Российский налоговый курьер

Штатное расписание на 2020 год: оформляем по всем правилам

27 сентября 2019
153
Средний балл: 5 из 5

Первое, что у компании запросят при проверке зарплаты и страховых взносов, это штатное расписание. Не важно, какое ведомство проводит проверку, штатку смотрят все проверяющие. Поэтому важно составить штатное расписание на 2020 год и оформить его по всем правилам.

В законодательстве нет прямого требования составлять штатное расписание. Нет и указаний, как часто его пересматривать и утверждать новое. Тем не менее, штатное расписание должно быть у каждого работодателя. Во-первых, в трудовом законодательстве содержится немало ссылок на штатку. Во-вторых, ее обязательно запросят проверяющие при любой проверке, связанной с зарплатой и страховыми взносами. Оформляем по всем правилам штатное расписание на 2020 год.

Зачем нужно штатное расписание

В первую очередь штатное расписание нужно, чтобы не нарушить требования законодательства и пройти проверку. Выше мы уже сказали, что штатка – это первый документ, которые запрашивают контроллеры. Из этого документа они получают немало информации об организации:

  • Численность персонала,
  • Фонд оплаты труда,
  • Плановые суммы страховых взносов, которые рассчитываются в процентах от фонда оплаты труда,
  • Организационная структура компании,
  • Подчиненность отделов.

Руководству организации штатное расписание тоже несет немало пользы. И не только руководству, но и другим специалистам, например, кадровикам, бухгалтерам, экономистам и т.д. Они видят в штатном расписании ту же информацию, что и проверяющие, но могут использовать ее в целях планирования, оптимизации и развития компании.

Трудовой кодекс не содержит требования составлять штатное расписание, только содержит ссылки на этот документ (ст. 15, 57 ТК РФ). Но в одном случае без штатки обойтись нельзя. Это увольнение по сокращению штата. Основанием для прекращения трудовых отношений с работником являются изменения, вносимые в штатное расписание. Например, ликвидация должности или целого отдела. В приказе об увольнении дается ссылка на измененное штатное расписание.

Когда составлять и утверждать первое штатное расписание?

Самый лучший вариант – еще до приема первого работника. Если на стадии планирования штатку не составили, то это нужно сделать сразу после заключения первого трудового договора. Это опять же связано с возможными требованиями проверяющих, когда работодатель начнет сдавать отчетность по зарплате и страховым взносам.

Пересматривать штатное расписание можно по мере необходимости. Например, когда нужно добавить, изменить или ликвидировать должности или отделы. Утвердить новую штатку придется еще и при изменении фонда оплаты труда. Например, при изменении окладов или надбавок. Напомним, что ежегодно повышается минимальный размер оплаты труда (МРОТ). А проверяющие требуют от компаний еще и обязательной ежегодной индексации зарплат на основании ст.134 ТК РФ. Чтобы обезопасить себя от претензий контроллеров, штатку придется пересматривать ежегодно.

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание

Обычно штатное расписание разрабатывает кадровый работник: начальник отдела кадров, инспектор по кадрам, менеджер по персоналу и т.д. Если в компании нет кадровика, руководитель может разработать штатку сам. Или поручить эту задачу одному из работников, например, бухгалтеру, экономисту, секретарю и т.д.

Разработанное штатное расписание подписывает начальник отдела кадров или лицо, выполняющее функции кадровика. Или сам директор, если в компании кадровика нет. Утверждает штатное расписание руководитель компании. Для этого составляют отдельный приказ, а его реквизиты вписывают в бланк штатки. Например, в унифицированной форме Т-3 для реквизитов приказа отведено поле в верхней правой части над таблицей.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год

Форма штатного расписания

У работодателя есть два варианта, чтобы выбрать форму штатного расписания. Во-первых, можно использовать унифицированный бланк Т-3, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004г. № 1. Этот бланк содержит все необходимые реквизиты и поля. Если стандартный бланк заполнен правильно, то к форме штатки у проверяющих претензий не будет. Но имейте ввиду, если вы выбрали стандартный бланк, то заполнять нужно все поля. Если сведения для заполнения отсутствуют, нужно ставить прочерки или символ «х».

Во-вторых, можно разработать свою собственную форму и утвердить ее в учетной политике. Здесь у работодателя тоже есть два варианта:

  1. Можно разработать свой бланк «с чистого листа». Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты первичного документа. Они перечислены в ст.9 закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ,
  2. Более простой вариант – скорректировать унифицированную форму Т-3 с учетом специфики своей компании. Например, добавить нужные реквизиты. Или, наоборот, убрать лишние сведения и поля. Главное проверьте, чтобы в числе лишних не оказались обязательные реквизиты.

Скачать унифицированную форму Т-3 вы можете по ссылке в начале нашей статьи.

Штатное расписание на 2020 год: оформляем правильно

Унифицированный бланк Т-3 состоит из двух частей:

  1. Шапка документа,
  2. Табличная часть.

В верхней части бланка располагается информация:

  • Наименование организации,
  • Код по ОКПО,
  • Номер и дата составления штатки,
  • Период действия штатного расписания,
  • Реквизиты приказа об утверждении.

В табличной части приводится информация о подразделениях, работниках и фонде оплаты труда:

Графа

Название

Как заполнить

1

Наименование подразделения

Впишите названия отделов, департаментов и других подразделений на русском языке. Если компания небольшая и подразделений нет, поставьте прочерк

2

Код подразделения

Укажите код подразделения в соответствии с кодировкой, принятой в организации. Код может состоять из цифр, букв, сочетания цифр и букв с другими символами

3

Должность (специальность, профессия)

Впишите наименования должностей на русском языке. Если работа по должности предполагает получение льгот, то название вписывайте в соответствии с квалификационными справочниками. Если льгот не предусмотрено, можно придумать любые названия должностей

4

Количество штатных единиц

Укажите количество штатных единиц. Обратите внимание на два момента:

  1. Здесь указывается штатное количество единиц, а не фактическое наличие работников.

Пример: в организации работает один кладовщик, еще одного планируется принять в течение месяца. В штатном расписании для позиции «кладовщик» будет указано 2 единицы.

  1. Количеством может быть не целое число.

Пример: в компании работают два менеджера продаж. Одни из них принят на полную ставку, другой – внешний совместитель на 0,5 ставки. В штатном расписании в графе 4 будет указано «1,5»

5

Тарифная ставка, оклад

Укажите тариф, оклад, расценку и т.д. в рублях. Сумму указывайте в расчете на полную ставку

6 – 8

Надбавки

Укажите действующие надбавки, например, районный коэффициент, коэффициент трудового участия и т.д.

9

Всего в месяц

Рассчитайте фонд оплаты труда по каждой строке. Формула приведена в самой таблице

10

Примечание

Внесите дополнительную информацию. Например, приказ об установлении надбавок

Штатное расписание на 2020 год по всем правилам

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться

Из-за нового МРОТ бухгалтеры пересчитают зарплаты работников задним числом

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.