Российский налоговый курьер

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

29 мая 2019
670
Средний балл: 0 из 5

Как правильно оформить личную карточку работника по форме Т-2? Можно ли разработать собственный бланк? В статье вы найдете ответы на эти вопросы, сможете скачать чистый бланк формы Т-2 и образец для ее заполнения. Вы узнаете, как правильно заполнить каждый раздел и какие ошибки недопустимы при оформлении формы Т-2.

Личная карточка работника - это основной документ, в котором отражена вся трудовая деятельность человека в компании. Ознакомьтесь с особенностями ее оформления. Посмотрите, как правильно заполнить каждый раздел. Обратите внимание на ошибки, которых следует избегать при оформлении формы Т-2.

Личная карточка работника - Форма Т-2

Когда человек устраивается на работу, сотрудник отдела кадров заводит на него личную карточку. Как правило, ее оформляют в день подписания трудового договора. Информация в карточку заносится на протяжении всей трудовой деятельности работника в компании.

Для того, чтобы не было путаницы, все личные карточки работников организации следует хранить в картотеке, где их удобно располагать в алфавитном порядке. Четких правил к оформлению картотеки не существует.

Государственные и муниципальные учреждения, организации государственного сектора экономики обязаны оформлять личные карточки сотрудников по унифицированной форме Т-2. В Постановлении №1 от 05.01.2004 года Госкомстат РФ утвердил правила ее оформления, которые продолжают действовать и в 2019 году.

Согласно статьям 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, негосударственная организация может самостоятельно разработать бланк для оформления личной карточки. В качестве образца можно использовать форму Т-2.

Личную карточку работника заполняет сотрудник отдела кадров или руководитель организации. Она содержит 11 разделов. Каждый раздел отражает ту или иную сферу трудовой жизни человека. Первую и вторую страницы нужно заполнить при приеме сотрудника на работу. Третья и четвертая страницы оформляются в процессе его деятельности в компании.

Документы, необходимые для оформления личной карточки работника

Информацию в личную карточку кадровик вносит исходя из тех данных, которые ему предоставил работник, и тех, которые оформили в организации при приеме человека на работу:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • сведения об образовании;
  • военный билет;
  • СНИЛС;
  • любые автобиографические данные, которые следует внести в форму Т-2;
  • договор о приеме на работу;
  • приказ о заключении трудового договора.

Для правильного заполнения блока о воинском учете, необходимы следующие документы:

  • военное удостоверение или военный билет для тех, кто находится в запасе;
  • подтверждение того, что человек может быть призван на службу, если он подлежит призыву.

Обратите внимание: если работник подлежит воинскому учету, у работодателя появляется еще одна обязанность. Ее власти ввели с 17 февраля 2019 года. Узнать, что нужно сделать

Образец заполнения личной карточки работника

В начале статьи вы можете скачать чистый бланк личной карточки работника по форме Т-2 и образец его заполнения.

Шапка формы Т-2

В шапке документа нужно указать коды ОКУД и ОКПО. ОКУД - это номер личной карточки работника. ОКПО - код учреждения. Далее следует написать полное название организации без сокращений и указать ее фактический адрес.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Сотрудник отдела кадров вносит в таблицу следующую информацию:

  • дата заполнения документа в формате дд.мм.гггг;
  • табельный номер - это порядковый номер, который присвоен сотруднику в организации;
  • ИНН. При устройстве на работу, человек не обязан предъявлять этот документ, поэтому его вписывать не обязательно;
  • СНИЛС нужно предоставить обязательно, в соответствии с частью 1 статьи 65 ТК РФ. При самом первом трудоустройстве человека, документ оформляет работодатель;
  • в графу "Алфавит" нужно вписать начальную букву фамилии сотрудника;
  • в графу "Характер работы" вписывают информацию, которая отражена в приказе о трудоустройстве. На временную или постоянную работу устраивается человек;
  • в графе "Вид работы" следует указать - основной. Если человек устраивается на работу по совместительству, личную карту на него заводить не нужно;
  • пол можно указать сокращённо - М/Ж, либо прописать полностью.

Раздел 1 - общие сведения

Первый раздел копирует информацию из паспорта человека.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

При его заполнении данные сокращать нельзя. Обратите внимание на ряд особенностей:

  • дату рождения следует писать полностью. Например, 15 апреля 1985 г. В поле "Код" ее пишут в формате дд.мм.гггг;
  • при записи места рождения можно использовать не более 100 символов;
  • можно использовать сокращения - гор., обл., пос. Слова - село, страница, кишлак, аул сокращать нельзя;
  • если у человека двойное гражданство, следует указать страну, гражданином которой он является;
  • наименование учебного заведения, которое окончил работник, можно сократить, если при этом не теряется смысл;
  • стаж сотрудника рассчитывают в соответствии с пунктом 61 Инструкции, которую утвердило Правление ТК РФ в постановлении № 192п;
  • ФИО и состав семьи следует вписать без сокращений;
  • нужно указать фактический адрес места жительства и прописку по паспорту. Если они совпадают, то вторую строку заполнять не нужно.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

В первом разделе очень важно правильно заполнить кодировки. Сотрудник отдела кадров должен знать, где и как их найти. Ошибки допускать нельзя. 

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Код населенного пункта кадровик указывает в соответствии с классификатором ОКАТО (ОК 019-95). Он утвержден постановлением № 413 Госстандарта РФ.

Следующие графы следует заполнять, используя классификатор ОКИН (ОК 018-2014).

Коды по гражданству находятся в фасете 02.

1 - гражданин РФ

2 - двойное гражданство

3 - иностранец

4 - гражданство отсутствует.

Если сотрудник владеет иностранным языком, то его название берут из фасета 04, а степень владения языком отражена в фасете 05.

Сведения об образовании нужно заполнить в соответствии с законом "Об образовании" от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Код образования вносят по фасету 30.

Для обозначения состояния в браке и состава семьи используют фасеты 10 и 11 соответственно.

Для обозначения кода специальности по диплому, пользуются классификатором ОКСО ОК 009-2016.

Код профессии или специальности можно посмотреть в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и трудовых разрядов (ОКПДТР ОК 016-94).

Раздел 2 - сведения о военном учете

Данный раздел нужно заполнить, ориентируясь на документы воинского учета. При этом, следует обратить внимание на некоторые особенности:

  • Пункт "Категория запаса" не заполняют, если сотрудник - офицер запаса.
  • В пункте "Состав (профиль)" недопустимы сокращения.
  • Пункт "Состоит на воинском учете" можно менять, поэтому его лучше заполнить карандашом.

Проверяет информацию этого раздела инспектор по кадрам. Если все изложено в соответствии с документами, работник и инспектор подписывают документ с расшифровкой подписи и указанием должности.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Раздел 3 - прием на работу. Переводы

Информация данного раздела важна для формирования трудового стажа человека. Его заполняют на основании приказа о трудоустройстве. Все данные третьего раздела нужно продублировать в трудовой книжке. Работник заверяет подписью каждую запись этого блока.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Раздел 4 - аттестация

Этот раздел нужно заполнить, если организация проводит аттестацию сотрудников. В пункте "Решение комиссии" выносится вердикт - соответствует или не соответствует работник занимаемой должности и должен ли он пройти переаттестацию. В графе "Основание" нужно указать реквизиты протокола аттестационной комиссии, если сотрудник уже прошел переаттестацию.

Разделы 5 - 6 - повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Если сотрудник проходил курсы повышения квалификации или переподготовки, то, на основании диплома или свидетельства, информацию об этом нужно отразить в этих разделах. В графе "Основание" нужно прописать реквизиты приказа руководителя, о направлении работника на обучение.

Раздел 7 - награды

Здесь нужно перечислить все награды и поощрения, которые получил человек в процессе трудовой деятельности. Прописать все отметки следует на основании статьи 191 ТК РФ и локальных актов.

Если смысл не теряется, то допустимо сокращать данные.

Раздел 8 - отпуск

Нужно внести сведения о каждом виде отпуска, который предоставляли работнику:

  • основной ежегодный отпуск;
  • отпуск без сохранения заработной платы;
  • отпуск по беременности и уходу за ребенком.

Указывают тип отпуска и его продолжительность. Основанием служит приказ руководителя организации.

Если вместо отпуска работнику выплатили денежную компенсацию, то сведения об этом необходимо отразить в данном разделе.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

В случае, если в разделе отпусков нет места для новой информации, можно создать "Дополнение к личной карточке работника". Шапка оформляется также как и в основном документе, а табличная часть копирует аналогичную часть раздела, к которому делается дополнение.

Раздел 9 - социальные льготы

Здесь указывают все льготы, которые предоставлены работнику. Нужно прописать реквизиты документов и ссылки на нормативные акты, которые подтверждают право на льготу.

Раздел 10 - дополнительные данные

Данный блок заполнять не обязательно. При желании, здесь можно указать дополнительные сведения об образовании работника, его группе инвалидности, наличии водительского удостоверения и так далее. То есть ту информацию, которая важна с точки зрения выполнения человеком рабочих обязанностей.

Раздел 11 - прекращение трудового договора

Блок 11 заполняют на основании приказа о прекращении трудовой деятельности. Нужно указать дату увольнения и реквизиты приказа. Подписать эту часть должны работник и инспектор по кадрам.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Ошибки, возникающие при заполнении формы Т-2

Наличие небольшого количества незначительных ошибок при заполнении формы Т-2 допустимо. Но, если ошибок и исправлений много, то проверяющая инспекция может оштрафовать отдел кадров за недобросовестную работу.

Наиболее распространенные ошибки:

Аккуратность

Если необходимо, то допустимо, что текст выходит за пределы предназначенных для него полей. Но запрещено заходить в зону кодирования. При наличии любых отметок в этой зоне, личная карточка становится испорченной и ее следует переписать.   

Спецсимволы

Использовать спецсимволы в форме Т-2, особенно в зоне кодирования, запрещено. К ним относятся: двоеточие (:), косая черта (/), знак равенства (=) и остальные.

Прочерки

Прочерки в личной карточке работника недопустимы. Если информация для записи отсутствует, то графу нужно оставить пустой.

Заполнение личной карточки на компьютере

При приеме сотрудника на работу, форму Т-2 можно заполнить от руки или на компьютере. Последующие записи, которые возникают в процессе трудовой деятельности человека, следует заполнять только вручную. Каждая новая запись должна быть заверена работником.

Если ошибки допущены при первичном оформлении карточки, то можно вместо испорченной создать новую. В дальнейшем, если в записях появляются ошибки, следует вносить исправления. Заводить новую карточку нельзя.

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.