Правильный отчет подтвердит расходы на проведение годового собрания собственников компании

157
Форму отчета утверждает руководитель общества Безопаснее указать причины оплаты проезда участника на собрание Есть смысл приложить к отчету копии «первички»

Не реже раза в год компания проводит собрание ее участников (акционеров) (ст. 34 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Проведение общего собрания сопряжено с рядом расходов: на аренду помещения, оплату проезда и проживания участников общества, организацию питания, подготовку раздаточного материала и пр. Причем эти затраты, как правило, составляют значительные суммы.

Налоговики нередко отказывают в признании таких затрат, считая их экономически необоснованными или недостаточно подтвержденными документами. Но суды, как правило, поддерживают компании, указывая, что расходы на организацию общего собрания участников (акционеров) можно отнести к представительским (постановления ФАС Московского от 24.11.11 № А40-14610/11-91-67, ФАС Северо-Кавказского от 15.10.07 № Ф08-6877/2007-2552А и ФАС Уральского от 03.03.05 № Ф09-529/05-АК округов).

Минфин России в письме от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288 разъяснил, что НК РФ не предусматривает конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы. Следовательно, таким документом может выступать отчет, утвержденный руководителем организации.

Мы подготовили фрагмент отчета о проведении общего собрания участников, который поможет обосновать учет соответствующих расходов при исчислении налога на прибыль (см. образец ниже).

Правильный отчет подтвердит расходы на проведение годового собрания собственников компании

1. Форму Отчета компания разрабатывает по своему усмотрению, но с учетом обязательных реквизитов

Такое правило предусмотрено для всех первичных документов начиная с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В частности, в отчете важно указать дату его составления, наименование организации, фамилию, должность и подпись сотрудника, ответственного за проведение общего собрания, а также стоимость мероприятий по проведению общего собрания (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Напомним, что форму отчета необходимо утвердить в приложении к учетной политике для целей налогообложения.

2. В Отчете целесообразно указать, осуществляла ли компания расходы на аренду помещения, а также на подготовку и рассылку необходимой для собрания информации

По сути, такие расходы компания вправе учитывать при налогообложении на основании прямой нормы НК РФ (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ).Но указание этих затрат в отчете поможет доказать связь рассматриваемых расходов компании именно с проведением общего собрания участников (см. врезку ниже). А также подтвердит общий размер представительских расходов, которые, как известно, нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Комментарий эксперта

Евгений Егоров, начальник юридической службы СРО НП АПР

Есть еще один популярный вид расходов, которые компании несут при проведении общего собрания собственников АО, — оплата услуг регистратора, который выполняет функции счетной комиссии.

Такая комиссия проверяет полномочия присутствующих лиц, определяет кворум общего собрания акционеров, разъясняет вопросы, возникающие в связи с реализацией акционерами или их представителями права голоса на общем собрании, разъясняет порядок голосования, обеспечивает установленный порядок голосования и права акционеров на участие в голосовании, подсчитывает голоса и подводит итоги голосования, составляет протокол об итогах голосования, передает в архив бюллетени для голосования (п. 4 ст. 56 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ).

Минфин России в письме от 10.11.09 № 03-03-06/1/736 подтвердил, что затраты на оплату услуг регистратора, который выполняет функции счетной комиссии, компания вправе включить в налоговые расходы (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ)

3. Отражение в Отчете времени проведения собрания подтвердит расходы на питание во время проведения собрания

В частности, длительное время проведения собрания обоснует расходы на кофе-брейки или фуршеты. Минфин России не против включения в налоговые расходы стоимости продуктов питания и напитков (в том числе алкогольных), которые предлагаются участникам официального приема, в составе представительских (письма от 25.03.10 № 03-03-06/1/176 и от 16.08.06 № 03-03-04/4/136).

При этом важно помнить, что такие расходы компания вправе учесть при налогообложении прибыли в пределах норм — в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При возникновении претензий со стороны проверяющих, суды соглашаются, что компания вправе учесть при расчете налога на прибыль не только стоимость фуршета и алкогольных напитков ( постановление ФАС Московского округа от 03.09.10 № КА-А40/10128-10 ), но и цветов и букетов, приобретенных для украшения помещения (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.06 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)).

Напомним, что, по мнению Минфина России, компания не начисляет НДС на стоимость питания, предоставленного участникам организации, прибывшим на общее собрание. Поскольку в этом случае не переходит право собственности на товары, работы или услуги конкретным лицам (письмо Минфина России от 21.08.13 № 03-07-11/34248).

4. Указание причин необходимости присутствия иногородних участников (акционеров) на общем собрании обоснует расходы на оплату их проезда

Судебная практика подтверждает право компании относить к представительским расходам затраты на проезд участников организации к месту проведения совета директоров. Так, ФАС Поволжского округа отметил, что компания правомерно включила в налоговые расходы затраты на транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно (постановление от 09.10.07 № А57-4062/2006-9).

В другом постановлении суд того же округа посчитал обоснованными с налоговой точки зрения затраты на оплату перелета члена правления от места жительства к месту проведения общего собрания акционеров компании (постановление ФАС Поволжского округа от 31.08.06 № А65-18519/2005-СА2-22).

По мнению автора, если компания в отчете укажет, что присутствие на общем собрании всех участников общества (в том числе иногородних) необходимо для принятия верного решения по хозяйственной деятельности компании, то у нее будет больше шансов отстоять спорные расходы.

5. Отражение в Отчете перечня иногородних участников, которым компания оплатила проезд и проживание во время проведения собрания, избавит от необходимости удержания НДФЛ

Дело в том, что такие выплаты связаны с осуществлением физлицом функций по управлению обществом и являются по своей сути компенсационными. Следовательно, объекта обложения НДФЛ у участника не возникает (ст. 217 НК РФ).

Так, в одном из дел ФАС Западно-Сибирского округа установил, что компания оплатила проживание участника общества в гостинице г. Новосибирска (постановление от 06.09.10 № А45-15160/2009). Необходимость прибытия участника в г. Новосибирск объясняется проведением общего собрания и документально подтверждена. В связи с этим суд согласился, что спорная компенсация не облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Интересно, что включить в налоговые расходы стоимость проживания иногороднего участника общества в месте проведения общего собрания вряд ли удастся. Поскольку Минфин России не признает подобные расходы представительскими для целей налогообложения прибыли (письма от 01.12.11 № 03-03-06/1/796 и от 16.04.07 № 03-03-06/1/235).

6. Ссылка на приложенные первичные документы подтвердит реальность затрат

Все расходы компании должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в отчете целесообразно перечислить документы, подтверждающие конкретные расходы, связанные с проведением общего собрания участников. Кроме того, нелишним будет приложить к отчету копии соответствующих документов.

В частности, это могут быть маршрут/квитанции электронных билетов, кассовые чеки на покупку канцтоваров, товарные накладные, акты оказания услуг буфетного обслуживания и пр.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль