Акт на списание ГСМ в 2016 году

26860
Чтобы отразить в учете списание расходов на топливо, вам потребуется акт списания ГСМ. Рассмотрим, что важно отразить в акте списания ГСМ, чтобы не потерять на налогах. Ниже мы подробно рассказали, как составить акта списания ГСМ (образец).

Подробная инструкция о том, как нормировать расходы на ГСМ, есть в статье Нормы расхода топлива на 2016 год: Минтранс РФ, последняя редакция

Шаг 1. Форму акта списания ГСМ компания вправе разработать самостоятельно, утвердив приказом руководителя

В настоящее время формы первичных учетных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно, включая в них обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).

При этом организация вправе использовать действовавшие ранее унифицированные формы, дополнять или изменять их. К примеру, при оформлении акта списания ГСМ можно дополнить отдельными сведениями форму № М-11 требования-накладной или форму № М-8 лимитно-заборной карты.

Отметим, что суды и ранее разрешали использовать самостоятельно разработанную «первичку» с обязательными реквизитами, если формы таких документов не были унифицированы (постановления ФАС Московского от 13.09.11 № А40-114362/10-4-649 и Уральского от 23.08.11 № Ф09-4143/11 округов).

Важно! С 2017 года чиновники вводят новую декларацию по транспортному налогу. По сведениям из ФНС она будет больше и сложнее. В ближайших номерах журнала "Российский налоговый курьер" опубликует подробную инструкцию с порядком заполнения, а также расскажет, как налоговики будут проверять новый отчет. Посмотрите, что мы вам подарим сегодня при подписке>>>

Шаг 2. Указание в акте списания ГСМ перечня документов, подтверждающих фактический расход топлива, обоснует понесенные расходы

Налоговое законодательство требует, чтобы все расходы были документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в акте списания ГСМ, который подтвердит использование топлива в деятельности компании, целесообразно сделать ссылку на первичные документы, которые обоснуют фактическое потребление топлива и понесенные расходы на его приобретение.

В первую очередь такими документами являются путевые листы с приложенными к ним чеками ККТ (письмо Минфина России от 04.09.07 № 03-03-06/1/640). В путевом листе отражается информация о маршруте следования автомобиля, что позволяет рассчитать количество топлива, израсходованного за день (подробнее читайте ниже).

Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать показания тахографа — контрольного устройства, устанавливаемого на борту ТС для регистрации скорости, режима труда, отдыха водителей и членов экипажа. А также отчеты спутниковых систем слежения, которые фиксируют маршрут и скорость транспортного средства, расход топлива и прочие параметры. Все эти сведения также помогут компании обосновать расход топлива и ГСМ.

Шаг 3. Отражение в акте списания ГСМ норм расхода топлива и причины перерасхода обоснует величину затрат на покупку топлива

Помимо документального подтверждения затрат на приобретение ГСМ, необходимо обосновать эти расходы в экономическом плане (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как мы уже упоминали выше, компания не обязана учитывать установленные правительством нормы расхода ГСМ при списании стоимости топлива в налоговые расходы (письмо Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875).

Суды подтверждают, что компания вправе учитывать при налогообложении прибыли стоимость топлива в размере фактически понесенных затрат, превышающих расходы на ГСМ по установленным нормам (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Но величину потребленного топлива важно обосновать.

В частности, повышенный расход топлива может быть обусловлен сезоном — в теплое время года расход топлива повышается из-за использования кондиционера и климат-контроля, а зимой автомобиль потребляет больше ГСМ в связи с необходимостью прогрева двигателя. Кроме того, перерасход ГСМ может возникнуть из-за вынужденного изменения маршрута и объезда препятствий (заторов на дороге и ДТП).

Вместе с тем производитель по каждому автомобилю прописывает в технической документации определенную норму потребления этим механизмом ГСМ (как правило, это расход топлива на 100 км). В этом случае целесообразно утвердить нормы расхода топлива и масел по всем используемым в компании ТС с учетом данных производителя, а также Методических рекомендаций (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р).

Отражение в акте списания ГСМ установленных в компании норм расходов топлива по конкретному автомобилю, а также описание причины возникшего перерасхода поможет обосновать в налоговом плане фактические затраты на приобретение таких ГСМ.

Шаг 4. Единицы измерения топлива и масел целесообразно привести в соответствие с единицами измерения других первичных документов

Дело в том, что топливо, как и другие жидкости, имеет свойство менять свой объем в зависимости от окружающей температуры (при нагревании жидкость расширяется, при охлаждении — сжимается). Если в компании учет поступления и расхода ГСМ ведется в одних единицах, то проблем возникнуть не должно.

Но крупные компании могут закупать ГСМ в тоннах (или килограммах), а заправлять автомобили в литрах. Поэтому целесообразно выбрать единую единицу измерения, в которой вести учет. Тогда будет проще отследить остатки неизрасходованного закупленного топлива или выявить возможный перерасход.

Шаг 5. Указание в акте списания ГСМ фамилий ответственных сотрудников и членов комиссии послужит дополнительным аргументом в пользу надлежащего оформления акта

Судебная практика показывает, что документами, подтверждающими расходы на топливо для служебных автомобилей, являются в том числе акты списания ГСМ, подписанные комиссией (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.10.11 № А27-15219/2010, оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.02.12 № ВАС-1772/12).

Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 25.06.13 № 09АП-18469/2013-АК(оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 18.09.13 № А40-19421/13-99-60) также пришел к выводу, что основанием для списания топлива на затраты служили акты на списание, подписанные специально созданной для этих целей комиссией и утвержденные руководителем общества. Это обстоятельство свидетельствует о том, что комиссия и руководитель признали производственный характер расхода топлива, проанализировав данные путевых листов, данные о реализованных автомобилях и объемах состоявшихся поездок.

В связи с этим рекомендуем заверять указанный документ не только подписью материально ответственного лица, но и специализированной комиссией. В состав такой комиссии можно включить лиц, ответственных за заправку автотранспорта (водителей), за хранение топлива на складе (кладовщиков), и специалистов, в обязанности которых входит контроль за техническим состоянием транспортных средств (инженеров). Нелишним будет включить в комиссию также руководителя организации и главного бухгалтера как лиц, ответственных за финансовое состояние компании.

Как списать расходы на ГСМ в 2016 году

Такие расходы принимаются для целей налогообложения прибыли в размере фактически произведенных затрат, поэтому их необходимо документально подтвердить. Кроме того, такие расходы должны соответствовать принципу экономической целесообразности (ст. 252 НК РФ).

В судебной практике давно утвердилось мнение, что НК РФ не предусматривает нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а Методические рекомендации («Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введены Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.08 № АМ-23-р) остаются лишь рекомендациями и обязательному применению не подлежат (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.08 № А09-3658/07-29).

Но это не означает, что расходы на ГСМ не нужно подтверждать документально, Так, путевые листы подтверждают использование автотранспорта в производственных целях, а приобретение ГСМ подтверждается кассовыми чеками и авансовыми отчетами.

Чиновники отмечают, путевой лист, содержащий необходимые реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161).

Где найти подробные образцы первичных документов

Отсутствие путевых листов и кассовых чеков может послужить основанием для исключения налоговиками расходов на ГСМ для служебных автомобилей из налогооблагаемой прибыли. Дело в том, что расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому посмотрите образцы этих документов из библиотеки форм и документов журнала "Российский налоговый курьер". Чтобы иметь постоянный доступ к библиотеке, оформите подписку>>>

Скачать форму путевого листа грузового автомобиля (№ 4-С)

Скачать образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (№ 4-С)

Скачать форму путевого листа легкового автомобиля (№ 3)

Скачать образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (№ 3)

Как списать расходы на бензин в 2016 году

По мнению Минфина компания списывает в расходы компенсацию стоимости ГСМ сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, только в пределах норм (письмо от 04.12.15 № 03-03-06/70852). Ведомство посчитало, что возмещение расходов на бензин, это компенсация из ст. 264 НК РФ. Поэтому расход нормируется в пределах лимитов (постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92):
  • 1200 руб. в месяц для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. см.;
  • 1500 руб. – для двигателей свыше 2000 куб. см.

Проверь себя: налоговый учет расходов на обслуживание и ремонт автомобиля компании>>>

В предыдущем письме от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875 ведомство указало, что учет расходов на ГСМ по нормам — право компании, а не ее обязанность. Эту же позицию разделяют суды. Чтобы не использовать нормативы и списать в расходы всю компенсацию, составьте специальный акт списания ГСМ, чтобы отразить в налоговом учете весь фактический расход топлива.

Акт списания ГСМ (образец),

Акт на списание ГСМ в 2016 году

Скачать образец акта на списание материально-производственных запасов

Зачем нужен акт на списание ГСМ в 2016 году

При проверке налоговики часто сравнивают количество списанных по документам материалов с количеством МПЗ в иных имеющихся документах. Это относится и к ГСМ. Поэтому данные о расходах топлива контролеры будут сопоставлять с данными путевых листов, расходом топлива по каждому автомобилю и тут компании может понадобиться обосновать величину понесенных затрат.

Надо отметить, что запасы, зачастую, поступают в одной единице измерения, а списываются в другой. В случае с ГСМ, которые являются жидкостями, закупка производится, как правило, в килограммах и тоннах (масса), а списываются в литрах (объем). Кроме того надо иметь ввиду, что в силу своих физических свойств масса ГСМ остается неизменной, а объем может незначительно меняться в зависимости от температуры.

В такой ситуации акт на списание надо оформлять в той же единице измерения, в которой была произведена закупка. Либо можно добавить в акт на списание вторую единицу измерения и коэффициент пересчета единиц веса в объем (или наоборот).

Популярные статьи у Ваши коллег:

Счет-фактура изменения 2016>>>

Расчет и уплата авансовых платежей по налогу на прибыль в 2016 году>>>

Декларация по НДС в 2016 году особенности заполнения>>>

Изменения налогового законодательства в 2016 году>>>

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль