Внутренний порядок регистрации счетов-фактур подтвердит вычет НДС в более позднем периоде

239
Минфин позволяет заявить вычет по опоздавшему счету-фактуре Порядок регистрации счетов-фактур безопаснее утвердить в «учетке» Журнал входящих писем не докажет право на вычет без конверта

Компания-продавец выставляет счет-фактуру в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Наличие счета-фактуры является одним из условий принятия покупателем НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Нередко продавец выставляет счет-фактуру в одном налоговом периоде, а покупатель получает его только в следующем квартале. Вычет налога в такой ситуации нередко вызывает претензии у контролеров (см. врезку ниже).

По мнению Минфина России, компания вправе заявить вычет по «опоздавшему» счету-фактуре (письма от 04.04.13 № 03-07-09/11071, от 09.07.13 № 03-07-11/26592 и от 03.05.12 № 03-07-11/132). Но дату поступления счета-фактуры в организацию безопаснее подтвердить документально.

Счет-фактуру компания регистрирует в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. приложением к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 ) и книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением № 1137). Однако ни журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, ни книга покупок не содержат реквизита «Дата поступления счета-фактуры». Суды подтверждают, что регистрация счета-фактуры в книге покупок не свидетельствует о дате его получения (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.09.12 № А43-20510/2011).

В связи с этим момент получения счета-фактуры компании подтверждают следующими документами:

— соответствующей записью в журнале входящей корреспонденции;
— почтовым штемпелем с указанием даты на конверте, в котором поступил документ;
— распиской курьера или отчетом службы доставки.

Компании целесообразно разработать внутренний регламент регистрации счетов-фактур (см. образец ниже). В этом случае определить дату получения счета-фактуры можно будет на основании штампа и регистрационного номера входящего документа.

1. Регламент регистрации счетов-фактур целесообразно утвердить в учетной политике. Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов для внутренней бухгалтерской отчетности, а также правила документооборота и технологию обработки учетной информации компания закрепляет в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н). Поэтому, несмотря на то что счета-фактуры не являются первичными документами (это налоговые документы, подтверждающие факт реализации для целей учета НДС) и на них не распространяется законодательство о бухгалтерском учете, порядок регистрации полученных счетов-фактур компания вправе разработать самостоятельно и утвердить в приложении к учетной политике. Тем более что порядок регистрации счетов-фактур Минфин России позволяет налогоплательщику определить самостоятельно (письмо от 02.07.13 № 03-07-09/25177).

2. В регламенте регистрации счетов-фактур важно указать должность ответственного сотрудника (или подразделения). На практике почтовые отправления, как правило, поступают в канцелярию или секретариат. Поэтому обязанности по регистрации полученных счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции можно возложить на эти подразделения (тем самым разгрузив бухгалтерию). Кроме того, целесообразно указать ФИО сотрудника, который зарегистрировал полученный документ. Это поможет компании избежать споров в том случае, если счет-фактура будет зарегистрирован позднее, чем он фактически поступил в компанию.

  Суд не всегда принимает журнал входящей корреспонденции в качестве доказательства периода получения счета-фактуры

В регламенте регистрации счетов-фактур можно также закрепить ответственность работника за нарушение правил регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрированные входящие документы ответственный сотрудник незамедлительно передает в бухгалтерию для их регистрации в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок. При необходимости секретарь может сделать копии с зарегистрированного документа, но оригинал необходимо сразу после регистрации передать в бухгалтерию.

Отметим, что регистрацию счетов-фактур в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок небезопасно доверять секретарю. Поскольку в этом случае ответственный сотрудник должен иметь профессиональные знания в налоговой сфере. Ведь от порядка регистрации счета-фактуры в указанных регистрах зависит право компании на вычет «входного» НДС. Так, в одном из дел компания подтвердила право на вычет по налогу на добавленную стоимость записями в журнале регистрации счетов-фактур, в котором были зарегистрированы спорные документы (постановление ФАС Центрального округа от 16.09.13 № А54-5894/2012).

В другом споре организация не представила журнал учета полученных счетов-фактур. В результате суд посчитал, что документы, свидетельствующие о правомерности заявленного вычета, отсутствуют, и передал дело на новое рассмотрение (постановление ФАС Центрального округа от 25.10.13 № А64-1330/2012).

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

Недавно мы проанализировали риски, которые возникают у компании при принятии к вычету НДС по «опоздавшему» счету-фактуре. Как оказалось, налоговики настаивают, что при получении такого счета-фактуры организации необходимо представить уточненную декларацию. Однако и Минфин России, и суды поддерживают налогоплательщиков, которые заявляют вычет в периоде получения счета-фактуры. Подробнее читайте в статье «Нюансы применения вычета НДС в случае, если компания получила счет-фактуру от контрагента с опозданием»

3. В регламенте регистрации счетов-фактур безопаснее закрепить необходимость визуального исследования полученных документов. Нередко ошибки при заполнении счетов-фактур приводят к отказу в вычете НДС1. Сотрудник канцелярии, не обладая бухгалтерскими знаниями, вряд ли сможет выявить существенные ошибки поставщика в оформленном счете-фактуре. Однако если секретарь обнаружит отсутствие сведений в том или ином поле документа и сообщит об этом в бухгалтерию, он существенно облегчит работу бухгалтера. Последний сразу свяжется с поставщиком с просьбой уточнить или исправить неверно оформленный счет-фактуру.

  Секретарю необходимо сообщать в бухгалтерию об отсутствии подписи поставщика на счете-фактуре

Так, регистрируя полученные счета-фактуры в журнале полученной корреспонденции, секретарь может выявить отсутствие подписи поставщика на счете-фактуре (проставление факсимиле) или получение копии счета-фактуры. По мнению Минфина России, вычет возможен лишь при получении оригинала счета-фактуры (письмо от 01.06.10 № 03-07-09/33). Поэтому налоговики нередко отказывают компании в вычете НДС на основании счета-фактуры, полученного по факсу или подписанного факсимиле (письмо УФНС России по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@, постановления ФАС Северо-Западного от 11.04.12 № А56-69600/2010, Поволжского от 07.06.08 № А55-11510/2007 и от 18.03.08 № А55-11507/2007-31 округов).

Вместе с тем некоторые суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 № А48-3632/2010, Московского от 14.10.09 № КА-А40/10645-09 и Северо-Западного от 30.08.07 № А42-4217/2006 округов).

4. Ответственному сотруднику важно сохранять конверты, в которых были получены счета-фактуры. Почтовый штемпель на конверте дополнительно подтвердит дату поступления указанного документа в организацию. Если счета-фактуры доставлены курьером поставщика или курьерской службой, об этом целесообразно сделать соответствующую отметку в журнале полученной корреспонденции. При этом на полученном конверте проставить дату, должность курьера и его подпись с расшифровкой.

В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 19.09.13 № А81-3853/2012 признал правомерным отказ компании в вычете НДС. В этом деле организация получила счета-фактуры в более позднем периоде, чем они были составлены. По мнению компании, вычет невозможно было заявить ранее, поскольку счета-фактуры поступили позже. Это подтверждали журнал учета входящих счетов-фактур и журнал регистрации входящей корреспонденции, в которых были зарегистрированы спорные документы. Суд отклонил этот довод компании, поскольку факт получения счетов-фактур позже указанных в них дат документально подтвержден не был.

По мнению суда, журналы входящей корреспонденции и журналы регистрации счетов-фактур являются односторонними (внутренними) документами компании и не доказывают дату получения счетов-фактур. Возможно, если бы компания дополнительно представила и иные документы, подтверждающие момент получения счетов-фактур (почтовые конверты, отчеты службы доставки корреспонденции), суд согласился бы с периодом применения спорного вычета.

5. В регламенте регистрации счетов-фактур необходимо прописать порядок отражения даты поступления электронных счетов-фактур. Датой получения электронного счета-фактуры является дата направления оператором электронного документооборота покупателю файла счета-фактуры (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н).

Чтобы документально зафиксировать дату поступления электронного счета-фактуры, компании целесообразно закрепить, что секретарь или сотрудник IT-отдела распечатывает на бумаге полученный счет-фактуру и подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры и передает указанные документы в канцелярию. Впоследствии секретарь в общем порядке регистрирует указанный документ в журнале входящей корреспонденции и делает отметку о том, что счет-фактура получен в электронном виде.

Внутренний порядок регистрации счетов-фактур подтвердит вычет НДС в более позднем периоде

6. В регламенте регистрации счетов-фактур целесообразно обозначить порядок и сроки регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрировать поступивший документ безопаснее в течение одного рабочего дня. Ведь если дата получения счета-фактуры, указанная на почтовом штампе, будет отличаться от даты регистрации входящего документа, компания не сможет обосновать период применения вычета. Есть риск, что налоговики откажут компании в вычете налога, аргументируя это своевременным получением счета-фактуры. Кроме того, если счет-фактура поступит в последний день налогового периода, а зарегистрирован он будет позже, компания сможет получить вычет лишь в следующем квартале.

  Дату получения счета-фактуры докажет почтовый штамп, отчет курьера и подтверждение электронного оператора

Кроме того, необходимо каждому полученному счету-фактуре присвоить входящий номер. Это позволит облегчить поиск нужного документа. При этом пронумеровывать входящие документы по общим правилам документооборота следует в хронологическом порядке.

1 Подробнее читайте в статье «Какие ошибки или неточности в счете-фактуре налоговики считают существенными нарушениями и поэтому отказывают в вычете НДС».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль