь идет о возмещении кандидату понесенных им расходов. Соответствующую сумму налога организация удержит при выплате ему денежной компенсации.

Если компания не возмещает расходы, а самостоятельно приобретает для соискателя билеты или оплачивает его проживание в гостинице, она сможет удержать НДФЛ только у того кандидата, которого в итоге примет на работу. И то только при выплате ему зарплаты и, возможно, не всю сумму исчисленного налога сразу.

У соискателей, не прошедших собеседование, удержать налог, скорее всего, не получится. В этом случае необходимо будет сообщить в инспекцию и самому кандидату о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января года, следующего за тем годом, в котором организация оплатила его расходы на проезд и проживание. Чтобы оформить такое сообщение (оно составляется по форме 2-НДФЛ), понадобятся ФИО соискателя, его дата рождения, паспортные данные, адрес места жительства и ИНН (при наличии). Поэтому целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым компания оплачивает или компенсирует стоимость проезда и проживания.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль