Как правильно с налоговой точки зрения составить положение о компенсации проезда сотрудников

409
Поездки при разъездном характере не являются командировками Отчет по поездке докажет целесообразность понесенных затрат Штраф за безбилетный проезд — не налоговый расход

В штате большинства компаний есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами (курьеры, водители). Таким сотрудникам работодатель возмещает расходы на проезд на основании трудового законодательства (ст. 168.1 ТК РФ). На практике нередко служебное задание вне офиса выполняют и другие сотрудники, работа которых не носит разъездной характер. К примеру, бухгалтеру необходимо лично отвезти документы в инспекцию. Или руководитель отправляется в офис контрагента для обсуждения условий договора.

При этом Трудовой кодекс относит деловые поездки «неразъездных» сотрудников к служебным командировкам, а это означает, что на каждую такую поездку необходимо составлять документы. Однако на практике разовые поездки редко оформляют командировочным удостоверением и иными командировочными документами (см. врезку ниже). Ведь это нецелесообразно с точки зрения документооборота, да и проблематично, например, потребовать от директора отчет о его деловой поездке.

Чтобы обезопасить себя с налоговой точки зрения, порядок возмещения соответствующих расходов необходимо предусмотреть в трудовом и коллективном договорах, а также следует прописать в положении о компенсации расходов сотрудников (см. образец справа).

1. В положении целесообразно указать должности сотрудников, на которых оно распространяется. Это обоснует расходы на служебные поездки как генерального директора, так и штатного курьера.

По мнению Минфина России, сумму возмещения, выплачиваемую сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, компания вправе учесть в налоговых расходах (письмо от 13.05.13 № 03-04-06/16384). При этом понятие разъездного характера работ в законодательстве не закреплено (письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.09 № 22-2-3644).

Соответственно каждая компания вправе самостоятельно определить, какие должности в штатном расписании являются «разъездными» (письмо ФНС России от 06.08.10 № ШС-37-3/8488). Прописать это можно в том числе в положении о компенсации сотрудникам расходов на проезд.

2. В документе лучше разграничить возмещение командировочных расходов и затрат на служебные поездки сотрудников. Дело в том, что служебную поездку сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя квалифицировать в качестве командировки (ст. 166 ТК РФ). Минфин России в письме от 25.10.07 № 03-03-06/1/735 уточняет, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения.

Кроме того, служебная командировка и краткосрочная деловая поездка сотрудника оформляются разными документами. Ведь, например, отчет о командировке не составляется при поездке в банк кассира, поскольку фактически такая поездка входит в его функциональные обязанности согласно должности и трудового контракта.

Наконец, в налоговом учете организация по-разному отражает затраты на проезд командированного и «разъездного» сотрудника. Расходы на разовые поездки в рамках командировок относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А компенсация расходов на проезд сотрудника, работа которого осуществляется в пути, признается расходом организации на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ и письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061153).

Отметим также, что Минфин России в отличие от столичных налоговиков также считает спорную компенсацию прочим расходом, связанным с производством и реализацией (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.11 № 03-03-06/1/341 и от 18.08.08 № 03-03-05/87).

Более того, документально подтвержденное возмещение расходов на проезд сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не является оплатой периода командировки. Следовательно, облагаемого НДФЛ дохода у сотрудника не возникает (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@ и Минфина России от 05.07.13 № 03-04-06/25956, от 07.06.11 № 03-04-06/6-131).

Как правильно с налоговой точки зрения составить положение о компенсации проезда сотрудников

3. В положении целесообразно перечислить перечень документов, на основании которых работник направляется в поездку. Поскольку при краткосрочной поездке командировочные документы не составляются, организации необходимо в положении о компенсации расходов на проезд привести перечень документов, которые оформляются при поездке сотрудника. В частности, такими документами могут выступать:

— маршрутный лист (оформляется курьеру для доставки продукции по адресам покупателей);
— обходной лист (составляет торговый представитель с указанием адресов розничных торговых точек, где он представляет продукцию компании);
— приказ руководителя (для обоснования поездки сотрудника для оформления сделки с контрагентом);
— пояснительная записка сотрудника (в частности, бухгалтер обоснует необходимость личного присутствия в инспекции) и пр.

В подтверждение этой позиции можно привести разъяснение Минфина России от 04.06.08 № 03-03-06/1/344. В этом письме финансовое ведомство подтвердило право компании самостоятельно разработать первичный документ, которым она подтвердит выплату возмещения расходов на проезд «разъездного» сотрудника.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

Как показывает практика, если работодатель неверно заполнил командировочное удостоверение или не указал в нем отдельные сведения, то учитывать расходы по такой командировке с налоговой точки зрения рискованно.

Заполнить командировочное удостоверение без ошибок и обосновать налоговый учет при направлении сотрудника в командировку поможет статья «На какие реквизиты командировочного удостоверения обратить внимание, чтобы избежать претензий налоговиков»

4. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо предусмотреть порядок выплаты такой компенсации. Дело в том, что оплачивать служебные поездки сотрудников компания может как авансом (к примеру, до начала отчетного периода), так и постфактум, компенсируя собственные средства сотрудников, затраченные ими на проезд. Если организация периодически выплачивает работникам денежные средства, за счет которых последние приобретают проездные документы (проездной билет на метро или единый билет на общественный транспорт на месяц), велика вероятность возникновения фактических расхождений.

Например, компания выплатила работнику 1000 руб. Работник приобрел единый проездной билет на месяц стоимостью 800 руб. и 300 руб. потратил на проезд на пригородной электричке. В этом случае разницу в 100 руб. организация по окончании месяца возместит сотруднику на основании его письменного заявления с приложенными проездными документами. Но возможна и обратная ситуация — затраты работника составили лишь 800 руб. на единый проездной билет. В этом случае оставшиеся 200 руб. сотрудник должен возвратить в кассу организации.

По мнению налоговиков, если за выданные под отчет денежные средства сотрудник не отчитался (не подтвердил свои расходы на приобретение проездных документов кассовыми чеками или иной «первичкой»), такие суммы признаются его доходом, с которого работодатель как налоговый агент обязан удержать НДФЛ (письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263, УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487).

При этом суды в большинстве случаев поддерживают контролеров (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 , от 05.03.13 № 13510/12 и ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013). Вместе с тем ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 14.09.09 № А32-27520/2008-19/520 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.01.10 № ВАС-17159/09) пришел к иному выводу — тот факт, что директор компании не вернул выданные под отчет суммы, не изменяет целевой характер таких средств. Соответственно спорные денежные средства не являются налоговым доходом физлица и обложению НДФЛ не подлежат.

Учитывая неоднозначную позицию судов и мнение налоговиков, компании целесообразно заранее не выдавать денежные средства на оплату проезда работникам в рамках их трудовых обязанностей, а компенсировать фактически понесенные сотрудниками расходы. Такой порядок безопаснее закрепить в положении о компенсации расходов на проезд.

5. Указание в документе видов транспорта и суммы компенсации обоснует понесенные расходы. Использование некоторых видов транспорта при выполнении служебных заданий нередко вызывает претензии контролеров. В частности, рискованно включать в налоговые расходы стоимость проезда сотрудника на такси (см. врезку ниже), расходы на аренду автотранспорта (письмо Минфина России от 29.11.10 № 03-03-06/1/742) или возмещать затраты на ГСМ по личному транспорту сотрудника. Напомним, что независимо от условий положения о компенсации расходов на проезд в налоговые затраты компания вправе включить сумму компенсации ГСМ по личному автотранспорту сотрудника только в пределах установленных законодательством норм (письмо Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239).

Отметим также, что, помимо перечисления видов транспорта, проезд на котором подлежит возмещению, целесообразно запросить у сотрудника пояснительную записку, объясняющую такой выбор. К примеру, из-за отсутствия сообщения общественного транспорта или нарушения движения по маршрутам (вследствие дорожно-транспортного происшествия) сотрудник отправился на переговоры на такси, курьеру вместо передвижения на общественном транспорте удобнее использовать собственный автомобиль для доставки габаритных товаров клиентам и пр.

Читайте на e.rnk.ru

Целесообразность поездки на такси придется обосновать

Существенными реквизитами квитанции на оплату услуг такси является маршрут поездки, а также ее дата и время. Именно указанием начальной и конечной точки маршрута, времени посадки и высадки компания на практике подтверждает деловой характер поездки и ее экономическую оправданность.

В частности, в одном из дел Восьмой арбитражный апелляционный суд посчитал, что компания неправомерно включила в налоговые расходы стоимость проезда сотрудника на такси. Одним из аргументов суда послужил тот факт, что в представленной квитанции отсутствовал маршрут следования автомобиля. Что не позволило идентифицировать связь спорных расходов с проездом от аэропорта до гостиницы (постановление от 17.02.10 № А46-8154/2007).

Подробнее о нюансах оформления квитанции такси для целей налогообложения читайте в статье «Реквизиты квитанции на оплату пользования такси, которые помогут избежать налоговых споров»

6. В положении компания вправе прописать возможность компенсации сопутствующих транспортных расходов сотрудника. В частности, деловые поездки сотрудников могут быть международными или междугородними. В этом случае у них возникают дополнительные расходы в виде аэропортовых платежей, консульских или визовых сборов, а также пошлин за оформление загранпаспортов. Такие сборы направленный в служебную поездку сотрудник не может не оплатить, а их размер зависит от выбранного транспорта.

ФНС России в письме от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@ согласилась, что компания вправе включить в налоговые расходы:

— плату за оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.

Поскольку несение таких расходов обусловлено исполнением постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

По мнению автора, если обязанность возместить работнику подобные затраты, сопутствующие оплате проезда, предусмотрена в положении о компенсации расходов на проезд, компания сможет учесть их и в том случае, если поездки работника за границу являются не командировками, а обусловлены разъездным характером работы.

7. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо закрепить перечень документов, которые подтвердят понесенные расходы. В частности, это билеты на оплату проезда в общественном транспорте, квитанции на оплату услуг такси и посадочные талоны. Так, Минфин России подтвердил, что расходы на покупку электронного билета подтверждает:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
— контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (письмо от 29.08.13 № 03-03-07/35554).

Отметим также, что работник может представить в бухгалтерию квитанцию о выписанном ему штрафе за безбилетный проезд. Даже если компания в положении о компенсации расходов на проезд предусмотрит возмещение такого штрафа, выплатить соответствующую сумму ей придется за счет чистой прибыли. Поскольку административные штрафы при расчете базы по налогу на прибыль не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль