Российский налоговый курьер

Служебная командировка: условия, виды, сроки

29 октября 2019
20
Средний балл: 0 из 5

Служебная командировка работника должна быть рассчитана и оформлена правильно. В противном случае придется платить лишние налоги, причем не только работодателю, но и работнику.

Отправляя работника в деловую поездку, работодатель должен правильно рассчитать все выплаты и оформить необходимые документы. Если работодатель ошибся в расчетах или неправильно оформил командировку, налоговики потребуют убрать затраты по налогу на прибыль. Работодателю не только придется доплатить налог, но еще заплатить пеню и штраф за занижение налоговой базы. Работнику придется заплатить НДФЛ, поскольку полученные им деньги будут считаться не расходами по командировке, а доходом. Скачайте полный комплект документов для оформления служебной командировки работника.

Что такое служебная командировка и кого в нее отправляют

Командировка – это поездка по делам компании. Например, организация может отправить своего сотрудника для проведения переговоров и заключения договора с контрагентом. Или провести пуско-наладочные работы, отремонтировать поставленное оборудование и т.д. Иными словами, это выполнение служебных обязанностей вне своего обычного рабочего места. Командировка – это поездка в другой населенный пункт. Если поездки совершаются внутри своего города, то речь идет о разъездной работе, а не о командировке.

Обычно деловые поездки длятся несколько дней. Но бывают и однодневные командировки. Возможность и целесообразность ежедневного возвращения домой определяет работодатель.

Кого могут отправить по делам организации? ТК РФ называет категории работников, которых нельзя отправлять в поездку, и которые могут отказаться. Всех остальных сотрудников работодатель вправе оправлять в поездку по служебной необходимости:

Нельзя отправлять в командировку

Могут отказаться от поездки

Обязаны ехать по поручению руководителя

  • Беременные женщины,
  • Работники до 18 лет
  • Матери детей младше 3 лет,
  • Одинокие родители детей до 5 лет,
  • Работники, имеющие медицинские противопоказания,
  • Работники – инвалиды,
  • Иностранные работники
  • Все остальные

Оформление служебной командировки

Большинство вопросов, связанных с командировками, определяются работодателями. В положении о командировках указывают:

  • Кого и когда могут отправлять в поездку,
  • Как оформляется командировка,
  • Какие отчетные документы должен привезти работник,
  • Что входит в состав командировочных расходов, и как они оплачиваются.

В учетной политике работодатель утверждает бланки документов, которые он будет использовать для оформления деловых поездок работников. Напомним, что с 2013 года использовать унифицированные формы не обязательно, но и не запрещено. Многие работодатели используют именно унифицированные бланки, поскольку они содержат все необходимые реквизиты. И эти бланки точно не вызовут претензий проверяющих.

Приказ о направлении в командировку

Первый документ, который должен составить работодатель – приказ или распоряжение о направлении в командировку. Если вы используете в работе унифицированные формы, то для командировки используются:

  • Бланк Т-9, если по делам компании едет один работник,
  • Бланк Т-9а, если в поездку направлены несколько сотрудников.

Служебная командировка работника: приказ

Скачать бланкскачать бесплатно

Скачать образецскачать бесплатно

Командировочное удостоверение

Это необязательный документ, работодатель может исключить его из своего документооборота. Но сначала рассмотрите его преимущества.

Во-первых, он служит подтверждением реальности поездки. Принимающая сторона ставит отметки о прибытии и убытии командированного. Отметки заверяются подписью руководителя и печатью принимающей организации.

Во-вторых, удостоверение служит отличным подтверждением обоснованности расходов, когда другие документы отсутствуют, например:

  • В поездке на собственной машине, когда нет проездных билетов, а расходы на ГСМ подтверждаются квитанциями заправок,
  • В заграничных поездках без прохождения таможни, когда отметки в загранпаспорт не ставятся.

Служебная командировка работника: командировочное удостоверение

Скачать бланкскачать бесплатно

Скачать образецскачать бесплатно

Вопрос: Работник купил билет за мили. Что делать в этой ситуации бухгалтеру? Нужно оплатить полную стоимость билета или только те расходы, которые реально понес работник? Читайте об этом в статье "Российского налогового курьера".

Служебное задание

Это тоже необязательный документ. Если работодатель принял решение не исключать его из своего документооборота, то задание используется для конкретизации и уточнения цели поездки. Может использоваться, например, для накопления управленческой статистики и аналитики: процент результативности командировок, процент выполнения задания по каждой поездке, рентабельность поездок и т.д.

Служебная командировка работника: служебное задание

Скачать бланкскачать бесплатно

Скачать образецскачать бесплатно

Отчет о командировке

Если работодатель оформил служебное задание, то работник должен составить отчет о его выполнении. Это парные документы. Унифицированного бланка отчета нет, поэтому документ составляется в произвольной форме или на бланке, разработанном работодателем.

Служебная командировка работника: отчет о командировке

Скачать образецскачать бесплатно

Авансовый отчет

Перед командировкой бухгалтерия выдает работнику подотчетные средства:

  • Наличными деньгами из кассы компании – по расходному кассовому ордеру,
  • Переводом на банковскую карту работника: дебетовую, кредитную или зарплатную.

Важно! В случае банковского перевода в назначении платежа укажите, что отправляете подотчетные средства на командировку. В противном случае налоговики посчитают перевод доходом работника, начислят НДФЛ и страховые взносы.

Авансовый отчет – это отчетный документ о командировочных расходах. Все траты, кроме суточных, должны подтверждаться документами: квитанциями, чеками, БСО, билетами и т.д. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия:

  • Возмещает сотруднику перерасход,
  • Принимает возврат неизрасходованных сумм.

Скачать бланкскачать бесплатно

Скачать образецскачать бесплатно

Служебная записка

Возможен другой вариант: сотрудник может съездить за свой счет, а после возвращения составить служебную записку о расходах. Работодатель пишет распоряжение компенсировать расходы прямо на служебной записке, а бухгалтерия выдает денежные средства. Подтверждающие документы прикрепляются к записке. Составлять авансовый отчет не нужно, ведь подотчетных средств работник не получал.

Служебная командировка работника: служебная записка

Скачать образецскачать бесплатно

Оплата служебной командировки

Работодатель организует поездку за свой счет. Это означает, что компания обязана оплатить:

  • Средний заработок за все дни командировки,
  • Суточные,
  • Расходы, связанные с командировкой.

Подробную инструкцию с примерами расчета командировочных выплат смотрите в статье

Средний заработок

Краткая инструкция по расчету среднего заработка выглядит так:

Шаг

Что определить

Как определить

1

Расчетный период

Взять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором состоялась командировка

2

Совокупный заработок

Учесть зарплату, надбавки, доплаты, трудовые премии

3

Расчетная сумма

Проверить, чтобы в суммарный заработок не попали исключаемые суммы

4

Количество дней расчетного периода

Рассчитать количество рабочих дней, отнять дни, за которые начислялись исключаемые суммы

5

Среднедневной заработок

Сумму, полученную на шаге 2, разделить на количество дней, полученное на шаге 4

6

Начисление за период командировки

Сумму, полученную на шаге 5, умножить на количество дней поездки

Суточные

Суточные – это выплата компенсационного характера. Для работника поездка и проживание вне дома связано с определенными неудобствами. Работодатель оплачивает проезд и проживание, а чтобы работник мог питаться вне дома, выдаются суточные.

Важно! Работник не обязан предоставлять чеки о расходовании суточных. Это «карманные» деньги, которые работник может тратить по своему усмотрению.

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно, законодательством никаких границ не установлено. Но есть две пороговые суммы:

  • 700 рублей – в поездках по России,
  • 2 500 рублей – в поездках за границу.

Если работодатель выплачивает суточные в пределах этих лимитов, НДФЛ и страховые взносы платить не придется. Суммы превышения облагаются и взносами, и НДФЛ. Поясним на примере.

Пример

Компания отправляет работника в поездку по России на пять дней. Положением о командировках установлены суточные в размере 1 000 руб. в день. Рассчитаем налоги и взносы:

  • Необлагаемая сумма: 700 * 5 = 3 500 руб.,
  • Выдано работнику: 1 000 * 5 = 5 000 руб.,
  • Облагаемая сумма: 5 000 – 3 500 = 1 500 руб.,
  • НДФЛ (налоговые вычеты не учитываем): 1 500 * 13% = 195 руб.,
  • Взносы в ПФР: 1 500 * 22% = 330 руб.,
  • Взносы в ФОМС: 1 500 * 5,1% = 76,5 руб.,
  • Взносы в ФСС: 1 500 * 2,9% = 43,5 руб.

Количество дней командировки

Чтобы точно рассчитать суточные, бухгалтер должен правильно определить количество дней командировки. Суточные выдаются за все дни поездки, включая дни отъезда и возвращения. Сложности могут возникнуть, если время отъезда или возвращения находится на стыке суток, в районе нуля часов. Здесь действуют два правила:

  1. Текущими считаются сутки до истечения 24 часов,
  2. Нужно учитывать время проезда до аэропорта, вокзала и т.д., если они находятся не в черте города.

Приведем примеры:

Условия

День отъезда или возвращения

День отъезда

Работник вылетает на самолете 20 сентября в 23.30

20 сентября

Самолет вылетает 21 сентября в 00.30, проезд от города до аэропорта занимает 40 минут

20 сентября

Поезд отправляется с вокзала 25 сентября в 00.05 часов, вокзал находится в черте города

25 сентября

День возвращения

Поезд прибывает на вокзал 29 сентября в 23.50

29 сентября

Поезд прибывает на вокзал 30 сентября в 00.05

30 сентября

По расписанию поезд должен прибыть на вокзал 29 сентября в 23.50, но из-за задержки в пути он фактически прибыл 30 сентября в 00.05

30 сентября

Важно! Если в пути произошел сбой расписания или задержка транспорта, работник должен обратиться к перевозчику. Необходимо получить документальное подтверждение даты и времени фактического прибытия.

Суточные в заграничной командировке

Особые правила действуют для выдачи суточных в заграничной командировке:

  • В день пересечения российской границы в направлении «туда» суточные выдаются по зарубежным нормам,
  • В день пересечения российской границы в направлении «обратно» суточные выдаются по российским нормам.

Пример

Положением о командировках установлены размеры суточных:

  • По России – 800 руб. в день,
  • За границей – 3 000 руб. в день.

Работник утром 20 сентября 2019 года вылетает на самолете в Прагу, вечером 23 сентября возвращается в Москву. Бухгалтерия выдает суточные:

  • За 20, 21 и 22 сентября – по 3 000 руб. за каждый день, всего 9 000 руб.,
  • За 23 сентября – 800 руб.

Компенсация расходов

Выше мы уже затронули этот вопрос и рассказали, что у работодателя есть два варианта компенсации расходов:

  • Выдать работнику подотчетные средства. После возвращения работник составит авансовый отчет,
  • Компенсировать расходы уже после возвращения сотрудника по его служебной записке.

Первый вариант более предпочтителен. Напомним, что работодатель обязан организовать поездку за свой счет. А суточные – это компенсация сотруднику неудобств, связанных с поездкой. Чтобы выполнить эти условия, правильнее будет выдать деньги до поездки, а не после нее.

Что делать, если командированный работал в выходной день? Читайте в статье "Российского налогового курьера", как оплатить такую командировку бухгалтеру.

Читать про особенности оформления командировки в выходной день

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.