Российский налоговый курьер

Всё про переход на электронные трудовые книжки

27 ноября 2019
1690
Средний балл: 0 из 5

Узнайте все о переходе на электронные трудовые книжки. Ведь промежуточный этап стартует уже с 1 января 2020 года. Мы поэтапно расписали инструкцию для работодателей: как подготовить реформу на предприятии, какие шаги пройти и что сделать. Вас так же ждут образцы новых документов.

Все об электронных трудовых книжках

Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это очередной шаг на пути к стопроцентному электронному документообороту между госведомствами, работодателями и сотрудниками. ЭТК представляют собой компьютерную базу данных ПФР о рабочей биографии физлица или ИП.

Проект Федерального закона от 29.10.2018, принятый Госдумой во втором чтении, регламентирует начать оформлять ЭТК уже с 1 января 2021 года. К этой дате:

  • предприятия переведут всех своих рабочих на электронные книжки.
  • новенькие будут оформляться только электронно.
  • бумажные книжки будут розданы служащим;
  • в организации будут храниться бумажные экземпляры только тех, кто подаст письменное заявление об этом.

Разумеется, что за один день реформу не проведешь. Поэтому в 2020 году юрлицам предстоит переходный период. Он не будет болезненным, потому что:

  • Во-первых, у работников остается право пользоваться бумажной формой;
  • Во-вторых, бухгалтера начнут подавать новый отчет СЗВ-ТД о стаже сотрудников;
  • В-третьих, целого года вполне достаточно, чтобы перестроиться на новый лад работы.

Зачем нужна эта реформа, в чем преимущество ЭТК перед бумажным собратом. Попробуем определить ряд положительных моментов:

  1. Доступность трудовой книжки. Ее записи можно будет найти на сайте ПФР, через Госуслуги и так же планируется создать специальное мобильное приложение;
  2. Электронный вариант уменьшает вероятность утери, порчи и искажения документа;
  3. Не придется больше восстанавливать данные, они все будут в электронном форме;
  4. Государству проще собирать сведения о гражданах;
  5. У ПФР всегда будут данные о стаже работника, что облегчает процесс оформления пенсии;
  6. Работодатели сэкономят на сохранности бумажных.

Не будем скрывать отрицательных моментов этой реформы:

  1. Дополнительная отчетность в виде формы СЗВ-ТД и СЗИ-ТД;
  2. При отказе работника от электронного документа, ответственному лицу придется использовать и электронные, и бумажные версии, а это дополнительная нагрузка;
  3. Есть риск, что сведения будут похищены хакерами.

Переход на электронные трудовые книжки пошагово (для работодателей)

В процессе реформирования трудовых книжек предусмотрено несколько этапов: подготовка, переходное время и завершительный шаг.

Подготовка уже завершается. Есть проект закона, есть механизм перехода, разработан план, что и как будет происходить. В 2020 году вступает в силу переходный период. В нем работодатели должны подготовить компанию и персонал к новым условиям работы.  Поэтому рассмотрим шаги по переходу на электронные трудовые книжки, что нужно делать.

Задача 1. Изменить локально-нормативный акт фирмы, где говорится о правилах трудоустройства нового человека. Можно оформить новый акт или скорректировать старый. По новым правилам физик может подтвердить свою трудовую биографию не только ТК, но и выпиской из ПФР или с прошлой работы.

переход на электронные трудовые книжки

Кроме этого, если в ЛНА говорилось о бумажных ТК, меняйте все на ЭТК.

Задача 2. Оповестить персонал о нововведениях и желательно в письменном виде. Для этого составляем уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Можете разработать собственную форму уведомления. Либо воспользоваться нашим образцом. Сделать это нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец

уведомление о переходе на электронные трудовые книжки образец

Смысл этого действия в том, что служащему нужно выбрать: ограничится он только электронным вариантом ТК, либо выразит желание иметь и бумажную версию. При последнем выборе, отделу кадров предстоит: оформить этого физика электронно и хранить его бумажный документ.

Внимание! Выбор способа ведения ТК принадлежит только физикам, принятым на работу до конца 2020 года. Начиная с 1 января 2021, оформление на работу будет строго электронным.

Задача 3. Всем служащим, которые до конца 2020 года, не напишут заявление о сохранении бумажных  данных, ТК должно выдать на руки. Делается это под роспись.

Задача 4. В 2020 прием работников осуществляется с оформление бумажной ТК. Для передачи данных для электронного документа в ПФР используйте новый отчет СЗВ-ТД.

Задача 5. Новая ежемесячная отчетность в ПФР по форме СЗВ-ТД. Подавать ее требуется с 1 января 2020 года до 15 числа месяца, следующего за отчетным. При этом форма СЗВ-М не отменяется.

Важно! Для внедрения реформы обзаводиться особым программным обеспечением не требуется. Так же не планируется, обязать организации вносить сведения в базу данных ПФР. Все будет проходить посредством сдачи новой отчетности.

Переход на электронные трудовые книжки пошагово (для работников)

2020 год будет переходным и для служащих компании. Какие действия им стоит предпринять.

Шаги

Что делать

Принять решение, в каком виде будет храниться его ТК

Получив уведомление о внедрении ЭТК, решить для себя: хранить свои данные только в цифровом виде или оставить бумажную версию:

  • Для цифровой версии никаких дополнительных шагов делать не нужно. Перевод будет автоматическим с 1 января 2021г.;
  • Для бумажной версии надо подать на фирму заявление с просьбой оставить старую форму ТК. В этом случае одновременно будет действовать и цифровая, и бумажная версия.

Добыть недостающие сведения в своей трудовой биографии

Если у работодателя хранятся не все данные о вашем рабочем пути, то дополните их документально. Для этого стоит обратиться  одно из следующих мест:

  • В организацию, где вы когда-то работали, но по какой-то причине записи об этом нет;
  • В многофункциональный центр;
  • В Пенсионный фонд за выпиской.

Ведение трудовых книжек в электронном виде

Ведение трудовых книжек в электронном виде – это условное действие. На самом деле ничего вести не придется. Потому что ЭТК – это личная страничка работника с перечнем его трудовых передвижений и заслуг. В совокупности эти странички составят особый реестр ПФР.

Ведение ЭТК будет заключаться в том, что

  • В течение 2020 года работодатель ежемесячно будет подавать в ПФР форму СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца;
  • С 1 января 2021 года прекращается оформление бумажных трудовых книжек. При приеме или увольнении физлица оповещать об этом ПФР нужно будет не позднее 1 рабочего дня после указанного события;
  • Бумажные трудовые книжки на тех служащих, которые пожелали их сохранить, хранятся в старом режиме;
  • Уволенному выдается на руки либо бумажная ТК с записью об увольнении, либо выписка по форме СЗИ-ТД. Ее бланк еще не утвержден, но приблизительный вариант есть на сайте Пенсионного фонда.

Обзор последних изменений по налогам, взносам и зарплате

Вам предстоит перестроить свою работу из-за многочисленных поправок в Налоговый кодекс. Они коснулись всех основных налогов, включая налог на прибыль, НДС и НДФЛ.

Изменения по налогам, взносам и зарплате

logo
Зарегистрируйтесь!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Российского налогового курьера». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.