Российский налоговый курьер

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2020 году

14 октября 2019
103
Средний балл: 0 из 5

В последнее время вышло много изменений в законодательстве о работе с наличными деньгами, кассами и чеками. Как они отразились на работе с подотчетниками? Расскажем, какой порядок выдачи подотчетных сумм будет действовать в 2020 году.

Работа с наличными деньгами регламентируется двумя основными документами. Это Указания Банка России № 3073-У от 07.10.2013г. и № 3210-У от 11.03.2014г. Но работа с подотчетниками не сводится к одним только операциям с наличностью. Бухгалтеру нужно знать нормы трудового законодательства и порядок работы с бухгалтерской первичкой. Здесь в последнее время принимается немало изменений, в первую очередь в работе с кассовыми чеками и БСО. А ведь именно ими сотрудник отчитывается по подотчетным суммам.

Выдача подотчетных сумм: изменения, последние новости

Работа с подотчетными суммами изменилась после обновления закона от 22.05.2003г. № 54-ФЗ о применении ККТ. В первую очередь, у бухгалтеров возник вопрос, нужно ли выбивать чек при выдаче наличных в подотчет? Налоговики дали ответ в письме от 10.08.2018г. № АС-4-20/15566@: выдачу подотчетных сумм по кассе пробивать не нужно.

Тогда возник вопрос, какие документы принимать в оправдание расходов подотчетных сумм? Здесь возможны два варианта.

Вариант №1. Сотрудник идет в магазин и совершает покупку, как обычный покупатель – физическое лицо. В этом случае нужно руководствоваться тем же письмом ФНС от 10.08.2018г. № АС-4-20/15566@. Продавец выдает кассовый чек, как рядовому покупателю. Этот чек подотчетник прикладывает к авансовому отчету.

Вариант №2. Компания может оформить доверенность на своего сотрудника и выдать деньги для приобретения ТМЦ. Сотрудник идет в магазин, предъявляет доверенность и реквизиты своей компании. Это уже сделка между юридическими лицами, поскольку сотрудник выступает от имени организации. Здесь мы подходим к совсем свежим изменениям. С 1 июля 2019 года вступил в силу ряд положений закона от 03.07.2018г. № 192-ФЗ. Если покупателем является юридическое лицо, чек ККТ или БСО дополняются следующими реквизитами:

  • Наименование организации – покупателя,
  • ИНН покупателя,
  • Сведения о стране происхождения товара (при наличии),
  • Сумма акциза,
  • Номер таможенной декларации (при наличии).

В любом случае задача бухгалтерии – проверить наличие в чеке необходимых реквизитов. А если возникли сомнения в достоверности чека, проверить его подлинность на сайте ФНС.

Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Сначала ответим на один вопрос. Почему важно правильно оформлять выдачу подотчетных сумм? Если подотчет оформлен не по правилам, налоговики посчитают деньги не подотчетными средствами, а доходом работника. Они начислят НДФЛ и страховые взносы. Но это еще не все. Чеки, которые принесет подотчетник, нельзя будет учесть в расходах. Следовательно, на выданную сумму начислится еще и налог на прибыль.

В таблице ниже перечислены правила, которые должен соблюдать бухгалтер в работе с подотчетниками.

Основание для выдачи подотчетных сумм

Раньше деньги выдавались по двум документам: заявление сотрудника и приказ руководителя. В письме от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642 чиновники Центробанка разъяснили, что одновременно оба документа не нужны. Достаточно оформить один документ на выбор руководства организации:

  • Заявление работника,
  • Приказ руководителя.

Порядок выдачи кассовых ордеров

Сотруднику деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, а неизрасходованные суммы принимаются в кассу по приходному кассовому ордеру. Их можно составить в бумажном виде по общим правилам. Если в компании внедрена система электронного документооборота, кассовые ордера можно составлять в электронном виде. Тогда:

  • Ордера подписываются электронно-цифровой подписью бухгалтера и кассира,
  • Квитанция ПКО отправляется на электронную почту подотчетника.

Отчетность подотчетника

Сотрудник должен отчитаться по израсходованным суммам. В какие сроки – решает руководитель. Раньше действовал запрет выдавать новые суммы, пока нет авансового отчета за предыдущий подотчет. Еще в 2017 году этот запрет отменили. По решению руководителя можно выдавать новые подотчетные суммы, даже если старые авансовые отчеты не закрыты.

Ведение кассовой книги

Операции с наличными деньгами заносятся в кассовую книгу. Раньше записи в ней мог делать только кассир. Это правило тоже изменено. Записи может вносить любой сотрудник, которому руководитель поручил ведение книги.

Кому можно давать подотчетные средства

Еще один вопрос, который часто возникает у бухгалтеров – кто может быть в компании подотчетным лицом? В Указании ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У речь идет о выдаче наличных денег работнику. Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) тоже подотчетниками называет работников. Однако помимо работников в компании есть, например, исполнители по гражданско-правовому договору. Они не могут совершать покупки в интересах компании?

Прямого запрета в законодательстве нет. Минфин в письме от 02.07.2012г. №02-06-10/2476 оставил решение этого вопроса на усмотрение руководства организаций. Чиновники предлагают определить круг подотчетных лиц и закрепить его в одном из документов:

  • Учетной политике,
  • Отдельном приказе.

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Как оформить выдачу подотчетных средств

У организации есть два основных и один дополнительный вариант оформления выдачи денег в подотчет. Выбранный вариант (из первых двух) нужно закрепить в учетной политике.

Вариант № 1. По заявлению работника

Если принято решение о выдаче наличных по заявлениям работников, целесообразно разработать шаблон. Важно, чтобы этот документ содержал необходимую информацию: для чего необходимы деньги, в каком размере, и в какой срок работник предоставит отчет. Заявление оформляется по обычным правилам:

  • Заявление пишет работник на имя руководителя компании. Или другого лица, которому руководитель поручил принятие решений о выдаче денег,
  • Заявление можно написать от руки или отпечатать на принтере. Если в компании внедрена система ЭДО, заявление можно отправлять в электронном виде с цифровой подписью,
  • В резолюции руководитель указывает, какую сумму выдать и на какой срок.

Заявление с резолюцией – это и будет указание бухгалтерии выдать денежные средства.

Заявление о выдаче подотчетных сумм в 2020 году

Вариант № 2. По приказу руководителя

На самом деле этот вариант практически не отличается от старого порядка. Раньше наличные деньги выдавались по двум документам: заявлению работника и приказу руководителя. Сейчас компания может выбрать только один из этих документов. Но если выбран приказ, то придется по-прежнему оформлять два документа:

  • Служебная записка,
  • Приказ руководителя.

Зачем писать служебную записку? Чтобы руководитель узнал, кому нужны деньги, в каком размере и на какие цели. Можно упростить процедуру и издавать приказ по устной просьбе работника. Но тогда работникам придется дожидаться приема у руководителя, это не всегда удобно.

Приказ содержит указание:

  • Кому выдать денежные средства,
  • В каком размере,
  • На какие цели,
  • В какие сроки должен быть предоставлен отчет.

В одном приказе можно оформить выдачу денег нескольким подотчетникам.

Приказ о выдаче подотчетных сумм в 2020 году

Вариант № 3. Дополнительный

Еще один вариант – выдача денег по другому документу, предусматривающему выдачу денег. Например, приказу о направлении работника в командировку. В нем содержится указание выдать средства на поездку. Откомандированный сотрудник автоматически становится подотчетным лицом.

Выдача подотчетных средств и авансовый отчет

Лимита подотчетных средств нет. Решает руководитель, кому и сколько денег выдавать. Выдать сотруднику наличные денежные средства можно одним из способов:

Способ

Пояснение

Наличные из кассы

Выдача оформляется расходным кассовым ордером КО-2, утв. Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88. Документ оформляется по общим правилам.

Банковская карта

Перевести деньги можно с расчетного счета организации на любую банковскую карту работника:

  • По зарплатному проекту,
  • Дебетовую,
  • Кредитную.

Важно правильно оформить назначение платежа, указать, что это подотчетные средства и написать цель выдачи. Например: «Подотчетные средства на канцтовары». В противном случае банк может заблокировать операцию, а налоговики посчитают перечисленную сумму доходом работника.

Корпоративная карта

Многие банки предлагают корпоративную карту, привязанную к расчетному счету организации. В этом случае средства не являются подотчетными, поскольку рассчитывается не работник, а организация. Работник выступает только временным держателем карты по доверенности. Не потребуется и авансовый отчет, поскольку выписку по операциям компания получит от банка.

Чтобы упорядочить работу с корпоративными картами, компания может внедрить форму отчета по операциям с ней. К нему сотрудник сможет приложить накладные, счет-фактуры или УПД, полученные от поставщика.

Выдача подотчетных сумм на банковскую карту

После совершения покупок сотрудник должен отчитаться по наличным расходам. Для этого составляется авансовый отчет. К нему прикрепляются подтверждающие документы: чеки, БСО, накладные и т.д. В некоторых случаях продавец выдает не бумажный, а электронный чек. Работник может распечатать и приложить такой чек к отчету. Если бухгалтера смущает такая распечатка, он может проверить подлинность чека на сайте ФНС.

Еще одно нововведение последних лет – электронные системы документооборота (ЭДО). Если в компании есть такая система, то вместо бумажных, можно составлять электронные авансовые отчеты с цифровой подписью. Документы к ним прилагаются в электронном или сканированном виде.

Сроки сдачи авансового отчета устанавливает руководитель. А что будет, если сотрудник не отчитался? Мы уже отвечали на этот вопрос выше, когда рассказывали, зачем оформлять выдачу подотчетных средств. Налоговики посчитают подотчетные средства доходом работника, начислят НДФЛ и страховые взносы. Кроме того, компания не получит чеки, которые могла бы учесть в расходах по налогу на прибыль.

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.