Направляем работника в командировку по новым правилам

243
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Правительство РФ утвердило новый порядок направления работников в служебные командировки как по территории России, так и за рубеж. Этот документ уже вступил в силу. Рассмотрим все новшества в оформлении и учете командировочных расходов

Трудовым законодательством предусмотрено, что организация обязана возмещать работнику затраты, связанные с командировкой, а также выплачивать суточные. Командировочные расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в порядке, установленном в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Поэтому очень важно правильно квалифицировать подобные расходы.

В статье 166 ТК РФ приведено понятие служебной командировки и установлено, что документ, регулирующий особенности таких поездок, должен разрабатываться Правительством РФ. До утверждения соответствующего нормативного акта организации руководствовались Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в СССР» (далее — Инструкция № 62).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Документ был опубликован в «Российской газете» 17 октября и вступил в силу с 25 октября 2008 года1.

В Положении, в частности, разъяснено, как исчисляется срок командировки, в нем установлен перечень документов, оформляемых при направлении в командировку, рассмотрен порядок возмещения расходов. Отдельное внимание уделено зарубежным поездкам. Некоторые правила нового документа практически совпадают с положениями Инструкции № 62. Однако многие положения изменились, причем эти новшества благоприятны для налогоплательщиков.

Вначале рассмотрим подробнее общие правила направления в командировку, а потом остановимся на особенностях зарубежных поездок.

Понятие командировки

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировку могут быть направлены работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. То есть поездка сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда), не является командировкой. Также не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения). А если сотрудник направляется для выполнения служебного поручения в обособленное подразделение организации, находящееся вне места его постоянной работы? Такая поездка является командировкой.

Исчисление сроков командировки

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24.00 включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а после 24.00 — последующие сутки.

Допустим, работник летит на самолете, время отправления которого 2.00 7 октября 2008 года. Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета. То есть сотрудник должен прибыть в аэропорт заранее. Кроме того, ему необходимо время на проезд до аэропорта, который находится за городом. С учетом указанных обстоятельств работнику следует выехать в аэропорт не позднее 23.00 6 октября 2008 года. В таком случае датой отъезда в командировку будет считаться 6 октября 2008 года. Согласно пункту 4 Положения, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для того, чтобы добраться до станции, пристани или аэропорта. День приезда работника определяется в аналогичном порядке.

Ограничение в продолжительности командировки

Трудовой кодекс не устанавливает ограничений в сроке служебной командировки. Тем не менее в Инструкции № 62 говорилось, что продолжительность командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, — не более одного года. На основании этих положений Инструкции № 62 Минфин России разъяснял, что расходы на командировки продолжительностью, превышающей максимальное время, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли (см., например, письмо от 28.03.2008 № 03-03-06/2/30).

СправкаНаправить в командировку можно не всякого работника
В Трудовом кодексе перечислены категории работников, которых нельзя направить в командировку. К ним относятся беременные женщины, а также работники в возрасте до 18 лет (ст. 259 и 268 ТК РФ). Исключение составляют несовершеннолетние творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров. То есть работники, участвующие в создании или исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Некоторых сотрудников организация имеет право направлять в служебные командировки, но только при условии их письменного согласия. Это: женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, если это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением; родители, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет; работники, имеющие детей-инвалидов, и работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Обратите внимание: перечисленные категории работников должны быть обязательно под роспись ознакомлены с тем, что вправе отказаться от направления в служебную командировку

В Положении никаких максимальных сроков пребывания работника в служебной командировке не предусмотрено. Таким образом, командировочные расходы могут быть учтены в налоговой базе по налогу на прибыль вне зависимости от продолжительности поездки.

Документальное оформление командировок по России

Порядок оформления документов, необходимых для направления работника в командировку, установлен в пунктах 5 и 6 Положения. Решение о направлении работника в командировку оформляется приказом руководителя организации (форма № Т-9 или Т-9а), цель командировки указывается в служебном задании (форма № Т-10а). На основании приказа составляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания сотрудника в командировке (форма № Т-10)2.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. В месте командирования сотрудника в данном документе проставляются отметки о дате приезда и отъезда. Они заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую сотрудник был направлен.

Если за время командировки работник находился в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении делаются в каждой организации, в которую он командирован.

У налогоплательщиков нередко возникает вопрос: можно ли для целей налогообложения прибыли учесть расходы на командировку при отсутствии командировочного удостоверения, если такие затраты подтверждаются иными документами?

Позиция Минфина России заключается в следующем: организация вправе не оформлять командировочное удостоверение, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован3.

В пункте 26 Положения уточнено, что по возвращении из командировки работник в течение трех дней должен представить следующие документы:

авансовый отчет (форма № АО-14) об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прикладываются все подтверждающие документы, а также командировочное удостоверение; отчет о выполненной работе в командировке (форма № Т-10а), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Выплаты командированному работнику

При направлении сотрудника в командировку ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение затрат на командировку. Основание — статья 167 ТК РФ.

Оплата труда

За время командировки, в том числе за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути, работнику выплачивается средний заработок за все дни работы по графику, установленному организацией (п. 9 Положения). Иными словами, исходя из среднего заработка оплачиваются дни нахождения в командировке, которые работник отработал бы в организации по своему обычному графику работы.

Пример 1

А.М. Петренко направляется в командировку с 6 по 19 октября включительно. Данный сотрудник трудится по графику два дня работы через два дня отдыха. То есть за две недели нахождения в командировке А.М. Петренко отработал бы восемь дней.

Следовательно, средний заработок должен быть рассчитан исходя из восьми дней работы.

Напомним о необходимости пересылать работнику заработную плату по его просьбе, если в день ее выдачи он находится в командировке. При этом расходы по пересылке денежных средств несет работодатель. Теперь это прописано в пункте 11 Положения.

Оплата труда работника при привлечении его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения). Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). Но это не значит, что таким образом оплачиваются все выходные дни, выпавшие на период нахождения работника в командировке. Ведь во время служебной поездки сохраняется режим работы и отдыха. Другое дело, если сотрудник направляется в командировку специально для работы в праздники или выходные дни. Основанием будет служить приказ руководителя, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.

Пример 2

Сотрудник ООО «Стройдом» А.К. Сидоркин отправлен в командировку в Красноярск с 22 по 26 октября 2008 года. Цель поездки — проведение мероприятий, связанных с открытием нового торгового центра и исследованием рынка коммерческой недвижимости в данном регионе.

Служебное задание для командировки данного сотрудника заключается в следующем:

внешний и внутренний осмотр функционирующих объектов коммерческой недвижимости; фотофиксация внешнего вида указанных объектов и внутренних интерьеров (при наличии соответствующих разрешений); посещение строящихся объектов коммерческой недвижимости, земельных участков, на которых будут располагаться проектируемые в настоящее время объекты; получение статистических материалов в органах государственной статистики; посещение 26 октября 2008 года (воскресенье) ТЦ «Звездочка» в день его торжественного открытия для составления списка арендаторов, изучения уровня цен на аренду площадей торгового центра, а также оценки технической оснащенности объекта.

Таким образом, А.К. Сидоркин для выполнения служебного задания привлекается к работе в выходной день. Этот день должен быть оплачен ему в соответствии со статьей 153 ТК РФ.

Командировочные расходы

Командировочные расходы включают расходы на проезд, наем жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные).

Суточные возмещаются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные дни и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения). Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства или же срок командировки составляет один день, суточные не выплачиваются.

Напомним, что в настоящее время суточные уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм, утвержденных Правительством РФ5. Основание — подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. С 1 января 2009 года вступают в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ, согласно которым суточные для целей налогообложения прибыли не нормируются. Они будут учитываться в размере, предусмотренном в трудовом (коллективном) договоре. Естественно, при условии экономической оправданности таких затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Зачастую сотрудники выходят на работу в день приезда из командировки (отъ езда в командировку). В пункте 4 Положения закреплено, что вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Установленный порядок лучше закрепить в трудовом договоре или локальном нормативном акте. За такие дни работодатель обязан также выплачивать работнику суточные.

В пункте 12 Положения уточнено, что расходы на проезд к месту командировки и обратно включают в себя, в частности, затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. В соответствии со статьей 789 ГК РФ перевозка, осуществляемая коммерческой организацией, признается перевозкой транспортом общего пользования, если из закона и иных правовых актов вытекает, что организация обязана осуществлять перевозки грузов и пассажиров по обращению любого гражданина или юридического лица. Таким образом, к транспорту общего пользования относятся маршрутные и обычные такси.

Значит, расходы на такси могут быть учтены в налоговой базе при условии их документального подтверждения.

Кроме того, в Положении отмечено, что страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей также относятся к расходам на проезд.

Документально подтвержденные затраты по бронированию и найму жилого помещения, возмещаемые работнику в порядке и размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом, также уменьшают налоговую базу, в том числе если такие расходы понесены за время вынужденной остановки в пути (п. 13 и 14 Положения).

Предположим, работник может ежедневно возвращаться домой. Тем не менее по согласованию с руководителем организации он остается в месте командирования. Как уже отмечалось, суточные в такой ситуации не выплачиваются. А вот расходы по найму жилого помещения возмещаются сотруднику при предоставлении подтверждающих документов. Соответственно такие затраты учитываются при исчислении налога на прибыль.

Особенности зарубежных командировок

Оплата командировочных расходов работника, выезжающего за рубеж, в иностранной валюте осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

Суточные

За время проезда по территории России суточные выплачиваются в рублях и в размере, установленном для командировок в пределах территории РФ, а во время нахождения на территории иностранного государства — в размере, установленном для командировок на территории каждого из иностранных государств.

В случае, когда сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и возвратился на территорию РФ в один и тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. 20 Положения).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Определение продолжительности времени нахождения на территории иностранного государства зависит от того, предусмотрено ли проставление пограничными органами отметки о пересечении границы РФ и данного иностранного государства.

Например, отметки не проставляются при выезде-въезде в некоторые страны СНГ, с которыми Россия заключила соответствующие межправительственные соглашения. Время нахождения в таких странах определяется по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном в том же порядке, что и при командировках в пределах территории РФ (п. 19 Положения).

При пересечении границы государств дальнего зарубежья (и других стран СНГ) суточные выплачиваются в следующем порядке. Если работник выезжает с территории России, дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При въезде в Россию дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Соответственно, если работник будет проезжать несколько иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. Даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 17 и 18 Положения).

Расходы на проезд и проживание

При направлении работника в зарубежную командировку расходы по найму жилого помещения и проезду возмещаются в общем порядке. При этом в пункте 23 Положения перечислены дополнительные командировочные расходы, подлежащие возмещению:

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки; иные обязательные платежи и сборы.

Кроме того, сотруднику могут оплачиваться иные расходы, связанные с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Конечно, такие затраты возмещаются при представлении подтверждающих документов

Днем выезда в командировку

Рекомендуем бухгалтерам составлять бухгалтерскую справку, в которой разъясняется порядок определения даты отъезда работника в командировку

никаких максимальных сроков

Теперь можно отправлять работников в длительные командировки, не опасаясь, что командировочные расходы не будут учтены для целей налогообложения прибыли

отсутствии командировочного удостоверения

При отсутствии командировочного удостоверения правомерность учета расходов на командировки в целях исчисления налога на прибыль организаций, возможно, придется доказывать в суде

среднего заработка оплачиваются

Суммы среднего заработка для целей налогообложения учитываются в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ)

Командировочные расходы

Командированному работнику выдается денежный аванс на оплату расходов, связанных со служебной поездкой

на проезд к месту командировки

На основании пункта 12 Инструкции № 62 расходы на услуги такси командированному работнику не возмещались

работник может ежедневно возвращаться домой

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из командировки решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания и т. п.

установленном для командировок

С 2009 года величина суточных для пребывания в командировке на территории каждого иностранного государства определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте

государств дальнего зарубежья

Направление работника в командировку в страны дальнего зарубежья производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения

1Акты Правительства РФ, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории РФ по истечении семи дней после дня их первого официального опубликования, если в них не установлен иной порядок (Указ Президента РФ от 23.05.96 № 763).

2Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

3Такие разъяснения приведены, в частности, в письме Минфина России от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45.

4Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

5До 2009 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 в налоговом учете суточные при командировке по России признаются в размере 100 руб. в сутки

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль