Эффективное управление дебиторской задолженностью — залог финансового благополучия компании

188
Для стабильной работы компании необходимо поддерживать достаточный объем свободных денежных средств. Это достигается грамотным управлением дебиторской задолженностью, ее анализом и контролем. Важное место, наряду с этим, занимает претензионная работа

Денежные средства, поступающие от покупателей, для большинства организаций являются главным источником финансирования. Так, наличие определенного объема свободных денежных средств позволяет регулярно и в срок выплачивать заработную плату, погашать кредиторскую задолженность и т. п.

Практика показывает, что и прибыльная организация может стать банкротом, если не будет обеспечена достаточным потоком денежных средств для своевременного погашения своих обязательств. Даже при рентабельных продажах может возникнуть ситуация, когда организация столкнется с дефицитом собственных денежных средств и будет вынуждена искать другие источники финансирования. Особенно это актуально для вновь созданных компаний, которым сложнее оперативно получить кредит.

В связи с этим, с одной стороны, наличие дебиторской задолженности приводит к изъятию денежных средств из оборота организации со всеми вытекающими из этого потерями. Например, уплата процентов по овердрафту или кредиту, которые организация вынуждена брать из-за недостатка ликвидности или потери от прибыли при альтернативном использовании изъятых сумм. С другой стороны, дебиторская задолженность является коммерческим кредитом для клиентов компании, причем более дешевым, чем банковский кредит (см. врезку ниже).

Для эффективного управления дебиторской задолженностью целесообразно разработать положение о политике и процедурах кредитного контроля

На практике компании разрабатывают и утверждают внутренний документ — положение о политике и процедурах кредитного контроля. В документе, как правило, указывают следующую информацию.

Плановый уровень дебиторской задолженности. В этом пункте отражают стратегию развития организации, ее политику сбыта, результаты которых она желает достичь. Плановый уровень дебиторской задолженности вычисляется расчетным путем и представляет максимально допустимый размер дебиторской задолженности. В зависимости от особенностей деятельности компании такой показатель выражается в абсолютных величинах, в процентах по отношению к выручке или в количестве кредитуемых клиентов.

Ключевым моментом в выборе параметра для определения планового уровня дебиторской задолженности является обеспечение организации достаточным количеством денежных средств, чтобы избежать их дефицита. При этом важно учитывать отраслевую специфику деятельности компании при определении максимальных значений дебиторской задолженности. Например, строительная компания, естественно, будет иметь довольно большой размер дебиторской задолженности. Также существует фактор сезонности и рыночной конъюнктуры. Размер дебиторской задолженности может увеличиваться по причине поддержания объема продаж в кризисное время, и, наоборот, во время стабильных продаж компания может себе позволить требовать от покупателей предоплаты или досрочного погашения задолженности.

В случае пересмотра лимита дебиторской задолженности в сторону увеличения проводится предварительная финансовая оценка. Для этого определяется стоимость содержания дебиторской задолженности: расходы компании на обслуживание банковских кредитов, привлеченных для пополнения оборотных средств, дополнительный объем реализации, связанный с увеличением лимита.

Пример

В организации установлен фиксированный уровень дебиторской задолженности — 50 тыс. руб. Предполагается увеличить его до 100 тыс. руб. При этом планируемый объем продаж — 1500 тыс. руб. Ставка банка по кредитным ресурсам — 15%. Рентабельность продаж — 10%.

Рассчитаем стоимость содержания дебиторской задолженности в случае увеличения ее фиксированного уровня:

(100 тыс. руб. – 50 тыс. руб.) × 15% = 7,5 тыс. руб.

Определим объем продаж, который необходим для покрытия расходов на пополнение оборотных средств:

7,5 тыс. руб. : 10% = 75 тыс. руб.

Итого плановый объем продаж в случае увеличения фиксированного уровня дебиторской задолженности составит:

1500 тыс. руб. + 75 тыс. руб. = 1575 тыс. руб.

Условия предоставления кредита клиентам. В документе прописывается перечень условий, которым клиент должен соответствовать, чтобы рассматривать вопрос о предоставлении ему кредита.

  Работники организации-кредитора могут сознательно затягивать выполнение обязательств, ссылаясь на бюрократию в компании, нерасторопность бухгалтерии, сбои в системе «банк — клиент» или отсутствие ключевых сотрудников на местах

На практике компании разделяют своих клиентов по типам, определив условия для каждого:

— ключевой клиент (крупный клиент, который делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства);
— рядовой клиент (мелкий клиент, регулярно выполняющий свои обязательства);
— новый клиент (может быть мелким или крупным, но неизвестно, как он будет выполнять свои обязательства);
— проблемный клиент (мелкий или крупный клиент, регулярно не выполняющий свои обязательства).

Для каждой организации эти типы различаются, как и условия, предъявляемые к ним.

Мотивация сотрудников. Здесь важно предусмотреть комплекс мер или разработать отдельную политику мотивации сотрудников, участвующих в процессе управления дебиторской задолженностью, для исключения образования проблемных долгов.

Кстати

Механизм дебиторской задолженности часто применяют контрагенты компании в случае недостатка денежных средств, «кредитуясь» у своих поставщиков

Как показывает практика, чаще всего этим пользуются организации, которые занимают доминирующее положение по отношению к своим поставщикам. Например, крупные розничные сети, которые не опасаются репутационных потерь. Причем именно дешевизна привлекаемых таким образом денежных средств становится причиной просрочки платежей, а не действительные финансовые сложности у контрагента.

При этом работники организации-кредитора могут сознательно затягивать выполнение обязательств, ссылаясь на бюрократию в организации, нерасторопность бухгалтерии, сбои в системе «банк — клиент» или отсутствие ключевых сотрудников на местах.

Такие факты не должны оставаться незамеченными. Их необходимо учитывать в дальнейшей работе с клиентами, которые своевременно не оплачивают счета. Прежде всего важно уделить внимание составлению договоров поставок, чтобы заранее обезопасить организацию от задержки оплаты контрагентами.

Особого подхода требуют периоды интенсификации продаж, когда организация пытается достичь существенного увеличения продаж за короткое время. В это время руководство ставит завышенные планы сбыта для отдела продаж. А тот в свою очередь, концентрируясь на объемах продаж, работает по принципу «продал — забыл». Пытаясь выполнить поставленную задачу, менеджеры с легкостью предоставляют рассрочки и отсрочки платежей покупателям, пренебрегая главным принципом — продажа не завершена, пока деньги не находятся на расчетном счете или в кассе организации. Отсутствие в подобной ситуации эффективной системы кредитного контроля и правильной мотивации сотрудников приводит к лавинообразному росту размера дебиторской задолженности, которая может превышать выручку компании

Эти сведения в документе в основном касаются сотрудников коммерческих подразделений, которые отвечают за сбыт (обычно менеджеры). Для них имеет смысл устанавливать размер вознаграждения, который зависел бы от фактических сумм поступившей оплаты от клиентов, а не от объема «бумажных» продаж, чтобы менеджеры были лично заинтересованы в оплате счетов, выставленных клиенту.

Более того, компании устанавливают зависимость размера вознаграждения менеджера от сроков погашения клиентами задолженности, чтобы мотивировать менеджеров к своевременному погашению задолженности. Например, если сроки погашения не нарушены, то вся сумма включается в базу для расчета вознаграждения. Если оплата была просрочена — уменьшается или вовсе исключается из базы.

Процедура предоставления кредита клиентам. В этом пункте указывают перечень информации, существенной для принятия решения о предоставлении клиенту кредита. Здесь же прописывают процедуру получения этой информации, порядок назначения ответственных за сбор информации лиц. В основном это бухгалтерская отчетность клиента. Способом получения дополнительной информации может быть личное посещение офиса клиента менеджером, получение необходимых сведений от компаний, которые уже работали с данным клиентом.

Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации. В бухгалтерской отчетности в первую очередь анализируется наличие у дебитора имущества, за счет которого при его банкротстве организации удастся возместить свои убытки. Не менее важный показатель — относительный размер и динамика кредиторской задолженности. Тренд на увеличение кредиторской задолженности два-три раза за период говорит о том, что компания испытывает финансовые трудности и у нее проблемы с платежеспособностью.

Определение кредитного лимита для клиента и процедура управления кредитными лимитами. Совершенно не обязательно устанавливать кредитный лимит для каждого конкретного клиента. Организации делают это для групп или категорий клиентов в зависимости от продолжительности работы с контрагентом. Кроме того, могут определяться отдельные специальные условия предоставления кредита, например максимальный срок отсрочки, условия пересмотра лимитов.

Здесь же указывается порядок назначения ответственных менеджеров за работу с кредиторской задолженностью конкретного клиента или группой клиентов.

Чтобы узнать, насколько быстро компания получает оплату от контрагентов, рассчитывается коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности

На начальном этапе работы с дебиторской задолженностью целесообразно провести анализ ее оборачиваемости. Для этого рассчитывают коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Показывает, насколько быстро организация получает оплату за свои товары от покупателей. Вычисляется как отношение выручки от реализации в кредит к среднему остатку дебиторской задолженности за определенный период времени.

  Чем выше значение коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности, тем меньший период времени проходит между отгрузкой продукции клиентам и ее оплатой. Высокие значения этого коэффициента положительно отражаются на ликвидности компании и ее платежеспособности

Значение этого коэффициента показывает, сколько раз за определенный период времени организация получила от покупателей оплату, то есть сколько раз выставленные счета превращались в реальный денежный поток. Или иначе — сколько выручки приходится на 1 руб. дебиторской задолженности.

Чем выше значение этого коэффициента, тем меньший период времени проходит между отгрузкой продукции клиентам и ее оплатой. Высокие значения этого коэффициента положительно отражаются на ликвидности компании и ее платежеспособности. Косвенно этот показатель позволяет оценить общую эффективность работы с клиентами в части погашения дебиторской задолженности, а также отражает существующую в организации политику по управлению дебиторской задолженностью.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности или среднее время сбора этой дебиторской задолженности.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях рассчитываетя следующим образом:

величина среднего остатка дебиторской задолженности × 365 дней : сумма продаж в кредит или выручка.

Логично, что чем меньше значение данного показателя, тем лучше финансовое состояние компании. Отметим, что выручка в формулах используется, когда нельзя точно рассчитать сумму продаж в кредит. Если же это возможно, то для получения наиболее актуальных данных следует использовать сумму продаж в кредит.

Величина среднего остатка дебиторской задолженности вычисляется обычно путем сложения остатков дебиторской задолженности на начало и на конец периода и делением полученной суммы на 2. Однако при расчете важно учитывать, что остатки дебиторской задолженности на конкретные даты могут сильно колебаться и отличаться от действительных средних значений, нормальных для организации. Так, балансовая сумма на конец года может быть неестественно большой, если, например, отдел продаж в предновогодний период старается добрать план или просто подстегнуть продажи путем предоставления рассрочек, увеличения отсрочек. Или, наоборот, малой величиной, если в этот период коммерческий отдел «подтягивает хвосты» перед расчетом базы для начисления годовых бонусов.

Также целесообразно тщательно выбирать период для расчета, так как при резких изменениях в течение периода средняя величина остатка дебиторской задолженности может не дать полной картины для анализа дебиторской задолженности организации. Например, если компания бурно развивается и продажи стремительно растут каждый месяц.

Для нивелирования этих колебаний компании вычисляют размер остатка средней дебиторской задолженности на основании большего числа контрольных точек для разных периодов, выбирая из них наиболее показательные для текущего состояния компании.

Также важно помнить, что балансовая строка «Дебиторская задолженность» включает в себя предоплату, расчеты по налогам и сборам и пр. Для анализа необходима именно дебиторская задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, это нужно учитывать и использовать «очищенную» сумму дебиторской задолженности.

Для контроля над величиной дебиторской задолженности компании анализируют задолженность по срокам ее возникновения

Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения выполняется на основе отчета в разрезе клиентов. В нем суммарный остаток по счету каждого клиента распределяется по столбцам в зависимости от даты операции в той периодичности, которая характерна для компании.

  Отчеты о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе клиентов составляются на регулярной основе, а затем сопоставляются с целью выявления изменений в пропорциях сумм. Это позволяет оценить эффективность работы с задолженностью

Например, при осуществлении поставки оборудования в стандартном договоре указан срок оплаты выставленного счета — 15 дней. Однако на практике клиенты производят оплату в конце месяца. То есть фактический срок оплаты равен 30 дням, что подтверждено вычислением коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. При этом по статистике клиенты, не оплатившие счет в течение 60 дней, вероятно, уже не оплатят его самостоятельно. В данной ситуации отчет о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе клиентов выглядит следующим образом (табл. 1).

Из этого отчета видно, что в основном клиенты производят оплату в определенные сроки или даже ранее. При этом имеется довольно значительная сумма задолженности, превышающая 60 дней. Такая задолженность существует у клиентов 3, 4 и 5. При этом можно видеть, что у каждого из этих клиентов ситуации несколько различаются. Так, у клиента 5 сумма задолженности невелика, она вполне может иметь длительный срок возникновения, а сама организация может не существовать, и эту задолженность, скорее всего, придется списать в учете.

Клиент 3 имеет немалую задолженность и уже некоторое время не производит закупок. При этом часть задолженности еще не вышла за критические рамки, но тем не менее с клиентом целесообразно начинать претензионную работу.

Клиент 4 — это крупный клиент, который регулярно делает заказы и исправно платит. При этом у него имеется задолженность свыше 60 дней. Высока вероятность, что эта сумма образовалась по недоразумению или халатности работников организации (потеряли счет, не отправили документы, менеджер забыл напомнить). В данной ситуации важно выявить причины возникновения долга такого клиента и установить виновных в этом лиц.

Таблица 1. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения на 31 января 2013 года
№п/п Клиент Сальдо, тыс. руб. До 15 дней, тыс. руб. До 30 дней, тыс. руб. До 60 дней, тыс. руб. Свыше 60 дней, тыс. руб.
1 Клиент 1 155 65 80 10 0
2 Клиент 2 90 30 40 20 0
3 Клиент 3 40 0 0 15 25
4 Клиент 4 107 50 50 0 7
5 Клиент 5 15 0 0 0 15
Итого, руб. 407 145 170 45 47
Итого, % 35,6 41,8 11,1 11,5
Таблица 2. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения на 28 февраля 2013 года
№ п/п Клиент Сальдо, тыс. руб. До 15 дней, тыс. руб. До 30 дней, тыс. руб. До 60 дней, тыс. руб. Свыше 60 дней, тыс. руб.
1 Клиент 1 150 30 65 55 0
2 Клиент 2 90 30 35 25 0
3 Клиент 3 40 0 0 0 40
4 Клиент 4 100 25 50 25 0
5 Клиент 5 0 0 0 0 0
Итого, руб. 380 85 150 105 40
Итого в % 22,4 39,5 27,6 10,5

Итоговое процентное значение каждого столбца в таблице позволяет убедиться в стабильности распределения дебиторской задолженности по срокам.

Отчеты о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе клиентов составляются на регулярной основе, а затем сопоставляются с целью выявления изменений в пропорциях сумм. Это позволяет оценить эффективность работы с задолженностью. Предположим, отчет за следующий месяц выглядит следующим образом (табл. 2 выше).

На основе сопоставления первого отчета с аналогичным отчетом на следующую отчетную дату можно выявить тревожные признаки. В частности, снижение доли досрочных оплат и постепенное смещение обычной практики с 30 дней к отметке в 60 дней может говорить о порочности практики устных договоренностей, потере бдительности клиентами и необходимости срочно принимать меры.

Кроме того, видно, что задолженность клиента 3, несмотря на внушительность суммы, по-прежнему «висит» в полном объеме, что требует отдельного разбирательства.

Отчеты, приведенные в табл. 1 и 2, прежде всего позволяют выделить отдельных контрагентов и обратить на них внимание менеджеров. Возможно, в процессе принятия решения потребуется динамика возникновения и погашения дебиторской задолженности для более детального рассмотрения. Так, рассортировав клиентов по различным срокам погашения, организация создает базу для звонков-напоминаний и рассылки писем. Оставив только клиентов, имеющих просроченную задолженность, получает базу для формирования резервов по сомнительным долгам.

Таблица 3. Последовательность действий компании при проведении претензионной работы
Этап Действия компании Ответственное подразделение компании
Срок оплаты долга не наступил Заключение договора Коммерческая служба
Контроль отгрузки Коммерческая служба
Выставление счета Финансовая служба
Уведомление об отгрузке
Уведомление о сумме и сроках погашения дебиторской задолженности
За несколько дней до срока оплаты — напоминание об окончании периода отсрочки по электронной почте. В случае отсутствия реакции — личный звонок
Дебиторская задолженность со сроком от 15 до 30 дней При неоплате в срок — уведомление по электронной почте с отчетом о доставке и прочтении (возможно, с копией руководителю сотрудника, ответственного за формирование графика платежей). При отсутствии реакции — звонок с выяснением причин Коммерческая служба
Официальное письмо-уведомление о конкретных мерах, которые будут предприняты в случае неоплаты Коммерческая служба
Приостановка продаж, оплаты встречных требований Коммерческая служба
Дебиторская задолженность со сроком от 30 до 60 дней Предарбитражное предупреждение Юридическая служба
Ежедневные звонки с напоминанием Коммерческая служба
Переговоры с ответственными лицами
Дебиторская задолженность со сроком свыше 60 дней Личный визит менеджера, принятие мер к досудебному урегулированию Коммерческая служба
Официальная претензия-уведомление о начале процедуры взыскания (заказным письмом) Юридическая служба
Подача искового заявления в суд Юридическая служба

Претензионная работа обеспечит сбор дебиторской задолженности в минимальные сроки

В случае если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то начинается процедура претензионной работы, которая состоит из следующих этапов (табл. 3 выше). Но прежде чем ее начинать, менеджер должен убедиться в том, что причиной нарушения условий оплаты не являются действия самой организации, в частности:

— клиент полностью осведомлен об имеющейся у него задолженности;
— менеджер оформил все документы правильно и отправил их в срок.

Звонки-напоминания. Первое, что должен сделать менеджер, просто позвонить и напомнить. Часто этого бывает вполне достаточно, чтобы обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них сложнее уклониться, чем от писем. Кроме того, непосредственное общение скорее даст желаемый результат. Однако звонки требуют больших трудозатрат, чем напоминания посредством электронной почты.

Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника. Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении важных клиентов.

  В положении о политике и процедурах кредитного контроля отражают плановый уровень дебиторской задолженности — максимально допустимый размер задолженности, который в зависимости от особенностей деятельности компании выражается в абсолютных величинах, в процентах к выручке или в количестве кредитуемых клиентов

Отправка напоминаний по электронной почте. Письма отправляются конкретным людям, ответственным за вопросы урегулирования задолженности и оплаты, с уведомлением о доставке и прочтении. На практике такие письма приходится повторять несколько раз. После чего отправляется последнее письмо, уведомляющее о том, что в случае неоплаты будут предприняты конкретные действия (например, отказ от дальнейших продаж, неоплата встречных требований). Причем это письмо уже отправляется в бумажном виде курьером или почтой с уведомлением о вручении.

Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны. Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).

Уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового заявления в суд.

Тест Что характеризует коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях? Средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности, или среднее время сбора этой задолженности; Частоту возникновения и погашения задолженности за определенный период Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности, или среднее время сбора этой дебиторской задолженности.
Коэффициент рассчитывается следующим образом: Величина среднего остатка дебиторской задолженности х 365 дней : Сумма продаж в кредит или выручка

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    
    • Мы в соцсетях
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль