Регулярная инвентаризация позволит регулировать работу кассира, отследить злоупотребления наличными денежными средствами и предотвратить хищения. Мы составили инструкцию, как грамотно провести инвентаризацию, в какие сроки и когда это нужно сделать, как правильно заполнить итоговые документы, и отразить результаты проверки в бухгалтерском учете.
Когда проводится инвентаризация кассы
Инвентаризация кассы не может проводиться хаотично, она строго регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в РФ». Разберемся подробно, как проверить кассу.
Где прописан порядок инвентаризации кассы
Инвентаризация кассы производится в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Зачем нужна инвентаризация
Цель инвентаризации кассы – сверка фактического наличия остатка денежных средств с данными бухгалтерского учета. Кроме этого проверяются, правильность учета денежных средств и их хранение.
Как часто проводить инвентаризацию кассы
Инвентаризация кассы может производиться в плановом и внеплановом порядке (внезапная ревизия).
Когда проводится плановая проверка
Обычно плановая инвентаризация кассы проводится в следующих случаях:
- Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности;
- Если меняется материально-ответственное лицо (например, кассир);
- Если предстоит реорганизация, либо ликвидация компании;
- Если имущество компании сдается в аренду, продается или напротив покупается;
- Произошло хищение или порча денежных средств;
- Имело место злоупотребление денежными средствами;
- Компания оказалась в чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение, авария, обрушение и т.д.)
Когда не обойтись без «внезапки»
Внеплановая ревизия кассы, называемая в простонародье внезапка, чаще всего осуществляется:
- по требованию ревизоров;
- для контроля над материально-ответственным лицом;
- если была обнаружена ошибка в бухгалтерском учете.
Как утвердить сроки проверки
Сроки плановой и внеплановой проверки, а также порядок проведения инвентаризации должны быть закреплены в учетной политике компании специальным распоряжением руководителя. Ниже мы приводим образец подобного распоряжения.
Скачать образец положения о порядке проведения инвентаризации кассы>>>
Это должен знать каждый бухгалтер!
Налоговики ответили на частые вопросы про онлайн-кассы
Порядок проведения инвентаризации кассы
С целью проведения инвентаризации кассы создается постоянно-действующая специальная инвентаризационная комиссия. В нее могут входить сотрудники администрации, бухгалтерии, а также юристы, финансисты, аудиторы.
Все участники комиссии должны непосредственно присутствовать при инвентаризации. При отсутствии хотя бы одного члена, проверка будет считаться недействительной.
Для утверждения комиссии руководитель компании создает приказ в свободной форме.
Важно! Если с течением времени в компании не было смены материального лица и кадровых перестановок, то ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии не нужно.
Накануне инвентаризации, необходимо завершить все операции по кассе, приходно-расходные кассовые документы закрываются и передаются в комиссию.
А теперь посмотрим, что происходит во время инвентаризации.
1. Пересчет денег
Происходит подсчет денежных средств в кассе в присутствии всех членов комиссии. Полученная сумма сравнивается с данными учета.
2. Сверка бланков
Фактическое наличие бланков ценных бумаг, бланков строгой отчетности проверяется по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
3. Ревизия денег в пути
Ревизия денежных средств в пути представляет собой сверку сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. д.
Как оформить результаты инвентаризации кассы
Результаты инвентаризации кассы оформляются актом по форме ИНВ-15 в двух экземплярах (если ревизия проводилась в связи со сменой кассира, то в трех экземплярах), экземпляры подписывают все члены комиссии.
Скачать бланк ИНВ-15>>> Образец заполнения акта инвентаризации кассы ИНВ-15:
Читайте также:
- Расчет лимита кассы на 2017 год: образец приказа, расчет
- Кассовая дисциплина в 2017 году
- Лимит остатка кассы на 2017 год
Если проверялось еще и наличие ценных бумаг, то оформляется также в двух экземплярах акт по форме ИНВ-16. Его подписывают все члены комиссии.
Если проводилась внезапная проверка фактического наличия денежных средств в кассе, то помимо ИНВ-15 составляется еще акт о проверке денежных средств в кассе по форме КМ-9, скачать его можно здесь:
Образец заполнения акта КМ-9 при внезапной проверке кассы:
Если во время инвентаризации кассы было выявлено несоответствие сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте, то обнаруженные избытки или нехватки отображаются в соответствующих графах журнала кассира, и заполняется акт по форме КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ».
При употреблении ККТ составление акта КМ-1 обязательно.
Как отразить результаты инвентаризации кассы в бухгалтерском учете
В зависимости от того, были ли обнаружены при инвентаризации кассы излишки или же напротив недостача, а также найден ли виновник недостачи, бухгалтер сделает следующие проводки:
Проводка |
Расшифровка проводки |
|---|---|
|
Дт.50 Кт.91-1 |
В кассе обнаружен излишек денег |
|
Дт.94 Кт.50 |
В кассе обнаружена недостача денег |
|
Дт.73 Кт.94 |
Недостача денег списана за счет виновного лица |
|
Дт.91-2 Кт.94 |
Недостача денег погашена за счет прочих расходов организации |
Подобрать проводку для любой операции вы можете в удобном сервисе Банк проводок.