Российский налоговый курьер

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам

  • 29 мая 2019
  • 271

Авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия – это наиболее удобный и простой способ составить документ. Практически любая фирма сталкивается с выдачей денег под отчет, а значит, наша инструкция по формированию документа по шагам вам обязательно пригодится.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию, как сделать это в программе 1с 8.3 бухгалтерия. Для тех, кто не пользуется 1С можно скачать официальный бланк авансового отчета АО-1:

Будьте внимательны: с 1 июля 2019 – новые правила для подотчетников. Теперь сотрудники должны подтверждать подотчетные расходы другими документами. Соответствующий закон уже подписан. Эксперты «Российского налогового курьера» составили подробный список изменений, а также обновили памятку командированному. Скачайте и разошлите сотрудникам.

Скачать памятку и новые правила

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия - инструкция

Авансовый отчет составляется не только тогда, когда ваш работник едет в командировку. Документ нужен во всех случаях выдачи под отчет денег предприятия. Предлог может быть любым:

  • Выполнение поручения фирмы;
  • Покупка необходимых принадлежностей для работы;
  • Марки и другие почтовые затраты;
  • Обслуживание автомобиля;
  • Билеты и пр.

После того, как подотчетник документально подтвердит, куда были потрачены выделенные деньги, бухгалтер составляет авансовый отчет. 

Давайте посмотрим, какие шаги нужно предпринять, чтобы без проволочек и ошибок сделать его в 1с 8.3 бухгалтерия. Программ достаточно проста в работе, поэтому многие пункты при заполнении отчета будут очевидны и без дополнительных инструкций.

Шаг 1. Создаем новый документ.

Для этого входим в 1С, и в левом списке жмем на клавишу «Банк и касса». В открывшемся меню выбираем «Авансовые отчеты» - это верхний ряд, средний столбик.

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия

После проделанных манипуляций, у вас должно открыться окно со списком авансовых отчетов. Если таковых еще не было, то табличная часть будет пустой. А дальше у вас есть несколько вариантов действий:

  1. Если вы хотите поработать с уже имеющимся документом, то введите в поле «Подотчетное лицо» ФИО соответствующего сотрудника;
  2. Если ваша цель – именно заполнение нового бланка, тогда кликаем создать. И вот перед вами проект будущей отчетной документации.

Шаг 2. Заполняем общие данные авансового отчета в 1С 8.3 бухгалтерия

В первую очередь обратите внимание на номер и дату. Сервис предусматривает автоматическое выставление нужных цифр. Но если они вас не устраивают, ведите их сами.

Во вкладке: подразделение (организация) ищем нужное. То же самое проделываем со строкой «Подотчетное лицо» - находим нужную фамилию, на кого вы все оформляете.

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия

По умолчанию таблица после шапочной части будет открыта на вкладке «Авансы». Тут будет показана первичка, по которой выдавались деньги работнику. Щелкните по ней и найдите нужный расходно-кассовый ордер. Если все сделано правильно, в таблице под «Авансы» вы получите номер документа, сумму и в какой валюте она выражена.

Например, авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия делается по случаю командировки. Тогда поля будут ориентировочно такими.

Графа отчета

Что будет показано

Документ аванса

Выдача наличных (с р/с)  КП00-000023 12:00:23

Сумма

15 000

Валюта

руб.

Назначение

командировка в Санкт-Петербург с 03.06.2019 по 05.06.2019

Получено авансов

15 000

Израсходовано

17 000

Прочее

Здесь покажите затраты в разрезе: суточные, дорога и пр.*

*Здесь же проводится товарный и кассовый чек.

В зависимости от нужд, по которым были переданы подотчетные суммы, указанные данные могут меняться. Например, при покупке канцтоваров, в графе «назначение» напишите хозрасходы и т.д.

В нашем примере выданные средства и потраченные не равны друг другу. Такое бывает. В этом случае делаете перерасход или возврат остатка. В первом случае необходимо подтвердить факт того, что организация не возражает против переплаты. Тогда переплата образуется по Кт71, и будет выдана работнику.

Если остались лишние деньги, они либо идут в счет следующей командировки, либо делает возврат.

Шаг 3. Вносим данные в расходный ряд

Ряд перед таблицей – это кнопки: «Авансы», «Товары», «Возвратная тара», «Оплата» и «Прочее». Первую из них мы уже разобрали. Поэтому остановимся на других. Они не всегда нужны, только когда были соответствующие операции.

  • Товары – если деньги были выданы на приобретение ТМЦ, вести учет по ним нужно здесь. Пользуйтесь подразделом «Номенклатура», чтобы указать их наименование и цену. В подразделе «Документ (расхода) вбивается номер чека, квитанции, накладной или подтверждающей приобретении справки;
  • Возвратная тара – если подотчетник получил таковую от контрагента;
  • Оплата – понадобится при расчетах подотчетника с поставщиком. Как правило, это или предоплата, либо напротив кредитный долг. В подразделе «Контрагент/договор» укажите данные партнера и договора с ним. А в подразделе «Содержание» ставите назначение платежа;
  • Прочее – командировочные траты, марки, транспорт – все, что нельзя показать в иных пунктах. Все перечисленное находится во вкладке «Номенклатура».

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия

Обратите внимание, что затраты, при верно указанных данных, 1С 8.3 ставит автоматом.

Шаг 4. Проводим и распечатываем отчет.

Когда бланк заполнен, его необходимо провести. Для этого жмем на кнопку с одноименным названием. Обратите внимание, что там есть еще клавиша «Провести и закрыть». Если требуется потом распечатка, то кликать нужно «Провести».

Сгенерированные проводки можно посмотреть, кликнув на «Дт и Кт».

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам товарный и кассовый чек

Очень часто у бухгалтеров возникает вопрос, как в программе отразить данные по товарному или кассовому чеку. Все очень просто.

  • Когда вы находитесь в окошке оформления вашего авансового отчета, кликните по кнопке «Прочее». Эта последняя клавиша в ряду перед таблицей: «Авансы», «Товары», «Возвратная тара», «Оплата» и «Прочее»;
  • В открывшемся списке найдите и щелкните кнопку «Документ расхода»;
  • Вам осталось вбить соответствующие данные.

 авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия по шагам товарный и кассовый чек

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам безналичный расчет

Иногда организация выдает денежные средства под отчет безналичным способом. Эту особенность также необходимо отразить в отчете. Сделать это в программе 1с 8.3 возможно.

Важно! Все ваши действия будут в точности совпадать, как если бы вы выдали деньги наличными. Разница лишь в том, что при выборе варианта выдачи средств, нужно кликнуть по надписи «списано с расчетного счета».

Данная операция выполняется в момент выбора документа, по которому давались подотчетные деньги. В открывшемся меню будет два пункта: выдача наличных и списано с р/с.

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия по шагам безналичный расчет

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам в бюджете

Отличие авансового отчета для бюджетников от коммерсантов состоит в разнице между счетами. Госкомпании формирую совершенно иные проводки. Для подотчетников у них существуют счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». К нему открываются соответствующие субсчета, в зависимости от того на какие цели выданы деньги.

Счет 0 208 00 000 используется в корреспонденции со субсчетами:

  • 1 201 04 610. 600. Выданы из кассы подотчетному лицу.
  • 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»;
  • 0 201 11 610. «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» и др.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.