Российский налоговый курьер

Служебная записка на премирование сотрудника: образец

31 октября 2019
50
Средний балл: 0 из 5

Премии работникам – это расходы организации. Как и любые другие затраты, расходы на выплату премий должны быть обоснованными. Служебная записка на премирование сотрудника (образец вы сможете скачать в статье) и служит обоснованием. Как ее правильно составить – читайте в статье.

Если руководство компании вовремя замечает и поощряет хорошую работу, производительность труда растет еще больше. Причем не только у поощренного работника. Другие сотрудники, видя положительный пример, стремятся работать лучше. И наоборот, несправедливое премирование или лишение премий может повлечь серьезный конфликт в трудовом коллективе.

Процесс премирования состоит из трех этапов:

  1. Составление служебной записки на премирование,
  2. Издание приказа о выплате премии,
  3. Выдача денежных средств сотруднику.

Служебная записка – это не только кадровый документ. Она служит еще и обоснованием расходов по налогу на прибыль. Советуем отнестись к  ее составлению максимально внимательно.

Какие бывают премии, и за что их выдают

Как часто и за что премировать персонал – решает руководитель компании. Он может совсем не выдавать премий, и это не будет нарушением трудового законодательства. Обычно поводом к премированию служит одно из обстоятельств:

  • Хорошие трудовые показатели, заслуги перед организацией. Например, перевыполнение плана, заключение прибыльной сделки и т.д.,
  • Общегосударственные или профессиональные праздники. Например, Новый год, 8 марта, день медика и т.д.,
  • Личные праздники и особые даты. Например, дни рождения, юбилеи, рождение ребенка и т.д.

В таблице ниже подробнее показано, что обычно работодатели относят к трудовым заслугам:

Что считается заслугой

Как это выражается

Повышенные количественные показатели

Перевыполнение плана, увеличение выработки, регулярный выход на работу в неурочное время по просьбе работодателя и т.д.

Повышение качества

Увеличение качественных показателей, снижение выпуска брака, снижение количества возвратов товара покупателями, уменьшение гарантийных случаев и т.д.

Экономичность

Снижение затрат в результате оптимизации работы, применения передовых технологий, самообучения и т.д.

Рационализация

Инициатива работника, предложения по оптимизации, более продуктивному использованию ресурсов и т.д.

Нужно помнить, что все показатели относительны. Что один работодатель считает трудовым подвигом, другой может расценить как совершенную обыденность. Один работодатель может расценить выполнение 120% плана поводом для поощрения, а другой не увидит в этом ничего особенного.

Для чего нужна служебная записка на премирование

Служебная записка нужна для того, чтобы обратить внимание руководителя на конкретного сотрудника, его успехи. И обосновать предложение о премировании. Обычно служебную записку пишет непосредственный начальник. Например, руководитель отдела, начальник цеха, мастер, старший менеджер и т.д. В тексте пишут:

  • Кого предлагается премировать,
  • За какие заслуги.

Здесь приводятся количественные показатели и прикладываются документы, которые могут подтвердить количественные данные. Размытые формулировки не подойдут, нужно писать числовые сведения. Например, за перевыполнение плана продаж на 30%. В этом случае к служебной записке прилагают изначальный план продаж и отчет о фактических продажах. Из двух приложенных документов будет видно, что:

  • План действительно перевыполнен,
  • На сколько процентов он перевыполнен,
  • Премия выдана за результаты труда.

Последнее обстоятельно (тип премии) имеет важное значение при расчете налогов. А еще в расчете среднего заработка для отпускных, больничных, командировки и т.д.

Как составить служебную записку на премирование

Порядок составления и подачи служебной записки обычно указывают в положении о премировании. В этом локальном акте указывают:

  • Кто может составить записку,
  • В каких случаях она составляется,
  • С кем согласовывается предложение о премировании,
  • Какие сведения должна содержать записка,
  • В каком порядке она рассматривается руководителем компании.

Унифицированной формы служебной записки нет. Ее составляют с учетом обычных правил оформления документов. Документ содержит следующие сведения:

Что указать       

Как указать

Кому адресовано

Обычно решение о поощрении принимает руководитель компании, на его имя и пишется записка. Руководитель может возложить это полномочие на другого сотрудника, например, финансового директора. Тогда записку пишут на имя уполномоченного лица

Кем составлено

Обычно записку пишет непосредственный руководитель отличившегося сотрудника. Если в компании нет подразделений и их руководителей, работник может написать записку сам на себя. Подробности расскажем ниже

Обоснование

За что предлагается премировать сотрудника. Приводятся количественные показатели с приложением подтверждающих документов

Размер премии

Указывается предлагаемая сумма, процент оклада и т.д.

Дата и подпись

Указывается дата составления записки и ставится личная подпись составившего ее

Служебная записка на премирование сотрудника: образец

Как составить служебную записку на премирование себя

Как быть работникам в маленьких компаниях, где нет выделенных подразделений с руководителями? Из-за занятости руководитель компании может не заметить успехов работника. Особенно если речь идет о работниках, которые обеспечивают внутренние процессы, например, ведут бухгалтерский учет или кадровую работу. Часто работа бухгалтера очень усложняется накануне сдачи отчетности или во время налоговой проверки. Руководителю же кажется, что бухгалтер просто выполняет свою обычную работу, и повода для премирования нет.

Сотрудник может составить служебную записку о премировании на самого себя. Правила составления и содержание записки будут точно такими же, как если бы ее писал начальник отдела:

  • Укажите, кому адресована служебная записка: ФИО и должность руководителя компании,
  • Укажите, кем составлен документ: свои ФИО и название должности,
  • Напишите просьбу выдать премию и ее предполагаемый размер. Например, сумму в рублях или процент от оклада и т.д.,
  • Обоснуйте свою просьбу, напишите о своих трудовых заслугах,
  • Поставьте подпись и дату составления служебной записки.

Служебная записка на премирование себя: образец

Можно ли выдать премию без служебной записки на премировании

В совсем маленьких компаниях с численностью работников до 5 – 10 человек можно обойтись без составления служебных записок. В таких организациях работники подчиняются непосредственно руководителю компании. А он принимает участие в работе коллектива и видит трудовой вклад каждого работника. Документооборот можно организовать одним из способов:

  • Работники составляют служебные записки на самих себя, а руководитель издает приказ о премировании,
  • Обоснование премии можно оформить в самом приказе о премировании без составления служебной записки. Подтверждающие документы приложить к приказу.

Приказ о премировании без составления служебной записки

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.