Российский налоговый курьер

Всё про электронные трудовые книжки с 2020 года: образцы и формы

18 ноября 2019
983
Средний балл: 5 из 5

Электронные трудовые книжки с 2020 года: как это будет? Что это означает для работодателя и для работника? Как выглядит электронная трудовая книжка, и где ее получить? Изменения, плюсы и минусы, бланки новых документов – все в статье.

Электронные трудовые книжки вводятся с 1 января 2020 года. Цифровизация трудовых будет проходить в два этапа. 2020-й год – это переходный период. А с 1 января 2021 года Правительство РФ объявило окончательный обязательный переход на электронные трудовые книжки.

Ниже формы и бланки СЗВ-ТД - новой формы, которую будут сдавать бухгалтеры в 2020 году.

Что сейчас важно знать бухгалтерам в работе с трудовыми книжками

Если для сотрудника-новичка ваша компания — первое место работы, вы обязаны выдать ему трудовую книжку. Работник должен возместить ее стоимость. Чиновники разъяснили, как посчитать налоги и нужно ли применять ККТ, когда вы выдаете сотруднику новую трудовую. Оказалось, что все не так просто. В вопросе разобралась редакция журнала "Российский налоговый курьер". Читайте в статье Трудовая книжка и налоги. Что надо знать бухгалтеру

Статья про трудовые книжки

Электронные трудовые книжки: читаем ликбез от ПФР

Обязательный переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года вызвал немало вопросов у бухгалтеров, кадровиков и самих работников. В связи с этим на официальном сайте ПФР появился специальный раздел, в котором чиновники дали разъяснения и поделились планами цифровизации. Назовем основные моменты, на которых акцентируют внимание чиновники.

Переход будет проводиться в два этапа: с 1 января 2020 и 1 января 2021 года. На первом этапе пройдет отладка новых отчетных форм, а работники сделают выбор между бумагой и цифрой. Цифровизация завершится на втором этапе, когда отчетность переведется в онлайн-режим, и перестанут заводиться новые трудовые.

В числе преимуществ ПФР называет:

  • Для работников:
    • Возможность быстро и удобно получить сведения о своей трудовой деятельности,
    • Искоренение ошибок в сведениях о труде,
    • Расширение возможности работать дистанционно,
    • Использование сведений книжки при получении госуслуг,
    • Возможность оформления пенсии онлайн без посещения ПФР,
    • Безопасность оцифрованных данных,
  • Для чиновников:
    • Расширение возможностей по сбору и обработке данных о труде и занятости населения,
    • Уменьшение потока посетителей ПФР вследствие ввода возможности оформления пенсий онлайн,
  • Для работодателя:
    • Снижение затрат, связанных с ведением и хранением обычных трудовых.

Из приведенного перечня видно, от перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году больше всего должны выиграть трудящиеся граждане. Правда, можно возразить, ведь абсолютных гарантий от сбоев даже в самых надежных системах нет. Несомненно, выигрывают чиновники, поскольку получают дополнительные инструменты анализа и контроля работодателей. А оформление пенсий онлайн снизит затраты на содержание штата чиновников. Что же касается работодателей, то здесь скорее больше минусов:

  • Вводится дополнительная отчетность и, как следствие, дополнительные штрафы,
  • Бумажные трудовые на самом деле полностью не отменяются, так что экономии не будет. Наоборот, у работодателя прибавится работы, ведь сведения будут дублироваться в двух вариантах.

Главный вопрос: как кадровику идти в отпуск или на больничный с 2021 года, когда отчет СЗВ-ТД придется отправлять в режиме реального времени? Тот же вопрос задают и бухгалтеры малых компаний, которые часто выполняют функции кадровиков.

2020 год - переходный период по электронным трудовым книжкам

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Этот год будет переходным:

  • Появится новая ежемесячная отчетная форма,
  • Одновременно будут вестись бумажные и цифровые трудовые книжки,
  • Компании и ИП обязаны известить свой персонал о введении электронных трудовых,
  • Граждане осуществить выбор в пользу бумажного или электронного документа.

Что сделать работодателю

Во-первых, для работодателей уже подготовлена новая дополнительная отчетность СЗВ-ТД.  Бланк еще не прошел всех стадий утверждения, но уже есть на сайте ПФР. Отчет нужно будет сдавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Как всегда, действует правило переноса дат.

Во-вторых, в течение 2020 года работодатель должен переработать свои кадровые локальные акты. Необходимо внести положения о порядке работы с электронными и бумажными трудовыми.

В-третьих, работодатель должен провести работу с персоналом. Сначала письменно известить работников о том, что электронные трудовые книжки введут с 1 января 2020 года. Бланки скачайте ниже. Если сотрудник выбирает бумажную трудовую книжку, он должен подать работодателю заявление в произвольной форме. Цифровая книжка при этом не отменяется, работодателю придется:

  • Заполнять бумажную трудовую книжку по обычным правилам,
  • Подавать сведения в электронную трудовую книжку.

В-четвертых, если до конца 2020 года сотрудник не подаст работодателю заявление о ведении обычной книжки, работодатель выдаст ее на руки работнику. Выдавать документ лучше под расписку работника.

В-пятых, в течение 2020 года для впервые трудоустроившихся работодатель по-прежнему обязан заводить новые трудовые книжки.

Как вести электронные трудовые книжки с 2020 года? Для компаний и ИП переход на электронные трудовые книжки заключается в появлении новой отчетности СЗВ-ТД. Сведения о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнении будут передаваться в ПФР этим отчетом. В своевременной сдаче СЗВ-ТД и заключается ведение электронных трудовых.

Что сделать работнику

Во-первых, в 2020 году каждый работающий гражданин должен решить, в каком виде должна вестись его трудовая книжка:

  • Если выбран бумажный вариант, нужно написать заявление работодателю. Скачать заявление можно ниже по ссылке.В этом случае книжка будет вестись в двух вариантах: бумажном и цифровом,
  • Если сделан выбор в пользу цифры, ничего писать не нужно. Дело в том, что трудовые книжки в электронном виде с 2020 года вводят «по умолчанию». Книжка будет вестись только в цифровом варианте.

Во-вторых, если работнику нужны сведения о трудовой деятельности, их можно получить одним из способов:

  • Обратиться к последнему работодателю,
  • Обратиться в МФЦ,
  • Сделать запрос в личном кабинете на сайте ПФР.

Ответ будет выдаваться в форме еще одного нового отчета – СЗИ-ТД. Работодатель распечатает сведения о текущей работе, заверит своей подписью и печатью и выдаст работнику. В таком же виде дадут данные, если работник обратится в МФЦ. А если запрос сделан в личном кабинете на сайте ПФ, ответ придет в электронном виде. Его можно сохранить на компьютере или флэшке.

Как выглядит электронная трудовая книжка с 2020 года

Для работодателя электронная трудовая книжка – это новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД, для работника – это форма СЗИ-ТД. Скачать оба бланка вы можете по ссылкам выше.

Что содержит

Электронные трудовые книжки СЗВ-ТД и СЗИ-ТД начнут вводить с 1 января 2020 года. В них будут содержаться следующие сведения:

  • Данные о работнике:
    • ФИО,
    • СНИЛС,
    • Дата рождения,
  • Данные о трудовой деятельности:
    • Название работодателя,
    • Даты приема, перевода, увольнения,
    • Должность,
    • Подразделение,
    • Причина увольнения,
    • Реквизиты документа-основания, например, приказа о приеме на работу или увольнении.

В СЗВ-ТД помимо перечисленных еще будут указываться следующие сведения:

  • Сведения о компании или ИП: название, ИНН, КПП, свой уникальный номер в ПФР,
  • Отчетный период.

Налоги с заработной платы в 2020 году: таблица

Когда составляется

СЗВ-ТД будет сдаваться:

  • В 2020 году – по итогам месяца,
  • С 2021 года – сразу после приема, перевода или расторжения трудового контракта.

Периодичность составления для сведений по форме СЗИ-ТД не предусмотрена. Отчет будут составлять работодатели или ПФР по запросу работника:

  • Работодатель сможет заполнить данные о текущей работе,
  • ПФР сможет выдать сведения обо всех местах работы.

Налоги с заработной платы в 2020 году: таблица

Электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года

Электронные трудовые книжки окончательно введут с 1 января 2021 года. С этой даты произойдут два важных изменения:

Во-первых, работники, которые только начнут свою трудовую карьеру, не смогут получить бумажный вариант. Все сведения будут вестись только в «цифре». В течение 2020 году впервые устроившимся работодатели еще будут заводить бумажную книжку. С 1 января 2021 года бумажный документ не оформят даже по заявлению работника. Стандартные трудовые книжки останутся только у тех граждан, которые:

  • Успели начать свою трудовую карьеру до 31 декабря 2020 года,
  • Написали на имя руководителя заявление с просьбой продолжать вести записи на бумаге.

Во-вторых, срок сдачи отчета СЗВ-ТД уменьшится до одного дня. В течение 2020 года он будет сдаваться по итогам месяца до 15 числа следующего месяца. С 1 января 2021 года работодатели будут отправлять данные о кадровых приказах сразу или на следующий рабочий день.

Обзор последних изменений по налогам, взносам и зарплате

Вам предстоит перестроить свою работу из-за многочисленных поправок в Налоговый кодекс. Они коснулись всех основных налогов, включая налог на прибыль, НДС и НДФЛ.

Изменения по налогам, взносам и зарплате

logo
Зарегистрируйтесь!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Российского налогового курьера». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.