Российский налоговый курьер

Прием на работу: инструкция для бухгалтера

14 ноября 2019
12
Средний балл: 0 из 5

Оформлением приема на работу нового сотрудника занимаются бухгалтер и кадровик. В малых организациях эти две должности могут совмещаться, и функции кадровика достаются бухгалтеру. Правильно оформить прием на работу нового сотрудника поможет наша инструкция.

Для правильного оформления приема на работу нужны две вещи:

  1. Список необходимых документов,
  2. Пошаговый план оформления документов.

Мы подготовили и список, и пошаговую инструкцию, и бланки документов, которые вам понадобятся для приема нового сотрудника.

Документы для приема на работу нового сотрудника

Для оформления нового сотрудника запросите у него следующие документы:

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, заграничный паспорт, если вы принимаете на работу иностранца,
  • Трудовая книжка. Если у работника трудовой книжки нет, то ее должен завести работодатель. С 2020 года ПФР начинает переход к электронным трудовым книжкам, но пока в обращении остаются бумажные трудовые с прежними правилами,
  • Свидетельство о присвоении ИНН, если оно есть у работника,
  • Страховое пенсионное свидетельство – СНИЛС. 29 сентября 2019 года вместо зеленой карточки СНИЛС Пенсионный фонд выдает бумажную форму АДИ-РЕГ. Таким образом, новичок может предъявить один из документов. оба документа содержат одинаковую информацию и равнозначны:
    • СНИЛС, если он получен до 29 сентября 2019 года,
    • АДИ-РЕГ, если в системе ПФР человек зарегистрировался после 29.09.2019г. Или потерял свою карточку СНИЛС и обращался в ПФР за дубликатом после этой даты.

Это обязательные документы, без которых работодателю невозможно оформить прием нового сотрудника. Статья 65 ТК РФ называет дополнительные документы, необходимые для приема на работу:

  • Документы об образовании. Почему они не названы в числе обязательных? Потому что существует ряд профессий и должностей, которые можно выполнять без специальных знаний и навыков. Если должность предполагает наличие профессиональных знаний, то документы об образовании нужны,
  • Документы воинского учета – предъявляются только военнообязанными гражданами. В первую очередь, это работники – мужчины,
  • Медицинская справка, если прохождение медкомиссии требует специфика работы или организации. Например, при трудоустройстве медиков или работников общепита.

В отдельных случаях могут понадобиться особые документы, например, справка об отсутствии судимости, привлечения к административной ответственности. От работника-иностранца необходимо получить копию медицинского полиса и т.д.

Еще один документ, который в ТК РФ не назван, но вам понадобится – согласие на обработку персональных данных. Ведь личные сведения работника вносятся во многие кадровые документы.

Прием на работу: пошаговая инструкция

Общий алгоритм оформления приема на работу включает шесть шагов:

  1. Прием заявления от новичка,
  2. Оформление трудового договора,
  3. Составление приказа о приеме на работу,
  4. Ознакомление сотрудника с локальными актами и должностной инструкцией,
  5. Заполнение трудовой книжки,
  6. Заполнение личной карточки.

В некоторых случаях общий алгоритм может дополняться. Например, при приеме иностранного работника необходимо заполнить и отправить уведомление о заключении трудового договора с иностранцем.

Прием на работу: оформляем документы по шагам

Расскажем, как составить документы для оформления сотрудника-новичка.

Шаг 1. Заявление о приеме на работу

После того, как собеседование проведено, и все условия согласованы, работодатель выбирает понравившегося кандидата. Первое, что должен сделать новый работник – принести документы и написать заявление о приеме на работу.

Список документов мы привели выше. Заявление составляется в произвольной форме. Строго говоря, ТК РФ не называет заявление о приеме, ни в числе обязательных, ни в числе дополнительных документов (ст. 65 ТК РФ). По мнению законодателей, достаточно трудового договора. Ведь в нем названы все условия, название должности и дата допуска к работе. Поэтому можно вполне обойтись и без заявления. Но это на выбор работодателя. Во многих организациях заявление оставлено в числе обязательных документов.

Есть два варианта оформления заявления:

  1. На простом листе работник пишет весь текст от руки,
  2. Организация разрабатывает свой бланк, а работнику остается вписать нужные данные.

В любом случае в конце текста должна стоять собственноручная подпись работника.

Прием на работу

Шаг 2. Оформление трудового договора

Следующий этап – заключение трудового договора. Только договор является основанием для возникновения трудовых отношений между работодателем и работником. Заявления работника и приказа работодателя не достаточно.

