Срок хранения документов в организациях

201
Компания должна обеспечивать сохранность своих документов, срок хранения документов в организациях зависит от их вида. Посмотрите сколько нужно хранить те или иные документы в архиве, в том числе при реорганизации и ликвидации, с какого момента начинать исчисление срока, как оформить уничтожение и какая может быть ответственность за нарушение сроков.

Какой закон определяет срок хранения документов в организациях

Единого нормативного правового акта для всех документов не установлено. Для каждой отрасли бухгалтеру необходимо изучить свой закон. Компании следует ориентироваться на следующие правовые акты.

Документы

Нормативные акты

Налоговый учет

НК РФ

Бухгалтерский учет

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Кадровые

Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Кроме того, сроки можно посмотреть в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Сроки хранения документов в архивах организации

Мы составили таблицу сроков хранения отдельных документов. Если вы не найдете в нашей таблице интересующий вас документ, то по ссылке ниже скачайте полный перечень.

Вид документа

Срок хранения в архиве организации

Первичные и регистры бухгалтерского учета

5 лет после отчетного года

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Годовая – пока действует фирма

Квартальная – 5 лет послед отчетного периода

Документы учетной политики и иные, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (например, ЭЦП)

5 лет после отчетного года, когда они использовались для составления отчетности

Подтверждающие расходы в налоговом учете

4 года после окончания налогового периода, в котором расходы понесены

Подтверждающие налоговые вычеты по НДС

4 года после окончания налогового периода, в котором НДС принят к вычету

Книги покупок/продаж и доп. листы к ним

4 года после окончания налогового периода, когда внесена последняя запись

Налоговые декларации и расчеты

5 лет с окончания налогового периода

Подтверждающие убыток и суммы убытка, которые уменьшают налоговую базу

В течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму убытка

Расчет 4-ФСС

5 лет с момента принятия отчета фондом

По личному составу, созданные до 2003 года

Не 75 лет с момента составления

По личному составу, созданные после 2003 года

Не 50 лет с момента составления

По валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не менее срока исполнения договора

Связанные с регистрацией компании

Хранятся постоянно

Учредительные документы, протоколы собраний и т.д.

Хранятся постоянно. Если вносились изменения, то старые версии храните 3 года с момента принятия новых

Правоустанавливающие (свидетельства, сертификаты и т.д.)

Хранятся постоянно

Важно! Напомним, что с 1 января 2017 года компания отчитываются по взносам (кроме взносов на травматизм) в налоговую, поэтому срок хранения расчет по страховым взносам такой же как и для всех деклараций – 5 лет с момента окончания отчетного периода.

Срок хранения документов в организацияхСкачать перечень документов со сроком их хранения в архиве организации  >>>

Отдельные нюансы хранения 

В таблице выше мы указали общие сроки хранения по наиболее распространенным документам. Остановимся на некоторых нюансах, которые могут возникнуть в процессе деятельности компании.

Прежде чем передать бумаги на хранение в архив, необходимо определить срок, в течение которого они должны там находиться.

Срок в большинстве случаев исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления. Однако есть и исключения в данном правиле.

Документы

С какого момента считать срок

книг покупок/продаж и журналов выставленных/полученных счетов-фактур

с даты последней записи в них

документов, формирующих первоначальную стоимость ОС

с даты окончания начисления амортизации по такому ОС

документов, по которым возникла безнадежная дебиторская задолженность

с 1 января года, следующего за налоговым периодом, в котором долг признан безнадежным

кадровых документов по личному составу

с момента их составления

Сроки могут регламентироваться несколькими законами и будут отличаться в разных законах. Выбирайте максимальный срок хранения.

Важно! Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.

Пример

Компания приобрела юридические услуги 25.09.2017 года. От исполнителя получен акт сдачи-приемки услуг, дата на акте 25.09.2017 года. Определим срок хранения этого документа.

  1. Для целей бухгалтерского учета это первичный документ, на основании которого компания отразила расход на услуги. Срок хранения в организациях – 5 лет с окончания отчетного периода – с 01.01.2018 по 31.12.2022 года.
  2. Для целей налогового учета это первичный документ, подтверждающий расходы на услуги в целях налога на прибыль. Срок хранения – 4 года с окончания налогового периода 2017 года – с 01.01.2018 по 31.12.2021 года.
  3. Для целей налогового учета этот документ, подтверждает выполнение условий для целей вычета по НДС (принятие к учету услуг). Срок хранения документа в архиве организации – 4 года с окончания 3 квартала 2017 года (налоговый период НДС) – с 01.10.2017 по 30.09.2021.

При определении срока хранения берем самую позднюю дату – 31.12.2022 года. После нее можно будет уничтожить.

Как уничтожить документы, не подлежащие хранению в архиве 

Когда срок хранения документов в архиве организации истечет, они подлежат уничтожению.

Для того чтобы их уничтожить, необходимо составить Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Скачайте форму такого акта ниже по ссылке.

Срок хранения документов в организацияхСкачать Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению >>> 

В акте обязательно укажите:

  • какие бумаги будете уничтожать. Допускается указание однородных документов единым названием (например, Акты оказания услуг за 2011 год);
  • способ уничтожения (самостоятельно или с помощью сторонней компании).

Акт должны подписать все члены экспертной комиссии, участвующие в отборе бумаг для утилизации. Как правило, это сотрудники компании. Привлечение третьего лица в данном случае не требуется.

Сколько хранить бумаги при реорганизации или ликвидации  

Каких-либо исключений для реорганизованной компании по срокам хранения документов в архиве нет. Правопреемник, получив архив реорганизованной фирмы, обязан соблюсти сроки хранения этих документов согласно нормам, установленных в законах. Мы привели их выше.

Если компания ликвидируется, то документы, срок хранения которых не истек, необходимо сдать в государственный или муниципальный архив. Делать это должен представитель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Сдайте все по личному составу, а также бумаги, связанные с хозяйственной деятельностью общества, сроки временного хранения, которых не истекли на дату ликвидации.

Для передачи документов в архив необходимо:

  1. Систематизировать документы, пронумеровать и подшить;
  2. Составить внутреннюю опись к документам постоянного хранения или которые хранить необходимо более 10 лет;
  3. Составить акт приема-передачи между архивом и сдающим лицом.

Сдача документов в архив осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и архивом. Отправить можно в любой государственный (муниципальный) архив, но целесообразнее воспользоваться архивом по месту нахождения ликвидируемой компании.

Важно! Поскольку налоговая может отказать в ликвидации компании целесообразно сдавать бумаги после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.

Какая ответственность за нарушение сроков хранения документов

За нарушение сроков хранения документов предусмотрено два вида ответственности для компании и для должностного лица.

На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Для компании размер штрафа установлен в следующем порядке:

  • если нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период – 10 000 руб.;
  • если нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов – 30 000 руб.;
  • если нет документов и это привело к занижению налоговой базы – не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога.


Срочно из редакции!

Подписка со скидкой 15 % + кухонный комбайн в подарок! Подписаться > > > Телефон 8 800 550-15-57


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль