text
✫50% скидка на подписку!>>> | Подробности по ☎ 8 800 550-15-57
Российский налоговый курьер

Что говорит Минфин России об учете расходов на проезд сотрудников в командировку

  • 10 января 2014
  • 552

Задержку в командировке безопаснее оформить внутренним документом Расходы на проезд до места пересадки можно учесть без транзитного билета Стоимость электронного ж/д билета подтверждает контрольный купон

Зачастую налоговики отказывают компании в признании затрат на проезд командированных работников в вагонах повышенной комфортности, на оплату услуг бизнес-залов аэропортов и ж/д вокзалов, а также на переоформление билетов. Кроме того, риски возникают в случае, если работник остался в месте проведения командировки на отдых, по производственной необходимости или из-за неблагоприятных погодных условий (см. врезку ниже). Мы проанализировали позицию финансового ведомства по вопросу налогового учета расходов, связанных с такими командировками, а также порядок удержания НДФЛ в этих случаях.

Стоимость проезда из места проведения командировки, где работник остался в отпуск, учитывать при налогообложении рискованно

Стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы организация отражает в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако если работник остался в месте проведения командировки на отдых (отпуск или выходные дни), то затраты на проезд к месту работы учитывать рискованно.

По мнению Минфина России, в этом случае компания оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Следовательно, стоимость такого проезда нельзя учесть при налогообложении прибыли (письмо от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813). Такие же выводы ведомство делало еще в 2005 году (письмо от 10.11.05 № 03-03-04/2/111).

При этом финансовое ведомство уточняет, что организация вправе учесть при налогообложении прибыли расходы на проезд командированного работника, если выполняется одно из следующих условий (письма от 26.08.13 № 03-03-06/1/34815, от 03.09.12 № 03-03-06/1/456 и от 31.12.10 № 03-04-06/6-329):

— дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет;
— задержка выезда из места командировки произошла с разрешения руководителя.

Эти разъяснения ведомства относятся, скорее всего, к вынужденной задержке работника в месте проведения командировки по служебным делам. В частности, если затянулись переговоры с контрагентом или сотруднику необходимо посетить дополнительную деловую встречу. Либо если запланированное возвращение невозможно из-за неблагоприятных погодных условий.

Вместе с тем в письме от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 Минфин России отметил следующее:

«<…> Указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения».

Однако ведомство прямо не указало, относятся ли эти разъяснения к оплате проезда, если сотрудник остался на отдых в месте проведения командировки. Поэтому безопаснее все же руководствоваться более поздней позицией ведомства, в которой прямо указано, что спорный проезд компания при налогообложении прибыли не учитывает.

В расходы можно включить стоимость проезда в командировку из места проведения отпуска

Нередко работник отправляется в командировку не из места нахождения компании-работодателя. Такое возможно, если место жительства сотрудника не совпадает с расположением его рабочего места. Или если работник выезжает в командировку из места проведения отпуска. Отметим, что это возможно как по окончании отпуска, так и в случае отзыва сотрудника из отпуска. Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ).

  Компания вправе учесть в расходах на командировки стоимость электронного билета при отсутствии чека о безналичной оплате

Финансовое ведомство в письме от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813 разъяснило, что затраты на оплату проезда к месту выполнения служебного задания можно учесть независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. То есть командировочными расходами является стоимость проезда сотрудника к месту проведения командировки как из места жительства, так и из места проведения отпуска. Такие же выводы Минфин России делал и ранее (письма от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545).

Изменение даты возврата из командировки грозит работнику удержанием НДФЛ

Если дата, указанная в билете, не совпадает с датой окончания командировки, то стоимость билета признается натуральным доходом работника, который облагается НДФЛ (ст. 211 НК РФ). При этом, по мнению Минфина России, экономическая выгода возникает только в том случае, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (письмо от 03.09.12 № 03-03-06/1/456). Например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте проведения командировки.

Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата обратной дороги, по мнению финансового ведомства, не приводит к возникновению у него экономической выгоды (письма от 10.08.12 № 03-04-06/6-234 и от 07.08.12 № 03-04-06/6-221).

Пересадка в пути не лишает компанию права учесть стоимость проезда при налогообложении прибыли

Нередко прямое транспортное сообщение с местом проведения командировки отсутствует. В этом случае компания приобретает несколько транзитных билетов для проезда сотрудника. Минфин России в письме от 09.04.12 № 03-03-07/20 указал, что организация вправе включить в состав командировочных расходов стоимость билетов с учетом пересадки. При этом важно иметь документы, подтверждающие понесенные расходы и факт проезда (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Документальное оформление

Какими документами подтвердить задержку возврата работника из командировки

Среди документов, которые подтверждают причину позднего возвращения из командировки, Минфин России выделяет справку из аэропорта о причинах задержки вылета из-за плохих погодных условий или аналогичную справку от железной дороги (письмо от 16.11.06 № 03-03-04/2/244). Обосновать дату возвращения из командировки компания может и с помощью следующих документов:

— программа делового мероприятия с указанием деловых событий по дням. Например, если предполагалось, что сотрудник посетит часть мероприятия, но впоследствии было решено, что останется до конца его проведения;
— договор с контрагентом, подписанный более поздней датой. В частности, если необходимо было дождаться прибытия из деловой поездки руководителя контрагента;
— справка метеорологической службы о плохой дорожной обстановке, из-за которой сотрудник не смог вовремя добраться до аэропорта (вокзала) и опоздал на рейс (поезд);
— справка из медучреждения о нахождении сотрудника на стационарном лечении (если во время командировки работник заболел).

При этом командированному сотруднику целесообразно обосновать причину переноса даты прибытия из командировки в соответствующем отчете

Пример 1

Работник, который проживает и работает во Владивостоке, направлен в командировку в Омск. Из-за отсутствия прямых рейсов из Владивостока в Омск организация приобретает билеты по маршруту: Владивосток — Москва — Омск и обратно.

При наличии документального подтверждения стоимость перелета от места работы к месту пересадки и от места пересадки к месту проведения командировки включается в налоговые расходы.

 

  Минфин России изменил мнение о необходимости начисления НДФЛ со стоимости услуг ВИП-залов

В случае если сотрудник представил в бухгалтерию только один из транзитных билетов, то, по мнению финансового ведомства, из налоговых расходов исключается стоимость только неподтвержденного проезда.

Пример 2

Работник возвращается из командировки по маршруту: Омск — Москва — Владивосток. По личным обстоятельствам он задержался в Москве и самостоятельно оплатил обратный билет до Владивостока. В бухгалтерию работник представил только маршрутную квитанцию по проезду от Омска до Москвы. В этом случае организация вправе учесть при налогообложении прибыли стоимость проезда от места проведения командировки до места пересадки.

Стоимость электронного билета для целей налогообложения подтверждает маршрут/квитанция

Минфин России разъясняет, что документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного билета, является маршрут/квитанция, сформированная автоматизированной информационной системой и распечатанная на бумаге (письмо от 19.08.13 № 03-03-07/33656). При этом в квитанции должны быть указаны следующие реквизиты (подп. 2 п. 1 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»):

— сведения о пассажире (ФИО, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность);
— стоимость перелета.

  Комиссию за переоформление билета компания вправе учесть при налогообложении прибыли

Кроме того, командированный работник должен представить посадочный талон, подтверждающий перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту. В случае утери посадочного талона целесообразно обратиться к авиаперевозчику или его представителю за справкой, которая содержит информацию, необходимую для подтверждения полета. По мнению Минфина России, такая справка также является документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного билета (письмо 07.06.13 № 03-03-07/21187).

При проезде железнодорожным транспортом вместо посадочного талона оформляется контрольный купон на поезд дальнего следования — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (письмо Минфина России от 12.04.13 № 03-03-07/12256). Такой документ содержит обязательную информацию о перевозке пассажира (предусмотрена приказом Минтранса России от 21.08.12 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте»).

Финансовое ведомство уточняет, что при наличии указанных документов не требуется выписка, подтверждающая факт оплаты банковской картой (письмо от 29.08.13 № 03-03-07/35554).

Санкции за возврат или обмен билета уменьшают налогооблагаемую прибыль

Если по приказу руководителя срок командировки изменен, компании приходится обменивать билеты на проезд к месту ее проведения. Перевозчик, как правило, в этом случае удерживает комиссию за возврат или обмен билета. Минфин России в письме от 25.09.09 № 03-03-06/1/616 разъяснил, что уплаченные перевозчику санкции компания вправе учесть в составе внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Отметим, что аналогичным образом финансисты позволяют учесть штраф за отказ от проживания в гостинице в случае предварительного бронирования мест для командированного работника (письмо от 29.11.11 № 03-03-06/1/786).

Стоимость услуг повышенной комфортности увеличивает налоговые расходы организации и не образует дохода у командированного лица

Финансовое ведомство не возражает против включения в налоговые расходы стоимости проезда в вагонах повышенной комфортности. В письмах от 24.07.08 № 03-03-06/2/93 и от 21.11.07 № 03-03-06/1/823 Минфин России указал, что стоимость дополнительного сервиса в вагонах повышенной комфортности (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности) формирует стоимость услуги по железнодорожному проезду (п. 3 Порядка предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, утв. приказом Минтранса России от 09.07.07 № 89). Следовательно, для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета можно учесть полностью — с учетом стоимости дополнительных сервисных услуг.

  Стоимость обратного билета из места командировки, где работник остался на выходные, не образует его натуральный доход

Аналогичные выводы ведомство делает и в отношении стоимости услуг бизнес-залов в аэропортах, на железнодорожных и автомобильных вокзалах для командированных лиц. Минфин России отмечает, что расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи, компания вправе включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма от 25.10.13 № 03-04-06/45215, от 15.08.13 № 03-04-06/33238 и от 07.06.07 № 03-03-06/1/365). Но только если эти расходы документально подтверждены и экономически обоснованны.

Кроме того, полная стоимость проездного билета, включая дополнительные сервисные услуги и право пользоваться залом повышенной комфортности, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Ведь проезд к месту проведения командировки связан с исполнением работником своих трудовых обязанностей (письма Минфина России от 25.10.13 № 03-04-06/45215, от 20.09.13 № 03-04-06/39125, от 15.08.13 № 03-04-06/33238, от 07.05.08 № 03-04-06-01/125 и от 16.10.07 № 03-04-07-02/51).

Отметим, что ранее ведомство придерживалось мнения, что плата за услуги аэропорта по предоставлению ВИП-зала не является обязательным сбором за услуги аэропорта. Следовательно, расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций относятся к доходам командированного работника, облагаемым НДФЛ (письма от 06.09.07 № 03-05-06-01/99 и от 28.12.06 № 03-05-01-04/346).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.