Российский налоговый курьер

Налоговые риски использования cash-карты юрлица, с которой директор может снять деньги со счета хоть ночью

16 мая 2014
434
Средний балл: 0 из 5

От чего убережет внутреннее положение об операциях по cash-карте Какой лимит операций по cash-карте прописать для каждого сотрудника Где хранить карту, если ее держатель находится в отпуске

Многие компании уже давно используют корпоративные банковские карты вместо выдачи работникам наличности. Сейчас широкое распространение получает так называемая карта юрлица, которая открывает доступ к расчетному счету компании (cash-карта). Особенность — карта является внутрибанковской, то есть предназначена не для расчетов с контрагентами, а для снятия наличных средств или пополнения расчетного счета.

Плюсы такой карты в том, что снять наличные можно в обычном банкомате в любое время без предварительного заказа денег, без паспорта или доверенности. Достаточно ввести пинкод и выбрать цель снятия наличных. Так же просто внести деньги на счет.

Срочная новость от ЦБ РФ: банкам запретили принимать платежные поручения с такими словами в назначении платежа>>>. Подробности читайте в журнале "Российский налоговый курьер".

Но чек, который получает лицо из банкомата, содержит лишь сумму операции и остаток средств на счете. Тем самым на практике затруднительно обосновать целевое назначение полученной «налички» или источник пополнения баланса. Что существенно повышает налоговые риски, а также риски нарушения правил работы с наличными деньгами.

Мы подготовили образец положения об использовании банковской карты юридического лица (далее — положение), которое поможет избежать компании негативных последствий (см. образец ниже).

Налоговые риски использования cash-карты юрлица, с которой директор может снять деньги со счета хоть ночью

1. Закрепление в положении ФИО работников, на которых оформляется cash-карта, поможет взыскать недостачу наличности с конкретных лиц

Банк позволяет оформить неограниченное число cash-карт. Получается, держателем таких карт могут выступать практически все сотрудники организации. На практике карту, как правило, оформляют на имя:

— гендира (для получения средств на оплату аренды офиса);
— главбуха (для получения средств на выдачу сотрудникам командировочных или подотчетных денег);
— кассира (для внесения на счет дневной выручки в целях соблюдения лимита кассы).

Сash-карта всегда именная — и передавать ее другим лицам небезопасно. Как нам разъяснили в одном из банков, передача карты иным лицам не рекомендуется. Если банк установит, что наличные деньги снимает не держатель карты, а иное лицо, он вправе отказать в совершении операции.

В случае если будет установлен недостаток денег на расчетном счете, компания сможет отследить, какие операции совершал тот или иной держатель карты и отчитался ли он за полученные на руки средства.

2. Указание в положении на лимит расчетов по cash-карте поможет избежать перерасхода

Выпуская cash-карту, банк устанавливает определенный лимит расходных операций. Это необходимо в связи с тем, что карта открывает держателю доступ к расчетному счету организации. Таким образом, подобный лимит не позволит держателю снять все средства компании.

Кроме того, в рамках банковского лимита руководитель может самостоятельно утвердить лимит операций по каждой конкретной cash-карте. К примеру, лимит для карты гендира может составлять 100% банковского лимита. А для карты, держателем которой выступает начальник АХО, — 30%. Ведь последнему необходимо будет снимать наличные с карты, в частности, на приобретение канцтоваров. В то время как генеральному директору необходимо иметь средства для расчета за товары с крупным поставщиком.

3. Отражение в положении порядка хранения cash-карты обезопасит деньги компании от действий мошенников

Как правило, cash-карта находится у ее держателя. Именно он получает в банке карту и конверт с пинкодом. На время отпуска или иного отсутствия сотрудника на рабочем месте карту безопаснее передавать на хранение в сейф или ответственному за сохранность карт сотруднику. Это снизит риск возможной ее утраты и как следствие доступа к средствам компании третьих лиц.

Передачу карты необходимо оформить актом за подписью ее держателя и ответственного сотрудника. Кроме того, целесообразно оформить журнал учета движения банковских карт. Форму журнала можно разработать самостоятельно, утвердив ее в учетной политике (п. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В журнале лучше указать срок хранения карты, завизированный подписью ее держателя.

4. Указание на необходимость составления отчета о совершении приходных операций по cash-карте обоснует порядок уплаты налогов

В положении целесообразно прописать порядок составления отчета о совершении приходных и расходных операций по карте. Срок представления такого отчета может быть дифференцирован в зависимости от должностных обязанностей держателя карты.

Так, сотрудники, исполняющие обязанности по месту нахождения организации (гендир, кассир), представляют отчет ежедневно, по мере совершения приходно-расходных операций. Если сотрудник снимает наличные с карты в командировке, отчитаться целесообразно по ее окончании.

В отчете важно указать целевое назначение «налички» (в случае снятия денег) или источник финансирования (при внесении средств). От этого будет зависеть обязанность компании включить сумму в базу по налогу на прибыль и НДС и право учесть соответствующую сумму в налоговых расходах.

Так, источником средств, которые держатель через банкомат вносит на расчетный счет, может являться выручка от реализации товара, полученная от покупателя наличными деньгами. Это возможно, к примеру, если держателем карты выступает кассир, который вносит выручку на счет в целях соблюдения лимита кассы. В этом случае зачисленную на счет сумму компания включит в налоговые доходы и начислит с нее НДС.

Если же держатель вносит на счет собственные средства единственного учредителя, переданные для пополнения внеоборотных активов, объект обложения НДС и налогом на прибыль отсутствует.

Аналогичная ситуация складывается и при обосновании расходов. Форму отчета компания вправе разработать самостоятельно. При этом за основу можно взять авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Целевое назначение наличных средств, которые держатель снял с расчетного счета через банкомат, поможет обосновать произведенные расходы с налоговой точки зрения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

5. Ссылка в положении на перечень документов, подтверждающих операции по cash-карте, поможет избежать претензий контролеров

Все расходы, оплаченные за счет наличных, которые держатель получил по cash-карте, безопаснее обосновать документально. Именно «первичка», приложенная к отчету, поможет подтвердить целевое расходование средств. Напомним, что слип-чек, который держатель карты получает при снятии наличных, не содержит информации об их целевом использовании.

По мнению автора, подтвердить расходы в рассматриваемой ситуации держатель карты может:

— кассовым чеком продавца (при приобретении ТМЦ);
— квитанцией БСО (при оплате услуг такси или гостиницы);
— маршрут/квитанцией электронного билета (при покупке билета);
— отчет о проведении представительского мероприятия.

Документом, подтверждающим источник пополнения счета через банкомат, может выступить:

— договор с контрагентом, предусматривающий условие о наличной оплате. Напомним, лимит наличных расчетов между юрлицами и ИП ограничен суммой в 100 000 руб. (указание Банка России от 20.06.07 № 1843-У);
— решение собрания учредителей о пополнении внеоборотных активов;
— отчет держателя карты об остатке неизрасходованных средств.

6. Закрепление в положении ответственности за непредставление держателем cash-карты отчета о совершенной операции подтвердит порядок удержания НДФЛ

Средства, которые подотчетное лицо не использовало по целевому назначению и не вернуло в кассу, являются его доходом. В течение месяца после окончания срока возврата таких средств с согласия работника их можно удержать из его дохода (ст. 137 ТК РФ и письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

По мнению автора, это справедливо и в отношении наличных средств, которые держатель получил через банкомат с расчетного счета, но не использовал на заявленные цели и не вернул в организацию.

Есть мнение, что с подотчетных сумм, за которые сотрудник не отчитался, необходимо удержать НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Возможно, контролеры посчитают облагаемым НДФЛ доходом и средства, которые держатель карты снял со счета, но по которым не представил отчет и подтверждающие расходы документы.

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться

Из-за нового МРОТ бухгалтеры пересчитают зарплаты работников задним числом

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.