Обсуждаем: как правильнее оформить командировку работника на личном автомобиле

230
Место дискуссии: http://vk.com/rnk_ru Участники дискуссии: Сергей Акишбая, Максим Маскаль, Андрей Герасимов, Александр Даньшин Вывод участников: отправляя работника в командировку на личном авто, необходимо оформить приказ руководителя, путевой лист и рассчитать компенсацию. В расходы по прибыли сумму такой компенсации можно включить по нормативам, а расходы на ГСМ — в размере фактических затрат

Нередко проезд сотрудника к месту командировки или выполнения служебного задания на личном авто намного удобнее, чем транспортом общего пользования. Участники группы «РНК» на сайте www.vk.com обсудили, как правильнее оформить документы в этой ситуации и что важно знать бухгалтеру, чтобы не столкнуться с претензиями налоговиков.

Сергей

Коллеги! SOS! HELP!

Директор велел мастеру-ремонтнику отвезти в гарантийный сервис оборудование. Мастер жалуется, что станки, мол, тяжелые, громоздкие, и поедет он в сервис только на своей машине (а ехать далеко — аж в соседний город, в нашей глуши по гарантии не чинят). Мы-то не против, только вот можно ли в командировку сотрудника на собственном авто отправлять? И как это все оформить?


Максим

Сергей, не переживайте. Закон не запрещает работникам ездить в командировку на личном транспорте. Главное — согласовать с работодателем. Оформите приказ соответствующий, делов-то! Только не забудьте в этом случае выплатить сотруднику компенсацию за использование автомобиля и возместить расходы по служебной поездке (ст. 188 ТК РФ. — Примеч. ред.). Потом стоимость такой компенсации смело включите в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 08.12.06 № 03-03-04/4/186. — Примеч. ред.). Правда, насколько я помню, такие расходы надо нормировать.


Андрей

В нашей компании почти все сотрудники по командировкам мотаются на личных машинах. А курьер летом вообще на мопеде гоняет. Заключаем соглашение об использовании личного автотранспорта. А по возвращении из поездки просим отчитаться авансовым отчетом и приложить все чеки о заправках. Иногда нам сотрудники даже квитанции с шиномонтажа привозят, если по дороге в командировку им пришлось пробитое колесо менять. Все оплачиваем!

Максим верно про нормы вспомнил: 1200—1500 руб. в месяц — по машинам и 600 руб. — по «мотикам» (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. — Примеч. ред.). Если хотите заплатить больше — милости просим, за счет чистой прибыли.


Александр

А Андрей дело говорит! Авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на обслуживание автомобиля, просто необходимы. Ведь именно такие документы помогут списать в расходы все затраты по поездке сотрудника на личном автомобиле1.

Кстати, не забудьте оформить путевой лист. Мы в свое время с юристами консультировались по этому вопросу. Я даже их письмо с почты сохранил. Они там написали ссылки на письма Минфина России от 23.09.13 № 0303-06/1/39406 и УФНС России по г. Москве от 13.01.12 № 2015/001797@.


Сергей

Спасибо, коллеги! Все теперь понятно. Только про НДФЛ хочу еще уточнить. Удерживать или нет?


Максим

Нет, нет и еще раз нет! Это же обычная компенсация, которая налогом на доходы физлиц не облагается. Главное — иметь подтверждающие документы и расчет самой компенсации (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27.02.13 № 03-04-06/5600 и от 21.12.12 № 0304-06/3-357. — Примеч. ред.). Но! Только в том случае, если собственник авто — сам работник. Иначе придется удержать налог (письмо Минфина России от 11.04.13 № 0304-06/11996 . — Примеч. ред.).


Сергей

А нормы, о которых Андрей говорил, тут нужно учитывать? Если мы, например, 2000 руб. механику нашему заплатим за поездку в сервис, с 500 руб. придется НДФЛ удержать?


Максим

Нет, здесь не облагать НДФЛ можно всю сумму. Точно говорю! Сколько раз выплачивали компенсации и ничего не удерживали. Ни разу проверяющие нам пальцем не погрозили (постановления Президиума ВАС РФ от 30.01.07 № 10627/06 и ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.08 № Ф04-2044/2008(2440-А46-34)). — Примеч. ред.).


Комментарий РНК

Ирина Клементьева, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Добавлю, что размер компенсации, которую компания выплачивает сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях, необходимо закрепить в трудовом или коллективном договоре с работником (ст. 188 ТК РФ).

Кроме того, как верно заметил Максим, при такой командировке целесообразно оформить соответствующий приказ руководителя.

Отмечу, что участники не упомянули про страховые взносы. Компенсация за использование сотрудником личного автомобиля не облагается взносами в пределах сумм, оговоренных в трудовом или коллективном договоре с работником (письма Минздравсоцразвития России от 26.05.10 № 1343-19 и от 12.03.10 № 550-19, ПФР от 29.09.10 № 30-21/10260 и ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985)

Обсуждение на тему порядка налогообложения при покупке по системе Trade-in читайте в группе «РНК» «ВКонтакте».

1 О том, как учитывать расходы на ГСМ по служебному транспорту, читайте этом номере — Примеч. ред.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль