Минфин нередко идет навстречу налогоплательщикам в вопросе учета расходов, связанных с отпуском

131
Матпомощь к отпуску можно учесть в расходах вопреки НК РФ Задерживаться на время отпуска в месте командировки невыгодно Больше всего разъяснений Минфин дал компаниям Крайнего Севера

По данным Конструктора учетной политики, разработанного журналом РНК, порядка 78% компаний не создают резервы на выплату отпусков, поэтому в данной статье мы решили не затрагивать этот вопрос. Тем более что Минфин России в 2011—2014 годах был щедр на разъяснения по учету отпускных и иных расходов, связанных с отпуском: компенсация проезда, материальная помощь, выплата в связи с предоставлением дополнительного отпуска и т. д.

В некоторых случаях Минфин согласен признать в расходах единовременную выплату к отпуску

В пункте 23 статьи 270 НК РФ прямо указано, что суммы материальной помощи работникам не учитываются в составе расходов. Однако, по мнению Минфина России, этот запрет в некоторых случаях не распространяется на единовременные выплаты работникам к ежегодному отпуску (письмо от 15.05.12 № 03-03-10/47):

«…При условии, что такие выплаты предусмотрены коллективным договором, зависят от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины, т. е. связаны с выполнением физическим лицом его трудовой функции, являются элементом системы оплаты труда и не признаются материальной помощью по смыслу статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации».

На этом основании финансовое ведомство указывает, что такие выплаты могут уменьшать налогооблагаемую прибыль в соответствии со статьей 255 НК РФ. Аналогичный вывод содержится в многочисленных письмах Минфина России: от 03.09.12 № 03-03-06/1/461, от 03.07.12 № 03-03-06/1/330 , от 28.04.12 № 03-03-06/1/211, от 20.04.12 № 03-03-06/1/200, от 20.04.12 № 03-03-06/2/40, от 11.04.12 № 03-03-06/1/192 и от 29.02.12 № 03-03-06/4/13.

При этом финансовое ведомство подчеркивает, что такую позицию подтвердил Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.11.10 № 4350/10. Аналогичный вывод в отношении расходов компании, которая применяет УСН, содержится в письме Минфина России от 24.09.12 № 03-11-06/2/129.

Компенсация за неиспользованный отпуск учитывается в расходах, только если такая выплата не нарушает Трудовой кодекс

Минфин России неоднократно указывал, что компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск сотруднику, который продолжает работать в организации, уменьшает налогооблагаемую прибыль. Но только если она предоставлена за отпуск в части, превышающей 28 календарных дней, или за неиспользованный дополнительный отпуск (письмо от 24.01.14 № 03-03-07/2516). Именно в этих случаях статья 126 ТК РФ разрешает заменять отпуск выплатой денежной компенсации.

Многие компании пытаются обойти этот запрет. Предположим, работник не использовал свой отпуск за 2013 год, тогда в 2014 году у него накапливается уже 56 календарных дней отпуска. Некоторые компании считают, что могут заменить компенсацией все дни, которые превышают 28 дней 2014 года.

Однако это не так. Статья 126 ТК РФ говорит именно о замене ежегодного отпуска. То есть отдельно нужно считать дни по каждому году. При таком расчете в приведенном примере заменять отпуск компенсацией нельзя.

 Если компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск предоставлена в части, превышающей 28 календарных дней, то она уменьшает налогооблагаемую прибыль

При проведении отпуска в месте командировки стоимость проезда работника к месту жительства не учитывается в расходах и облагается НДФЛ

Давний спор — может ли компания учесть в расходах стоимость проезда работника из места командировки к месту работы, если тот остался провести отпуск в месте командировки. Казалось бы, какая разница, когда работник возвращается из служебной поездки, ведь сумма расхода от этого не меняется.

Однако, по мнению Минфина России, разница есть. Финансовое ведомство, отказывая в признании таких затрат в налоговом учете, указывает следующее (письмо от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813):

«…Организация в данном случае оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки…»

В этом же письме Минфин России подчеркивает, что дата прибытия в командировку и дата отбытия работника из командировки должны совпадать с отметками в командировочном удостоверении. Логично предположить, что в случае несовпадения дат компенсация стоимости проезда будет облагаться НДФЛ на общих основаниях.

Хотя совсем недавно финансовое ведомство высказывало более лояльную позицию, указывая, что экономическая выгода и соответственно НДФЛ образуются у работника только в случае, если даты командировки существенно отличаются от дат проездных билетов.

Если же разночтения несущественны (задержки на выходные или на небольшое количество дней отпуска), обязанности исчислить НДФЛ со стоимости проезда не возникает (письма Минфина России от 12.09.13 № 03-04-08/37693, от 10.08.12 № 03-04-06/6-234 и от 07.08.12 № 03-04-06/6-221).

Еще ранее Минфин России высказывал позицию по налогу на прибыль в пользу работника (письмо от 03.09.12 № 03-03-06/1/456):

«…Указанные затраты [на проезд] были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа […] могут учитываться в расходах […], если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего […] целесообразность произведенных расходов».

На необходимость исчислить НДФЛ Минфин России указывает и в ситуации, когда работник едет из места командировки в место проведения отпуска.

 Если работник едет из места отпуска в место командировки, а только затем на работу, то оплата такого проезда не облагается НДФЛ

Если же работник вынужден поехать из места отпуска в место командировки, а только затем к месту работы, то здесь финансисты не находят экономической выгоды для сотрудника. Суммы оплаты такого проезда не облагаются НДФЛ на основании абзаца 12 пункта 3 статьи 217 НК РФ (письмо от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813).

Можно предположить, что финансовое ведомство не против и признания таких расходов в налоговом учете.

При оплате дополнительных отпусков Минфин России обычно не идет навстречу налогоплательщикам

В письме от 10.01.12 № 03-03-06/1/1 Минфин России указывает, что оплата дополнительного отпуска, не предусмотренного законом, не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Такой запрет прямо закреплен в пункте 24 статьи 270 НК РФ, причем независимо от условий трудовых или коллективных договоров. Аналогичный вывод содержит письмо финансового ведомства от 16.05.11№ 03-03-06/1/294.

Другая ситуация — статья 117 ТК РФ предусматривает дополнительные отпуска сотрудникам, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, продолжительностью не менее семи календарных дней.

Однако поскольку оплата такого отпуска не указана в статье 217 НК РФ, которая содержит перечень не облагаемых НДФЛ доходов, то она облагается НДФЛ на общих основаниях. Минфин России пришел к такому выводу в письмах от 24.09.13 № 03-04-06/39636 и от 06.05.13 № 03-04-06/15555.

В каком субъекте платить НДФЛ с отпускных, если работник трудился в нескольких обособленных подразделениях

Организации — налоговые агенты обязаны перечислять НДФЛ по месту своего нахождения и по месту нахождения каждого обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Если работник в течение месяца трудился попеременно в нескольких подразделениях компании, то Минфин России рекомендует платить НДФЛ в каждый субъект пропорционально времени работы в каждом подразделении (письмо Минфина России от 24.01.08 № 03-04-06-01/16). Возникает вопрос: в какой бюджет платить НДФЛ с отпускных такого работника?

По мнению Минфина России — в бюджет субъекта, где находится подразделение, в котором работнику был оформлен отпуск. Такое мнение выражено в письме от 17.08.12 № 03-04-06/8-250.

Минфин не против освободить от НДФЛ компенсации стоимости проезда к месту отпуска и обратно работникам Севера и Крайнего Севера

НДФЛ.Статья 217 НК РФ, которая устанавливает перечень не облагаемых НДФЛ доходов, не содержит упоминаний о суммах оплаты проезда к месту отпуска и обратно работникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Обычно такой фразы финансовому ведомству достаточно, чтобы обязать исчислять НДФЛ.

Однако в этом случае Минфин России указывает, что нужно учитывать положения статьи 325 ТК РФ. Согласно этой норме такие сотрудники и неработающие члены их семей имеют право один раз в два года за счет работодателя — организации, финансируемой из федерального бюджета, доехать до места отпуска и обратно в пределах территории РФ.

Кстати

Еще четыре интересных разъяснения Минфина России

1. Если отпуск приходится на два отчетных периода, то начисленные отпускные включаются в состав расходов по налогу на прибыль пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письмо Минфина России от 14.06.11 № 07-02-06/107).

2. При выплате отпускных за часть января и часть февраля база по НДФЛ определяется с учетом стандартных вычетов только за январь (письмо Минфина России от 11.05.12 № 03-04-06/8-134). Вычеты за февраль предоставляются при выплате зарплаты за февраль.

3. Компенсация за несвоевременную выплату отпускных освобождается от НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ (письмо от 18.04.12 № 03-04-05/9-526).

4. Обязательства компании по предоставлению работникам ежегодных оплачиваемых отпусков являются оценочными обязательствами, которые признаются в бухгалтерском учете при выполнении определенных условий (письма Минфина России от 19.04.12 № 07-02-06/110 и от 14.06.11 № 07-02-06/107)

При зарубежных поездках — до ближайших к месту пересечения границы РФ станции, порта, аэропорта или автостанции (письма Минфина России от 18.06.13 № 03-04-05/22782 и от 29.12.12 № 03-04-06/6-375). Речь идет об использовании любого вида транспорта (кроме такси), в том числе личного, а также об оплате стоимости провоза багажа. В итоге Минфин России идет навстречу работникам, являющимся плательщиками НДФЛ (письмо от 12.11.13 № 03-04-06/48310):

«…До внесения изменений в ст. 217[НК РФ], по нашему мнению, возможно руководствоваться решениями судебных органов по данному вопросу, предусматривающими освобождение от налогообложения сумм оплаты стоимости проезда работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей к месту проведения отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно, производимой на основании ст. 325 Трудового кодекса Российской Федерации».

Эта же позиция изложена и в письме Минфина России от 24.05.13 № 03-04-05/18850. Основанием для освобождения стоимости проезда от НДФЛ может являться пункт 3 статьи 217 НК РФ, согласно которому не облагаются налогом все виды компенсационных выплат, установленных законодательством. Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 08.08.13 № 03-04-06/31979 и от 13.08.12 № 03-04-06/6-236 и распространяется на сотрудников организаций, расположенных в районах Севера (не Крайнего), в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате.

Отметим, что если коллективным договором или иным локальным актом предусмотрена оплата проезда работника к месту отпуска и обратно чаще чем один раз в два года, то такие суммы также не облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 13.08.12 № 03-04-06/1-239 и от 13.08.12 № 03-04-06/6-236). К примеру, в письме от 16.04.12 № 03-04-06/6-114 финансовое ведомство признало обоснованным компенсацию расходов на проезд два раз в год, то есть в четыре раза чаще, чем это предусмотрено ТК РФ.

Компенсации стоимости проезда иным лицам, которые не упомянуты в статье 325 ТК РФ, облагаются НДФЛ независимо от условий трудовых или коллективных договоров (письмо Минфина России от 08.08.13 № 03-04-06/31979).

Налог на прибыль. Рассматриваемые компенсации, которые выплачиваются работникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании прямой нормы — пункта 7 статьи 255 НК РФ.

Однако Минфин России позволяет признать такие компенсации в расходах организаций, расположенных в иных районах, где начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате (письмо от 22.12.11 № 03-03-06/1/842). Конечно, в том случае, если их выплата предусмотрена коллективным или трудовым договором или иным локальным нормативным актом.

Все остальные налогоплательщики могут учесть компенсации в расходах, только если такие выплаты обусловлены технологическими особенностями производства (письмо Минфина России от 20.05.11 № 03-03-06/4/49).

Документы. Однако и для целей налога на прибыль, и для целей НДФЛ размер компенсируемых расходов должен быть подтвержден документально. При отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат теряется их компенсационный характер.

В итоге такие суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль и облагаются НДФЛ в общем порядке (письмо Минфина России от 11.01.13 № 03-03-06/1/2).

В некоторых случаях оплата труда и отпускные налогового нерезидента облагаются НДФЛ по разным ставкам

Предположим, российская компания направила сотрудника — гражданина РФ на работу в свое подразделение, расположенное в другой стране. В этом случае оплата труда будет являться доходом от источников за пределами территории РФ и на этом основании не облагаться НДФЛ в России.

Однако отпускные не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, поэтому они относятся к доходам от источников в РФ и с их суммы взимается НДФЛ в РФ. К такому выводу Минфин России пришел в письмах от 11.01.13 № 03-04-06/6-3 и от 21.09.12 № 03-04-06/6-286. Аналогичный вывод в отношении материальной помощи к отпуску изложен в письме Минфина России от 02.11.11 № 03-04-06/6-297.

 По мнению Минфина, оплата дополнительного отпуска, не предусмотренного законом, не уменьшает налогооблагаемую прибыль

При этом если работник пробыл в России менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев и потерял статус налогового резидента РФ, то его доходы, в том числе отпускные, облагаются НДФЛ по ставке 30% (письмо Минфина России от 21.09.12 № 03-04-06/6-286).

Отметим, что такой же подход применяется и к суммам компенсации стоимости проезда сотруднику, работающему за рубежом, и членам его семьи к месту проведения отпуска — эти суммы не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей (письмо Минфина России от 13.02.12 № 03-04-06/6-35).

Но в письме от 30.11.11 № 03-04-06/6-326 Минфин России, приходя к аналогичному выводу, приводит иное обоснование — компенсации расходов по проезду работников к месту отпуска и обратно относятся к доходам от источников в РФ, поскольку иностранное представительство компании, где работает сотрудник, не осуществляет деятельности, приводящей к получению дохода.

Другая ситуация — российская компания приняла на работу иностранного высококвалифицированного специалиста, который не является налоговым резидентом РФ. В этом случае пункт 3 статьи 224 НК РФ предписывает использовать ставку НДФЛ в размере 13% в отношении доходов от осуществления трудовой деятельности физического лица. Вместе с тем, по мнению Минфина России, отпускные не относятся к доходам от трудовой деятельности сотрудника, поэтому они облагаются НДФЛ в общем порядке по ставке 30% (письмо от 08.06.12 № 03-04-06/6-158).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль