Действия сотрудников компании, которые могут привести к налоговым рискам

879
Как показывает практика, иногда совсем незначительная, на первый взгляд, оплошность сотрудника компании может привести к существенным финансовым и налоговым потерям, как для самого сотрудника, так и для компании, в которой он работает.

Как показывает практика, иногда совсем незначительная, на первый взгляд, оплошность сотрудника компании может привести к существенным финансовым и налоговым потерям, как для самого сотрудника, так и для компании, в которой он работает.

 

Если руководитель компании не заверил декларацию печатью

Прямой обязанности проставлять печать на бумажной налоговой декларации в НК РФ нет. Однако при проведении проверок налоговики руководствуются порядками заполнения деклараций, в которых такая обязанность закреплена (например, порядок заполнения налоговой декларации по НДС, утв. приказом Минфина России от 15.10.09 № 104н, порядок заполнения декларации по налогу на прибыль организаций, утв. приказом ФНС России от 22.03.12 № ММВ-7-3/174@, порядок заполнения налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, утв. приказом Минфина России от 22.06.2009 № 58н).

Формально налоговики не вправе отказать в принятии даже неверно заполненной декларации (п. 4 ст. 80 НК РФ). Однако на практике инспекторы руководствуются Административным регламентом ФНС России по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (утв. приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н). Этот регламент содержит список оснований, по которым налоговый орган может отказать в приеме декларации. Одним из оснований является отсутствие печати на декларации (подп. 4 п. 28 Регламента).

Таким образом, велика вероятность, что представление налоговой декларации, на которой руководитель забыл проставить печать, повлечет за собой отказ в ее приеме и, как следствие, пени и налоговые санкции (ст. 119 НК РФ).

Однако в настоящее время компании вправе представлять декларации, в том числе, и в электронном виде. Такой способ подачи отчетности исключит вероятность того, что руководитель забудет заверить свою подпись на декларации печатью компании.

 

Если кассир не проверил банкноту, и она оказалась фальшивой

Если из-за халатности кассира (материально ответственного лица) компания понесла убытки, их можно взыскать с виновного сотрудника. Но только в том случае, если  проверка подлинности денежных банкнот предусмотрена должностной инструкцией кассира, Кроме того, работодатель обязан обеспечить кассира техническими средствами контроля (абз. 5 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Если полученная от покупателя денежная купюра оказалась фальшивая, то передачу товара можно расценить как безвозмездную. Ведь покупатель товар не оплатил, а компания не получила за переданный товар денежные средства. Следовательно, убытки в виде стоимости товара компании придется отнести на счет чистой прибыли. Поскольку расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества и иные затраты, связанные с такой передачей, при налогообложении прибыли не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Нередко кассир также принимает от покупателя надорванные купюры или сильно устаревшие. Более того, факт фальсификации банкноты может быть обнаружен банком даже после того, как кассир проверил купюру при ее приемке от покупателя (т.е. как таковая вина работника отсутствует). Чтобы избежать подобных ситуаций, целесообразно внедрять систему безналичной оплаты (банковскими картами).

 

Кладовщик не запер склад, и произошла кража продукции

Факт хищения имущества компании со склада подтвердят результаты внеплановой инвентаризации. Порядок налогового учета в этой ситуации будет зависеть от наличия или отсутствия виновных лиц. Для этого, компания может провести собственное расследование или обратиться в правоохранительные органы. Возможно, что похитители не будут установлены, однако, в этом случае, виновным в краже можно будет признать сотрудника компании. Поскольку именно он в нарушение должностных обязанностей оставил склад открытым.

Вместе с тем, кладовщик не будет являться виновным лицом по смыслу уголовного законодательства. Если только не будет доказано, что именно он совершил кражу или он действовал в сговоре с лицом, который ее совершил.

Если по итогам следственно-розыскных мероприятий виновное лицо установлено, то возмещение стоимости украденного имущества будет произведено за его счет. При этом в налоговом учете бухгалтер отразит внереализационный доход в размере рыночной или остаточной стоимости похищенного имущества (п. 3 ст. 250 НК РФ). При этом не важно, будет ли фактически получено денежное возмещение (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). По мнению Минфина России, остаточная стоимость похищенного имущества также образует внереализационный расход компании (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 20.07.09 № 03-03-06/1/480от 17.04.07 № 03-03-06/1/245 и от 29.03.07 № 03-03-06/1/185). Чтобы упростить процедуру внутреннего расследования компания может оборудовать подъездные пути к складам камерами видеонаблюдения. В этом случае будет проще установить лиц, виновных в хищении.

 

Водитель попал в ДТП и автомобиль компании пострадал

Если возмещение, которое получено по договору страхования, полностью покрывает причиненный ущерб, то затраты на ремонт автомобиля,  не отражаются в налоговых расходах. Поскольку ремонт производится за счет страхового возмещения. Само страховое возмещение организация вправе не включать во внереализационные доходы при исчислении налога на прибыль (постановление ФАС Московского округа от 30.11.09 № КА-А40/12576-09).

Если сумм страхового возмещения недостаточно, то в налоговом учете потери от ДТП относятся к составу чрезвычайных ситуаций и включаются в состав внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ) в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК РФ). Тогда и вся сумма страхового возмещения и суммы возмещения вреда, признанные или присужденные виновнику ДТП, учитываются в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ). Отметим, что если страховая компания вовсе отказалась выплатить сумму страхового возмещения, всю стоимость оплаченного ремонта компания может учесть при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ и постановление ФАС Московского округа от 08.07.09 № КА-А40/5895-09).

Кроме того, страховое возмещение не облагается НДС у компании-страховщика. Поскольку не связано с оплатой реализуемых товаров, работ или услуг (письмо Минфина России от 24.12.10 № 03-04-05/3-744).

 

Торговый представитель использовал служебный телефон для личных переговоров

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но только в том случае, если такие расходы оправданы с налоговой точки зрения. Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения является необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Налоговики также рекомендуют приказом руководителя утвердить список должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи и предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью. Кроме того, налоговое и финансовое ведомства настаивают на детализации телефонных звонков сотрудников для целей учета при налогообложении прибыли их стоимости (письма Минфина России от 19.01.09 № 03-03-07/2 и от 05.06.08 № 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 05.10.10 № 16-15/104055@ и от 25.06.10 № 16-15/066760@). Если оплата мобильных звонков предусмотрена коллективным договором, спорные суммы компания сможет отнести к расходам на оплату труда. Более того, если компания на основании локального акта оплачивает сотруднику звонки в соответствии с безлимитным тарифом, стоимость таких звонков также уменьшает базу по налогу на прибыль. Если компания сможет обосновать необходимость использования безлимитного тарифа (письмо Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.09 № А32-246/2008-12/27).

Поэтому во избежании подобных неоднозначных ситуаций целесообразно установить перечень номеров, звонки на которые относятся к служебным. Если такой перечень составить невозможно, с налоговой точки зрения безопаснее компенсировать работнику оплату личного мобильного телефона за счет расходов на оплату труда.

 

Если командированный сотрудник не представил авансовый отчет по командировке

Сотрудник организации должен представить авансовый отчет в течение трех дней с момента окончания командировки (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ (утв. Банком России 12.10.11 № 373-П)). По мнению Президиума ВАС РФ, если в авансовом отчете отсутствуют документы, подтверждающие материальные затраты подотчетного лица, и товарно-материальные ценности не приняты на учет, то подотчетные суммы являются доходом физического лица и облагаются НДФЛ (постановления от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12). Аналогичные выводы содержат письма УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487.

Но есть и иная точка зрения. Несмотря на то, что сотрудник не представил авансовый отчет, право собственности на полученную под отчет сумму к нему не переходит. Некоторые суды соглашаются, что подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в организацию - это не доход работника, а его задолженность перед организацией. Следовательно, эта сумма не является его доходом и с нее не нужно удерживать НДФЛ (ст. 41 и 210 НК РФ, постановления ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/2012, Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3от 11.11.09 № КА-А41/11723-09 и Северо-Западного от 07.11.08 № А66-4549/2007округов).

Компании целесообразно разработать положение о командировках, в котором дополнительно прописать срок представления авансового отчета и соответствующих документов. С этим положением командированных сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Причем не только при приеме на работу, но и непосредственно при оформлении командировочного удостоверения и служебного задания.

 

Менеджер ошибочно указал дату поставки товара позже, чем предусмотрена договором с клиентом

Ошибочное указание даты поставки товара (позже, чем предусмотрено договором) — явление достаточно распространенное. Ведь, как правило, один менеджер ведет одновременно несколько договоров с различными контрагентами. В случае если товар поставлен покупателю с опозданием, компания-продавец выплачивает ему сумму неустойки, предусмотренную условиями договора. Такую неустойку организация вправе списать за счет налоговых расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом такие расходы можно учесть на дату признания должником неустойки или на дату вступления в силу соответствующего решения суда.

Случается, что покупатель, которому товары доставлены позже оговоренного срока, предъявил к поставщику претензию о взыскании морального вреда. По мнению налогового и финансового ведомств, сумму морального вреда нельзя приравнивать к возмещению причиненного ущерба и учитывать для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 19.03.10 № 03-03-06/4/22от 09.12.09 № 03-03-06/2/232 и от 24.08.09 № 03-03-06/2/159, УФНС России по г. Москве от 31.12.09 № 16-15/139693 и от 09.08.05 № 20-12/56815).

Налоговики на местах соглашаются с позицией ведомств, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика. Однако суды, что характерно, поддерживают компании в этом вопросе. Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 03.04.09 № А42-6526/2007 указал, что в подпункт 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ не конкретизируется, какой именно ущерб подлежит возмещению – материальный или моральный. Эта норма не запрещает и отностить к внереализационным расходы на возмещение морального вреда.

Чтобы избежать подобной ошибки менеджера целесообразно в документах на отгрузку в обязательном порядке проставлять реквизиты договора, в рамках которого такая отгрузка производится.

 

Программист установил на компьютеры бухгалтерии ПО, которое оказалось нелицензионным

Стоимость программного обеспечения компания списывает в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). По мнению Минфина России такие расходы необходимо распределять на срок использования программы (письма от 31.08.12 № 03-03-06/2/95от 25.05.12 № 03-03-06/1/276 и от 05.05.12 № 07-02-06/128). В то время, как суды нередко позволяют учитывать стоимость программного обеспечения при налогообложении прибыли единовременно в момент покупки (постановления ФАС Московского округа от 28.12.10 № КА-А40/15824-10 и от 08.12.08 № КА-А40/10120-08).

Однако случается, что компания приобретает нелицензионное ПО. Причиной может послужить низкая стоимость, необходимость установить программу на компьютер в кратчайший срок. Или же организация вовсе не знает, что у продавца отсутствуют права на реализованную программу. Налоговый кодекс не позволяет учитывать в составе налоговых затрат стоимость нелицензионных программ. Поэтому, если у компании отсутствует исключительное или неисключительное право на использование программного обеспечения, его стоимость придется отнести на счет чистой прибыли.

При этом, как показывает практика, далеко не всегда вина лежит на сотруднике компании. Нередко под видом лицензионной программы компания приобретает подделку. В этом случае нужно обратиться в правоохранительные органы с целью установления вины ответственных за это лиц.

Если программист знал или должен был знать о том, что устанавливаемое ПО нелицензионное, необходимо выяснить, предусмотрена ли трудовым или коллективным договором ответственность за указанные действия. Если такого условия в указанных актах не содержится, ответственность за использование нелицензионного ПО будет нести организация, а не работник. В противном случае, стоимость пиратского софта можно взыскать с виновного работника.

 

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль