Как налоговики рекомендуют компаниям отражать операции со спецодеждой и униформой

151
Безопаснее наносить символику на крупные элементы униформы Рискованно признавать расходы на спецодежду по повышенным нормам Заказчику рискованно учитывать расходы на униформу для подрядчика

Многие организации в силу разных причин приобретают для работников форменную и специальную одежду. Подчеркнем, что эти два понятия не являются синонимами, хотя на практике их очень часто путают (см. врезку «Справка»). Отличаются и правила отражения форменной и специальной одежды в налоговом учете. Так, затраты организации на приобретение для сотрудников спецодежды относятся к материальным расходам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Порядок отражения форменной одежды зависит от того, передается она работникам в собственность или предоставляется им только во временное пользование. Если право собственности на униформу переходит к сотрудникам, компания учитывает ее стоимость в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Если же форменная одежда остается в собственности работодателя, расходы на ее приобретение относятся к материальным расходам в порядке, аналогичном признанию стоимости спецодежды (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ и письмо Минфина России от 19.07.12 № 03-03-06/1/349).

Практика показывает, что налоговики нередко отказывают организациям в учете расходов на покупку форменной или специальной одежды для работников. Конечно, чаще всего такой отказ касается форменной одежды, тем более что многие компании тратят на ее пошив значительные суммы. Проанализируем письма налоговых органов разных уровней, чтобы при оформлении операций с униформой или спецодеждой учесть все требования инспекторов и не допустить исключения расходов.

Налоговики считают, что стоимость униформы нельзя включить в расходы, если символика компании нанесена лишь на галстук или косынку

Московские инспекторы перечислили пять условий, при одновременном соблюдении которых организация вправе включить стоимость форменной одежды в расходы на оплату труда (письмо УФНС России по г. Москве от 18.12.09 № 16-15/133972):

  Инспекторы против признания расходов на униформу, которая не свидетельствует о принадлежности сотрудников к конкретной организации

— обязанность работодателя обеспечить сотрудников форменной одеждой предусмотрена трудовым договором;
— униформа наглядно свидетельствует о принадлежности работников к конкретной организации (выполнена в единой цветовой гамме и содержит изображение товарного знака, логотип или символику компании) и доводит эту информацию до сведения потребителей;
— форменная одежда выдается сотрудникам бесплатно либо продается им по пониженным ценам;
— униформа остается в личном постоянном пользовании работников;
— расходы на ее приобретение документально подтверждены, экономически обоснованны и связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то есть соответствуют критериям расходов, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Более того, в том же письме столичные налоговики указали, что товарный знак, логотип или символика компании должны быть нанесены непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке, косынке или жилете. При этом они сослались на разъяснения Минфина России (письмо от 02.04.09 № 03-03-06/1/207).

Таким образом, даже если организация выполнила все пять перечисленных условий, но ее фирменная символика содержалась лишь на галстуках и косынках, есть риск, что инспекторы при проверке разрешат ей включить в расходы лишь стоимость этих галстуков и косынок. А в признании расходов на приобретение остальных элементов форменной одежды (пиджаков, платьев, брюк, юбок, рубашек) откажут. Поэтому безопаснее наносить фирменную символику непосредственно на крупные детали униформы, прежде всего на пиджаки и жакеты.

Справка

Чем форменная одежда отличается от специальной

Основное предназначение спецодежды заключается в том, чтобы защитить работников от неблагоприятных условий труда, вредных производственных факторов, загрязнения, низких или высоких температур (ст. 209 и 212 ТК РФ). Такую одежду работодатели обязаны бесплатно выдавать следующим категориям сотрудников (ст. 221 ТК РФ):

— занятым на работах с вредными или опасными условиями труда;
— выполняющим работы в особых температурных условиях;
— привлекаемым к выполнению работ, связанных с загрязнением.

Межотраслевые нормы выдачи спецодежды и других средств индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.10.08 № 541н. Кроме того, для отдельных отраслей экономики установлены специальные нормы выдачи спецодежды. Например, для работников торговли эти нормы утверждены постановлением Минтруда России от 29.12.97 № 68. Впрочем, работодатель может установить собственные нормы выдачи спецодежды, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных или опасных производственных факторов (абз. 2 ст. 221 ТК РФ).

Форменная одежда также может защищать работников от неблагоприятных условий труда. Однако главная ее функция заключается в другом. Работодатели одевают персонал в униформу прежде всего для того, чтобы продемонстрировать принадлежность сотрудников к конкретной компании, повысить узнаваемость бренда, улучшить деловую репутацию. Форменная одежда обычно выполняется в едином стиле или одной цветовой гамме и содержит изображение товарного знака, логотип организации, ее фирменную символику или хотя бы наименование.

Решение об использовании в компании форменной одежды оформляется приказом или распоряжением ее генерального директора либо иными локальными актами. Правда, для некоторых видов деятельности, например для ведомственной охраны, наличие униформы предусмотрено законодательством (абз. 5 ст. 6 Федерального закона от 14.04.99 № 77-ФЗ «О ведомственной охране»). Нормы и порядок выдачи форменной одежды обычно определяет сам работодатель

Инспекторы не против учета расходов на спецодежду, выдаваемую в пределах законодательных норм, а о других случаях умалчивают

К расходам на приобретение специальной одежды инспекторы предъявляют еще более жесткие требования. Столичные налоговики считают, что выдаваемая работникам спецодежда должна быть сертифицирована и предназначена для индивидуальной защиты от воздействия внешних неблагоприятных факторов, например температуры или загрязнения (письма УФНС России по г. Москве от 15.01.09 № 19-12/001813, от 29.12.08 № 19-12/121868 и от 03.07.08 № 20-12/063172).

  В письмах налоговиков нет прямого запрета на учет расходов на спецодежду, выдаваемую по нормам, превышающим законодательно установленные

По их мнению, организация может учесть такие расходы, если спецодежда выдается работникам по нормам, установленным законодательством (письма УФНС России по г. Москве от 15.01.09 № 19-12/001813, от 03.07.08 № 20-12/063172 и от 22.03.05 № 20-12/19398):

«<…> Расходы на приобретение спецодежды, выдаваемой организацией сотрудникам <…> в пределах законодательно установленных норм, учитываются в целях налогообложения прибыли по мере ее ввода в эксплуатацию с учетом положений статей 252 и 272 НК РФ».

Вместе с тем любая организация, имеющая на то финансовые возможности, вправе выдавать сотрудникам спецодежду не по типовым, а по собственным нормам, обеспечивающим более эффективную защиту персонала от загрязнения, температуры и других неблагоприятных производственных факторов (абз. 2 ст. 221 ТК РФ). Например, работодатель может предоставлять сотрудникам несколько сменных комплектов спецодежды.

Обратите внимание

Аттестацию рабочих мест заменили на специальную оценку условий труда

С 1 января 2014 года вместо аттестации рабочих мест введена новая процедура — специальная оценка условий труда. Она проводится в порядке, установленном Федеральным законом от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон № 426-ФЗ). При этом если до начала 2014 года организация провела аттестацию рабочих мест, она вправе в течение пяти лет со дня ее завершения не проводить специальную оценку условий труда (п. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).

Кроме того, не подлежат специальной оценке условия труда надомных и дистанционных работников, а также лиц, работающих у граждан, не являющихся индивидуальными предпринимателями (п. 3 ст. 3 Закона № 426ФЗ).

Минтруд России в начале марта 2014 года дополнительно разъяснил на своем сайте, что должностные лица органов государственного надзора не вправе требовать от работодателей незамедлительного проведения специальной оценки условий труда. Ведь результаты аттестации рабочих мест по условиям труда действительны в течение пяти лет с момента ее завершения

Повышенные нормы выдачи спецодежды обычно утверждаются локальными нормативными актами на основании результатов аттестации рабочих мест (см. врезку «Обратите внимание»). При этом в трудовые или коллективные договоры работодатели, как правило, включают ссылку на эти действующие в компании нормы. Тем более что именно такой вариант документального оформления предлагает Минздравсоцразвития России (п. 6 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. приказом указанного ведомства от 01.06.09 № 290н).

Вправе ли организация признавать в налоговом учете расходы на приобретение спецодежды, выдаваемой по собственным нормам, превышающим законодательно установленные нормативы? К сожалению, прямого ответа на этот вопрос не удалось найти ни в разъяснениях ФНС России, ни в письмах региональных налоговиков. Впрочем, не содержится в этих документах и запрета на признание указанных расходов.

  Порядок налогового учета форменной одежды зависит от того, передается она работникам в собственность или предоставляется им лишь во временное пользование

Исходя из норм Трудового и Налогового кодексов, если наличие вредных или опасных условий труда подтверждено аттестацией рабочих мест и повышенные нормы выдачи спецодежды утверждены локальным актом, такие нормы считаются установленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 221 ТК РФ). Следовательно, организация вправе включить в материальные расходы стоимость спецодежды, выдаваемой по этим нормам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Отметим, что такого же мнения придерживается и Минфин России (письма от 11.12.12 № 03-03-06/1/645 и от 16.02.12 № 03-03-06/4/8). Однако указанные письма этого ведомства не были включены в перечень разъяснений, обязательных для налоговых органов, и не рассылались по инспекциям для применения в работе. Поэтому, если организация все-таки будет включать в расходы стоимость спецодежды, выдаваемой работникам по собственным повышенным нормам, не исключены претензии налоговиков и доначисление ими налога на прибыль.

Налоговики утверждают, что заказчик не вправе учитывать расходы на приобретение униформы для сотрудников подрядчика

Нередко по условиям договора подряда организация-заказчик обязана за свой счет предоставить работникам подрядчика форменную одежду, содержащую фирменную символику заказчика или изображение его товарного знака. Аналогичное условие встречается и в договорах субподряда, когда на подрядчика возлагаются обязанности по обеспечению персонала субподрядчика форменной одеждой.

По мнению столичных инспекторов, сторона договора, выполнившая такое требование и предоставившая униформу контрагенту, не сможет признать расходы на ее приобретение при расчете налога на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 31.10.07 № 20-12/104291). Дело в том, что она не является работодателем для сотрудников субподрядчика и не заключала с ними ни трудовых договоров, ни коллективного договора. В то же время налоговики считают, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть, только если обязанность по ее предоставлению прописана непосредственно в трудовом или коллективном договоре (письма УФНС России по г. Москве от 18.12.09 № 16-15/133972 и от 31.10.07 № 20-12/104291):

«<…> Для учета расходов на приобретение форменной одежды в целях налогообложения прибыли должно быть соблюдено условие о включении в трудовой или коллективный договор обязанности работодателя по предоставлению работникам форменной одежды».

Конечно, в рассматриваемой ситуации обязательства заказчика по предоставлению униформы для персонала субподрядчика закреплены в договоре подряда или субподряда. Но для целей налогового учета такого документального оформления недостаточно. Поэтому заказчикам и подрядчикам, обеспечивающим форменной одеждой работников подрядчиков или субподрядчиков (соответственно), безопаснее при расчете налога на прибыль не учитывать расходы на ее приобретение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль