Какие реквизиты акта о приеме материалов позволят доказать вину поставщика в случае расхождений, а также избежать претензий налоговиков

175
Убытки от недостачи или порчи приобретенной продукции компании, как правило, стремятся взыскать с поставщика или перевозчика. В этом случае безопаснее оформить акт о приеме материалов. Такой документ подтвердит правомерность учета расходов и момент принятия НДС к вычету в случае затянувшейся приемки груза

Нередко на практике при приобретении материалов компания-покупатель выявляет количественные и качественные расхождения или расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика.

В этом случае поступление материалов безопаснее оформить актом о приеме материалов (см. образец ниже). Поскольку с 1 января 2013 года компании вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов, за основу можно взять акт по форме № М-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а), дополнив такой документ реквизитами, которые позволят доказать нарушения, допущенные поставщиком или отправителем груза, а также снизить риск предъявления претензий налоговиками.

1. Время окончания приемки подтвердит правомерность оформления документов на следующий день после даты поступления ТМЦ. Зачастую в связи с большим количеством поступающего груза фактическое окончание приемки всей его партии приходится на следующий день после поступления на склад. Минфин России в письмах от 12.05.12 № 03-07-09/48 и от 10.02.12 № 03-07-09/05 указал, что налогоплательщик имеет право принять к вычету НДС только в части товаров, фактически принятых на учет. Следовательно, указание в акте приема материалов времени начала и окончания приемки подтвердит дату фактической приемки ТМЦ в случае расхождения сроков поступления их на склад и даты составления документов.

Кроме того, указание в документе времени начала и окончания приемки важно и с точки зрения гражданских правоотношений. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 24.01.07 № А57-4451/06 на основании сведений о времени окончания приемки товара и дате вызова представителя поставщика сделал вывод о том, что компания преднамеренно лишила грузоотправителя возможности участвовать в составлении двухстороннего акта и установлении факта недостачи. В итоге суд отказал в удовлетворении иска о возмещении ущерба в связи с выявленной недостачей.

2. В акте приема материалов целесообразно указать реквизиты сопроводительных документов, по которым прибыл груз. Или отразить отсутствие таких документов (при неотфактурованной поставке). Ведь именно с первичными документами, выписанными поставщиком, покупатель сверяет количество и качество фактически доставленного и отгруженного товара. И на основании таких документов отражает в акте приема материалов выявленные расхождения.

При неотфактурованной поставке акт приема материалов является документом, подтверждающим факт оприходования ТМЦ (п. 37 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н). В этом случае в соответствующей графе компания проставляет прочерк или указывает, что сопроводительные документы отсутствуют.


3. Указание в документе реквизитов договора с поставщиком позволит идентифицировать конкретную поставку. Ведь зачастую компания заключает несколько договоров с одним контрагентом, которые могут содержать различные условия, в частности, о предоставлении скидок и бонусов, об отсрочке платежа и т. д.

К тому же отсутствие в акте приема материалов сведений о договоре, на основании которого осуществляется поставка, может натолкнуть контролеров на мысль, что такой договор в действительности отсутствует. В этом случае налоговики, вероятнее всего, признают расходы необоснованными. Однако важно учитывать, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма (п. 1 ст. 434 ГК РФ). Следовательно, при отсутствии единого документа, подписанного сторонами, наличие в первичных документах сведений о наименовании, количестве и цене продукции является основанием считать состоявшуюся передачу товара разовой сделкой купли-продажи (постановления ФАС Уральского от 10.08.09 № Ф09-5042/09-С3 и Волго-Вятского от 01.12.08 № А82-10250/2007-38 округов).

4. Отметка в акте приема материалов о вызове представителя компании-отправителя (поставщика) подтвердит, что компания-покупатель уведомила первого о месте и времени проведения отгрузки. По правилам пункта 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а) при оформлении акта по форме № М-7 должен присутствовать представитель отправителя (поставщика) или представитель независимой стороны. За исключением случаев, когда поставщик дал согласие на одностороннюю приемку продукции (Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5).

В самостоятельно разработанном компанией акте приема материалов также желательно зафиксировать факт привлечения представителя поставщика к приемке ТМЦ. Эти сведения будут свидетельствовать о соблюдении процедуры оформления документа и повысят его юридический статус.

На практике заручиться подписями представителя компании поставщика или перевозчика при приемке товара удается не всегда, поскольку такие сотрудники редко сопровождают груз. А на соответствующий вызов контрагент может и вовсе не отреагировать.

Кроме того, представители компании-перевозчика, осуществляющего доставку, вправе отказаться присутствовать при приемке товара, если такая обязанность не предусмотрена договором. Поскольку участие перевозчиков в составлении и подписании актов предусмотрено только при доставке грузов в нарушенной упаковке, с нарушенными пломбами и пр. (например, п. 31 Правил выдачи грузов на железнодорожном транспорте, утв. приказом МПС России от 18.06.03 № 29).

Однако даже если фактически подписи таких лиц в акте не проставлены, сведения о вызове представителя отправителя будут свидетельствовать о том, что компания-покупатель выполнила свои обязанности по уведомлению представителя поставщика о месте и времени проведения отгрузки. При этом безопаснее составить официальное письмо-вызов с исходящим номером за подписью уполномоченных лиц.

5. Отметка об опломбировании — дополнительное подтверждение сохранности груза. Если груз изначально был опломбирован, то сведения об этом отражаются в транспортной накладной (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.11 № 16-15/079006@, п. 57 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Нелишним будет указание на наличие пломб и в акте о приеме материалов. Ведь опломбирование контейнеров и иной тары дополнительно подтверждает сохранность груза во время транспортировки и перекладывает ответственность за недостачу или порчу товара на поставщика или перевозчика.

6. В акте приема материалов важно обозначить условия хранения ТМЦ на складе получателя. Ведь покупатель заинтересован в сохранности материалов, а следовательно, должен создать условия, предотвращающие ухудшение их качества.

Кроме того, если компания не соблюдает условия хранения ТМЦ, то потери, связанные с неправильным хранением, не относятся к нормам естественной убыли (Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли, утв. приказом Минэкономразвития России от 31.03.03 № 95). По мнению Минфина России, ненормируемые потери компания не вправе учесть в налоговых расходах (письмо от 21.06.06 № 03-03-04/1/538). Аналогичного мнения придерживаются и столичные налоговики (письмо от 17.01.07 № 20-12/004115).

7. Фиксация факта порчи тары подтвердит обоснованность предъявления претензий поставщику или перевозчику, а также правомерность учета расходов покупателея на приобретение новой упаковки. В случае если у компании возникает необходимость в покупке новой тары или упаковки для последующей реализации приобретенных материалов, то экономическим обоснованием подобных расходов послужит отметка в акте приема материалов о дефектах тары и упаковки продукции, полученной от поставщика. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.10.12 № А13-2812/2011 отметил, что факт порчи коробок, взамен которых приобретались новые, должен быть подтвержден соответствующими актами (п. 171 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н). Компания не представила доказательств, что коробки, в которых продукция поступила от поставщиков, пришли в негодность. В связи с этим суд указал, что стоимость вновь приобретенных коробок для упаковки организация не вправе учесть при налогообложении прибыли.

Кроме того, на основании отметки в акте приема материалов о порче или недостаче ТМЦ компания-покупатель вправе предъявить претензию поставщику или перевозчику о возмещении причиненного ущерба (постановление ФАС Центрального округа от 08.02.10 № Ф10-5952/2009). Так, в постановлении от 26.12.06 № А82-2165/2006-20 ФАС Волго-Вятского округа, исследовав в том числе акт приема материалов, признал правомерным включение во внереализационные расходы экспедитора суммы выплаченной им покупателю компенсации за причиненный ущерб.

Какие реквизиты акта о приеме материалов позволят доказать вину поставщика в случае расхождений, а также избежать претензий налоговиков

8. В акте о приеме материалов безопаснее указать способ определения количества недостающей продукции. Среди возможных вариантов — взвешивание, счет мест, обмер. При приемке товара получатель сверяет данные о количестве товара, указанного в сопроводительных документах, с фактическим наличием ТМЦ. При этом количество поступившей продукции при ее приемке определяется в тех же единицах измерения, которые указаны в таких документах (п. 3 Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утв. постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 № П-6). На это указал ФАС Поволжского округа в постановлении от 24.01.07 № А57-4451/06. Суд установил, что в акте приема материалов количество недостающей продукции определено только путем проверки количества мест, в то время как в документах поставщика, помимо количества мест, указан вес продукции. Эти обстоятельства послужили одной из причин, по которой суд отклонил доводы компании о наличии недостачи полученной от поставщика продукции.

9. Обнаруженная недостача (излишки, пересортица, бой) фиксируется заключением комиссии. Так, в пункте 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н) указано, что при установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия. Она создается приказом руководителя организации-покупателя.

Именно на основании заключения комиссии компания сможет выставить поставщику претензию, связанную с возникшей недостачей, порчей или пересортицей приобретенных ТМЦ. Поэтому в заключении комиссии важно описать все обнаруженные повреждения, а также количественные показатели недостач и пересортиц.

В состав такой комиссии входят материально ответственные лица, а также представитель отправителя (поставщика). При отсутствии такого представителя к работе комиссии привлекается независимый эксперт, то есть представитель незаинтересованной организации.

Необходимо указать фамилии и должности лиц, участвующих в приемке. Ведь именно эти лица подтверждают или опровергают факты недостачи, порчи и пересортицы. Однако, по мнению суда, даже зафиксированный комиссией факт обнаружения недостачи не всегда свидетельствует о вине компании-поставщика. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 19.10.07 № А13-13073/2006 пришел к выводу, что ответственность за недостачу товара неправомерно возлагать на поставщика. Причина — несоответствие в представленных документах. Так, в акте о приеме материалов на станции указано, что при поступлении груза вагоны находились в исправном состоянии, груз выдан без проверки массы. По заключению комиссии, «<…> недостающий груз вместиться мог, недостача образовалась в условиях грузоотправителя по причине недогруза вагонов». При этом, как установил суд, весовщик М.К. Копытова (представитель компании-покупателя) при взвешивании груза выявила недостачу, однако не сообщила об этом диспетчеру и пропустила груз дальше по назначению. О факте недостачи груза и других несоответствиях по ходу выгрузки не сообщила и кладовщик О.А. Табачкова. Однако в актах о приеме материалов, представленных в суд, подписанных комиссией, в состав которой вошли в том числе М.К. Копытова и О.А. Табачкова, отмечена недостача. В результате вина компании-поставщика, по мнению суда, в данной ситуации отсутствует

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль