Российский налоговый курьер

Как главбуху спокойно уйти в отпуск: чек-лист

13 июня 2019
383
Средний балл: 0 из 5

Главбух компании собрался в отпуск. Мы расскажем, как организовать работу во время его отсутствия. В статье — памятки с подсказками, как и что надо делать, пока главбух отдыхает.

Как главбуху спокойно уйти в отпуск: чек-лист

Подготовьте сотрудников к своему отпуску

Первым делом предупредите об отпуске руководителя, подчиненных и коллег из соседних отделов, которые контактируют с бухгалтерией. Возможно, у кого-то из подчиненных прибавится работы и за это им нужно будет доплатить.

Определите, кто будет вас замещать во время отпуска (о том, полагается ли заместителю доплата, читайте ниже). Составьте письменное распоряжение, кто за какие вопросы отвечает. Особенно документ пригодится, если у вас нет штатного заместителя или, напротив, их несколько. Подчиненным разошлите общую памятку за подписью руководителя. В ней установите порядок работы на время вашего отпуска.

Порядок работы во время отпуска главного бухгалтераСкачать памятку для сотрудников>>>

Иногда руководство или собственник требует доказать, что заместители справятся. Подтвердить компетентность подчиненных помогут результаты аттестации или тестирования. В идеале проводите обучение работников периодически тем более, что это укладывается в рамки нового профстандарта "Бухгалтер". Чтобы проверить уровень своих работников, организуйте тестирование. Главное, чтобы тест соответствовал новому профстандарту. Например, такой тест есть в Высшей налоговой Академии. Доступ к тестированию свободный, нужно только оформить пробный доступ к обучению. 

Также предупредите сотрудников, как действовать в нештатных ситуациях. Например, если из ИФНС придет требование о представлении документов, подготовить и направить бумаги в течение 10 рабочих дней. Если этого времени не хватит, подать уведомление о продлении срока.

Вы можете сообщить о предстоящем отпуске представителям контрагентов, с которыми общаетесь чаще всего. Это поможет партнерам оперативно решить рабочие вопросы в ваше отсутствие через другое контактное лицо. В почте можно сформировать письмо-уведомление и разослать по электронным адресам компаний-контрагентов. Также есть смысл попросить системного администратора, чтобы он временно установил в вашей электронной почте автоматический ответ. Любой, кто напишет вам, сразу получит ответное сообщение, что вы в отпуске, вернетесь тогда-то, а пока обращайтесь к заместителю, номер такой-то.

Решите вопрос с обязанностями и оплатой работы

Чтобы понять, выплачивать ли заместителю главбуха дополнительные суммы, посмотрите, что написано в должностной инструкции или в трудовом договоре работника (см. схему). Если в этих документах прописано, что сотрудник должен выполнять обязанности начальника во время его отпуска, болезни или командировки, то это его обычные должностные обязанности. Никакой доплаты за их выполнение ему начислять не нужно. Претензий со стороны проверяющих к вам не будет (письма Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).

Пункт в должностной инструкции может выглядеть так:

Отпуск главбуха. Обеспечьте себе спокойный отдых

Если в должностной инструкции никаких оговорок нет, возложить на сотрудника дополнительные обязанности можно специальным приказом (ст. 60.2 и 151 ТК). Но сначала попросите работника письменно подтвердить, что он согласен выполнять обязанности другого сотрудника во время его отпуска.

Кроме того, за выполнение дополнительной работы в таком случае ему полагается доплата. Размер доплаты определите в дополнительном соглашении к трудовому договору. И на его основании оформите приказ.

Сумму доплаты согласуйте с работником. Как правило, ее определяют как процент от оклада (зарплаты) по должности замещаемого работника. Но стороны вправе рассчитать его любым другим способом. Дополнение может выглядеть так, как показано далее, а приказ о временном замещении вы найдете в образце 2.

Приказ о временном замещении 

Отпуск главбуха. Обеспечьте себе спокойный отдых

Отпуск главбуха. Обеспечьте себе спокойный отдых

При расчете доплаты учитывайте, сколько дней сотрудник фактически замещал своего руководителя. Посмотрите расчет доплаты на примере.

ПРИМЕР 1

На время отпуска главного бухгалтера О.С. Потаповой ее обязанности возложили на старшего бухгалтера Л.С. Степанову. Отпуск главбуха — с 4 по 18 июня. Размер доплаты за полный месяц — 17 500 руб. (70 000 руб. × 25%). Сколько нужно доплатить старшему бухгалтеру?

В июне Степанова замещала главбуха в общей сложности 10 рабочих дней. Всего в этом месяце 20 рабочих дней. Сумма доплаты составит:

17 500 руб. : 20 дн. × 10 дн. = 8750 руб.

Эту сумму бухгалтер прибавил к обычной зарплате Степановой за месяц. Оклад Степановой — 45 000 руб. Всего ей начислят 53 750 руб. (45 000 + 8750). И с общей суммы бухгалтер начислит взносы и удержит НДФЛ.

Еще один способ заменить главбуха — временный перевод другого сотрудника на должность начальника (ч. 1 ст. 72.2 ТК). После перевода работник обязан выполнять только работу руководителя. На этот период функции заместителя можно возложить на другого сотрудника или оставить ставку временно вакантной.

В дополнительном соглашении пропишите, что за работу по должности руководителя в период временного перевода работнику устанавливается зарплата руководителя. Свою прежнюю зарплату в этот период он не получает.

Дополнение может выглядеть так, как показано ниже.

Отпуск главбуха. Обеспечьте себе спокойный отдых

Зарплату в таком случае посчитайте отдельно по каждой должности пропорционально отработанным дням.

ПРИМЕР 2

Используем условие примера 1, но предположим, что старшего бухгалтера Степанову на время отпуска главного бухгалтера Потаповой перевели на ее должность.

Таким образом, в июне Степанова замещала главбуха в общей сложности 10 рабочих дней и 10 дней работала по своей основной должности. Всего в этом месяце 20 рабочих дней.

Сумма за месяц составит:

45 000 руб. : 20 дн. × 10 дн. + 70 000 руб. : 20 дн. × 10 дн. = 57 500 руб.

Не подписывайте бумаги за тот период, пока вы в отпуске

Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Во время отдыха главбух не обязан трудиться. Но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохраняются, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, действительны. Судьи такую позицию разделяют (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.01.2015 по делу № 33-4778/2014).

Но для компании возникают другие опасности. Привлекать к работе сотрудника во время отпуска запрещает трудовое законодательство. За нарушения могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. руб.

Есть два способа подписать документы, когда главбух в отпуске или на больничном. Первый — оформить отзыв главбуха из отпуска. Но этот способ очень трудоемкий. Второй проще — попросить расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха. 

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться

Из-за нового МРОТ бухгалтеры пересчитают зарплаты работников задним числом

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.