Российский налоговый курьер

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам

  • 29 мая 2019
  • 117

Авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия – это наиболее удобный и простой способ составить документ. Практически любая фирма сталкивается с выдачей денег под отчет, а значит, наша инструкция по формированию документа по шагам вам обязательно пригодится.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию, как сделать это в программе 1с 8.3 бухгалтерия. Для тех, кто не пользуется 1С можно скачать официальный бланк авансового отчета АО-1:

Будьте внимательны: с 1 июля 2019 – новые правила для подотчетников. Теперь сотрудники должны подтверждать подотчетные расходы другими документами. Соответствующий закон уже подписан. Эксперты «Российского налогового курьера» составили подробный список изменений, а также обновили памятку командированному. Скачайте и разошлите сотрудникам.

Скачать памятку и новые правила

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия - инструкция

Авансовый отчет составляется не только тогда, когда ваш работник едет в командировку. Документ нужен во всех случаях выдачи под отчет денег предприятия. Предлог может быть любым:

  • Выполнение поручения фирмы;
  • Покупка необходимых принадлежностей для работы;
  • Марки и другие почтовые затраты;
  • Обслуживание автомобиля;
  • Билеты и пр.

После того, как подотчетник документально подтвердит, куда были потрачены выделенные деньги, бухгалтер составляет авансовый отчет. 

Давайте посмотрим, какие шаги нужно предпринять, чтобы без проволочек и ошибок сделать его в 1с 8.3 бухгалтерия. Программ достаточно проста в работе, поэтому многие пункты при заполнении отчета будут очевидны и без дополнительных инструкций.

Шаг 1. Создаем новый документ.

Для этого входим в 1С, и в левом списке жмем на клавишу «Банк и касса». В открывшемся меню выбираем «Авансовые отчеты» - это верхний ряд, средний столбик.

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия

После проделанных манипуляций, у вас должно открыться окно со списком авансовых отчетов. Если таковых еще не было, то табличная часть будет пустой. А дальше у вас есть несколько вариантов действий:

  1. Если вы хотите поработать с уже имеющимся документом, то введите в поле «Подотчетное лицо» ФИО соответствующего сотрудника;
  2. Если ваша цель – именно заполнение нового бланка, тогда кликаем создать. И вот перед вами проект будущей отчетной документации.

Шаг 2. Заполняем общие данные авансового отчета в 1С 8.3 бухгалтерия

В первую очередь обратите внимание на номер и дату. Сервис предусматривает автоматическое выставление нужных цифр. Но если они вас не устраивают, ведите их сами.

Во вкладке: подразделение (организация) ищем нужное. То же самое проделываем со строкой «Подотчетное лицо» - находим нужную фамилию, на кого вы все оформляете.

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия

По умолчанию таблица после шапочной части будет открыта на вкладке «Авансы». Тут будет показана первичка, по которой выдавались деньги работнику. Щелкните по ней и найдите нужный расходно-кассовый ордер. Если все сделано правильно, в таблице под «Авансы» вы получите номер документа, сумму и в какой валюте она выражена.

Например, авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия делается по случаю командировки. Тогда поля будут ориентировочно такими.

Графа отчета

Что будет показано

Документ аванса

Выдача наличных (с р/с)  КП00-000023 12:00:23

Сумма

15 000

Валюта

руб.

Назначение

командировка в Санкт-Петербург с 03.06.2019 по 05.06.2019

Получено авансов

15 000

Израсходовано

17 000

Прочее

Здесь покажите затраты в разрезе: суточные, дорога и пр.*

*Здесь же проводится товарный и кассовый чек.

В зависимости от нужд, по которым были переданы подотчетные суммы, указанные данные могут меняться. Например, при покупке канцтоваров, в графе «назначение» напишите хозрасходы и т.д.

В нашем примере выданные средства и потраченные не равны друг другу. Такое бывает. В этом случае делаете перерасход или возврат остатка. В первом случае необходимо подтвердить факт того, что организация не возражает против переплаты. Тогда переплата образуется по Кт71, и будет выдана работнику.

Если остались лишние деньги, они либо идут в счет следующей командировки, либо делает возврат.

Шаг 3. Вносим данные в расходный ряд

Ряд перед таблицей – это кнопки: «Авансы», «Товары», «Возвратная тара», «Оплата» и «Прочее». Первую из них мы уже разобрали. Поэтому остановимся на других. Они не всегда нужны, только когда были соответствующие операции.

  • Товары – если деньги были выданы на приобретение ТМЦ, вести учет по ним нужно здесь. Пользуйтесь подразделом «Номенклатура», чтобы указать их наименование и цену. В подразделе «Документ (расхода) вбивается номер чека, квитанции, накладной или подтверждающей приобретении справки;
  • Возвратная тара – если подотчетник получил таковую от контрагента;
  • Оплата – понадобится при расчетах подотчетника с поставщиком. Как правило, это или предоплата, либо напротив кредитный долг. В подразделе «Контрагент/договор» укажите данные партнера и договора с ним. А в подразделе «Содержание» ставите назначение платежа;
  • Прочее – командировочные траты, марки, транспорт – все, что нельзя показать в иных пунктах. Все перечисленное находится во вкладке «Номенклатура».

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия

Обратите внимание, что затраты, при верно указанных данных, 1С 8.3 ставит автоматом.

Шаг 4. Проводим и распечатываем отчет.

Когда бланк заполнен, его необходимо провести. Для этого жмем на кнопку с одноименным названием. Обратите внимание, что там есть еще клавиша «Провести и закрыть». Если требуется потом распечатка, то кликать нужно «Провести».

Сгенерированные проводки можно посмотреть, кликнув на «Дт и Кт».

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам товарный и кассовый чек

Очень часто у бухгалтеров возникает вопрос, как в программе отразить данные по товарному или кассовому чеку. Все очень просто.

  • Когда вы находитесь в окошке оформления вашего авансового отчета, кликните по кнопке «Прочее». Эта последняя клавиша в ряду перед таблицей: «Авансы», «Товары», «Возвратная тара», «Оплата» и «Прочее»;
  • В открывшемся списке найдите и щелкните кнопку «Документ расхода»;
  • Вам осталось вбить соответствующие данные.

 авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия по шагам товарный и кассовый чек

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам безналичный расчет

Иногда организация выдает денежные средства под отчет безналичным способом. Эту особенность также необходимо отразить в отчете. Сделать это в программе 1с 8.3 возможно.

Важно! Все ваши действия будут в точности совпадать, как если бы вы выдали деньги наличными. Разница лишь в том, что при выборе варианта выдачи средств, нужно кликнуть по надписи «списано с расчетного счета».

Данная операция выполняется в момент выбора документа, по которому давались подотчетные деньги. В открывшемся меню будет два пункта: выдача наличных и списано с р/с.

авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия по шагам безналичный расчет

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам в бюджете

Отличие авансового отчета для бюджетников от коммерсантов состоит в разнице между счетами. Госкомпании формирую совершенно иные проводки. Для подотчетников у них существуют счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». К нему открываются соответствующие субсчета, в зависимости от того на какие цели выданы деньги.

Счет 0 208 00 000 используется в корреспонденции со субсчетами:

  • 1 201 04 610. 600. Выданы из кассы подотчетному лицу.
  • 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»;
  • 0 201 11 610. «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» и др.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.