Какие реквизиты нужно указать в акте на списание МПЗ, чтобы снизить налоговые риски

166
Начиная с 1 января 2013 года вместо использования унифицированных форм компании вправе составить единый документ. В частности, сделать это можно, объединив реквизиты лимитно-заборной карты (форма № М-8) и требования-накладной (форма № М-11)

Стоимость материалов учитывается в составе налоговых расходов не в момент поступления таких МПЗ на склад, а при передаче их в производство, для управленческих или иных нужд, то есть при списании (п. 2 ст. 272 НК РФ). При этом для «упрощенцев» момент списания МПЗ не важен — они признают материальные расходы на дату оплаты сырья и материалов (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

До вступления в силу Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) организации обязаны были применять унифицированные формы первичных учетных документов. Для списания МПЗ, как правило, использовались требования-накладные по форме № М-11 (организациями всех сфер деятельности) либо лимитно-заборные карты по форме № М-8 (в ресурсоемких производствах с большим количеством МПЗ различной номенклатуры). С 1 января 2013 года компания вправе разработать единый акт на списание материалов, в котором отразить лишь те реквизиты, которые важны для нее исходя из специфики деятельности (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете, см. образец документа ниже).

1. В акте на списание материалов важно отразить обязательные реквизиты первичного документа. Это наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции и величина ее измерения, указание должностей и инициалов лиц, совершивших операцию, их подписи. Форму самостоятельно разработанного первичного документа компания утверждает отдельным приказом руководителя или приводит в приложении к учетной политике1.

2. Дата отпуска МПЗ подтвердит момент признания налоговых расходов. Если акт на списание материалов оформляется непосредственно на каждую операцию по отпуску МПЗ, датой списания будет дата составления документа (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Компания вправе оформить акт на списание материалов и в форме сводной ведомости, отразив отпуск МПЗ за период (неделю, месяц). Такой документ составляется в начале периода, и затем в него заносятся данные об отпуске МПЗ. На каждый отпуск важно указывать конкретную дату списания МПЗ — именно в этот момент, а не на дату составления акта в целом, компания вправе включить в налоговые расходы стоимость отпущенных МПЗ (п. 2 ст. 272 НК РФ). Сводные акты о списании МПЗ целесообразно дополнить такими графами, как «Дата списания» и «Номер партии». При этом каждый отпуск безопаснее заверять подписями соответствующих сотрудников.

Акт на списание материалов нужно составлять своевременно — если по акту МПЗ будут отпущены в производство после сдачи работ, к которым они относятся, есть вероятность отказа в признании расходов.

3. В отдельной графе целесообразно отразить внутреннее перемещение материалов. Зачастую МПЗ переводятся в другое подразделение, в том числе для хранения. Так, пункт 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н) допускает отпускать материалы без указания их назначения. При внутреннем перемещении материалы попадают под отчет к подразделению-получателю. Это характерно для производственных организаций, отпускающих большое количество сырья со склада в цеха.

Но НК РФ не устанавливает такого основания для признания расходов, как внутреннее перемещение. И уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость ТМЦ, перемещенных из одного подразделения в другое, на основании акта на списание материалов компании не удастся. Таким образом, для отражения внутреннего перемещения в акте на списание материалов можно ввести специальную пометку или указать в графе «Вид операции» одну из двух опций: списание или внутреннее перемещение.

4. Указание в документе аналитического счета бухгалтерского учета или назначения МПЗ упростит ведение раздельного учета НДС. Организации, осуществляющие облагаемые и не облагаемые НДС операции или реализацию на экспорт, ведут раздельный учет (п. 4 ст. 170 НК РФ). Один из способов ведения раздельного учета — применение аналитических субсчетов для учета затрат, относящихся к той или иной деятельности (например, счет 20.2 «Основное производство: экспорт» и счет 20.3 «Основное производство: внутренний рынок»). В связи с этим данные об аналитическом счете удобно отразить в акте на списание МПЗ. Или добавить в документ сведения о виде затрат, к которому относятся списанные МПЗ: общехозяйственные, коммерческие и иные затраты. Расходы также целесообразнее указывать по видам деятельности, к которым они относятся (производственные, ЕНВД и т. п.).

Для упрощения ведения раздельного учета акт на списание материалов можно дополнить реквизитом «Назначение МПЗ», где кратко указать цели списания МПЗ: производство продукции на экспорт или на внутренний рынок, гарантийный ремонт.

5. Совпадение наименования МПЗ, указанных в акте и отраженных в учете, позволит идентифицировать списанный материал и снизит налоговые риски. Безопаснее указывать полное наименование списанного материала, включая марку, сорт и т. д. Расхождения по марке одних и тех же МПЗ в документах на приобретение и на списание может повлечь претензии налоговиков о необоснованности учета расходов в виде стоимости спорного материала. В постановлении от 13.04.10 № А12-17733/2009 ФАС Поволжского округа признал право компании учесть стоимость материала в налоговых расходах, поскольку совпадение наименования товара в счете-фактуре и товарной накладной — один из признаков реальности совершения операции.

Если на складе учтено несколько марок (сортов) МПЗ, то ошибочное списание на основании акта другой марки (сорта) МПЗ и вовремя не выявленная ошибка приведут к пересортице. Недостача при отсутствии виновных лиц учитывается в расходах только при наличии подтверждающего документа от уполномоченного органа государственной власти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), а выявленные излишки по рыночной стоимости придется включить в состав доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ)2.

При большом объеме номенклатуры со схожими наименованиями каждому виду МПЗ целесообразно присвоить номер, который отражать в акте на списание.

6. В документе безопаснее указать количество списанных мпз и единицы измерения. Налоговики часто сопоставляют количество списанных по документам материалов с количеством МПЗ в иных имеющихся документах. Так, данные о списанных строительной организацией МПЗ по актам на списание материалов сопоставляют с количеством использованных МПЗ по актам приемки выполненных работ (форма № КС-2). При расхождениях инспекторы откажут в признании налоговых расходов и снимут вычеты НДС (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 22.11.10 № А29-1413/2010, оставлено в силе определением ВАС РФ от 28.03.11 № ВАС-3113/11).

Какие реквизиты нужно указать в акте на списание МПЗ, чтобы снизить налоговые риски

Кроме того, часто МПЗ поступают в одной единице измерения, а списываются в другой. Так, ГСМ, будучи жидкостями, закупаются в килограммах и тоннах (масса), а списываются в литрах (объем). Ситуация осложняется тем, что из-за физических особенностей масса ГСМ остается неизменной, а объем может незначительно измениться (в зависимости от температуры). В этом случае в акт на списание МПЗ можно добавить вторую единицу измерения и коэффициент пересчета единиц веса в объем. Так, при отпуске нефтепродуктов в акте на списание материалов указывается фактически переданное количество в литрах, коэффициент перевода из литров в килограммы и масса переданного топлива в килограммах — единица, в которой МПЗ отражены в учете. Порядок пересчета нефтепродуктов из объемных единиц в весовые рассмотрен в письме ФНС России от 24.03.05 № 03-3-09/0412/23@.

7. Лимиты на отпуск МПЗ подтвердят списание дополнительного сырья. Обычно лимиты устанавливаются в ресурсоемком производстве, чтобы подразделение-получатель не получило больше МПЗ, чем предусмотрено планом производства и нормами расхода материалов (п. 99 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н).

В целом при налогообложении не важно, списываются материалы в пределах лимитов или являются сверхнормативными, — глава 25 НК РФ не устанавливает ограничений на признание материальных расходов. Но утвержденные внутри компании нормы расхода материалов могут обосновать величину понесенных затрат. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 03.12.10 № КА-А41/15048-10 судьи отметили правомерность отнесения части стоимости МПЗ на технологические потери (подп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ). Обоснованность таких затрат компания подтвердила наличием утвержденных нормативов расхода материалов, которыми было предусмотрено списание дополнительно к чистым расходам 10% сырья для выпуска единицы готовой продукции из-за специфики производства.

8. В графах «Отпустил» и «Получил» важно указать должности ответственных за отпуск и получение материалов лиц, их подписи и расшифровку. Подписывать акты на списание материалов должны лица, непосредственно связанные с отпуском и получением МПЗ. Ведь именно эти лица могут подтвердить, что материалы фактически отпущены и использованы в деятельности, направленной на получение доходов. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 03.07.12 № 2341/12 компания подтвердила фактическое наличие сырья, приобретенного у неблагонадежного контрагента без должной осмотрительности, и использование этого сырья в производстве.

Кроме того, в акт на списание целесообразно добавить подпись лица, разрешившего такой отпуск (заведующего складом, руководителя отдела снабжения). Это позволит обеспечить внутренний контроль за отпуском материалов и избежать несанкционированного расходования материалов.

При этом руководитель или главный бухгалтер не обязаны подписывать акт на списание материалов для подтверждения расходов. Ведь по правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете первичный документ подписывается лицами, совершившими операцию и ответственными за правильность ее оформления.

9. Стоимость МПЗ указывать в акте на списание материалов не обязательно. Ведь фактическая стоимость материалов в бухгалтерском и налоговом учете может различаться. В целях налогообложения прибыли величина материальных расходов определяется по данным налоговых регистров исходя из выбранного способа оценки МПЗ (п. 8 ст. 254 НК РФ). Но если данные бухгалтерского и налогового учета совпадают, то акт на списание материалов дополнительно подтвердит размер расходов

1 О том, в каком виде утвердить формы первичных документов с целью применения собственных форм, читайте в РНК, 2013, № 3, с. 58.2 О порядке налогообложения выявленной недостачи или излишков читайте в статье «Схема действий компании в случае выявления кражи материальных ценностей» // РНК, 2012, № 20, с. 94.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль