Российский налоговый курьер

Как составить служебную записку о командировке

14 октября 2019
23
Средний балл: 0 из 5

В статье рассмотрим, как правильно составить служебную записку в разных ситуациях. Кроме того, ниже вы найдете актуальные образцы служебной записки о командировке.

Образец и правила составления

Правила оформления служебных записок законодательно не установлены. Поэтому форма этого документа – свободная, и как ее оформлять, компания решает сама. Если в компании используют часто такой внутренний документ, как служебную записку, то бланк и правила составления можно закрепить внутренними локальными документами. Работников обязательно нужно ознакомить с ними под подпись.

Составляется документ, как правило, на бланке компании. Текст записки, как правило, разбивается на 2 части. В первой описывается ситуация, послужившая поводом для написания, во второй – выводы и предложения по вопросу.

В записку необходимо включить следующие реквизиты:

  • ФИО директора компании;
  • ФИО специалиста, составившего записку;
  • Наименование документа;
  • Содержание документа  
  • Перечень прилагаемых документов
  • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

Служебную записку должен подписать руководитель компании. Если нужны дополнительные согласования, то ее передают согласующему лицу.

Резолюция на документ обычно ставится в верхнем углу и содержит следующую информацию:

  • кому поручено исполнение документа - должность, ФИО исполнителя;
  • само поручение в повелительном наклонении;
  • срок исполнения (при необходимости);
  • подпись и дату.

Служебная записка должна быть исполнена после того как согласована и по ней вынесено решений.

Зачем нужна служебная записка о командировке

Работодатель может направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения в командировку (ст. 166 ТК РФ). В этом случае служебную записку оформлять не обязательно. Только в случае, если это правило закреплено во внутренних документах компании. Указать нужно:

  1. Цель
  2. Место командирования
  3. Период

Но, если в вашей компании принято запрашивать согласие руководителя на командировку, то перед поездкой лучше составить данный документ. 

А вот по возвращению из поездки, работник самостоятельно оформляет документ в случае, когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771). Обязательно нужно приложить документы, подтверждающие расходы в поездке: чеки, квитанции, счета. Одна служебная записка ничего не доказывает (Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Содержание служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

Содержание документа зависит от целей его составления.

Командировка может быть отменена по различным причинам, например, по болезни сотрудника. В служебной записке необходимо указать причину отмены командировки. Можно приложить оправдательные документы, например, больничный лист. На основании такого документа будет издан приказ руководителя об отмене командировки.

Если сотрудник задержался в командировке по уважительным причинам, то служебка поможет ему продлить ее срок. В документе необходимо указать причины задержки и период продления. Это может быть отсутствие авиабилетов. Руководитель издаст приказ о продлении командировки.

Образцы служебных записок о командировке

Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

Сколько хранятся служебные записки о командировках

По законодательству документы о командировании работников нужно хранить 5 лет (п. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Если к вам нагрянет инспекция с проверкой, то ее может заинтересовать обоснованность отмены командировки. В этом случае служебные записки подтвердят такие расходы. Срок хранения налоговых документов тоже 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.