Российский налоговый курьер

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

  • 29 мая 2019
  • 39

Как правильно оформить личную карточку работника по форме Т-2? Можно ли разработать собственный бланк? В статье вы найдете ответы на эти вопросы, сможете скачать чистый бланк формы Т-2 и образец для ее заполнения. Вы узнаете, как правильно заполнить каждый раздел и какие ошибки недопустимы при оформлении формы Т-2.

Личная карточка работника - это основной документ, в котором отражена вся трудовая деятельность человека в компании. Ознакомьтесь с особенностями ее оформления. Посмотрите, как правильно заполнить каждый раздел. Обратите внимание на ошибки, которых следует избегать при оформлении формы Т-2.

Личная карточка работника - Форма Т-2

Когда человек устраивается на работу, сотрудник отдела кадров заводит на него личную карточку. Как правило, ее оформляют в день подписания трудового договора. Информация в карточку заносится на протяжении всей трудовой деятельности работника в компании.

Для того, чтобы не было путаницы, все личные карточки работников организации следует хранить в картотеке, где их удобно располагать в алфавитном порядке. Четких правил к оформлению картотеки не существует.

Государственные и муниципальные учреждения, организации государственного сектора экономики обязаны оформлять личные карточки сотрудников по унифицированной форме Т-2. В Постановлении №1 от 05.01.2004 года Госкомстат РФ утвердил правила ее оформления, которые продолжают действовать и в 2019 году.

Согласно статьям 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, негосударственная организация может самостоятельно разработать бланк для оформления личной карточки. В качестве образца можно использовать форму Т-2.

Личную карточку работника заполняет сотрудник отдела кадров или руководитель организации. Она содержит 11 разделов. Каждый раздел отражает ту или иную сферу трудовой жизни человека. Первую и вторую страницы нужно заполнить при приеме сотрудника на работу. Третья и четвертая страницы оформляются в процессе его деятельности в компании.

Документы, необходимые для оформления личной карточки работника

Информацию в личную карточку кадровик вносит исходя из тех данных, которые ему предоставил работник, и тех, которые оформили в организации при приеме человека на работу:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • сведения об образовании;
  • военный билет;
  • СНИЛС;
  • любые автобиографические данные, которые следует внести в форму Т-2;
  • договор о приеме на работу;
  • приказ о заключении трудового договора.

Для правильного заполнения блока о воинском учете, необходимы следующие документы:

  • военное удостоверение или военный билет для тех, кто находится в запасе;
  • подтверждение того, что человек может быть призван на службу, если он подлежит призыву.

Обратите внимание: если работник подлежит воинскому учету, у работодателя появляется еще одна обязанность. Ее власти ввели с 17 февраля 2019 года. Узнать, что нужно сделать

Образец заполнения личной карточки работника

В начале статьи вы можете скачать чистый бланк личной карточки работника по форме Т-2 и образец его заполнения.

Шапка формы Т-2

В шапке документа нужно указать коды ОКУД и ОКПО. ОКУД - это номер личной карточки работника. ОКПО - код учреждения. Далее следует написать полное название организации без сокращений и указать ее фактический адрес.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Сотрудник отдела кадров вносит в таблицу следующую информацию:

  • дата заполнения документа в формате дд.мм.гггг;
  • табельный номер - это порядковый номер, который присвоен сотруднику в организации;
  • ИНН. При устройстве на работу, человек не обязан предъявлять этот документ, поэтому его вписывать не обязательно;
  • СНИЛС нужно предоставить обязательно, в соответствии с частью 1 статьи 65 ТК РФ. При самом первом трудоустройстве человека, документ оформляет работодатель;
  • в графу "Алфавит" нужно вписать начальную букву фамилии сотрудника;
  • в графу "Характер работы" вписывают информацию, которая отражена в приказе о трудоустройстве. На временную или постоянную работу устраивается человек;
  • в графе "Вид работы" следует указать - основной. Если человек устраивается на работу по совместительству, личную карту на него заводить не нужно;
  • пол можно указать сокращённо - М/Ж, либо прописать полностью.

Раздел 1 - общие сведения

Первый раздел копирует информацию из паспорта человека.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

При его заполнении данные сокращать нельзя. Обратите внимание на ряд особенностей:

  • дату рождения следует писать полностью. Например, 15 апреля 1985 г. В поле "Код" ее пишут в формате дд.мм.гггг;
  • при записи места рождения можно использовать не более 100 символов;
  • можно использовать сокращения - гор., обл., пос. Слова - село, страница, кишлак, аул сокращать нельзя;
  • если у человека двойное гражданство, следует указать страну, гражданином которой он является;
  • наименование учебного заведения, которое окончил работник, можно сократить, если при этом не теряется смысл;
  • стаж сотрудника рассчитывают в соответствии с пунктом 61 Инструкции, которую утвердило Правление ТК РФ в постановлении № 192п;
  • ФИО и состав семьи следует вписать без сокращений;
  • нужно указать фактический адрес места жительства и прописку по паспорту. Если они совпадают, то вторую строку заполнять не нужно.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

В первом разделе очень важно правильно заполнить кодировки. Сотрудник отдела кадров должен знать, где и как их найти. Ошибки допускать нельзя. 

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Код населенного пункта кадровик указывает в соответствии с классификатором ОКАТО (ОК 019-95). Он утвержден постановлением № 413 Госстандарта РФ.

Следующие графы следует заполнять, используя классификатор ОКИН (ОК 018-2014).

Коды по гражданству находятся в фасете 02.

1 - гражданин РФ

2 - двойное гражданство

3 - иностранец

4 - гражданство отсутствует.

Если сотрудник владеет иностранным языком, то его название берут из фасета 04, а степень владения языком отражена в фасете 05.

Сведения об образовании нужно заполнить в соответствии с законом "Об образовании" от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Код образования вносят по фасету 30.

Для обозначения состояния в браке и состава семьи используют фасеты 10 и 11 соответственно.

Для обозначения кода специальности по диплому, пользуются классификатором ОКСО ОК 009-2016.

Код профессии или специальности можно посмотреть в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и трудовых разрядов (ОКПДТР ОК 016-94).

Раздел 2 - сведения о военном учете

Данный раздел нужно заполнить, ориентируясь на документы воинского учета. При этом, следует обратить внимание на некоторые особенности:

  • Пункт "Категория запаса" не заполняют, если сотрудник - офицер запаса.
  • В пункте "Состав (профиль)" недопустимы сокращения.
  • Пункт "Состоит на воинском учете" можно менять, поэтому его лучше заполнить карандашом.

Проверяет информацию этого раздела инспектор по кадрам. Если все изложено в соответствии с документами, работник и инспектор подписывают документ с расшифровкой подписи и указанием должности.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Раздел 3 - прием на работу. Переводы

Информация данного раздела важна для формирования трудового стажа человека. Его заполняют на основании приказа о трудоустройстве. Все данные третьего раздела нужно продублировать в трудовой книжке. Работник заверяет подписью каждую запись этого блока.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Раздел 4 - аттестация

Этот раздел нужно заполнить, если организация проводит аттестацию сотрудников. В пункте "Решение комиссии" выносится вердикт - соответствует или не соответствует работник занимаемой должности и должен ли он пройти переаттестацию. В графе "Основание" нужно указать реквизиты протокола аттестационной комиссии, если сотрудник уже прошел переаттестацию.

Разделы 5 - 6 - повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Если сотрудник проходил курсы повышения квалификации или переподготовки, то, на основании диплома или свидетельства, информацию об этом нужно отразить в этих разделах. В графе "Основание" нужно прописать реквизиты приказа руководителя, о направлении работника на обучение.

Раздел 7 - награды

Здесь нужно перечислить все награды и поощрения, которые получил человек в процессе трудовой деятельности. Прописать все отметки следует на основании статьи 191 ТК РФ и локальных актов.

Если смысл не теряется, то допустимо сокращать данные.

Раздел 8 - отпуск

Нужно внести сведения о каждом виде отпуска, который предоставляли работнику:

  • основной ежегодный отпуск;
  • отпуск без сохранения заработной платы;
  • отпуск по беременности и уходу за ребенком.

Указывают тип отпуска и его продолжительность. Основанием служит приказ руководителя организации.

Если вместо отпуска работнику выплатили денежную компенсацию, то сведения об этом необходимо отразить в данном разделе.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

В случае, если в разделе отпусков нет места для новой информации, можно создать "Дополнение к личной карточке работника". Шапка оформляется также как и в основном документе, а табличная часть копирует аналогичную часть раздела, к которому делается дополнение.

Раздел 9 - социальные льготы

Здесь указывают все льготы, которые предоставлены работнику. Нужно прописать реквизиты документов и ссылки на нормативные акты, которые подтверждают право на льготу.

Раздел 10 - дополнительные данные

Данный блок заполнять не обязательно. При желании, здесь можно указать дополнительные сведения об образовании работника, его группе инвалидности, наличии водительского удостоверения и так далее. То есть ту информацию, которая важна с точки зрения выполнения человеком рабочих обязанностей.

Раздел 11 - прекращение трудового договора

Блок 11 заполняют на основании приказа о прекращении трудовой деятельности. Нужно указать дату увольнения и реквизиты приказа. Подписать эту часть должны работник и инспектор по кадрам.

Личная карточка работника: образец заполнения формы Т-2

Ошибки, возникающие при заполнении формы Т-2

Наличие небольшого количества незначительных ошибок при заполнении формы Т-2 допустимо. Но, если ошибок и исправлений много, то проверяющая инспекция может оштрафовать отдел кадров за недобросовестную работу.

Наиболее распространенные ошибки:

Аккуратность

Если необходимо, то допустимо, что текст выходит за пределы предназначенных для него полей. Но запрещено заходить в зону кодирования. При наличии любых отметок в этой зоне, личная карточка становится испорченной и ее следует переписать.   

Спецсимволы

Использовать спецсимволы в форме Т-2, особенно в зоне кодирования, запрещено. К ним относятся: двоеточие (:), косая черта (/), знак равенства (=) и остальные.

Прочерки

Прочерки в личной карточке работника недопустимы. Если информация для записи отсутствует, то графу нужно оставить пустой.

Заполнение личной карточки на компьютере

При приеме сотрудника на работу, форму Т-2 можно заполнить от руки или на компьютере. Последующие записи, которые возникают в процессе трудовой деятельности человека, следует заполнять только вручную. Каждая новая запись должна быть заверена работником.

Если ошибки допущены при первичном оформлении карточки, то можно вместо испорченной создать новую. В дальнейшем, если в записях появляются ошибки, следует вносить исправления. Заводить новую карточку нельзя.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.