Каникулы главбуха: что важно сделать ДО, чтобы не запутаться в учете и налогах ПОСЛЕ

1952
Несложные действия, предпринятые главным бухгалтером до отпуска, помогут избежать проблем с документооборотом, бухгалтерским учетом и налогообложением после отдыха (см. схему ниже).

В этой статье вы найдете:

  • Кому передать печати организации
  • Как проинструктировать бухгалтеров в отсутствие главбуха
  • Что делать, если пришли налоговики с проверкой

СХЕМА. ДЕЙСТВИЯ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ПЕРЕД ОТПУСКОМ

Каникулы главбуха: что важно сделать ДО, чтобы не запутаться в учете и налогах ПОСЛЕ

Эти статьи пригодятся вам для отчетности за 2 квартал:

Пример заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал

Новая форма 4-ФСС за 2 квартал

Расчет авансов по имуществу  за 2 квартал 2016 года

Декларация по налогу на прибыль за 2 квартал 2016 года

Срок сдачи НДС за 2 квартал 2016 года

Отчетность в ПФР за 2 квартал 2016 год: новая форма

Сроки сдачи отчетности за 2 квартал 2016 года: таблица

РСВ-1 за 2 квартал 2016 года: бланк скачать

Передача обязанностей главбуха другому лицу обеспечит работу компании в штатном режиме

Для бесперебойной работы организации полномочия главбуха целесообразно передать другому лицу. Если дела принимает заместитель главбуха, проблем возникнуть не должно. В этом случае его обязанности закреплены в должностной инструкции и трудовом договоре. Сложности возникают, когда для временного исполнения обязанностей главного бухгалтера привлекается простой бухгалтер.

Нужно составить допсоглашение к трудовому договору о переводе сотрудника временно на должность главбуха. И издать приказ о временном совмещении должностей. В любом случае сотрудника под роспись нужно ознакомить с его новыми должностными обязанностями, сроком выполнения работы и размером вознаграждения (ст. 60.2 и 151 ТК РФ).

Если главный бухгалтер является уполномоченным представителем организации, то сотрудника, временно исполняющего его обязанности, также целесообразно уполномочить представлять интересы компании. Для этого руководитель на фирменном бланке организации оформляет доверенность (ст. 185 ГК РФ и ст. 29 НК РФ). В доверенности указывают:

— дату составления доверенности (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
— данные уполномоченного представителя — ФИО и паспортные данные временного главбуха;
— перечень полномочий;
— срок, на который выдается доверенность. При его отсутствии доверенность будет действительна год с даты ее оформления (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Кроме того, главбух может сам передоверить свои полномочия. Если он уполномочен на то доверенностью от руководителя (ст. 187 ГК РФ).

Временного главбуха наделяют правом подписывать документы

Должность сотрудника, ответственного за совершение сделки и оформившего ее, наряду с его подписью, является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Перечень лиц, подписывающих «первичку», устанавливает руководитель организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”»). Поэтому на время отпуска главбуха в список лиц, которые вправе подписывать первичные документы, целесообразно включить сотрудника, временно исполняющего обязанности главбуха. Можно сделать это отдельным приказом или выдать соответствующую доверенность.

Счета-фактуры за главного бухгалтера также подписывает его уполномоченное лицо. Отсутствие такой подписи может помешать контрагенту принять к вычету НДС (письмо Минфина России от 29.11.04 № 03-04-11/212 и постановление ФАС Поволжского округа от 19.05.11 № А65-20359/2010).

Если компания использует электронный документооборот (ст. 5 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), получать квалифицированные электронные подписи временных главбухов не обязательно. Носитель ЭЦП главбух перед отпуском может передать своему заму или временно исполняющему обязанности. Такую передачу необходимо оформить актом, в котором указать, чья подпись передается и на какой срок.

Памятка сотрудникам поможет избежать проблем с контрагентами и контролерами

Помимо официальной должностной инструкции с перечнем обязанностей, исполняющему обязанности главбуха лучше составить памятку: что и в какой срок ему необходимо сделать во время отпуска главбуха. Особенно если на период такого отпуска приходится оформление важной сделки с контрагентом или представление отчетности в налоговую и фонды.

Кроме того, важно напомнить всем сотрудникам компании основные даты и сроки. К примеру, срок представления документов по требованию налоговиков, момент составления авансового отчета, даты осуществления обязательных платежей (арендная плата, «коммуналка», услуги связи). В этом случае главбух не будет переживать, что в его отсутствие налоговики заблокируют компании счет и офис останется без освещения.

Помимо реестра платежей, главбух может оставить своему заму «рыбы» хозяйственных договоров и образцы бланков документов для переписки с налоговой. В частности, образец формы ходатайства о продлении срока представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). Ведь в отсутствие главного бухгалтера может быть проблематично подготовить копии всех запрошенных бумаг.

Нелишним будет передать и. о. главбуха и контакты (имена, телефоны, адреса, e-mail) текущих партнеров компании, банковских специалистов и даже налоговых инспекторов.

Инвентаризация убережет от недостач и ошибок в учете

Одновременно с передачей дел заместителю или исполняющему обязанности необходимо провести инвентаризацию (п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н, и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). При этом с и. о. главбуха заключается договор о материальной ответственности (ст. 241—243 ТК РФ и постановление Минтруда России от 31.12.02 № 85).

Временному преемнику главбух передает на хранение печати организации и ключи от сейфа. Такую передачу лучше оформить актом о передаче материальных ценностей за подписями обоих лиц и руководителя компании.

Также стоит распечатать карточки основных счетов бухучета и оборотно-сальдовых ведомостей. Это поможет найти ошибку, если временный главбух неверно провел операцию в учете. Во избежание этого бухгалтерские программы позволяют «закрыть период», то есть запретить вход пользователей в определенный промежуток времени (во время отпуска главбуха).

Уведомление инспекции о предстоящем отдыхе главбуха поможет перенести сроки проверки и представления документов по требованию

Если проверка назначена, то избежать визита проверяющих по причине отпуска главбуха не удастся. Но уведомление инспектора о том, что главный бухгалтер находится в отпуске, может стать причиной приостановления проверки. Или контролеры пойдут компании навстречу и придут в организацию не сразу после вынесения решения о проведении проверки, а спустя некоторое время, когда главбух будет в офисе.

Кроме того, отпуск главбуха является одной из причин, по которой инспекторы продляют компании срок на представление документов. Так, в деле, которое рассмотрел ФАС Поволжского округа (постановление от 10.03.11 № А12-9423/2010), компания сообщила о невозможности представления документов. Причина — большой объем документации, часть которой хранится у главбуха, находящегося в отпуске. При этом организация обещала представить копии документов по мере их изготовления. Налоговики сначала отказали компании, но, получив повторную просьбу, все же перенесли дату представления бумаг.


Срочно из редакции!

Подписка со скидкой 15 % + кухонный комбайн в подарок! Подписаться > > > Телефон 8 800 550-15-57


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль