Расходы, признание которых может привести к доначислению налогов

3712
Перед подготовкой отчетности по налогу на прибыль нужно тщательно проанализировать все расходы, которые были признаны ранее. Налоговики могут предъявить претензии практически к любым затратам компании, сославшись, например, на отсутствие деловой цели или положительного эффекта либо ненадлежащее документальное оформление. Как показывает практика, именно эти расходы инспекторы чаще всего исключают из налоговой базы, обосновывая свои действия теми или иными причинами. Что же нужно предусмотреть и как оформить подтверждающие документы, чтобы лишить налоговиков такой возможности и не допустить налоговых доначислений.

Расходы на консультационные и информационные услуги

При расчете налога на прибыль любая компания вправе учесть расходы на оплату консультационных, информационных и иных аналогичных услуг (подп. 14 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако практика показывает, что именно эти расходы чаще всего вызывают подозрения налоговиков.

Как правило, столь пристальное внимание проверяющих к консультационным и информационным расходам связано с их нематериальным характером. Поэтому контролеры часто сомневаются в том, что услуги вообще были оказаны. Кроме того, они нередко заявляют, что фактически услуги были предоставлены в меньшем объеме или за меньшую плату. Иногда инспекторы пытаются доказать даже то, что компания вообще не нуждалась в этих услугах, например, если у нее есть сотрудники, которые выполняют аналогичную работу.

Подтвердить реальность оказания подобных услуг и отклонить претензии налоговиков поможет грамотно составленный пакет подтверждающих документов. Чем больше у бухгалтерии собрано документов по консультационным услугам, тем проще убедить инспектора или хотя бы суд в том, что услуга действительно была оказана. Как правило, договора и акта об оказании услуг по таким расходам бывает недостаточно. Аудиторы рекомендуют сохранять переписку с исполнителем, вопросы заказчика и предоставленные на них письменные ответы, экспертные заключения, разъяснения, рекомендации, справки и другие документы, которые составлены исполнителем в процессе оказания услуг. Также, целесообразно попросить исполнителя, чтобы он составил отчет о проделанной работе, а при значительной стоимости услуг — еще и разделил общую сумму по отдельным этапам. Можно даже оформить техническое задание исполнителю либо план мероприятий.

Расходы на проведение маркетинговых исследований и изучение конъюнктуры рынков

С не меньшим пристрастием налоговики относятся и к расходам компаний на проведение маркетинговых исследований (подп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие затраты можно учесть, если компания сможет доказать их связь с ее деятельностью, которая направлена на получение дохода (постановления  Северо-Кавказского от 20.04.11 № А25-935/2010Волго-Вятского от 07.10.10 № А43-40137/2009 и Восточно-Сибирского от 01.03.07 № А33-10956/06-Ф02-725/07 округов). То есть компании необходимо подтвердить не только факт оказания маркетинговых услуг, но еще и то, что материалы исследования она действительно использовала в работе. Обратите внимание, что неважно, принесло ли ей это дополнительные доходы или нет.

Чтобы развеять сомнения инспекторов в реальности оказания маркетинговых услуг, компании-заказчику нужно иметь следующие документы: договор с исполнителем, план проведения исследования или техническое задание, отчет исполнителя, акт о выполнении работ. Кроме того, в договоре или приложении к нему целесообразнее конкретизировать задание, сроки проведения исследования, продукцию или рынок, которые подлежат анализу, а также иные факторы, которые помогут подтвердить реальность проведения исследования и его необходимость для компании.

Если же сумма по договору очень существенна, безопаснее также подготовить документы, которые подтверждают экономический эффект от применения результатов маркетингового исследования.

Расходы на командировки        

Налоговики исключат расходы на командировку, если у них возникнут хотя бы малейшие сомнения в том, что реальной целью этой поездки являлся отдых командированного сотрудника, а не работа. Чаще всего такие подозрения возникают у инспекторов, если компания направила сотрудника, а тем более руководителя в туристические места летом или на время рождественских или новогодних праздников. Контролеры считают, что командировка на конференцию, да к примеру еще и в Дубай, в принципе не может быть связана с работой.

Переубедить в этом налоговиков непросто. Тем более если руководитель действительно совместил командировку с отдыхом. В данном случае целесообразно составить подробное задание на командировку и детальный отчет по ее результатам. Среди прочего можно указать, что одной из целей поездки является изучение рынка соответствующего региона и поиск возможных партнеров, установление деловых связей. А к отчету о проделанной в командировке работе имеет смысл приложить копии визиток потенциальных контрагентов из соответствующих регионов, коммерческих предложений, приглашений на тематические выставки и другие аналогичные мероприятия.

Даже если налоговики исключат расходы на такие поездки, есть шанс доказать свою правоту в суде. Арбитры разрешают организациям признать расходы на командировки, целью которых являлась подготовка к освоению нового производства или иному расширению видов деятельности (постановление ФАС Московского округа от 07.09.11 № А40-136255/10-129-436).

Обратите внимание, что документы по командировке, которые составлены на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык. При этом, не обязательно привлекать для этого профессионального переводчика. Перевод может сделать сотрудник организации, который владеет иностранным языком (письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202).

Расходы на аренду дорогостоящего имущества у руководителя или учредителей организации

Нередко компании пользуются имуществом, которое принадлежит генеральному директору, учредителям или ближайшим родственникам. Обычно такие отношения оформляют договором аренды. Если предметом аренды является дорогостоящее имущество (например, офисное помещение или производственное оборудование), то арендные платежи также могут представлять собой значительные суммы. В принципе компания вправе признать в налоговом учете расходы на аренду, неважно, что оно арендовано у своего же гендиректора (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако налоговики считают такие расходы необоснованными или нецелесообразными и поэтому исключают их из налоговой базы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чтобы подтвердить расходы на аренду имущества у гендиректора или учредителя, необходимы договор аренды, акт приема-передачи имущества и платежные документы на перечисление арендной платы. Ежемесячные акты при аренде можно не составлять (письма Минфина России  от 06.10.08 № 03-03-06/1/559 и от 09.11.06 № 03-03-04/1/745УФНС России по г. Москве от 26.03.07 № 20-12/027737).

Расходы на оплату услуг связи

В отношении расходов на услуги связи налоговики чаще всего считают, что компании стремятся признать затраты не только на служебные, но еще и на личные разговоры сотрудников. В зоне повышенного риска по-прежнему находятся разговоры, которые осуществляются в выходные и праздничные дни, в вечернее и ночное время, а также с городами и странами, в которых у компании нет контрагентов.

Еще в 2005 году по поводу учета таких затрат Минфин России отметил, что их можно признать при расчете налога на прибыль (письмо от 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Такой же позиции придерживается и большинство судов (постановления ФАС Московского от 19.01.09 № КА-А40/12732-08 и от 31.05.06 № КА-А41/4511-06Северо-Западного от 20.07.07 № А05-692/2007 округов).

Помимо договора с оператором связи (стационарной или мобильной) и его детализированных счетов, компании целесообразно оформить положение об использовании услуг связи или иной подобный документ.

Расходы на амортизацию непроизводственных основных средств или единовременный учет стоимости приобретения подобных активов, не являющихся ОС

Инспекторы при проверках продолжают исключать расходы на приобретение компаниями различных непроизводственных активов, например, телевизоров, спортивных тренажеров, кофемашин, холодильников, кухонной и мягкой мебели и других предметов интерьера. Однако многочисленная судебная практика свидетельствует о том, что такие расходы все-таки можно учесть при расчете налога на прибыль.

Главное, не превышать разумных пределов и доказать, что конкретное имущество действительно необходимо организации или ее работникам для ведения деятельности, которая направлена на получение дохода. Для этого необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре обязанность работодателя по приобретению подобных активов для обеспечения сотрудникам нормальных условий труда (кондиционеров, обогревателей, чайников, холодильников, СВЧ-печей, кулеров, кухонной мебели, телевизоров и т. п.). Например, необходимость покупки телевизоров, видео- и аудиоаппаратуры можно обосновать проведением видеоконференций, переговоров, презентаций, совещаний, тренингов или семинаров (постановления ФАС Поволжского от 27.04.07 № А55-11750/06-3 и Северо-Западного от 21.04.06 № А56-7747/2005округов). Получается, что подобные расходы сможет обосновать практически любая компания.

Расходы на личную охрану гендира или других работников

Налоговики считают, что расходы организации на обеспечение личной безопасности персонала представляют собой оплату услуг для личного потребления работников. Поскольку подобные расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль, инспекторы отказывают компаниям в их признании (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Однако, по мнению Минфина России, расходы на персональную охрану отдельных сотрудников все-таки можно признать в налоговом учете (письмо от 08.05.07 № 03-03-06/1/269). Причем без какого-либо дополнительного их обоснования.

Но судя по арбитражной практике, работодателю безопаснее учитывать расходы на личную охрану лишь тех сотрудников, которые являются носителями ценной коммерческой информации либо должностные обязанности которых связаны с определенными рисками (например, кассиров). При этом важно прописать соответствующую обязанность работодателя в трудовом договоре или дополнении к нему (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.05.09 № А13-98/2008). 

Если по каким-то причинам невозможно включить такое условие непосредственно в трудовой договор, его можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции или ином локальном акте, например в приказе.

Расходы на выплату сотрудникам премий, не связанных с работой

Налоговики считают, что премии работникам, которые не связаны с производственными показателями, при расчете налога на прибыль не учитываются. К таким премиям они, в частности, относят выплаты к юбилею или дню рождения работника либо компании, к новому году, профессиональному или другому празднику.

Однако судебная практика складывается в основном в пользу налогоплательщиков. Суды исходят из того, что перечень расходов на оплату труда, который приведенн в статье 255 НК РФ, является открытым. В составе таких расходов организация может учесть практически любые начисления в пользу работников, которые предусмотрены трудовыми или коллективными договорами (абз. 1 и п. 25 ст. 255 НК РФ). Таким образом, если работодатель взял на себя обязанность по выплате работникам премий, напрямую не связанных с их трудовыми результатами, и прописал ее трудовом договоре, такие затраты считаются расходами на оплату труда. Поэтому он вправе признать их в налоговом учете без каких-либо ограничений (постановления ФАС Уральского от 05.09.11 № Ф09-5411/11, Московского от 24.02.10 № КА-А40/702-10 и от 17.06.09 № КА-А40/4234-09 округов).

Расходы на оплату услуг управляющей компании

Любая организация вправе передать полномочия по руководству текущей деятельностью сторонней управляющей компании или управляющему (подп. 2 п. 3 ст. 91 и п. 3 ст. 103 ГК РФ). Расходы на оплату услуг по управлению юридическим лицом или его отдельными подразделениями она вправе признать при расчете налога на прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако, не секрет, что посредством передачи таких функций дружественным структурам многие компании, особенно входящие в холдинги, оптимизируют налоговые платежи. Поэтому налоговики находят разные причины, лишь бы исключить подобные расходы. Чаще всего они ссылаются на завышение стоимости услуг, дублирование функций, отсутствие положительного эффекта от передачи полномочий по руководству управляющей компании, ухудшение показателей финансово-хозяйственной деятельности управляемой организации (например, получение ею убытка).

Таким образом, управляемой организации необходимо собрать такой пакет документов, с помощью которого она сможет доказать реальность оказания услуг и подтвердить их необходимость. Конечно, это проще сделать, если после передачи руководящих функций у управляемой организации увеличилась прибыль или выручка, объемы продаж, количество торговых точек и т. п.

Расходы на участие работников в различных тренингах и семинарах, не связанных с работой

Для сплочения коллектива или в других целях некоторые компании организуют для своих работников различные тренинги и семинары, например, о том, как улучшить коммуникативные навыки, стать более успешным или приобрести управленческий опыт. Конечно, для работников торговли и сферы услуг знания, которые получены на подобных тренингах, так или иначе пригодятся и в работе. Сложнее обосновать необходимость участия в них сотрудников других специальностей. Налоговики исключают расходы на обучение не только из-за отсутствия прямой связи между должностными обязанностями работника и тематикой семинара или тренинга. Гораздо чаще инспекторы ссылаются на нехватку тех или иных подтверждающих документов, например, учебной программы или документа, который выдается работнику по окончании обучения (диплома, свидетельства, аттестата, сертификата и т. п.).

По мнению Минфина России, компании, которая оплатила обучение, целесообразно иметь и программу семинара или тренинга, и документ о его завершении (письмо от 21.04.10 № 03-03-06/2/77). Кроме того, необходимы договор с образовательным учреждением, акт об оказании услуг и приказ руководителя организации о направлении сотрудников на обучение. В приказе также можно указать, что проведение тренинга вызвано производственной необходимостью, например, уменьшением объемов заказов или уходом важных клиентов к конкурентам.

Представительские расходы

Налоговики с недоверием относятся практически к любым представительским расходам, считая их излишней роскошью, особенно если речь идет о проведении делового обеда в очень дорогом ресторане, или аренде автомобиля VIP-класса для встречи контрагентов, с которым так и не заключили договор.

Чтобы подтвердить подобные расходы, компании нужно составлять как можно больше подтверждающих документов и привести в них максимум сведений о представительском мероприятии. Это повысит шанс отстоять расходы, по крайней мере, в суде. В качестве примера можно привести следующие документы: приказ или распоряжение руководителя компании о проведении представительского мероприятия, смета представительских расходов, отчет о проведении мероприятия и общей сумме расходов на него, первичные документы, которые подтверждают приобретение товаров и услуг, использованных для представительских целей (договоры, счета, товарные накладные, акты, кассовые и товарные чеки и др.). Подобный перечень документов приводит также и Минфин России (письма от 01.11.10 № 03-03-06/1/675от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 № 03-03-06/1/807).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль