Российский налоговый курьер

Журнал учета трудовых книжек: бланк, образец заполнения

  • 22 марта 2019
  • 37

Вести журнал обязаны все работодатели. Его форма утверждена в постановлении Минтруда от 10.10.2003 № 69. В заполнении есть некоторые нюансы, о которых рассказано в статье. Бланк и образец заполнения также можно скачать в статье. Ошибки или отсутствие журнала наказывается штрафом, для компании он составляет от 30 000 до 50 000 рублей.

Компании, в которых есть работники, обязаны вести учет документов по персоналу. Основной документ при трудоустройстве — это трудовая книжка. Учитывать книжки работников компания должна особенно аккуратно. Для этих целей предусмотрен журнал учета трудовых книжек.

Такой кадровый документ нужно составлять обязательно. Как заполнить, исправить записи в таком журнале и не допустить ошибок расскажем в статье. Неверное оформление, равно как и отсутствие журнала приведут компанию к штрафу от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).

Форма журнала и общие требования к его оформлению

Форма журнала учета трудовых книжек унифицированная. Ее утвердил Минтруд в приложении 3 постановления от 10.10.2003 № 69. Официальное название этого документа — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Так как регистрировать в нем нужно не только данные из трудовых книжек, но и их дубликаты, вкладыши. Чистые бланки трудовых книжек, которые будете выдать молодым сотрудникам, тоже учитывайте в журнале.

О необходимости составлять такой журнал сказано в постановлении, которое утвердило правила ведения трудовых книжек (п. 40 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225). Требования к оформлению этого документа следующие:

  • оформите титульный лист — укажите название компании и документа, дату начала и окончания ведения;
  • сделайте твердый переплет, ведь хранить такой журнал нужно 75 лет;
  • прошнуруйте и пронумеруйте все листы, чтобы избежать их пропуски и изъятия. Печать ставить на листах не нужно;
  • заверьте документ у руководителя;
  • опломбируйте журнал или проставьте печать организации;
  • заводить новый журнал учета трудовых нужно только после окончания прежнего.

Журнал учета трудовых книжек: бланк, образец заполнения

Нюансы оформления журнала

Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек есть в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. Отражать нужно все перемещения трудовой каждого работника — прием на работу, увольнение.

В общем виде правила внесения записей в журнал на каждого работника следующие:

  • графа 1: порядковый номер записи при регистрации трудовой книжки или вкладыша. Каждая запись — новый номер;
  • графы 2, 3, 4: дата приема сотрудника на работу цифрами, важно соблюдать формат данных — день, месяц, год, не сокращать цифры, обозначающие год;
  • графа 5: фамилия имя и отчество работника полностью без сокращений;
  • графа 6: серия и номер трудовой;
  • графа 7: название должности по штатному расписанию, на которую принят работник. При изменении должности правки вносить не нужно;
  • графа 8: название подразделения, в котором работает сотрудник;
  • графа 9: реквизиты приказа о приеме на работу;
  • графа 10: подпись кадровика, который получил от работника трудовую книжку или выдал ее;
  • графа 11: сумма, которую заплатил работник за оформление новой трудовой или вкладыша к ней;
  • графа 12: дата возврата трудовой уволенному сотруднику — это может быть либо последний день работы, или дата отправки по почте;
  • графа 13: подпись уволенного работника о получении трудовой книжки. Можно оставить эту графу пустой при возврате трудовой по почте. Если работник отказывается получать свою трудовую, укажите реквизиты акта об отказе в росписи и приложите его к журналу.

Рассмотрим, как заполнить журнал выдачи на следующем примере:

Пример

В компанию принят на работу в отдел продаж менеджером Иванов А.П. Приказ о приеме на работу подписан 2 марта 2016 года. Он уволился  2 апреля 2018 года.

Также 4 апреля в административный отдел оформлена ответственный секретарь Петрова Е.С. Инспектор по кадрам допустила ошибку при регистрации записи о должности этой сотрудницы, что потребовало внесения исправления.

Журнал учета трудовых книжек: бланк, образец заполнения

Внесение исправлений в журнал

Если при заполнении журнала учета допустили ошибку, соблюдайте правила для изменений, которые предусмотрены для трудовых книжек. Специального порядка исправлений не существует (письмо Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761).

Сделать это нужно так:

  • рядом с неверной записью укажите, что она недействительна, и заверьте подписью кадровика;
  • ниже сделайте корректную запись;
  • на внутренней стороне обложки журнала укажите: «запись под номером … исправлена», проставьте дату и подпись.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.