Российский налоговый курьер

Срок хранения документов в 2019 году: таблица

28 октября 2019
148
Средний балл: 0 из 5

В работе любой организации образуется большое количество документов. Некоторые из них уничтожать нельзя. Для каких-то документов правила и сроки хранения определяет сама компания. А для некоторых действуют жесткие законодательные требования. Предлагаем скачать таблицу со сроками хранения документов в организации в 2019 году.

Условно все документы можно разделить на три большие группы:

  1. Бухгалтерские и налоговые документы,
  2. Кадровые документы,
  3. Прочая документация.

Для первых двух групп есть нормативные требования, и есть контроллеры, которые могут запросить архивные документы. Например, бухгалтерскую первичку могут затребовать налоговики, а кадровую документацию – трудовые инспекторы. Для некоторых документов правила и сроки хранения компания может определить сама. Скачайте таблицу со сроками хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2019 году.

Как определяются сроки хранения документов

Сроки хранения документации установлены в четырех основных нормативных актах:

  1. Налоговый кодекс РФ,
  2. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010г. № 558,
  3. Закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
  4. Закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Иногда в этих документах содержатся противоречивые требования. Например, приказ Минкультуры предписывает хранить налоговую первичку в течение пяти лет (ст. 362, 382 Перечня). Но если речь идет о формулярах по страховым взносам, то НК РФ устанавливает срок на год больше (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В этом случае следует ориентироваться на больший срок.

На самом деле многие бухгалтеры для перестраховки хранят, во-первых,  все документы, а не только те, которые требует законодательство. А во-вторых, хранят намного дольше сроков, установленных законами. Иногда это бывает оправданным. Например, по Гражданскому кодексу максимальный срок исковой давности при некоторых условиях достигает десяти лет (ч. 2 ст. 196 ГК РФ). Если компании придется обращаться или отвечать в суде, без документов дело будет заведомо проигрышным.

У бухгалтерской и налоговой первички сроки хранения относительно небольшие. Самые длинные сроки архивирования у кадровой документации, они достигают 75 лет.

Отсчет срока хранения для большинства документов начинается с 1 января после отчетного года. Например, товарная накладная составлена 20 сентября 2019 года. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2020 года. Некоторые документы ведутся на протяжении нескольких лет, например, всевозможные журналы. Отсчет срока по ним начинается с 1 января года, следующего за завершением ведения документа. Например, журнал проведения инструктажей велся с 1 января 2018 года по 30 июня 2019 года. Срок начинаем отсчитывать с 1 января 2020 года.

За безалаберное хранение сведений тоже могут наказать. "Российский налоговый курьер" разобрал частые ошибки, которые допускают бухгалтеры при хранении документов. Читайте в статье Хранить нельзя выбросить: четыре ошибки в хранении документов

Узнать про 4 ошибки в хранении документов

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Таблицу со сроками хранения всех документов организации вы можете скачать по ссылке выше. Перечислим сроки для наиболее востребованной документации:

Вид документа

Срок хранения

Организационная документация

Учредительная документация, свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН и т.д.

Постоянно

Журнал учета проверок

5 лет

Положение о конфиденциальности информации

Постоянно

Учетная политика

5 лет после года, в котором она использовалась в последний раз

Протоколы общих собраний учредителей, акционеров

Постоянно

Протоколы совещаний у руководителя компании

Постоянно

Протоколы собраний и совещаний в структурных подразделениях

5 лет

Списки участников, реестры акционеров

Постоянно

Договоры с поставщиками и покупателями

5 лет

Сертификаты ключей электронной подписи

В течение периода хранения электронных документов

Финансовая документация

Формуляры на открытие, закрытие банковский счетов

5 лет

 Договоры банковского обслуживания

5 лет после окончания действия договора

Договоры на получение и выдачу кредитов и займов

5 лет после полного исполнения обязательств

Документы о размещении акций и других ценных бумаг

5 лет

Ведомости на выплату дивидендов

75 лет

Бухгалтерская документация

Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним

5 лет

Регистры бухгалтерского учета

5 лет

Документы о кредиторской и дебиторской задолженности

5 лет

Расчетные, платежные ведомости, другие документы о выплате зарплаты

5 лет, если нет лицевых счетов – до 75 лет

Годовая бухгалтерская отчетность

Постоянно

Квартальная отчетность

5 лет

Аудиторское заключение

5 лет

Аудиторское заключение по годовой отчетности

Постоянно

Налоговая документация

Документы по учету НДС (счета-фактуры, таможенные декларации, книги покупок и продаж и т.д.)

4 года

Налоговые регистры

5 лет

Документы на применение налоговых льгот, отсрочек и освобождения от уплаты налогов

5 лет

Налоговая отчетность

5 лет

Сведения о доходах физических лиц

5 лет, если нет лицевых счетов – до 75 лет

Книги учета доходов и расходов

Постоянно

Документы по расчету и уплате страховых взносов

6 лет

Кадровая документация

Трудовые договоры, личные карточки, личные дела, заявления, копии приказов

До 75 лет

Графики отпусков

1 год

Табели учета рабочего времени

5 лет, на работах с вредными, тяжелыми, опасными условиями труда – до 75 лет

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после принятия новых правил

Штатное расписание

Постоянно

Документы по командировкам

5 лет

Истек срок хранения документа: что делать

Если срок хранения документа истек, его нужно уничтожить. Уничтожение производит комиссия, назначенная приказом руководителя компании. Перед уничтожением проверьте наличие, количество документов и срок их хранения. В акте приведите точный список документации и дату уничтожения.

Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно путем сожжения, это самый надежный способ. Некоторые виды офисной бумаги очень плохо горят, тогда остается только измельчение. Например, документы можно пропустить через шредер. Измельчать документы нужно так, чтобы их восстановление из отдельных частей было невозможным.

Сроки хранения документов в организации в 2019 году таблица скачать

Штрафы за отсутствие документов

НК РФ предусматривает штраф за отсутствие документов налогового учета:

  • Первичные документы,
  • Налоговые регистры,
  • Счета-фактуры.

Штраф по ст. 120 НК РФ составляет от 10 000 до 30 000 рублей. Но это еще не все. Напомним, что одним из главных требований для признания расходов является их документальное подтверждение. Если бухгалтерской первички нет, инспекторы снимут расходы и доначислят налоги. И тогда уже придется платить штраф за занижение налоговой базы, а еще и пени.

Хранение кадровых документов регулируется трудовым законодательством. Отсутствие этих документов может расцениваться как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф составляет до 50 000 рублей.

Важно! По статистике Роскомнадзора, ошибки при работе с персданными допускает каждая вторая компания. А с начала следующего года штрафы за такие нарушения планируют в разы увеличить. Чиновники сделали спецпрезентацию по правилам обработки и хранения персданных Скачайте её в статье "Российского налогового курьера".

Скачать презентацию про персданные

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.