Российский налоговый курьер

Оформление дубликата трудовой книжки и образец заполнения

20 ноября 2019
21
Средний балл: 5 из 5

Закон обязывает работодателей беспрепятственно выдавать дубликат трудовой книжки. В статье рассказали, кто обязан делать дубликат, какие документы требуются для этого, срок и порядок оформления. Образец заполнения скачайте во вложении.

Кто и в каких случаях должен оформлять дубликат трудовой книжки

Ст.65 ТК РФ гарантирует работнику получение дубликата при утере трудовой книжки. Эти гарантии распространяются на следующие случаи:

  1. Потеря документа (забыл где-то, случайно выкинул, оставил при переезде и пр.). Конфуз вскрывается, как правило, при устройстве на новое место работы. В этом случае соискатель обращается в свою прежнюю компанию с заявлением о выдаче дубликата;
  2. Трудовой невозможно пользоваться: записи стерлись, обложка отвалилась, листы обгорели и т.д. Работник так же пишет заявление по своему последнему месту работы. Ему выдают второй экземпляр, а на старом отмечается этот факт и указывается номер и серия новой книжки;
  3. В компании произошла чрезвычайная ситуация и все трудовые пропали. Если при этом утрачены и прочие кадровые бумаги, то восстановление данных будет происходить с участием комиссии, назначенной администрацией региона;
  4. Некоторые записи в документе несут ложную информацию. Пострадавший обращается по месту работы, где ему выписывают дубликат. Ложные данные туда не вносят, а на оригинале делают пометку о выдаче второго экземпляра;
  5. Работник уволен или отстранен от должности по приговору суда, что зафиксировано в Трудовой книжке. Но решение судебной инстанции было обжаловано, гражданин оправдан. В повторном документе сведения о суде при оправдательном приговоре не указываются.

Все правила оформления и выдачи регулируются постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, а порядок заполнения страниц книжки есть в инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Если для сотрудника-новичка ваша компания — первое место работы, вы обязаны выдать ему трудовую книжку. Работник должен возместить ее стоимость. Чиновники разъяснили, как посчитать налоги и нужно ли применять ККТ, когда вы выдаете сотруднику новую трудовую. Оказалось, что все не так просто. Читайте подробнее в "Российском налоговом курьере" Трудовая книжка и налоги. Что надо знать бухгалтеру

Читать про новые правила по трудовым книжкам

Как получить дубликат трудовой книжки

Для получения дубликата трудовой книжки (образец такого документа можно посмотреть ниже) необходимо:

Этап 1. Подать заявление по последнему месту работы. Неважно, уволился человек оттуда или нет.

Этап 2. Чтобы восстановить данные, понадобятся документальные подтверждения. Где их брать и на ком лежит эта обязанность. Здесь все просто – кто потерял, тот и собирает доказательства. Но если виновен работник, то организация идет навстречу и помогает. Чем можно подтвердить свою трудовую биографию: 

  • Данными из личного дела;
  • Трудовой договор;
  • Копии приказов и распоряжений о принятие на работу, о назначении на должность, о переводе и пр.;
  • Если старая книжка испорчена, то возможно сохранились отдельные странички или ее копия;
  • Справки о зарплате;
  • Профсоюзное удостоверение;
  • Удостоверение сотрудника полиции, пожарной охраны, иных ведомств;
  • Выписка из ПФР для ИП;
  • Наградные документы и т.д.

Подтверждать, таким образом, придется все организации, где трудился гражданин. Все бумаги должны иметь подпись лица, их выдавшего и печать.

Этап 3. Если стаж подтвердить нечем, то резонно сделать это через суд. Тогда выписка из судебного заседания послужит основание для записи в трудовую книжку.

Этап 4. Получив документы, отдел кадров готовит дубликат. На это положено всего 15 рабочих дней.

Этап 5. Готовый экземпляр регистрируется в книге движений трудовых книжек по номеру и дате. Там же ставится роспись физика о вручении ему дубликата.

Этап 6. Старый образец нашелся. Такое тоже бывает. Что после выдачи дубликата находится оригинал. В этом случае действующим документом признается последний, то есть второй экземпляр. Наличие на руках у работниках обоих образцов не несет за собой ответственности.

Инструкция по оформлению дубликата трудовой книжки

После того, как сотрудник подал заявление о выдаче повторного экземпляра ТК, у работодателя будет только 15 рабочих дней сделать это.

Важно! Если нормативными актами компании предусмотрен приказ для такого случая, то после заявления руководитель издает соответствующее распоряжение. Если в актах такого не сказано, то приказ не обязателен.

А далее действуем по инструкции, указанной в нижеследующей таблице

Что делаем

Как это делаем

Пишем слово «Дубликат»

В документе обязательно должно быть указание, что он является дубликатом. Это слово пишется в правом верхнем углу титульной части трудовой книжки (смотрите образец)

Заполняем титульный лист

Вписываем полностью ФИО, дату рождения, образование, специальность.

Внимание! Если работник к этому моменту поменял фамилию или имя, то вносите сразу новые данные. Не нужно писать старое, а потом путем зачеркивания отражать новое. Это касается и образования со специальностью.

Титульник подписывается работником (этим он подтверждает подлинность данных) и ответственным за заполнение. Подписи заверяются печатью предприятия.

Считаем стаж

Данные о стаже – это первая запись раздела «Сведения о работе». То есть, первое, что вы записываете в третьем столбце – это общий стаж до того дня, как человек пришел на свое последнее рабочее место.

Отмечаете сколько лет, месяцев и дней.

Никаких уточнений, названий компаний, дат здесь не нужно.

Записываем трудовую биографию до прихода человека на ваше предприятие

После стажа по порядку вписываем все места и должности, где физлицо трудилось до вас.

Очень важно! Сведения должны подкрепляться документально. На основании устного свидетельства гражданина ничего вписывать нельзя.

Порядок внесения записей следующий:

  • Столбец 1 – номер записи по порядку;
  • Столбец 2 – число, месяц и год, указываемого события;
  • Столбце 3 – куда принят, на какую должность, служебные продвижения, данные об увольнении;
  • Столбец 4 – дата и название документа, на основании которого сделана запись.

Данные о работе в вашей компании

Принцип такой же, как и в предыдущем действии. В столбце 2 запишем дату приема в компанию, в столбце 3 подразделение и должность, в столбце 4 – дату и название документа (например, приказ от …).

Если были, то ниже так же оформите все служебные передвижения.

Увольнение

Последней записью будет информация об увольнении. Отражается по тому же принципу, как и все предыдущие.

Завершает запись подпись кадровика и печать предприятия.

Отдаем дубликат

Прежде чем вручить новую трудовую книжку владельцу, требуется сначала зарегистрировать ее. Это делается в специальном журнале по учету трудовых книжек.

Впишите в журнал дату выдачи, номер и серию книжки. Выдайте документ владельцу под роспись в том же журнале.

Если этого не сделать, в случае конфликта, не сможете отстоять своевременность выдачи. Нужно все фиксировать обязательно.

Образец дубликата трудовой книжки

дубликат трудовой книжки образец заполнения

дубликат трудовой книжки образец заполнения

Вы можете позволить сотрудникам работать на удаленке или сами перейти на дистанционный труд. Конечно, если на это согласится руководство. Такая работа имеет как преимущества, так и подводные камни. Прежде чем менять режим, согласуйте все спорные моменты и пропишите их в трудовом договоре. Что включить в договор — в статье "Российского налогового курьера" Работа на удаленке. Чем дополнить трудовой договор

Узнать, как правильно отразить удаленку в трудовом договоре

Кто оплачивает выдачу дубликата трудовой книжки

Бесспорно, что получение отдельных документов и сам бланк ТК стоят денег. Кто должен это оплачивать. Все зависит от того, кто виновник пропажи. Если сам сотрудник утерял трудовую, то он сам и собирает документы, и оплачивает компании приобретение бланка.

Очень важно! За выдачу дубликата трудовой книжки деньги не берутся. Если работник виноват, что пропала ТК, он может компенсировать только цену бланка.

Если в утере виновата организация, то стоимость бланка с работника не берется. Кроме этого, нельзя возмещать за счет сотрудника цену бланка:

  • если причиной утраты ТК стало стихийное бедствие;
  • если найдена ошибка в титульном листе;
  • если работодатель стал причиной того, что оригинал пришел в негодность.

logo
Зарегистрируйтесь!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Российского налогового курьера». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.