text
✫50% скидка на подписку!>>> | Подробности по ☎ 8 800 550-15-57
Российский налоговый курьер

Оформляем корпоративную банковскую карту на сотрудника: порядок действий и налоговые нюансы

  • 12 апреля 2014
  • 1366

Использование корпоративных пластиковых карт выгодно и для самой компании, и для ее работников. Для последних удобство заключается в возможности оперативного доступа к денежным средствам. Кроме того, удобно использовать карты за рубежом (не нужно заранее обменивать валюту). Для компании плюс в том, что выдача средств под отчет на корпоративную карту снижает риск их кражи и утери.

Что нужно сделать Описание действий Налоговые и правовые последствия, порядок учета
Выбрать вид открываемой корпоративной карты (дебетовая или кредитная) Банки осуществляют эмиссию банковских карт (дебетовых, кредитных, предоплаченных), держателями которых являются физические или юридические лица, а также индивидуальные предприниматели (Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.04 № 266-П , далее — Положение № 266-П). Дебетовая карта используется для совершения операций ее держателем в пределах суммы, которая перечислена на счет.
Кредитная карта используется для совершения ее держателем операций за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией-эмитентом клиенту в соответствии с условиями кредитного договора.
Также карты могут предусматривать определенные условия. К примеру, предоставление овердрафта (кредитование дебетовой карты в пределах установленного лимита) или условие cashback (возврат части денежных средств на счет держателя)
Нюансы по НДФЛ могут возникнуть в случае, если корпоративная карта предусматривает условие cashback или условие о льготном периоде кредитования. В отношении первого условия Минфин России в письме от 19.04.12 № 03-04-08/0-78, доведенном до налоговиков на местах письмом ФНС России от 23.09.11 № ЕД-4-3/15678@, разъяснил, что возврат клиенту части затраченных средств на приобретение товаров предоставляется ему при соблюдении определенных условий. Одно из таких условий — оплата покупок с использованием банковских (платежных) карт (совершение физическим лицом расходных операций по оплате банковских услуг). Следовательно, возврат держателю карты части средств от суммы произведенных операций с использованием банковских (платежных) карт можно рассматривать как скидку, предоставленную со стоимости услуг банка. Такая скидка не приводит к возникновению объекта обложения НДФЛ.
В отношении второго условия налоговые последствия следующие. У держателя карты дохода в натуральной форме не возникает, если бонусная программа в рамках обслуживания банковской карты предусматривает льготное обслуживание. Президиум ВАС РФ в постановлении от 09.04.13 № 13986/12 сделал такие выводы в отношении бесплатного пользования клиентом банка VIP-зоны в аэропорту. А Минфин России подтвердил отсутствие налогового дохода в случае установления банком льготного периода кредитования по кредитной карте (письмо от 18.04.12 № 03-03-10/38)
Определить, какие работники будут пользоваться корпоративной картой Компания может открыть как именную корпоративную карту, держателем которой выступает конкретный сотрудник, так и обезличенную. В последнем случае передача карты сотруднику осуществляется на основании приказа руководителя.На практике нередко сотрудники передают друг другу именные карты для оплаты. Обращаем внимание, что в этом случае отчитаться за произведенные расходы необходимо тому сотруднику, на которого оформлена банковская карта. Отметим также, что к одному банковскому счету может быть выпущено несколько банковских карт, держателями которых будут разные лица — работники компании (п. 2.1 Положения № 266-П) На данном этапе возникают трудовые нюансы.Трудовой кодекс не содержит такого условия для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты. Следовательно, в случае недостачи денежных средств на корпоративной карте сотрудник, являющийся держателем карты, несет ответственность перед работодателем в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 НК РФ). Если же с работником заключен договор о полной материальной ответственности по иным основаниям (должность сотрудника включена в Перечень, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85), то компания вправе истребовать у сотрудника, виновного в недостаче средств по карте, возмещение полного действительного ущерба (ст. 242 ТК РФ)
Открыть отдельный карточный счет Порядок открытия счета предусмотрен, как правило, в договоре с конкретным банком. Чтобы открыть счет, в частности, нужно:
— написать заявление на открытие счета;
— оформить карточку образцов подписей;
— подписать договор банковского счета для расчетов по операциям с использованием корпоративных карт;
— оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.
После оформления всех необходимых документов и открытия второго счета организация представляет в банк:
— реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
— заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
— приказы на выдачу карт подотчетным лицам, указанным в реестре.
Отметим, что карту можно выпустить к действующему расчетному счету компании
Об открытии счета необходимо в течение семи дней уведомить:
— налоговый орган (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ, постановления Президиума ВАС РФ от 21.09.10 № 2942/10 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.06.08 № А33-2910/07-03АП-234/08-Ф02-2360/08).
На практике есть мнение, что при открытии карточного счета договор банковского счета не заключается. Следовательно, спорный счет не является счетом по смыслу пункта 2 статьи 11 НК РФ и сообщать о нем в налоговую обязанности нет (постановления ФАС Уральского округа от 09.06.09 № Ф09-3786/09-С3 и от 09.06.09 № Ф09-3782/09-С3).
Сообщение в налоговую инспекцию необходимо представить по форме № С-09-1 (утв. приказом ФНС России от 09.06.11 № ММВ-7-6/362@);
— орган контроля за уплатой страховых взносов (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Уведомление в ФСС РФ подается по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 12.04.11 № 67. Форма подачи сведений в ПФР приведена на официальном сайте фонда.
Если компания открывает корпоративную карту к существующему расчетному счету, уведомлять налоговый орган и страховые фонды не требуется
Сообщить об открытии счета в налоговый орган и страховые фонды
Составить внутренний порядок (регламент) по работе (обращению) с корпоративными картами Такой регламент необходимо утвердить приказом руководителя. В нем целесообразно прописать, в частности:
— должности сотрудников, которые имеют право на получение корпоративной (в том числе именной) карты;
— порядок составления реестра держателей корпоративных карт с указанием лимитов по карте;
— перечень случаев, когда сотруднику выдается корпоративная карта (выдача подотчетных средств для оплаты товаров, работ или услуг, направление сотрудника в командировку и пр.);
— порядок использования карты (для оплаты товаров, работ или услуг, для снятия наличных средств через банкомат и пр.);
— порядок взыскания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
— ответственность за сохранность карты, а также за расходованием средств по ней в пределах установленных расходных лимитов
Как правило, снятие наличных денег с карты через банкомат того банка, в котором открыта карта, осуществляется без комиссии. Однако в регионе, куда командирован сотрудник, такого банкомата может не быть. Комиссию банка, удержанную при снятии наличных через банкомат, можно учесть при налогообложении прибыли. Такие суммы образуют командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) или прочие расходы на оплату услуг банков, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ)
Утвердить порядок передачи карты сотруднику Факт передачи корпоративной карты сотруднику целесообразно зафиксировать в акте приема-передачи ТМЦ. Разработать форму такого акта компания может самостоятельно (с учетом обязательных для первичных документов реквизитов).
В частности, в акте лучше прописать:
— ФИО работника и его должность;
— реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты);
— остаток денежных средств на карте (в том числе кредитный лимит);
— расходный лимит по карте (величину денежных средств, которые сотрудник вправе расходовать);
— цели расходования денежных средств в соответствии с приказом руководителя;
— факт передачи сотруднику конверта с PIN-кодом.
Если сотруднику выдается обезличенная корпоративная карта, целесообразно составлять такой акт каждый раз, когда карта выдается сотруднику. Передачу именной карты можно оформить единовременно в момент ее получения, поскольку иные лица, кроме ее держателя, указанного на лицевой стороне, не вправе осуществлять операции по карте.
Отметим, что большинство платежных карт имеет код CCV — код, запрашиваемый при оплате через интернет (указан на оборотной стороне карты). Во избежание мошеннических действий сотрудниками компании целесообразно не указывать этот код в акте приема-передачи карты

Если сотрудник своевременно не отчитался по расходованию денежных средств (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012 и Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 округов) или не вернул полученные под отчет средства (постановления ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012 и Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 округов) у него возникает доход, с которого работодатель удерживает НДФЛ.
Кроме того, облагаемый НДФЛ доход возникнет и в том случае, если работник снимет денежные средства с корпоративной карты на личные нужды и не возвратит их.
Может случиться ситуация, когда именной корпоративной картой сотрудник оплачивает услуги в пользу иных сотрудников. К примеру, в командировку направлены три менеджера, при этом карта выдана только ведущему менеджеру. Он со счета карты оплачивает гостиницу, питание и проезд на всю группу командированных сотрудников. Контролеры в этом случае указывают на нарушение порядка ведения кассовых операций — передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. И настаивают на том, что спорные суммы являются налоговым доходом физлиц. Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 08.10.07 № 09АП-12853/2007-АК пришел к выводу, что денежные средства, полученные работником от работодателя под отчет, не являются его доходом (ст. 41 НК РФ). Наличие дефектов в оформлении первичных документов не свидетельствует о том, что работник получил экономическую выгоду.
А целевой характер средств подтверждает пояснительная записка сотрудника — держателя карты (ФАС Московского округа постановлением от 23.01.08 № КА-А40/14448-07 оставил решение суда апелляционной инстанции в силе)

Определить перечень документов, подтверждающих расходные операции по карте Начиная с 1 января 2013 года сотрудник может отчитаться за расходование подотчетных средств в произвольной форме. При этом такой авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В таком отчете целесообразно отразить следующие сведения:
— реквизиты корпоративной карты (ФИО держателя, тип, номер и срок действия);
— остаток денежных средств на карте на момент ее получения;
— остаток денежных средств на карте на момент ее возврата;
— информацию о пользовании кредитным лимитом.
Чтобы подтвердить перечень осуществленных операций по карте, целесообразно приложить к авансовому отчету:
— слип-чеки по всем покупкам (п. 3.3 Положения № 266-П). Обращаем внимание, что, если форма чека предусматривает место для подписи кассира, безопаснее, чтобы такая подпись была проставлена;
— чеки терминала, если сотрудник получал наличные деньги через банкомат или, наоборот, пополнял карту наличными.
Проверить реальность операций компания может, обратившись в банк за выпиской по счету (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории РФ, утв. Банком России 16.07.12 № 385-П). Перечень операций и суммы должны точно соответствовать представленным чекам или квитанциям
Компания вправе заявить к вычету НДС по товарам, работам или услугам, оплаченным подотчетным лицом корпоративной картой, в общем порядке. При этом документом, дающим компании право на такой вычет, будет надлежаще оформленный счет-фактура или чек ККТ, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой (письмо Минфина России от 20.05.05 № 03-04-11/116, постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.08 № 17718/07, ФАС Северо-Западного от 03.09.13 № А56-4764/2013 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 26.12.13 № ВАС-18613/13), Западно-Сибирского от 20.07.09 № Ф04-4134/2009(10406-А67-42) и Московского от 23.08.11 № КА-А41/7671-11 округов). Порядок оплаты (наличный или безналичный) при этом значения не имеет.
Расходы компании, произведенные с карточного счета, можно учитывать при налогообложении прибыли. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 29.05.06 № КА-А40/4677-06 пришел к выводу, что фактическая оплата представительских расходов кредитными картами VISA подтверждается приложенными к авансовым отчетам слипами и расходными кассовыми ордерами, которые свидетельствуют о фактическом списании денежных средств с карточного счета
Закрепить порядок бухгалтерского учета операций с корпоративной банковской картой Снятие денежных средств с корпоративной карты приравнивается к выдаче подотчетных сумм. Следовательно, в учете необходимо отразить все расходные и приходные операции по карте.Аналитический учет целесообразно вести в разрезе держателей карт. Если компания открыла отдельный счет на каждого держателя корпоративной карты — то по каждому счету. Если несколько карт привязано к одному счету — вести несколько субсчетов.
Также обособленно ведут операции по валютным картам или в случае конвертации денежных средств.Компания не приходует в кассе денежные средства, полученные сотрудником на корпоративную карту, поэтому отражать соответствующие операции в кассовой книге не нужно.
Налоговики считают иначе и взыскивают с компаний штрафы за грубые нарушения порядка ведения кассовых операций. Но суды на стороне компаний (постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.13 № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.12 № А03-6142/2012)
Расчеты по корпоративной карте учитывают на счете 55 «Специальные счета в банках».
Операции по карте отражают следующими бухгалтерскими проводками:
Дебет 55 Кредит 51 — зачисление компанией средств на карту;
Дебет 55 Кредит 71 — пополнение карты сотрудником через банкомат;
Дебет 71 Кредит 55 — списание средств с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств через банкомат;
Дебет 26 (60 или 91) Кредит 71 — представление авансового отчета;
Дебет 50 Кредит 73 — внесение работником денежных средств для возмещения личных расходов;
Дебет 70 Кредит 73 — удержание из зарплаты работника средств, потраченных им на личные цели.
Если стоимость товаров, работ или услуг выражена в иностранной валюте (оплата происходит за границей), а корпоративная карта оформлена в рублях, пересчет происходит по курсу (внутреннему курсу Visa или MasterCard, действующему на дату совершения операции (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. приказом Минфина России от 27.11.06 № 154н)

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.