Договор должен быть оформленным письменно. Чаще всего его заключают на неопределенный срок. Основания для подписания срочного контракта перечислены в ТК РФ. Например, временных работников можно нанимать для сезонных работ. В некоторых обстоятельствах заключение трудового договора и вовсе нецелесообразно. Например, для выполнения одноразовой краткосрочной задачи: сделать ремонт в офисе, настроить компьютеры и т.д. Для выполнения таких задач проще привлечь исполнителя по гражданско-правовому, а не трудовому договору.

Трудовое соглашение печатают в двух экземплярах:

  1. Один экземпляр выдается на руки работнику,
  2. Второй экземпляр предназначен для работодателя. Работник ставит в нем подпись о получении своего экземпляра.

Трудовой договор регистрируется в специальном журнале и хранится вместе с другими кадровыми документами. Помимо трудового соглашения работодатель и сотрудник могут заключить другие договоры:

  • Договор о полной материальной ответственности,
  • Договор о неразглашении коммерческой тайны.

Всем договорам, контрактам и соглашениям присваиваются номера, они регистрируются в кадровых журналах и хранятся в отделе кадров.

Шаг 3. Приказ о приеме на работу

После заключения трудового контракта работник принимается в штат компании. Но на этом процедура оформления еще не закончена. Требуется приказ или другой распорядительный документ. Это будет прямым указанием руководителя для других сотрудников:

  • Кадровик на основании приказа оформит запись в трудовую книжку и заведет личную карточку,
  • Инженер по охране труда проведет вводный инструктаж,
  • Непосредственный начальник проведет первичный инструктаж на рабочем месте,
  • Табельщик внесет новичка в табель учета рабочего времени,
  • Бухгалтерия внесет нового сотрудника в учетные регистры и начнет начислять зарплату.

Проще всего составлять приказ на унифицированном бланке Т-1. Но можно составить приказ на простом листе или фирменном бланке. В тексте следует указать:

  • Название работодателя,
  • ФИО принятого человека,
  • Название должности,
  • Название подразделения,
  • Дату приема на работу,
  • Условия приема на работу,
  • Должностной оклад,
  • Условия об испытательном сроке.

Приказ подписывает руководитель компании. а рядом работник ставит свою подпись об ознакомлении. Приказ, в отличие от договора, составляется в одном экземпляре и хранится у работодателя.

Приказ о приеме на работу

Шаг 4. Ввод в должность

Процедура ввода в должность включает ознакомление новенького работника с документами компании.

Во-первых, работодатель должен провести вводный инструктаж. Его проводит инженер по охране труда или другой сотрудник, выполняющий эти функции.

Во-вторых, кадровик должен ознакомить нового работника с локальными актами, такими как, положение об оплате труда, положение о внутреннем трудовом распорядке и т.д.

В-третьих, непосредственный руководитель должен провести вводный инструктаж на рабочем месте и ознакомить новичка с должностной инструкцией.

Перечисленные этапы не обязательно должны строго исполняться в таком порядке. В каждой компании ввод в должность имеет свою специфику. Например, не во всех организациях есть должность кадровика. А в маленьких компаниях часто отсутствуют отдельные подразделения, и все работники подчиняются непосредственно директору. Должны быть соблюдены главные правила:

  • Работник должен ознакомится с локальными актами,
  • Факт ознакомления фиксируется в журналах или листах ознакомления.

Шаг 5. Заполнение трудовой книжки

Следующий этап – оформление записи в трудовой книжке. Сначала напомним, что с 2020 года в России начинается переход на цифровые трудовые книжки. Но если книжка заведена до конца 2020 года, ее можно и дальше вести в бумажном виде. В этом случае работодатель должен оформит записи:

  • На титульном листе, если заводится новая книжка,
  • В разделе «Сведения о работе».

Напомним, что записи должны быть четкими, без ошибок и помарок. Раздел «Сведения о работе» заполняйте в таком порядке:

  • Укажите полное и сокращенное название работодателя,
  • Заполните табличную часть:

Графа

Что вписать

1

Порядковый номер записи

2

Дата приема на работу «ДД.ММ.ГГГГ»

3

Название должности и подразделение, если оно выделено в структуре компании

4

Номер и дата приказа о приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Шаг 6. Заполнение личной карточки

Первичные данные вносятся в личную карточку при приеме нового сотрудника. Кадровик вносит сведения об образовании, воинском учете, ближайших родственниках и т.д. Кадровик продолжает дополнять сведения в личной карточке, пока сотрудник числится в штате организации. Последняя запись в личной карточке – реквизиты приказа об увольнении.

logo
Зарегистрируйтесь!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Российского налогового курьера». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.